Continuamos con la segunda parte de este artículo dedicado a las 10 métricas de proyectos utilizadas por los mejores Project Managers. Para leer la primera parte, te dejamos el siguiente enlace:
10 métricas de proyectos que siguen los mejores PMs (Parte 1)
Continuando con lo comentado en la primer parte de la nota, la intención de esta publicación es proveer conocimiento sobre métricas de proyectos que permiten tener una visión global de todo el desarrollo, lo que facilita la toma de decisiones y la previsión de posibles problemas que puedan surgir.
El análisis de estos datos puede variar según la necesidad de la empresa o de los mismos proyectos, de hecho, es ideal que estas métricas sean sólo la base y que a partir de ellas, mediante cruzamiento de datos, se obtengan conclusiones más complejas y con un respaldo sólido.
En la primer parte vimos métricas más vinculadas al aspecto financiero del desarrollo de un proyecto, en esta oportunidad veremos métricas propias a la ejecución y el equipo a cargo.
Porcentaje de desarrollo
Para tener una idea del estado general del proyecto, no hay mejor métrica que el porcentaje de desarrollo. Conocer el progreso del trabajo, permite tener una perspectiva clara del punto en el que se encuentra el equipo y las decisiones que hay que tomar en consecuencia. ¿Se cumplirá la fecha de entrega? ¿Se logrará presentar una fase de manera completa? Estas preguntas son respondidas gracias al conocimiento de esta métrica, entre otras. El porcentaje de desarrollo se puede calcular de diferentes maneras. Por ejemplo, el tiempo estimado vs el trabajado, la cantidad de tareas completadas, la cantidad de módulos finalizados, todo depende del proyecto, el alcance, los objetivos, es decir, la planificación general. Pero, a pesar de calcularse de diversas maneras, el objetivo es siempre el mismo: conocer en qué etapa se encuentra el proyecto.
Uso total de recursos
El uso total de recursos se refiere a todo el trabajo realizado por los miembros del equipo. Esto incluye todas las labores y procesos que afectan al proyecto, sin estar vinculadas estrictamente al desarrollo del mismo. Un ejemplo de esto es el tiempo que requirió el armado y presentación de la propuesta al cliente. El uso total de recursos se representa como el porcentaje de tiempo que cada miembro del equipo dedicó a actividades productivas.
Uso facturable de recursos
Siguiendo la definición del punto anterior, en este caso, el uso facturable de recursos se presenta como el porcentaje de tiempo que cada miembro del equipo dedicó a actividades relacionadas con el desarrollo del proyecto. Estas horas, pueden ser facturadas directamente al cliente o, en el caso de trabajar con presupuestos fijos, ser utilizadas para calcular métricas internas.
Es por este tipo de información que en nuestros artículos hacemos hincapié en la importancia de llevar un registro de horas trabajadas dentro de una tarea, ya que facilita el análisis y posteriores conclusiones. Si quieren leer más sobre el tema, pueden seguir el siguiente enlace:
Administración de recursos para lograr una empresa eficiente
Cantidad de cambios
El relevamiento de los cambios pedidos por parte del cliente es una de las métricas más importantes para el desarrollo de un proyecto y a la vez, es una de las que menos se considera. ¿Por qué es tan importante? En la vorágine del desarrollo de un proyecto existen instancias de presentaciones, revisiones, etc, y es posible que el cliente comience a solicitar cambios al ejecutivo de cuentas, quien comunica esos pedidos al equipo muchas veces de manera directa y sin dejar registro de ello. Esto produce desviaciones en el alcance, y por ende, en la fecha de entrega, generando aumentos en el presupuesto y sobrecarga de trabajo al equipo. Todos estos problemas son fácilmente identificables si se tiene métricas de cantidad de cambios, incluyendo fechas, áreas afectadas, etc. También es un recurso valioso para discutir un ajuste de presupuesto junto al cliente, permitiendo mantener al proyecto rentable. Este tipo de inconvenientes es muy habitual dentro de las empresas de servicios y lo repasamos en nuestro artículo:
Porqué 94 de cada 100 empresas podrían ser más rentables
Fechas de entregas no cumplidas
Finalmente, cuantificar la cantidad de fechas no cumplidas es una métrica fundamental para el análisis posterior del proyecto. A pesar que es un dato duro de digerir, ayuda a entender en qué momento y en qué aspecto falló la planificación. Con este dato es posible identificar problemas en las estimaciones, una mala administración de recursos o hasta la eficiencia de alguno de los miembros del equipo.
Todas las tareas deben tener una fecha de entrega, organizadas en un cronograma preciso, que permita mantener el control y la previsibilidad del desarrollo. El método más común para visualizar esto, es a través de un gráfico de Gantt, que ayuda a entender la labor de cada miembro del equipo en el tiempo.
Como destacamos a lo largo de este artículo dividido en dos partes, no importa la metodología ni los criterios con los que se obtenga la información de las métricas expuestas, ya que cada situación amerita ajustes, sino que lo que realmente importa, es el análisis profundo y las conclusiones obtenidas, para lograr cumplir con los proyectos y fortalecer el crecimiento de la empresa y el grupo de trabajo.
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