Rentabilidad y Métricas

¿Cómo controlar el 80% de los costos de una agencia y/o consultora?

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Cómo la mayoría de las agencias y consultoras, seguramente trabaja con diversos clientes, servicios, equipos y por ende, diferentes tiempos estimados de producción. Pero, ¿conoce realmente las horas que sus recursos le dedican a cada cliente? Si no sabe esto, ¿cómo puede estimar cuánto le cuesta a su empresa los proyectos en los que trabaja?

¿Nunca se preguntó si vende sus servicios a bajo costo, si tiene algún cliente que ya no es rentable para la consultora o bien, cuestiones internas, como saber si sus recursos están tardando más del tiempo estimado en realizar sus tareas, o si están sobrecargados de trabajo?

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Todo este tipo de asuntos pueden responderse a partir del control de horas trabajadas por cada recurso en cada proyecto. Si está sobrecargando de trabajo a sus equipos o si está perdiendo clientes porque no cumple con las fechas de entrega, es momento de comenzar a implementar esta buena práctica y así anticiparse a fallas en los resultados y a presupuestos que terminan dando pérdidas en vez de ganancias.

Quien vende un producto tangible, carga en un sistema los costos de su materia prima. ¿Por qué usted no lo haría en la venta de un servicio?

Entregar proyectos rentables, que resulten en ganancias esperadas, puede tener algunas “fórmulas”. Nosotros le ofrecemos una opción segura: multiplicar las horas de trabajo de cada recurso, con su valor hora y los gastos adicionales del proyecto para luego restarlos al presupuesto.

Está claro que para hacer esto de manera automática (sin estar haciendo reportes manuales) y midiendo la rentabilidad en tiempo real (no cuando el proyecto ya haya dejado de ser rentable), necesita un software.

En esta nota abordaremos el primer paso para lograr esto, el control de horas.

Contar las horas de trabajo de cada persona del equipo es la base para obtener resultados positivos y que generen ganancias reales. Les compartimos 3 pasos para que puedan cambiar su negocio y tener un mejor rendimiento de sus equipos.


Paso 1: Reconocer las fallas del sistema actual

¿Cómo estima sus presupuestos? y ¿sus tiempos de trabajo?

Muchos pueden responder “a partir de la experiencia», esto es básicamente correcto, pero falta una palabra clave «experiencia medida y controlada».

Si bien es posible que tenga «experiencia» y conocimiento sobre cuánto tiempo se debe dedicar a una tarea u otra, es casi imposible conocerlo de forma precisa ya que cada recurso y equipo de trabajo es tan diferente como el cliente para el que se trabaja.

Dicho esto, es momento de entrar en una costumbre típica de todas las consultoras, las conjeturas. Suponer lo que pasará sin basarse en datos concretos, nunca puede dar buenos resultados; por eso es tan importante plasmar y recopilar la información. Trabajar a partir del control de horas puede cambiar totalmente la visión de su negocio.


Vea aquí el testimonio de José Luis Frank, CEO de Frank y Asociados

Business Intelligence
Paso 2: Nueva Cultura de trabajo, precisión de datos

El tiempo es traicionero: cómo lo percibimos es muy subjetivo y depende de muchos factores diferentes. Imagine el siguiente escenario: tiene dos tareas por realizar, una que suele hacer todos los días y otra para la cual está siendo capacitado hace poco tiempo. Sin conocer sus tiempos de ejecución exactos, lo más probable es que calcule que la tarea que está acostumbrado a realizar y que le gustaba era más corta que la segunda. Realmente no tenemos un sentido del tiempo, sino que percibimos el tiempo a través de una miríada de factores externos. Como tal, nuestros “relojes internos” no son totalmente confiables.

Entonces, ¿cómo mido mi tiempo? con precisión. ¿Cómo? Trabajando a partir de una cultura de trabajo que inculque a los recursos anotar las horas aplicadas en cada proyecto, lo más exacto posible.

Las grandes agencias, comenzaron esta práctica en planillas de excel, que suelen ser poco certeras, desordenadas y complicadas de leer. Para obtener estos “datos reales” de los que hablamos, debemos llevar un conteo de horas preciso y en tiempo real. Lo que nos lleva al tercer nivel.


Paso 3: Utilizar una herramienta

En la vorágine de las distintas cuentas y tareas en las que trabajan nuestros equipos es posible que se olviden de las horas trabajadas. Es por eso que recomendamos utilizar softwares que ayudan a los recursos en esta acción, sistematizando y compilando la información de cada usuario para que no complique el flujo de trabajo. Con un software es posible compilar, informar y analizar de manera profunda, para no solo obtener mejores rendimientos del tiempo sino para obtener mejores presupuestos y así aumentar las ganancias.

Si el seguimiento del tiempo es difícil para los recursos, es probable que recurran a completar sus horas más tarde, lo que disminuye la precisión de sus informes y por ende de sus costos y estimaciones futuras. ¿El resultado? Pasamos años ofreciendo servicios que no sabemos si son rentables o no.


Escuche lo que Federico Ambrosetti, CEO de Central CTL, tiene para decirle

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