Gestión de Proyectos

Equipos exitosos: Cómo acortar tiempos y cumplir deadlines

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¿Estás tomando las decisiones correctas para tu empresa?

¿Cómo aumentamos las ganancias? ¿Cómo mejoramos la organización? ¿Dónde estamos fallando? Dirigir una agencia, es preguntarse constantemente esto.

Antes de continuar, te recomendamos leer la nota «Porqué 94 de cada 100 agencias podrían ganar más dinero» donde explicamos la importancia de la rentabilidad dentro de agencias y cómo aumentar las ganancias de tus proyectos.

En esta oportunidad nos centraremos en la organización de la empresa y el equipo de trabajo. Un factor que puede significar un importante incremento en la cantidad y calidad del trabajo realizado. El impacto positivo que trae un grupo de trabajo organizado y con las herramientas necesarias, muchas veces es avasallado por la urgencia y la incertidumbre que caracterizan a una empresa de servicio, que siempre está corriendo para cumplir con las entregas y los cambios de último momento. Sin embargo, estos problemas tienen su origen en el propio núcleo de la estructura laboral.

gestión de recursos

¿Tu equipo tiene acceso rápido y centralizado a toda la información?

El inicio de un nuevo proyecto implica diversas etapas de desarrollo, que van desde la planificación hasta su ejecución. En un caso ideal, tu empresa se encarga de todas las etapas de inicio a fin, pudiendo manejar de manera interna todos los pormenores del proyecto.

Haciendo foco en este caso, ¿puedes asegurar que tu equipo cuenta con las herramientas para acceder a toda la información requerida, para el óptimo desarrollo del proyecto?

No estar al tanto de todos los cambios, tener dificultad para localizar archivos, incongruencias entre el pedido del cliente y el trabajo entregado, extravío de contraseñas vinculadas al proyecto, etc. Son algunos de los problemas más frecuentes dentro de las agencias, y son todos producto de una comunicación ineficiente dentro del equipo de trabajo.

Ahora ampliemos la perspectiva e incluyamos la posibilidad de la partida de un miembro del equipo o que el desarrollo del proyecto se lleve a cabo con la participación de terceros. Esto incrementa la dificultad para mantener toda la información organizada y, sobre todo, mantener a todo el equipo en sintonía con el proyecto.

Sumamos algunas recomendaciones para el equipo, con la intención de ayudarlos a enfrentar estos problemas:

Documentación: Documenten todos los cambios y procesos que sean de relevancia. Intenten hacerlo pensando en que otra persona debe leerlo y entenderlo a la perfección.

Sistema de mensajes: Manejen un sistema de mensajería interno, que ayude a mantener registro de todos los intercambios.

Intercambio dinámico: Deben asegurar un sistema dinámico de intercambio de información. Esto garantiza que cada área tenga una comunicación fluida y derive en un feedback continuo.

Decisiones importantes: Lleven registro y dejen asentado las decisiones tomadas que sean de alto grado de importancia. Permitirá a las demás personas tener una referencia rápida y organizada de estos hitos, evitando confusiones y malentendidos.

Estos son sólo algunos consejos, que conllevan a una solución integral y que garantizan un equipo colaborativo y eficiente a la hora de compartir información y archivos laborales.

inteligencia artificial

¿Cómo transmiten los conocimientos?

Las empresas de servicios representan uno de los rubros con mayor rotación de personal. El promedio de permanencia de una persona en una empresa de servicios profesionales es de 2 años. Considerando esto, los directivos son los únicos miembros estables, por ende, los que conocen plenamente las metodologías de trabajo de la empresa.

Entonces, ¿cómo transmites esos conocimientos a cada miembro que ingresa a su empresa? ¿Cómo le indicas los procedimientos, le facilitas la información, le comunicas el estado de los proyectos y clientes? Posiblemente, tu respuesta sea que esas cosas se aprenden en el día a día y este es un grave error. El período de transición para que esta persona se adapte al flujo laboral de su empresa puede llevar mucho tiempo, y eso se traduce en pérdida de dinero para usted.

¿Te imaginas cómo funcionaría tu negocio estandarizando y automatizando los procesos? Tu empresa, que hasta ahora ha sido “fundador/directivo – dependiente”; te permitirá dedicar tu tiempo a labores directivas más importantes, o bien a supervisar el negocio a la distancia. Además, automatizar los procesos te permite identificar rápidamente los puntos débiles del desarrollo de determinado proyecto, pudiendo agilizar y mejorar los resultados, traduciéndose en el cumplimiento de los objetivos propuestos y un aumento en la rentabilidad de la empresa.

 

Esperamos que esta nota te ayude en la reflexión que implica analizar si en tu empresa se está haciendo todo lo posible para garantizar un buen manejo de la información.

Deja de sufrir atrasos en las entregas, conflictos internos y pérdidas de dinero por problemas que son solucionables. Con un correcto plan de acción y las herramientas necesarias es posible optimizar el flujo de trabajo, base para llevar adelante y poder escalar una empresa.

¿Pudiste identificarte con los factores expuestos en esta nota? ¡Nos encantaría escuchar tu opinión!

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5 consejos para rescatar su proyecto del fracaso

No te pierdas la entrevista a Federico Ambrosetti, CEO y Co-Fundador de Central CTL, quién cuenta cómo mejoró su organización y aumento sus ganancias midiendo la rentabilidad de sus Proyectos:

Caso de Éxito: Central CTL

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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