¿Qué es un Diagrama de Gantt?
Esta es la primer pregunta que viene a la mente de las personas que no están familiarizadas con la organización de proyectos, y antes de explicar sus beneficios, es correcto explicar puntualmente qué es.
El diagrama o gráfico de Gantt es una vista de las tareas a realizar, a través del tiempo, determinado por dos ejes, el horizontal, donde se expresan las unidades de tiempo (usualmente horas laborales o días) y el vertical, donde se determinan las tareas a realizar. Planificar y supervisar utilizando este gráfico, facilita sensiblemente el trabajo de un Project Manager e incluso puede ser utilizado por cualquier miembro del equipo, gracias a su sencillez para mostrar todos los datos que engloba.
Aunque se utiliza desde principios del siglo XX, el gráfico de Gantt se popularizó y extendió su uso con la introducción de softwares para su construcción, ya que realizarlos a mano es un trabajo tedioso, debido a que evolucionan en el tiempo.
Habiendo respondido el qué, surge la siguiente pregunta lógica:
¿Cómo se utiliza el diagrama de Gantt para organizar un proyecto?
Como mencionamos en la definición, el gráfico de Gantt se utiliza para planificar y supervisar proyectos. Es tan versátil que se pueden analizar varios proyectos al mismo tiempo, un conjunto de tareas particulares o las pertenecientes a un miembro del equipo específico. Para entender más cómo se utiliza el diagrama, es bueno conocer qué datos lo componen:
- Fecha de inicio y finalización de tareas y proyectos
- Tareas que componen un proyecto
- Quién desempeña cada tarea
- Vínculo entre las tareas
- Tiempo de desarrollo de la tarea
Estos son los datos básicos con los que cuenta todo Gantt, sin embargo existen algunos extras que suman información al análisis:
- Progreso de cada tarea
- Descripción de desarrollo de cada tarea
- Estado de las tareas
Gracias a esta información un Project Manager puede planificar el desarrollo de un proyecto sin sobrecargar de trabajo a un miembro del equipo, teniendo mayor control de las fechas de finalización y supervisando el desarrollo a través de cada tarea cumplida, pudiendo prever posibles atrasos en la fecha de entrega del proyecto.
El uso de este diagrama para organizar los proyectos que se lleven a cabo, es sumamente recomendable, no importa el tamaño del equipo. Inclusive puede ser un sistema de organización personal, para entender las tareas a desarrollar durante la semana o el mes.
Este tipo de herramientas aporta grandes beneficios:
Mejora en la planificación de proyectos
Esta etapa es vital y se deben tener en cuenta numerosos factores para evitar fracasar en el desarrollo. Este tipo de gráficos, simplifica la asignación de la tareas y da una visión general sobre cómo será el desarrollo del proyecto a través del tiempo, pudiendo dividirlo en diferentes etapas y ganando mayor entendimiento de todo el trabajo a realizar. También ayuda a comprender la vinculación de tareas que dependen entre ellas, dando claridad a estos esquemas muchas veces complejos debido a la envergadura del proyecto a realizar.
Organización del propio equipo
A este gráfico no sólo tiene acceso el líder del proyecto, sino que, una vez confeccionado, es una herramienta que puede utilizar todo el equipo. Poder ver el trabajo a realizar en la semana o en el mismo día, es una gran ayuda para todo colaborador, que puede utilizar el Gantt como herramienta de estructuración de su día a día laboral, sin sobrepasarse de las fechas de entrega o pudiendo prever dificultades para cumplir con alguna responsabilidad.
Visión del progreso
Gracias al tipo de datos concentrados en este gráfico, es sencillo llevar un control del progreso de las tareas y el proyecto en general. Cumplir con las fechas de entregas es una de las mayores falencias en las que incurren las empresas, debido a que surgen imprevistos que obligan a mover los deadlines. Pero si se sigue el desarrollo a través de este diagrama, disminuyen las posibilidades de encontrarse con este problema, ya que se pueden aplicar protocolos inmediatos ante cualquier contingencia ocurrida.
Optimización del trabajo
Seguir día a día el trabajo en la empresa a través de este gráfico, ayuda a analizar el desempeño de cada equipo o departamento, pudiendo identificar oportunidades de mejora. Por ejemplo, si un departamento tiende a fallar con las estimaciones, es un problema muy fácil de identificar mirando el Gantt.
Además, también se pueden optimizar procesos dentro del mismo proyecto, como por ejemplo la planificación, donde podemos optar por hacer mayor énfasis en una etapa determinada del desarrollo, por notar que tiende a necesitar más recursos para su cumplimiento.
Disminución de conflictos
De los problemas más comunes en un grupo de trabajo, están la asignación y estimación de tareas. Un Project Manager puede estimar cierta cantidad de tiempo para la realización de una tarea y cuando el colaborador asignado se encarga de realizarla, puede no cumplir con las expectativas, debido a que la estimación era muy optimista. También es usual sobrecargar de trabajo a una persona, por no tener claro conocimiento de su capacidad laboral para cierto período de tiempo. Todos estos conflictos pueden evitarse dando acceso al gráfico correspondiente, donde cada colaborador puede compartir su perspectiva respecto a cierta tarea o fase del proyecto.
Transparencia ante el cliente
El cliente siempre está pendiendo que se cumplan los objetivos y alcance del proyecto. Durante su desarrollo suele solicitar continuos reportes de avance, y el gráfico de Gantt es una herramienta clave para esto. Darle acceso al cliente al Gantt del proyecto, otorga transparencia sobre el desarrollo y los tiempo de trabajo, lo que mejora la relación y permite trabajar de manera conjunta en caso de imprevistos.
Como podemos ver, los beneficios de realizar este tipo de diagramas son altos. Sumando el hecho que existen softwares que facilitan su confección, no existen casi excusas para no utilizarlo en un equipo. Tener visión del trabajo, es uno de los mayores aliados para cualquier empresa.
En este caso, podemos ver cómo desde COR, se puede contar con un diagrama de Gantt que no sólo permite crear las tareas en el mismo gráfico, sino que también permite arrastrarlas para cambiar su duración y deadline. Este tipo de herramientas interactivas facilitan el trabajo de todo el equipo. ¿Tuviste oportunidad de probarlo?
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