How it works

Set COR in 3 simple steps

1. Enter Users and upload your team, assigning time value, roles and access to information.

2. Upload the services your organization provides in Services Provided to receive metrics on efficiency, profitability and commercial opportunities. 

3. Upload your Clients and start delivering projects and tasks to your team.

Módulos

COR ofrece muchísimas herramientas para que tu equipo sea cada vez más eficiente. Lo más interesante es que podés usar todas o sólo las que consideres necesarias, dependiendo de tus objetivos. 

Nuestro talentoso y apasionado equipo de ingenieros trabajan todos los días para que cada vez que despiertes e ingreses a COR puedas encontrar algo nuevo. Para conocer nuestros próximos pasos, podes ver acá cuáles son las funcionalidades que estamos desarrollando y que pronto podrás empezar a usar.

Haga click aquí para acceder al módulo Usuarios.

En este panel administrará los miembros del equipo de su empresa (y freelancers o equipo externo) que tendrán acceso a COR.

Cada usuario cuenta con una serie de datos divididos en cuatro categorías:

  1. Datos generales
    • Nombre
    • Apellido
    • Email: donde recibirá las notificaciones del sistema
    • Contraseña: especifique ahí una contraseña de acceso para el usuario. Tenga en cuenta que el sistema encriptará la contraseña, por lo que no podrá recuperarla si la olvida. De todos modos, siempre podrá asignar una nueva, utilizando este campo.
    • Activo (Sí/No): puede bloquear temporalmente el acceso a COR para un determinado usuario.
    • Trabaja como: Inhouse / Freelancer
    • Rol: la selección del Rol influye principalmente en los permisos que tiene la persona, generalmente tienen que ver con su cargo jerárquico en la empresa. 
    • Vistas Permitidas: COR ofrece dos tipos de tableros: Líder de Proyecto y Colaborador. El tablero Líder de Proyecto sirve para ver las tareas que se asignan para los proyectos en los que el usuario está involucrado; el tablero Colaborador sirve para ver las tareas que le han asignado, que es desde donde podrá cargar horas de trabajo.
    • Accesos permitidos: Seleccione las áreas del sistema a las cuales el usuario tendrá acceso.
  2. Datos de empleado
    Complete aquí los datos referentes a la situación fiscal, en caso de que sea un empleado en nómina. Aquí también podrá cargar el Costo por Hora; este valor será el que luego le permitirá conocer la rentabilidad de los proyectos, ya que el costo por hora se suma a la cantidad de horas trabajadas en una tarea y luego, esa suma se resta al presupuesto del proyecto.
  3. Datos adicionales
    • Fecha de alta en el sistema
    • Fecha de nacimiento
    • Teléfono
    • Observaciones: de uso interno
  4. Habilidades
    Aquí encontrará el listado de Servicios cargados al comienzo.
    Seleccione a cuáles de ellos califica el nuevo usuario para poder ejecutarlos.
    Por ejemplo, un Diseñador podrá ocuparse del servicio de “Diseño de Sitio Web”, “Diseño de Banners”, etc.; pero seguramente no pueda ejecutar “Armado de Balance Contable”.

Eliminación de un usuario
Al eliminar un usuario, podrá seleccionar dos opciones:

  1. Transferir la propiedad de sus elementos (tareas creadas, etc.) y reasignar sus trabajos a otros usuarios (puede seleccionar distintos usuarios para cada caso).
  2. Mantener toda la información asociada al usuario eliminado, aunque ya no tendrá acceso al sistema.

Haga click aquí para acceder al módulo Servicios.

Como mencionamos anteriormente, aquí deberá cargar aquellos servicios que ofrece a sus clientes.

  • Nombre: del servicio. Por ejemplo, “Diseño de Sitio Web”, “Taller Corporativo”, “Consultoría Estratégica”.
  • Descripción: Se utilizará en los presupuestos que envíe a los clientes. Incluya un detalle de lo ofrecido.
  • URL del Servicio: En caso de que usted posea un sitio web en el que describa información detallada de ese servicio, incluya aquí la URL específica.
  • Tipo de Servicio
  • Frecuencia: Los servicios pueden ser por única vez o con repetición en cierta frecuencia. Por ejemplo, el servicio “Diseño de Banners” puede ser de carga mensual, mientras que “Diseño de Sitio Web” puede ser por única vez.
    Importante: Si desea cargar un servicio que pueda ser, por ejemplo, facturado de forma mensual, pero también ofrecer una opción de pago anual con descuento, deberá cargarlo dos veces. Una con frecuencia mensual y otra con frecuencia anual, cada una con su respectivo precio.
  • Precio: Seleccione el valor del servicio. Tenga en cuenta que, para los recurrentes, el valor es por período. Es decir, para un servicio de hosting con frecuencia mensual, el valor deberá ser el que se cobra por mes.
  • Activo (Si/No): Seleccione si el servicio se encuentra disponible para su uso en el sistema. Puede activar y desactivarlo cuantas veces quiera.

Haga click aquí para acceder al módulo Clientes.

El Cliente es la empresa para la cual trabaja o trabajará; para la cual creará proyectos y tareas o hasta incluso presupuestos y facturas. Si posee muchas, puede importarlas masivamente desde un Excel a través del botón “Importar”. 

Sus campos son:

  • Nombre: Empresa para la que trabajará o está trabajando.
  • Contactos: Personas que trabajan en esta empresa. Esto le servirá luego para enviar presupuestos, facturas y acceso a clientes.
  • Fecha de alta
  • Contacto: Persona que recibirá las notificaciones por mail.
  • Contraseña: COR dispone de un área de acceso para sus Clientes. Especifique ahí una contraseña de acceso para su cliente. Tenga en cuenta que el sistema encriptará la contraseña, por lo que no podrá recuperarla si la olvida. De todos modos, siempre podrá asignar una nueva, utilizando este campo.
  • Teléfono
  • Sitio web
  • Observaciones: De uso interno. Utilice este área para anotaciones varias.
  • Datos de facturación (Razón Social, CUIT, IVA, Dirección, CP, Ciudad, Provincia, País).
  • Estado: Podrá especificar un estado diferente para cada Contacto (por ejemplo “Seguimiento”, “Prospecto”, “Activo”, etc). Esto le servirá para realizar diferentes acciones de Marketing para sus Contactos según su estado. Por ejemplo, le interesará enviar un correo promocional a los Contactos Prospecto.
  • Tipo: Podrá clasificar o etiquetar sus contactos como usted quiera. Le servirá para entender mejor su negocio, generar estadísticas según el tipo de contactos que tiene. Por ejemplo, Ideal, No Ideal, Directo, etc.
  • Nivel de satisfacción: Para generar estadísticas y con fines informativos.
  • Cómo nos conoció: Para generar estadísticas y con fines informativos.

Una vez creado el Cliente, podrá cargar contactos, proyectos y contraseñas asociados a la misma. Las contraseñas luego le servirán a quienes trabajen en los proyectos de ese cliente para acceder a plataformas externas que esté utilizando. Por ejemplo, es probable que para poner online un sitio web, necesite los datos de acceso al FTP o de un servidor en particular.

Haga click aquí para acceder al módulo Proyectos y aquí para el módulo Tareas.

Los Proyectos están compuestos por Tareas (Cliente>Proyecto>Tarea). Por ejemplo, si quisiera “Diseñar un Sitio Web” (Proyecto) para una Empresa (Cliente), debería “Diseñar Secciones”, “Programar Secciones”, “Hacer Control de Calidad”, “Poner Online” (Tareas).

Los Proyectos tienen un deadline (fecha de entrega) y un presupuesto (el valor por el que tu equipo realizará el trabajo). Es importante completar estos campos para recibir estadísticas precisas sobre el rendimiento de tu negocio.

Las tareas también podrán tener deadlines, que servirán sobre todo para organización interna de tu equipo. Las tareas son puntuales, concretas y específicas; deben asignarse a una sola persona, que debe ser miembro del equipo elegido para el proyecto al que corresponde.

Para cada tarea, podrá completar los siguientes campos:

  • Título de la Tarea: es el nombre.
  • Proyecto: a qué proyecto pertenece esa tarea. Si no tiene el proyecto cargado, haga click en Cargar Nuevo.
  • Asignado a: busque el nombre de su colaborador, que deberá haber cargado previamente en Usuarios, tal como se indicó en Configuración Inical.
  • Descripción de la Tarea: proporcione información al colaborador sobre lo que tiene que hacer.
  • Deadline: fecha de Finalización/Entrega de la tarea.

Opciones Avanzadas:

  • Fecha de Comienzo: la fecha en la que el colaborador debería comenzar a trabajar en la tarea.
  • Prioridad: asigne el nivel de urgencia de la tarea.
  • Horario del Deadline: si quiere especificarle al colaborador para qué fecha debe finalizar el trabajo, puede hacerlo acá.
  • Tipo: le servirá para clasificar las tareas que hace; esto le dará estadísticas más precisas. 
  • Compartido con el cliente / Tarea privada: Puede elegir entre estas dos opciones. El cliente podrá visualizar en su área de acceso aquellas tareas compartidas. No así las que sean privadas. Estas últimas serán para uso exclusivo e interno del equipo.

Una vez creada la tarea, el miembro del equipo que fue seleccionado recibirá una notificación vía COR y por correo electrónico.

Al mismo tiempo, cada usuario verá en su Tablero un listado de las tareas pendientes que le fueron asignadas. Allí mismo podrá visualizarlas y cambiar su estado.

Al cambiar el estado de una tarea a “Finalizada”, el sistema le solicitará la cantidad de horas consumidas. Esta información se utilizará luego para fines estadísticos y para comparar en relación a lo estimado.

Haga click aquí para acceder al módulo Mis Contraseñas.

Este simple módulo le permitirá compartir entre todo el equipo las contraseñas generales de la empresa.
Cada contraseña puede contener la siguiente información:

  • Título: Por ejemplo “Dropbox”
  • URL: Ejemplo: “www.dropbox.com
  • Username
  • Contraseña
  • Observaciones

Haga click aquí para acceder al módulo Presupuestos.

Seguramente trabaje de una de estas dos formas (o de ambas): enviando presupuestos por cada nuevo proyecto o tarea que realice o con presupuestos -fees- fijos ya aprobados, en los que se incluyen todas las tareas a realizar.

Si tiene que enviar un presupuesto, le recomendamos que primero cargue los Servicios que ofrece (como le comentamos aquí arriba, en “Configuración Inicial”) para que luego, cuando cree un presupuesto, simplemente tenga que hacer click en ellos para enviárselos a un cliente. Podrá editarlos previo al envío. Ahora verá cómo.

Para crear un Presupuesto, despliegue la sección “Nuevo” en el Menú izquierdo y haga click en “Presupuesto”.

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Dentro de la ventana Presupuesto, podrá especificar los parámetros generales:

  • Contacto/Cliente: Si ya lo cargó previamente, como se indica en Configuración Inicial, encontrará el listado desplegable en la primer línea del presupuesto. Despliéguelo para poder elegir el cliente en cuestión. En caso de que no lo haya cargado, haga click en “+” y sume la empresa y el nombre, apellido y mail de la persona de contacto.
  • Título: Un valor descriptivo que permita identificar el presupuesto. Por ejemplo: “Presupuesto para Desarrollo de Sitio Web”
  • Respuesta: El valor predeterminado será “Pendiente”. Podrá modificarlo cuando el presupuesto se apruebe o rechace. Este valor se modificará automáticamente si el cliente ejecuta una acción de aprobación o rechazo cuando reciba el presupuesto (si te enviás una copia del presupuesto, verás que el mismo viene con dos botones: Aprobar, Rechazar). Si el cliente rechaza el presupuesto, se le abrirá una ventana donde podrá indicar el motivo del rechazo; servirá para futuros análisis internos. 
  • Fecha: Será la fecha de confección del presupuesto, a no ser que la modifique.
  • Validez: Vencido este plazo, el cliente no podrá aprobar o rechazar el presupuesto. Usted podrá extender la validez cuando lo desee.
  • Encabezado/Prólogo: Escriba aquí una introducción al presupuesto. Puede tratarse de un texto genérico o personalizado. Por ejemplo: “Estimado cliente, gracias por habernos contactado. Aquí le envío la propuesta sobre lo que hablamos personalmente en la reunión”. En caso de que quiera tener un Encabezado por default, podrá crearlo en Configuración.
  • Pie: Ingrese una despedida, agradecimiento o aclaración sobre el presupuesto. Aparecerá al pie de página del mismo. Por ejemplo: “A la espera de una respuesta, lo saludo muy atentamente.”. En caso de que quiera tener un Pie por default, podrá crearlo en Configuración.
  • Firma: Será el nombre y dirección de correo de quien confecciona el presupuesto, a no ser que lo modifique.

Haga clic en “Siguiente” para continuar.

Notará que se han agregado algunas pestañas al presupuesto que está confeccionando. Lo completado anteriormente quedará bajo “Info General”. Actualmente se encontrará editando “Servicios”.

Seleccione aquí los servicios que incluirá en el presupuesto. Recuerde que debe haberlos cargado previamente en “Servicios Ofrecidos”, como se indica en Configuración Inicial. Si ha decidido que ese servicio tendrá otro precio para este cliente, podrá editarlo aquí. Lo mismo sucederá con las características/alcance del servicio: en la próxima pestaña (Vista Previa) podrá editarlo. Observación: si usted modifica el alcance o el precio de determinado servicio en un presupuesto, el mismo no se modificará en Servicios Ofrecidos, ya que se considera que simplemente lo está ajustando a las necesidades de este Cliente.

Haga clic en “OK” para Continuar.

Se encontrará ahora en la pestaña “Ordenar”Arrastre y ordene los servicios de acuerdo a cómo quiere que sean presentados en la propuesta.
Los datos se guardan automáticamente. 

Haga clic en “OK” para Continuar.

Se encontrará ahora en la pestaña “Vista Previa”Aquí verá una vista general del presupuesto, tal como la recibirá el cliente.
Puede modificar los precios y la descripción predeterminada de los servicios que ha cargado, en caso que lo desee. Como se comentó anteriormente, esta información afectará únicamente el presupuesto en desarrollo y no a los valores predeterminados del servicio cargado en Servicios Ofrecidos.

Haga clic en “OK” para Continuar.

Se encontrará ahora en la pestaña “Archivos adjuntos”. Aquí podrá cargar diversos archivos, los cuales serán adjuntados junto al presupuesto.

Haga clic en “OK” para Continuar.

Encontrará los datos predeterminados suyos y del cliente para el envío de la propuesta.
Deberá seleccionar si desea incluir botones de “Aceptar” y “Rechazar” en el correo, así como también si quiere recibir una copia del presupuesto. Haga clic en “Enviar” para que el presupuesto sea enviado al cliente. 

El presupuesto ha sido enviado.

Verá que aún queda una pestaña por explorar. Se trata de Flujo de Trabajo: en caso que el Cliente apruebe el presupuesto, usted recibirá una notificación, a través de COR y por mail, que lo traerá directamente a esta pestaña. Esta solapa aparecerá únicamente en los presupuestos que aún no tengan un flujo de trabajo creado. También puede acceder de manera directa sin tener que esperar la respuesta del cliente, o porque quizás empezó a usar COR luego de que ya le hayan aprobado el presupuesto, por lo que es lógico que lo apruebe usted manualmente.

Al generar un Flujo de Trabajo desde un presupuesto, el sistema creará los respectivos proyectos y asignará a los diferentes integrantes de su equipo. Además dará de alta el saldo del presupuesto aprobado como pendiente de pago. Asigne el equipo de trabajo para cada uno de los servicios incluidos en el presupuesto, haciendo click sobre la foto de los integrantes.
Podrá ver una descripción acerca del estado y carga de trabajo actual de cada uno de ellos pasando el mouse por encima de la foto.
Recuerde que aparecerán únicamente los integrantes que seleccionó como aptos para ejecutar cada servicio cuando configuró los mismos (en Usuarios > Habilidades).

Observación: Es muy probable que quiera asignarle el proyecto a un Coordinador, Ejecutivo de Cuentas, Líder de Proyecto o similar para que luego esta persona cree y asigne tareas a su equipo. Para ello deberá indicar en Usuarios que estos líderes de proyecto poseen la habilidad de realizar ese tipo de Servicios/Trabajos.

Una vez que asignó los proyectos, cada integrante de su equipo recibirá una notificación, por COR y por mail, en la que se le anunciará que ha sido asignado a determinado proyecto. Haciendo click en este proyecto, entrará a la vista del mismo, donde podrá comenzar a asignar tareas. En caso de que haya que cobrar algo por adelantado, antes de comenzar a trabajar, puede asignar la primer tarea a quien tenga dicho rol administrativo. Una vez que esta persona marque la tarea “Facturar/Cobrar” como finalizada, el líder de proyecto podrá empezar a crear y asignar diversas tareas a su equipo.

Haga click aquí para acceder al módulo Facturación.

En este módulo usted podrá emitir diversos invoices. Un invoice es una solicitud de pago para un cliente determinado. A diferencia de una factura, el invoice no tiene validez fiscal; es por eso que usted tiene la posibilidad de adjuntar un archivo, donde puede enviar la factura real.
Al crear un invoice, podrá incluir distintos ítems, por los cuales estará solicitando su pago.
Un invoice puede ser único o recurrente. En este último caso, deberá seleccionar la frecuencia en la que el mismo se regenerará automáticamente.

Campos de un invoice:

  • Fecha
  • Cliente
  • Tipo (único o recurrente)
  • Entrega: Seleccione si desea que el invoice se guarde internamente para su futuro procesamiento, o si prefiere que se envíe automáticamente al cliente.
  • Recibir una copia: Recibirá una copia de todos los invoices que se envíen.
  • Asunto del e-mail: Por ejemplo “Factura de mantenimiento sitio web”
  • Mensaje: Texto opcional para el cuerpo del email.
  • Vencimiento: En días
  • Moneda
  • Descuento: En caso de que desee otorgar un descuento para esa factura específica. El sistema calculará el total, en base a este porcentaje.
  • Medios de pago: Seleccione las cajas a las cuales acepta el pago del invoice. Según el cliente, puede optar por ciertas formas de pago y excluir algunas otras.

Una vez completados estos campos, procederá a una nueva pantalla y se visualizarán algunas pestañas, correspondientes al invoice sobre el cual está trabajando.

En la pestaña “Items” deberá agregar cada uno de los productos o servicios que está facturando al cliente. Puede cargarlos de forma manual especificando:

  • Tipo: Producto o Servicio
  • Descripción
  • Cantidad (en unidades)
  • Precio
  • Total

O podrá optar por seleccionar un proyecto existente, del cual el sistema obtendrá esa información automáticamente.
Tenga en cuenta que solamente serán listados aquellos proyectos activos y para los cuales haya algún monto pendiente de pago.

Cómo generar un invoice desde Proyectos
Para generar un invoice desde la sección de Proyectos, primero deberá filtrar los mismos por cilente. Al hacerlo, deberá seleccionar todos aquellos proyectos que deban ser incluidos en el invoice y seleccionar la opción “Crear invoice” > Guardar.

Pestaña de “Vista previa”
Aquí podrá visualizar el invoice tal como se enviará al cliente.
Envíelo haciendo clic en el botón “Enviar”.

Pestaña “Computar pago”
Una vez percibido el pago de un invoice, deberá computar el pago del mismo. Puede hacerlo a través de esta pestaña informando en qué caja fue realizado el mismo, la fecha, y una breve descripción opcional.

Haga click aquí para acceder al módulo Pagos de Proyectos.

En este módulo podrá visualizar los pagos recibidos, modificarlos y computar nuevos.

Para computar un nuevo pago haga clic en “+ Agregar Nuevo”, y luego:

  • Seleccione el cliente al que corresponde el pago
  • Seleccione la caja en la cual ingresó el pago
  • Ingrese la fecha en que ingresó
  • El monto con o sin IVA según corresponda
  • Y por último una descripción del mismo si fuera necesaria.

Al hacer clic en “Aceptar”, en el siguiente paso podrá seleccionar contra que proyectos se computa dicho pago. Puede ser el pago total de un único proyecto, múltiples o incluso pagos parciales de diferentes proyectos.

Haga click aquí para acceder al módulo Cajas.

En este módulo deberá cargar todas las opciones de pago admitidas. Podrá seleccionar una o varias para cada invoice generado, lo cual le permitirá ofrecer diferentes medios de pago a los distintos clientes.

Cada caja debe tener:

  • Nombre: Por ejemplo “Cuenta Corriente HSBC”
  • Descripción: De uso interno
  • Instrucciones de pago para clientes: Aquí deberá especificar las instrucciones para que sus clientes realicen los pagos. Informe el número de cuenta y demás datos relevantes.

Haga click aquí para acceder al módulo Area de Clientes. También puede hacerlo en “Login para clientes”, en la pantalla de Login para usuarios.

Como mencionamos al comienzo, cada cliente al cual se le haya asignado una contraseña, tendrá acceso a un área propia, en donde podrá seguir de cerca sus proyectos, tareas y modificar sus datos.

Podrá personalizar el encabezado y pie de página de este área contactando al equipo de COR.

Mis datos
Su cliente podrá modificar los datos generales y de facturación.

Presupuestos
Accederá a un listado de los presupuestos que le han sido enviados.

Proyectos y Tareas

En esta sección el cliente visualizará un listado de proyectos y las tareas en curso para cada uno de ellos.
Al mismo tiempo, podrá enviar mensajes al equipo de desarrollo y leer las respuestas.
Adicionalmente, puede adjuntar archivos para compartir con los encargados del desarrollo de cada uno de los proyectos.