5 KPIs para Medir la Rentabilidad de una Agencia

medir la rentabilidad de una agencia

Medir la rentabilidad de tu agencia es crucial para que puedas entender cómo se está desempeñando y descubras qué áreas requieren atención. En este sentido, los indicadores clave de rendimiento o KPIs serán tus grandes aliados.

Hay muchos KPIs que te pueden servir para aumentar y mejorar la rentabilidad de tu agencia. No obstante, debes identificar qué KPIs realmente debes evaluar y hacerle un seguimiento diario.

Si bien muchos expertos de la industria recomiendan consultar los estados financieros o ingresos brutos ajustados, vale la pena profundizar un poco más en la operación para identificar mejor las razones de un rendimiento fuerte o deficiente. ¿Por qué? De esta manera podrás tomar decisiones correctas.  

¿Estás aprovechando al máximo la capacidad de tu equipo? ¿Sabes qué clientes  te están brindando beneficios reales? Hemos elegido 5 KPI, fáciles y accesibles, que te pueden dar esta información  y diagnosticar la salud de tu agencia en general. Estas preguntas son cruciales para poder medir la Rentabilidad de una Agencia ¡Dales un vistazo!

Coste de adquisición del cliente (CAC)

Empecemos por el momento en que quieres sumar más clientes a tu cartera. En esta etapa el KPI primordial es el costo de adquisición del cliente (CAC), que refleja una aproximación del costo total de adquirir un nuevo cliente. Por lo general,  incluye elementos como: inversión publicidad, salario de empleados para marketing, softwares de marketing, etc., divididos por el número de clientes adquiridos.

Un buen costo de adquisición de clientes varía según la industria y las tácticas que usen. Pero una manera de saber si tu CAC es bueno, consiste en compararlo con el valor de vida útil del cliente ( LTV). Se dice que una relación ideal de LTV a CAC es 3: 1.

Valor de por vida o Life time Value  (LTV) del cliente

Sí, la tasa de abandono es importante, pero poder mantener con vida a quienes ya han realizado una conversión o una compra es crucial. Esto se debe a que si el usuario ha tenido una buena experiencia, se convertirá en un cliente leal y seguirá solicitando los servicios de tu agencia.

Además, medir el Valor de por Vida del Cliente tiene muchas ventajas: por un lado te permitirá definir e identificar el presupuesto ideal para invertir en la adquisición de nuevos clientes y por el otro, te ayudará a crear estrategias orientadas a mejorar la relación entre la adquisición y los ingresos.

Por último, pero no menos importante, podrás realizar una mejor segmentación de tus clientes y, por lo tanto, una orientación más considerada del presupuesto para invertir en clientes más activos.

¿Cómo se calcula el valor del tiempo de vida del cliente?

LTV es una predicción, por lo tanto no es una estadística medible. Pero puedes calcularlo a partir de un modelo. Lo puedes medir en términos de ingresos o ganancia neta. Si tienes información detallada sobre las ganancias por cliente, por proyecto, puedes analizar LTV basándote en la rentabilidad en lugar de los ingresos, por ejemplo. ¿Por qué? Porque es más importante tener una agencia rentable, en lugar de una agencia de altos ingresos.

Una vez que hayas calculado el LTV de tus clientes, puedes tomar decisiones basadas en datos sobre cuánto estás dispuesto a invertir para adquirir nuevos clientes.  Por ejemplo, si promocionas tu agencia a través de campañas de PPC, puedes establecer tus ofertas según tu LTV promedio y la tasa de conversión de tus clientes potenciales.

Para calcular el CLV debes tener en cuenta:

  • Los años  de duración de la relación que el cliente tendrá con tu agencia.
  • El gasto promedio de cada cliente en el plazo de 365 días.
  • El porcentaje de ganancia sobre el total de tus proyectos actuales. En otras palabras, cuánto valen los clientes que regresan en comparación con los que llegan por primera vez.

Una vez que hayas identificado estos tres factores, podrás saber cuál es el valor de la vida útil del cliente y tomar acciones para cuidar de tus clientes; mejorando la trayectoria de cliente y, por lo tanto, su experiencia con tu agencia.

En resumen, LTV te ayuda a predecir tus ingresos a lo largo del tiempo, lo cual es esencial para dirigir una agencia rentable.

Tasa de rotación de clientes

Al tiempo que estás haciendo esfuerzos por ganar nuevos clientes, probablemente estés intentando mantener a los que ya tienes. Pero, ¿sabes cuántos clientes has perdido en los últimos meses? ¿El año pasado? Conocer la tasa de abandono te mantiene al tanto de cuántos clientes desean trabajar continuamente contigo. 

Recuerda, es más barato mantener a un cliente que adquirir uno nuevo, por lo que tener una tasa de abandono baja mantendrá esos beneficios en movimiento y te dará más presupuesto para seguir haciendo crecer tu negocio.

¿Cómo medir la tasa de abandono? Es muy fácil. Solo tienes que dividir la cantidad de clientes que tenías al comienzo del mes (o año) entre la cantidad de clientes que tienes al final del mes (o año).

Veamos un ejemplo, si al comienzo del mes tenías 100 clientes, y luego, al final del mes, tiene 95, tu tasa de abandono sería: (100-95) / 100 = 5% 

Ratio de productividad de los empleados

La rentabilidad de tu agencia está directamente relacionada con la manera productiva en que las personas usan su tiempo. Si le pagas a un empleado alrededor de $ 30 por hora, que facturan como $ 80, sus márgenes parecen buenos: más del 60%.

Pero si trabajan una hora no facturada, eso reduce esos márgenes a la mitad. Estás pagando $ 60 por una ganancia de $ 80. Tus ingresos totales dependen de que todos se mantengan productivos, y la gestión se vuelve cada vez más difícil a medida que atraes a más clientes.

La mayoría de las agencias alcanzan un índice facturable (horas facturadas vs. horas trabajadas) de entre el 30% y el 40%, aunque los expertos en agencias digitales dicen que debería esforzarse por el 60%. Aumentar esta relación es solo una cuestión de aumentar la productividad del trabajo del equipo.

¿Cómo mejorar la productividad en tu agencia?

Aunque no hay una formula exacta, existen muchas maneras de poder mejorar la productividad en una Agencia de Publicidad. Sin embargo, una que hace una diferencia significativa es automatizar las tareas dependiendo del proyecto. Esto puede ayudar a mejorar la organización y el rendimiento del equipo de trabajo. Para lograrlo, existen softwares que ayudan en este sentido. Lo importante es que pueda permitirte tener visibilidad del trabajo, la capacidad productiva (horas) de todos en la agencia. 

Ganancias por clientes

Elige a algunos de tus clientes más importantes y analiza los trabajos que estás realizando para ellos. El KPI de «ganancias por cliente» muestra cuáles clientes son rentables y cuáles no. Y, lo que es más importante, si los clientes están ayudando en el crecimiento de tu agencia o por el contrario no te están dejando avanzar.

Hay muchos gerentes de proyectos que utilizan esta métrica para saber exactamente cómo está la rentabilidad en su agencia.

Un sistema de gestión como COR, te puede ayudar a realizar un seguimiento preciso de este KPI en tu agencia y puede ofrecerte informes de rendimiento en tiempo real y en un intervalo de fechas personalizado. 

Con información, datos, en tiempo real puedes saber cuales proyectos son beneficios para tu agencia, cual es el desempeño de tu equipo de trabajo y de la organización. Toda esta información es clave para mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Conclusiones para medir la Rentabilidad de una Agencia

Los KPI que hemos elegido no son de ninguna manera más importantes ni más útiles que otros, ya que cada KPI tiene una relevancia dentro del ecosistema de una Agencia de Publicidad, y todos ayudan a entender si se está siendo exitoso con la gestión.

La realidad es que los números son los aliados para medir la Rentabilidad de una Agencia. Te ayudan a medir la efectividad de tus acciones y, en consecuencia, a corregir la estrategia. Afortunadamente, las herramientas tecnológica actuales ofrecen métricas, en tiempo real,  para medir la rentabilidad de tu agencia y así tomar acciones a tiempo.

¿Qué KPIs monitoreas actualmente en tu agencia? ¿Utilizas un sistema de gestión de te permita ver estos KPI?

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