Las empresas que ofrecen servicios profesionales se enfrentan a diversos desafíos, como la falta de eficiencia en la planificación de recursos, la falta de previsibilidad de ingresos y la alta tasa de burnout laboral. Con la industria en constante cambio, es esencial incorporar tecnologías que permitan tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables. Aquí es donde entra COR y su nueva funcionalidad: Capacity Planning. En el mundo de las agencias, anticipar la disponibilidad de tus recursos y administrar su tiempo eficientemente es fundamental.
¿Qué es Capacity Planning?
Capacity Planning es una herramienta estratégica diseñada para cualquier empresa que depende de la asignación eficaz de sus recursos, especialmente en sectores de marketing, publicidad y servicios profesionales donde el tiempo es un activo crítico. Las empresas basadas en servicios se centran en la capacidad laboral de los recursos (industrias de venta de horas).
La planificación de la capacidad es un proceso de gestión periódico que predice la disponibilidad de recursos para satisfacer la demanda anticipada. Consiste en la evaluación y planificación de la capacidad disponible de los recursos humanos a nivel de habilidades/equipo de una empresa para enfrentar las demandas futuras de proyectos. Es un balance entre la oferta (capacidad del equipo) y la demanda (necesidades de proyectos) que permite a las organizaciones maximizar su eficiencia y productividad.
Beneficios de Capacity Planning
Sirve para brindarte visibilidad total y en tiempo real sobre lo que tus equipos están haciendo y lo que harán en el futuro. Este proceso es fundamental para:
- Maximizar la Rentabilidad: Mediante la predicción precisa de ingresos y ventas, las empresas pueden planificar mejor sus recursos, optimizar la asignación de los mismos y aumentar la rentabilidad.
- Prevenir la sobrecarga del equipo: Al tener una visión clara de la capacidad disponible y reservada de cada empleado, se puede evitar la sobrecarga de trabajo y gestionar de manera más eficiente la distribución de tareas.
- Cuidado del equipo: Se fomenta un ambiente laboral más saludable al asegurar que ningún miembro del equipo esté sobrecargado, contribuyendo a una mayor satisfacción y retención del personal.
- Optimizar los recursos: Gestiona la asignación de recursos evitando la sobrecarga o el tiempo ocioso.
- Visibilidad mejorada: Tener una vista clara de la disponibilidad futura de los recursos, lo que facilita la planificación y asignación efectiva de los mismos a proyectos en curso y futuros.
- Mejorar la gestión del tiempo de tus recursos, a través de una visión detallada y en tiempo real de sus actividades y las tareas que están llevando a cabo.
- Incrementar la previsibilidad de ingresos: Al mejorar la asignación de recursos, las empresas pueden prever mejor sus ingresos y costos, optimizando así sus oportunidades de venta y rentabilidad.
- Facilitar la toma de decisiones: Con información actualizada y precisa sobre la capacidad y la utilización de recursos, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre contrataciones, inversiones y estrategias de crecimiento.
- Medir desvíos: Se pueden analizar desvíos entre el flujo de planificación de un proyecto (estimación por posición, definición del equipo involucrado y su reserva de tiempo) vs el flujo operativo (planificación de tiempo en tareas, estimación de tareas, carga de horas). Es decir: Horas vendidas vs reservadas vs reales.
Tiempo: Componentes
- Capacidad: Refiere a las horas laborales totales que un recurso puede ofrecer, teniendo en cuenta horarios de trabajo, almuerzos, licencias, y vacaciones. Por ejemplo, un empleado a tiempo completo durante un mes ofrece 160 horas de capacidad laboral.
- Reservado: Son las horas que ya están asignadas a proyectos. Este componente ayuda a visualizar cuánto de la capacidad de un recurso está comprometida.
- Disponible: La diferencia entre la capacidad total y las horas reservadas. Este es el tiempo que aún puede ser asignado a nuevas tareas o proyectos.
- Estimado y Ejecutado: Refiere al tiempo que se espera utilizar en una posición específica dentro de un proyecto, y el tiempo efectivamente trabajado y registrado.
Flujo de Trabajo para la Implementación de un Nuevo Proyecto en COR
El proceso de implementación de un nuevo proyecto en COR se divide en tres fases esenciales, diseñadas para optimizar la gestión y asignación de recursos desde la concepción hasta la ejecución:
Fase 1: Ventas/Comercial
- Prospección y Cotización: Identificación y evaluación inicial del proyecto, definición de objetivos y entrega de cotizaciones.
- Definición de Horas por Posición: Estimación de las horas necesarias para cada rol dentro del proyecto, asegurando la planificación adecuada de los recursos.
Fase 2: Capacity Planning
- Verificación y Reserva de Recursos: Verificar la disponibilidad de los recursos y reservarlos para el proyecto, garantizando que los empleados necesarios estén disponibles y comprometidos.
Fase 3: Project Management
- Gestión de Tareas: Definición, estimación y planificación detallada de las tareas del proyecto.
- Registro de Horas: Monitoreo del progreso a través del registro de horas trabajadas por los recursos asignados.
Conclusión
Conocer la capacidad de tu equipo, gestionar eficientemente tus recursos y tener visibilidad en tiempo real de tus operaciones son claves para impulsar el éxito de tu negocio. Con Capacity Planning, simplifica tu planificación estratégica, ajustando la carga de trabajo de manera dinámica y asegurando una alineación perfecta entre la disponibilidad de tus recursos y la demanda futura de los proyectos.
