Una de cada dos agencias desconoce su capacidad de producción

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Las agencias de producción siempre están buscando formas de maximizar su  proceso productivo y eliminar las ineficiencias a través del incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. En el entorno competitivo actual, las agencias invierten cada vez más recursos para una planificación precisa de la producción.

El cálculo de las capacidades de las líneas de producción es uno de los pasos básicos que los fabricantes pueden dar para conocer el rendimiento máximo de la demanda de sus clientes.

Además, la demanda del mercado se basa en las cifras de capacidad de producción para hacer planes financieros sólidos y satisfacer la demanda. Las empresas necesitan calcular adecuadamente la capacidad de producción e informar la gestión de la cadena de suministro para tomar decisiones empresariales precisas.

En este artículo, hablaremos de las estrategias de planificación de la capacidad para mejorar la productividad y eficiencia de las operaciones de producción de su agencia.

Pero primero,

¿Cuál es la capacidad de producción?

La capacidad de producción es el máximo insumo del proceso de producción que una agencia puede producir utilizando sus recursos humanos durante un tiempo determinado. Estas métricas son importantes porque informan durante un tiempo  la cadena de valor de la toma de decisiones del fabricante tanto a corto como a largo plazo.

Por ejemplo, si las iniciativas de una empresa manufacturera cumplen con una mayor cantidad de pedidos, los responsables de la toma de decisiones necesitan saber si la operación puede satisfacer suficientemente el aumento de la demanda. Además, los incentivos de los fabricantes utilizan la capacidad de producción para informar sobre la utilización de la mano de obra, así como sobre las decisiones de inversión en materias primas e instalaciones.

Por lo tanto, los fabricantes necesitan conocer la capacidad de producción de sus operaciones, ya que brinda información para las decisiones administrativas y de las instalaciones, permitiéndoles a las empresas maximizar la obtención de eficiencias de producción.

Cómo aumentar la capacidad productiva

Para las empresas que desean ampliar sus operaciones existen un par de opciones diferentes que pueden explorar para aumentar la capacidad de producción. Algunos de esos ejemplos comprenden:

  • Añadir más turnos de trabajo

Una empresa dedicada a la fabricación puede aumentar la capacidad de producción extendiendo el tiempo disponible para producir. Los fabricantes pueden lograrlo mediante la implementación del pago de horas extras para incentivar a los trabajadores a trabajar más horas.

Como alternativa, los fabricantes pueden adoptar un sistema de trabajo por turnos. Los distintos grupos de empleados se encargan de que las máquinas funcionen durante más tiempo, aumentando la capacidad de producción de forma significativa.

  • Subcontratar la producción

En algunas oportunidades es posible que tu maquinaria se encuentre trabajando al máximo, sin embargo no lo suficiente como para satisfacer la demanda del consumidor. Las empresas productoras pueden aumentar la capacidad de producción si subcontratan el trabajo a través de una empresa con el fin de ayudar a satisfacer la demanda en el corto plazo.

  • Adoptar prácticas de fabricación ajustada:

Las prácticas de fabricación ajustada garantizan que las operaciones de producción funcionen de la forma más eficiente posible, así se eliminan las diferentes formas de residuos que pueden tener lugar en una instalación de fabricación.

Como resultado, todos los insumos se destinan a garantizar que las máquinas y los empleados trabajen para entregar más productos.

  • Mejorar la eficiencia de los equipos

La adopción de un mantenimiento proactivo de la maquinaria garantiza que los equipos estén siempre en buenas condiciones de funcionamiento. Por ende, las máquinas tienen un menor tiempo muerto para interrumpir la operación de producción. 

Al maximizar el equipamiento global, las empresas pueden aumentar marginalmente su capacidad de producción.

  • Invertir en nuevas tecnologías

Tanto si puedes gastar más o menos en maquinaria, debes tenerla para aumentar la producción. Esto es más factible cuando existe equipamiento. Es más factible cuando el equipamiento existente ya funciona plenamente, pero aun así no cumple con sus requisitos de capacidad. Es importante tener en cuenta este tipo de inversiones en los estudios de casos de empresas que pretenden crecer a largo plazo, mientras que la subcontratación puede ser una mejor opción para empresas que buscan una solución a corto plazo para sus fárbricas como resultado de la estacionalidad, por ejemplo.

3 Estrategias de planificación de capacidad que deberías conocer

Existen tres tipos de estrategia de planificación de capacidad que necesitas conocer si eres project manager: retrasar, liderar y coincidir. Varían en función de lo lejos que se quiera mirar en el futuro, y cada una tiene sus pros y sus contras.

Veamos con más detalle las distintas estrategias de planificación de la capacidad.

1.Estrategia de retraso

La planificación de la capacidad de retraso consiste en aumentar tu capacidad como reacción a un aumento de la demanda. Por ejemplo, imagina que tu agencia de marketing digital posee diez diseñadores gráficos. Cuando ya están los diez ocupados y llega una nueva tarea de diseño gráfico, puedes contratar otro diseñador para que cubra los espacios.

Ésta puede ser la estrategia de planificación de la capacidad más adecuada si tu negocio es estable y los recursos no suelen verse afectados por una demanda inesperada. Este tipo de planificación estratégica evita el exceso de existencias y el despilfarro de recursos, como empleados ociosos, porque se basa en las necesidades reales de los clientes.

Sin embargo, este nuevo producto o sistema se denomina retraso porque existe un desfase entre la aparición de la demanda y la búsqueda del recurso. Es posible que no sea recomendable para agencias que no pueden prever su demanda. Además, le añada estrés mientras intentas encontrar contenidos de calidad con poca antelación.

2. Estrategia de liderazgo

La planificación estratégica de liderazgo es un enfoque de planificación de capacidad más agresivo que las estrategias de regreso porque  se basan en la demanda potencial o futura.

Volviendo a nuestro equipo de diseño gráfico, esto podría ocurrir si decides empezar a prometerles a tus clientes un plazo de entrega de 24 horas en los proyectos de diseño. Al darse cuenta de que tus 10 diseñadores gráficos a veces están ocupados, decides añadir otros cinco miembros al equipo en previsión de la demanda para tu nuevo servicio.

La adopción de un enfoque de estrategia de liderazgo para la planificación de recursos se centra en la obtención de una ventaja sobre los competidores del mercado, puesto que su organización ya dispone de capacidad adicional en previsión de una elevada demanda. Tu capacidad máxima es elevada y tus capacidades de producción se encuentran lista para ser empleadas. ¡Ahora, solo necesitas clientes!

Sin embargo, el riesgo de esta estrategia de capacidad de mano de obra es que se tiene un exceso de capacidad ociosa a la espera de que la demanda aumente según lo previsto.

Esto no sólo disminuye tu presupuesto a corto plazo, sino que, si el aumento de la demanda no se materializa, puedes arrepentirte de tu decisión de contratar más personal.

3.Estrategia de coincidencia

La última de las tres estrategias de planificación de capacidad es la estrategia de coincidencia. Esta estrategia dinámica consiste en aumentar constantemente la capacidad de producción actual para responder a la demanda.

Regresemos al escenario de los diez diseñadores gráficos. Mientras comienzas a negociar un nuevo contrato, también comienzas a seleccionar e incorporar uno o dos diseñadores adicionales para satisfacer los requisitos de capacidad de diseño adicionales. Estás preparado para que surja la demanda de los consumidores, pero no estás agotando tu presupuesto para la demanda que no se ha materializado.

La estrategia de coincidencia es la más usada por las organizaciones durante la gestión de capacidad porque es menos riesgosa que la estrategia de liderazgo y posee una capacidad de recursos más preparada que la estrategia de retraso.

A través del seguimiento de las tendencias de mercado, el establecimiento de una estrategia de ajustes y el mantenimiento del registro de las necesidades actuales y las previstas, tu agencia puede satisfacer la demanda anticipada a la vez que optimiza la utilización de recursos.

Beneficios de la planificación de capacidad

La planificación estratégica es esencial para la gestión de capacidad de una organización. Esta es la razón:

  • Mejora de los resultados del proyecto

Contar con una estrategia de capacidad cuidadosamente planificada aporta más precisión a los resultados del proyecto. Cuando posees los recursos correctos para el trabajo, cada paso se puede completar a tiempo y por la persona con las habilidades correctas.

A nivel interno, la planificación de capacidades también ayuda a mejorar la transparencia entre los miembros del equipo, ya que son más conscientes de sus funciones. Esto ayuda a evitar contratiempos y cambios imprevistos en la ejecución del proyecto. A largo plazo, esto se verá reflejado en la confiabilidad y reputación de tu agencia.

  • Aumenta la moral de los empleados

El proceso de planificación de capacidad te brinda una visión a largo plazo de tus recursos, que pueden cambiar para mejor el modo en el que tomas decisiones diarias.  En lugar de animar al personal a trabajar al margen de sus competencias para realizar un trabajo, sabrás cuándo necesitas mejorar tus conocimientos, contratar y utilizar recursos diferentes.

De este modo, la planificación de la capacidad ayuda a mejorar la utilización del equipo, lo que evita el agotamiento, el aburrimiento y las expectativas poco realistas entre los miembros de tu equipo. ¿El resultado? Empleados más habilidosos, productivos y comprometidos.

  • Es rentable

El hecho de no poseer un plan de capacidad representa algunos riesgos para tu empresa. Si tu capacidad actual no brinda suficientes recursos para el proyecto futuro, el éxito del proyecto y su reputación  se encuentran en riesgo. Por el contrario, si tienes demasiada capacidad y no entra suficiente trabajo, afecta tus ganancias.

La planificación de capacidad efectiva te permite aumentar los márgenes al prepararte para tus necesidades de recursos futuras. Esto te permite mejorar la gestión de sus recursos y su cuota de mercado, optimizar la capacidad real de cada miembro del equipo y asegurarte de satisfacer la demanda de los clientes en todo momento y evitar los cuellos de botella.

  • Tomar decisiones basadas en datos

Cuando se coloca todo en una herramienta de planificación de recursos, ya sea una hoja de cálculo o un software de planificación de recursos, se puede ver cómo se conectan los proyectos, los presupuestos y el personal. Ver toda esa información en un lugar te ayuda a tomar decisiones basadas en datos concretos.

  • Presupuestos más inteligentes

Prestarles servicios exagerados a los clientes es una forma fácil de pasarte del presupuesto. La planificación de capacidad te puede ayudar a:

  1. Evitar dedicarle más horas de trabajo de las necesarias a un proyecto determinado.
  2. Eliminar conversaciones incómodas con los clientes sobre facturas altas inesperadas.
  3. Justificar las negociaciones cuando se pide un aumento del presupuesto o de las tarifas.

Al conocer cuánto cuesta la mano de obra de cada empleado para cada proyecto, puedes tomar decisiones más inteligentes sobre la dotación de personal y las asignaciones. Por ejemplo, los empleados principiantes con tarifas de facturación más bajas pueden trabajar en tareas de poco peso. Así podrás ahorrar horas de trabajo de empleados experimentados y caros para tareas más complejas y de alto nivel.

Comprender los costos laborales de cada uno te ayudará a asignar a las personas adecuadas las decisiones y proyectos adecuados en el momento oportuno, ajustándose al mismo tiempo a los presupuestos de tus clientes.

  • Evita el agotamiento y el aburrimiento

La planificación de capacidad te ayuda a asegurarte de que posees suficiente personal para completar tus proyectos sin que trabajen horas extras. También te ayuda a asegurarte de que tu equipo actual posea mucho para hacer así se sienten motivados en el trabajo. Y, por último, ayuda a su cuenta de resultados al garantizar que los empleados no añaden costosas tareas a los proyectos sólo por tener algo que hacer.

Al establecer todas las horas previstas de un proyecto en una herramienta de planificación de la capacidad y compararlas con las horas que puede esperar de tu personal, se puede mantener contentos a los empleados, evitar constantes cambios de equipo y nuevas contrataciones, y asegurarse de que no estás sobredimensionando los servicios.

  • Quédate en la cima de las habilidades

Una parte de la planificación de capacidad también debería incluir un inventario de habilidades para que sepas qué empleados puedan completar cada una de las tareas. Muchas organizaciones hacen un seguimiento de las habilidades de modo informal. Por ejemplo, pueden esperar que todos los empleados juniors trabajen en un cierto nivel mientras que los empleados de mayor jerarquía puedan trabajar en tareas más complicadas.

La planificación de recursos les permite a los gerentes de recursos tener en cuenta las habilidades e intereses de los miembros del equipo antes de asignarles tareas, lo que mejora el compromiso del equipo en cada proyecto y garantiza una mayor productividad.

Conocer las habilidades de tu equipo puede ayudarte a asegurar de que siempre tengas a mano la cantidad adecuada de empleados con conocimientos para trabajos difíciles o de alto riesgo. También puede ayudarte a asegurar de que empleas la cantidad adecuada de personal subalterno más barato para realizar tareas básicas.

  • Tomar mejores decisiones de contratación

Con una mejor compresión de la carga laboral de tu proyecto, la disponibilidad de tu equipo y  las habilidades disponibles para tu empresa, puedes tomar mejores decisiones de contratación.

Si te estás debatiendo entre emprender o no un nuevo proyecto, podrás ver inmediatamente si tu personal actual tiene tiempo suficiente para asumirlo. Además, si te das cuenta de que a tu equipo le faltan habilidades que tú sabes que serían útiles, puedes evaluar mejor si necesitas contratar a un individuo para un proyecto en particular o si una nueva contratación full-time sería útil para trabajos a largo plazo.

  • Deja tiempo para crecer

Cuando posees la cantidad correcta de personas con las habilidades adecuadas para completar tus proyectos, puedes comenzar a considerar el futuro de tu empresa.

Con el tiempo necesario presupuestado para cada trabajo a facturar, puedes hacer que todos estén felices asegurándoles que aún queda tiempo para mejorar. Los empleados apreciarán la oportunidad de expandir su conjunto de habilidades. A los clientes les encantarán los nuevos servicios que podrás ofrecer y el nivel de experiencia que posee cada uno de los empleados.  Y seamos honestos, amarás el modo en el que los clientes y empleados satisfechos impactarán en tus márgenes de ganancia.

Cómo puede medir tu agencia la capacidad de producción

Tal como se debatió previamente, la capacidad de producción le brinda al personal de gestión clave y a los ejecutivos comerciales información vital para tomar decisiones de amplio rango sobre sus operaciones.

La determinación de la capacidad de producción de empresas fabricantes varía según el tipo de operación en cuestión: Por ejemplo, calcular la capacidad de producción para una operación muy mezclada de bajo volumen será bastante distinta a la de una de alto volumen de una empresa que produce en masa.

El primer obstáculo para obtener tu capacidad de producción es determinar la capacidad horaria de las maquinarias. Esto quiere decir el numero hipotético de horas que puede utilizarse una máquina para crear productos.

La capacidad por hora de la máquina : número de máquinas utilizables por el número de horas de trabajo

Con estos datos, se puede calcular la capacidad de producción para una operación que produce un tipo de producto teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en hacer un solo artículo.

Por lo tanto, la fórmula de la capacidad de producción:

La capacidad de producción de un artículo : capacidad por h

Tomemos el ejemplo de una empresa textil que realiza remeras estampadas. Los empleados trabajan 8 horas por día usando impresoras para indumentaria para realizar las remeras. A los trabajadores les lleva 15 minutos realizar una remera.

Capacidad de hora por máquina:  8*20: 160 horas por máquina

Tiempo para realizar una remera: 0.25 horas

Capacidad de producción: 160 / 0,25 = 640 remeras por día

¿Cuándo se necesita la planificación de la capacidad? 

La planificación de la capacidad es útil y necesaria en cualquier momento que intentes asegurar que tu oferta satisface la demanda. Esto significa que, tanto si se trata de una semana, un mes, un trimestre, un año o más, la planificación de la capacidad es siempre una buena idea y una regla general a la que atenerse.

Para muchas empresas, los líderes y gerentes tienen mucho que manejar. Entre sus responsabilidades se encuentran:

  • Hacer un seguimiento de los equipos autónomos
  • Estar al tanto del cambio de prioridades
  • Prepararse para tareas impredecibles
  • Estructuras de la matriz
  • Manejar trabajadores remotos
  • El espacio entre el trabajo real y el planificado

Con tantas partes móviles, tiene sentido avanzar sin un plan. Poseer una estrategia de planificación de capacidad es una manera grandiosa de superar los desafíos que surgirán con seguridad.

La planificación de capacidad es una manera grandiosa de invertir tu tiempo porque te ayuda a abordar posibles inconvenientes futuros, sacar provecho de los beneficios que se ocasionan junto con la planificación, mejorar el rendimiento del equipo y agilizar tus tareas comerciales para aumentar la eficiencia. 

La implementación del software de COR te ayudará a conseguir una mejor planificación de capacidades. Con sus funciones de gestión de proyectos, gestión de recursos y gestión del tiempo, verás cómo la plataforma se adapta a la perfección.

Conclusión

La planificación de capacidades te ayudará a sentirte más seguro en la gestión de su empresa. Con la posibilidad de ver las cargas de trabajo y los presupuestos de los proyectos, así como la disponibilidad de tu personal, podrás tomar decisiones más inteligentes con mayor rapidez.

Comprenderás cuándo puedes asumir más trabajo sin que disminuya la calidad o aumente el agotamiento del equipo. Además, sabrás cuando contratar nuevos miembros para tu equipo o focalizarte en el desarrollo de habilidades según el trabajo que necesites que se realice.

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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