El setenta por ciento de los proyectos fracasan. Esta estadística es muy desalentadora para los líderes, los project managers, las empresas y los empleados. Sin embargo, cuando se implementan planes y metodologías, los project managers y sus miembros de equipo están cometiendo numerosos errores comunes, que podrían prevenirse sin mayor dificultad.
¿Cuáles son las responsabilidades de los project managers?
El project manager tiene mucho en sus manos. Son, principalmente, responsables del éxito de un proyecto y la capacidad de decisión que dicta los resultados positivos.
Su responsabilidad empieza con la definición del plan del proyecto, sus metas y la determinación de su alcance. Asimismo, formarán un equipo de trabajo hábil y calificado preparado para satisfacer estos objetivos y producir entregables que satisfagan al usuario final.
El gerente de proyectos también establecerá los flujos de trabajo, asegurándose de que los planes se desarrollen sin inconvenientes.
Dirigir un proyecto involucra un número de pasos complejos que requieren involucración: absolutamente todo desde la selección de la mejor metodología de gestión de proyectos para el trabajo en particular y/o la organización hasta lidiar con la gestión de riesgos o el presupuesto.
7 errores que cometen todos los project managers
Entonces, ¿cuáles son algunos de los errores de la gestión de proyectos que comenten muchos profesionales? Y, ¿cómo puedes evitarlos?
1. Desconocer las fortalezas y debilidades del equipo
Un project manager sabe cómo balancear el conjunto de habilidades de los miembros del equipo para que la iniciativa llegue a buen término. Deberían estar al tanto del rol de cada empleado, sus responsabilidades y talentos. También deberían comprender las deficiencias de cada miembro del equipo.
Si el project manager no comprende completamente lo que cada miembro del equipo le aporta o no al proyecto, entonces, es posible que se generen numerosas consecuencias. Por ejemplo, esto podría desencadenar en la micro gestión y la falta de confianza de tus trabajadores. Es posible que también disminuya la moral del equipo e impacte de manera negativa sobre la colaboración y comunicación.
También es importante que hagas un balance de las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo y que evalúes a los integrantes del equipo en general antes de comenzar con un proyecto.
2. Ignorar errores
Todos somos humanos y los errores son inevitables. Sin embargo, así seas grande o chico, los errores requieren atención.
Algunas veces, podría tratarse de un error simple y corregible, pero el o los individuos que lo cometieron necesitan saber que lo hicieron y tomar medidas para corregirlo en un futuro. Quizás se necesite más entrenamiento, o, en el peor escenario, quizás no sean los mejores individuos para el rol en cuestión. En definitiva, es fundamental saber cuándo ocurre un error y hacer algo al respecto.
3. Comunicación Ineficaz
Muchos fracasos de los proyectos pueden ocasionarse debido a la comunicación deficiente. Es fundamental mantener a todos —incluidos la gerencia senior, las partes interesadas y todos los miembros del equipo— informados sobre tus esfuerzos y planes para el éxito del proyecto.
Recuerda que comunicar de más es mucho mejor que de menos. No hay lugar para remordimientos acerca de molestar a tus colegas cuando se trata de generar un proyecto exitoso. Todos deben estar bien informados sobre el progreso, los hiccups y otras cuestiones en curso. Esto es muy importante para reducir la conducción y de algún modo eliminar el caos y el conflicto evitando que se ocasionen estragos sobre tus iniciativas generales. Comienza con un plan de comunicación.
Establece y fortalece canales para una comunicación fuerte en todo el proyecto. Desde Slack a Zoom, debería existir una metodología clara en relación con las herramientas que utilizas. Es posible que tengas controles semanales e incluso alientes a los miembros de tu equipo a utilizar medios de comunicación menos formales en el día a día. Diles que se contacten contigo por dudas que tengan antes de que avancen y ofréceles fórums para que lo hagan.
4. No establecer objetivos ni KPIs claros ni métricas exitosas
¿Cómo sabes si alcanzaste resultados positivos y cómo lo hiciste? ¿Cómo evaluarás el progreso del proyecto? ¿Posees una idea sólida del estado de tu proyecto en algún punto en el tiempo?
Si eres poco claro en relación con estos factores importantes, entonces es tiempo de repensar algunas cosas. Las metas a largo y corto plazo y los objetivos, hitos, KPIs y otras métricas exitosas servirán como una guía que impondrá qué pasos tomar y hacia dónde estás trabajando.
Deberás establecer KPIs desde el principio, que servirán como herramientas para evaluar tus proyectos y evaluarán si has producido los resultados que quieres. Las métricas adicionales, como los hitos, sirven como puntos de control para ver cómo avanzas por el camino.
Cuando estableces objetivos generales piensa en utilizar metodología SMART (específica, posible de medir, alcanzar o retener, pertinente y con plazos determinados, según las iniciales del acrónimo en inglés). Esta estructura te ayudará a asegurarte de que estableces metas claras, realistas (pero ambiciosas) y de salud para tu proyecto y equipo.
En otras palabras, son herramientas que te permitirán comprender y definir qué significa el éxito para ti y tu organización.
5. Mostrar estrés bajo presión
El trabajo del project manager es estresante. El éxito o fracaso de un proyecto recae, principalmente, sobre su espalda y eso es muchísima responsabilidad. Si bien cada una de las iniciativas es un esfuerzo en equipo, a menudo se te culpa si algo anda mal. Y eso puede ser una carga.
Es natural sentirte ansioso y sentir la presión de tus gerentes y clientes. Sin embargo, es esencial evitar que estos sentimientos se apoderen de ti. Si te abrumas por el estrés, podrías terminar trasladándoselo a otras personas.
Los project managers saben que el estrés forma parte del trabajo. Debes operar en un ambiente que avanza rápido y mantenerte frío bajo presión. Si no puedes, entonces enfrentarás consecuencias como el síndrome de burnout o baja moral en tu equipo.
Por supuesto, tienes derecho a tener un mal día de tanto en tanto —todos lo tenemos— pero siempre es importante mantener la profesionalidad y reconocer que cada una de las personas de tu equipo están lidiando con el estrés personal y profesional: no eres solo tu. En lugar de levantar las manos en señal de desesperación, piensa qué puedes hacer para abordar problemas y mantener tus procesos circulando.
6. Realizar muchas tareas simultáneamente
Realizar muchas tareas simultáneamente destroza la productividad. Cuando trabajas con entregas ajustadas, como lo hacemos muchos de nosotros, es natural realizar muchas tareas a la vez para ahorrar tiempo. Sin embargo, en realidad, estás alargando los plazos porque no prestas suficiente atención a cada una de las responsabilidades.
Alienta a los miembros de tu equipo a enfocarse en iniciativas y tareas específicas, una a la vez. Cada vez que cambias tareas, estás perdiendo el foco y el tiempo. Por lo tanto, es importante adentrarte en tu trabajo y alcanzar la sensación de fluidez antes de saltar a otro trabajo o responsabilidad.
Limita la realización de muchas tareas simultáneas tanto como puedas: esto significará trabajo de mayor calidad en el largo plazo.
7. No realizar evaluaciones luego de completar el trabajo
Una vez que terminas un proyecto, ¿se terminó?, ¿verdad? No es tan rápido. Si fallas en dar ese paso extra para evaluar tu proyecto, entonces no tendrás idea de cómo te fue. Asimismo, vas a continuar repitiendo los mismos errores una y otra vez.
Observa los analíticos de cerca luego de haber completado tu proyecto para considerar cómo los has hecho. Esto te va a permitir planificar de modo efectivo la próxima vez.
Además, reúnete con los miembros de tu equipo y los líderes de tu agencia luego de haber materializado el proyecto. Evalúa tus procesos, qué fue bien y qué podrías y deberías hacer diferente la próxima vez. Observa los datos cualitativos y cuantitativos. Pide devoluciones de tus empleados y la gerencia. Esto te ayudará a ordenar tus procesos y planes y evitar caer en errores evitables la próxima vez.
¿Cómo puede COR ayudar a los project managers a realizar su trabajo?
El éxito del proyecto depende de tener a las personas y metas correctas así como también tener cerca a los más hábiles. También requiere saber qué herramientas utilizar. Sí, todos cometerán errores, pero balancear el software superior de gestión de proyectos, como las herramientas que ofrece COR, te permitirá dirigir e impulsar mejor los esfuerzos de tus equipos y el flujo de trabajo. Puedes controlar el tiempo invertido en tus iniciativas, gestionar tus recursos, planificar efectivamente, y mucho más. Estas herramientas también generarán mucha cantidad de información que puedes utilizar para evaluar los resultados de tus proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos se ocuparán de gran parte del trabajo manual tedioso que haces a diario y automatizarán tus procesos. Estarás mejor equipado para liderar tu equipo de modo exitoso y evitarás llevar el proyecto al fracaso. Además, logras mucha rentabilidad y éxito en la gestión de proyectos, lo que, por supuesto, son resultados que siempre deseas.
