La gestión de recursos y el análisis de la rentabilidad puede elevar o destruir un negocio. Por eso, no debería interesarles únicamente a los CFO y a los administrativos de finanzas. En la era actual, utilizar softwares para ayudar a administrar y adquirir información sobre las operaciones diarias es un requerimiento.
Si los ingresos de las ventas cubren los gastos de operación, entonces estás obteniendo ganancias, ¿no? Sí, pero no es tan simple. Hay muchas acciones posibles a implementar para reducir los costos sin afectar los ingresos y el flujo de capital o para mejorar los ingresos generales sin un incremento fuerte en los costos. Las posibilidades y oportunidades para hacer crecer el negocio y aumentar las ganancias son infinitas cuando tienes acceso a la información pertinente y cuentas con la herramienta adecuada para esa tarea.
¿Cómo medimos la rentabilidad en la industria de los servicios?
La industria de servicios profesionales tiene algunos temas que la distinguen, no utiliza las mismas métricas que una cadena de comida rápida, por ejemplo. Algunas mediciones de rentabilidad, métricas e indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) son habituales e importantes en todo tipo de negocios. Estas incluyen las ganancias brutas, los costos operativos, las ganancias netas y más.
Para poder mejorar la habilidad de una compañía de ser rentable, una empresa de servicios debe prestar mucha atención a sus analíticas de precios y a la cantidad de dinero que realmente muestran. Esto involucra las métricas y las herramientas relacionadas que se utilizan para entender cómo la fijación de precios afecta a la operación general. Esta información es fundamental para rendir mejor y para la optimización de la estrategia de precios de una empresa.
Analíticas de precios, el alma de los servicios profesionales
Todas las empresas verticales se benefician de las analíticas de precios, y son aún más importantes para ellas si la compañía está creciendo. Los malos procesos y la mala rentabilidad de una compañía crecerán junto al negocio. Mantener el problema mientras se da una expansión no traerá más ingresos, solo incrementará la cantidad de operaciones y mantendrá los márgenes como están.
Las empresas que tienen muchos servicios, varios precios, distintos tipos de entregables y diferentes niveles de clientes son los que se benefician más de entender las analíticas de precios. El éxito en la industria de los servicios se alcanza al entender los factores que impulsan el valor de los servicios ofrecidos, que incrementan la tasa de conversión de leads y hacen que los clientes vuelvan a trabajar con la compañía. Veamos algunas de las métricas más comunes y comparémoslas con las específicas de la industria de servicios.
Vamos a lo básico
Estos cálculos son necesarios para saber si una empresa es rentable o no. Aun cuando una compañía obtiene una mejor ganancia, no significa que sea sana financieramente. Los cálculos de márgenes y rentabilidad predicen mejor la salud y el crecimiento a largo plazo que los billetes en sí. Para poder obtener estas cifras, el primer paso es calcular tres cosas a partir del reporte de ingresos de la compañía:
- Ganancias brutas = Ganancias netas – Costos por bienes vendidos (COGS)
- Ganancias operativas = Ganancias brutas – Costos operativos (como gastos de ventas y administrativos)
- Ganancias netas = (Ganancias operativas + Cualquier otro ingreso) – Gastos adicionales – Impuestos
Ahora puedes calcular los porcentajes, que brindan una mejor imagen sobre la salud financiera de una empresa.
Porcentaje del margen bruto de ganancias
Este porcentaje muestra la ganancia tras deducir los materiales, el trabajo directo, el inventario y los gastos generales del producto. No tiene en cuenta los gastos generales de la empresa como el alquiler. La fórmula es:
Porcentaje del margen bruto de ganancias = (Ganancias brutas / Ventas) x 100
La importancia de este cálculo es su estabilidad. Los márgenes brutos no deberían fluctuar año a año en una empresa sana, a no ser que suceda un evento importante para la industria que afecte los precios directamente o una pandemia, que también podría afectarlos.
Porcentaje del margen de ganancias operativas
Esta cifra representa las capacidades de ingreso actuales de la compañía. Un aumento en las ganancias operativas es una señal de un negocio sano. La fórmula es:
Porcentaje del margen de ganancias operativas = (Ingresos operativos / Ventas) x 100
Este margen muestra qué tan eficientes son tus operaciones. Este cálculo es el mejor para comparar tus retornos con los de otras compañías e industrias, ya que ilustra la habilidad de convertir ventas en ganancias (antes de pagar los impuestos). Si cuentas con un software que agilice los procesos de cruzar muchos años de información, puede funcionar como un aliado a la hora de planificar qué servicios ofrecer o si te expandes hacia nuevos mercados.
Porcentaje del margen neto de ganancias
Esto brinda una imagen general, un panorama de la rentabilidad real del negocio. Las comparaciones deberían mantenerse dentro de la misma industria debido al hecho de que hay algunas que tienen grandes márgenes de ganancias, como las empresas inmobiliarias o farmacéuticas, mientras que otras no tienen márgenes tan altos. Échale un vistazo a los estándares de la industria para utilizarlo como referencia y realiza una comparación interna año a año para evaluar tu rendimiento. La fórmula es:
Porcentaje del margen neto de ganancias = (Ingresos netos / Ventas) x 100
El margen neto de ganancias es comparable al margen de ganancias operativas, excepto que tiene en cuenta las ganancias después de pagar impuestos. Esto demuestra realmente cuántas ganancias obtienes de las ventas totales.
Las diferencias de los servicios profesionales
La mayoría de las unidades operativas de las empresas de servicios profesionales se pueden medir en proyectos. Esta es una gran forma de administrar cada elemento que compone el trabajo general de una compañía.
Ya hablamos de la importancia de que los project managers lleven a cabo análisis de rentabilidad, ya que tienen un rol fundamental a la hora de mejorar el balance general de una compañía. Es una forma fácil de saber qué proyectos son importantes y qué proyectos no valen la pena y los recursos que tomaría aceptarlos. Algunas empresas fallan a la hora de priorizar y aceptan proyectos que les brindan márgenes de ganancias muy finos que afectan negativamente las ganancias y rentabilidad de una compañía como un todo.
Las tarifas altas y las facturaciones no quieren decir que una empresa sea rentable. Una tasa baja de uso de empleados, recursos malgastados, no saber cómo calcular tarifas y el síndrome del lavadero (conocido como scope creep en inglés) pueden acabar con una buena idea de negocios.
La transparencia operacional en todas las áreas de una compañía es fundamental, ya que tener un buen panorama sobre la gestión de recursos, la asignación de horas laborables y de índices de utilización de empleados puede ayudar a implementar los cambios y mejoras adecuadas en los lugares correctos.
Índice de rentabilidad
Esta herramienta es una gran forma de saber, con tan solo un par de pasos, si un proyecto puede ser rentable o no. Se calcula de la siguiente forma:
Índice de rentabilidad (PI) = Valor actualizado del flujo futuro de capital / Costo inicial del proyecto
Esto demuestra que el dinero ganado por el dinero invertido. Si el índice es superior a 1, entonces será un proyecto rentable. Si es igual a 1, el proyecto cubrirá los gastos, y si es menor a 1, entonces no será un proyecto rentable.
Tasa de utilización del empleado
Una empresa de servicios profesionales suele requerir de muchas horas por parte del empleado para terminar entregables y proyectos. La industria de los servicios no suele tener muchos costos de producción ya que sus productos son soluciones intangibles, no comodidades. Por eso, el costo de producción se define con las horas facturables que el talento invierte en cada tarea.
La utilización del empleado es una métrica óptima para conocer la productividad de un negocio, ya que demuestra qué parte de las horas laborables disponibles se invierten en llevar a cabo tareas facturables. Así es como se calcula:
Utilización del empleado = (Horas facturables / horas totales en un día laboral) x 100
Obviamente, para poder calcular esto con facilidad, deberías utilizar la función de control de tiempo del software de gestión de proyectos que uses.
¿Por qué necesitamos información? Decisiones inteligentes
La información es el nuevo petróleo, como demuestra un caso de estudio de Havas, HOY. El instinto y las corazonadas son características deseables, pero si no tienes nada con que apoyarlas y obtener información sobre tus operaciones, no sirven de nada. Implementar proyectos a largo plazo, desarrollar nuevos servicios y adquirir nuevo talento son acciones importantes que requieren de información y de un análisis claro para lograr el crecimiento y no malgastar recursos.
Los servicios profesionales necesitan mejorar sus márgenes, y como parte de la industria vertical, necesitan estar al día con las formas en las que la tecnología los puede ayudar.
Opiniones del cliente
Conocer a tu cliente es una buena forma de mejorar los vínculos con él y de saber cómo el trato que tienes con él afecta a tu compañía. Si logras tener los datos históricos sobre los proyectos llevados a cabo para un cliente, puedes cruzar esa información con otras métricas para entender qué segmento de clientes es el más valioso para ti.
Quizás trabajas con un cliente hace muchos años y recientemente te diste cuenta de que el servicio que le brindas no es rentable. Puedes renegociar las tarifas o modificar los plazos de entrega de los empleados. Si conoces cuál es el problema, puedes arreglarlo y si discutes con un cliente pero puedes mostrarles por qué aplicas ciertas tarifas, puedes revalorizar tu trabajo y diferenciarte del resto.
Valor sobre precio
Muchas empresas no tienen una noción clara sobre cómo fijar precios de forma eficiente. Pero cuando cuentas con un software que te informa sobre la cantidad de horas necesarias para completar tareas, cuánto valen las horas facturables y cuánto tiempo llevará terminar un proyecto, te ubicas en otra liga de negocios.
Optimizar tus precios no es nada nuevo, pero las herramientas para hacerlo sí lo son. La información te dice cuánto necesitas facturar para que un servicio sea rentable y te permite darle retroalimentación a los clientes y explicar los costos del valor actual que les das en productos y servicios.
Toma de decisiones de negocios inteligentes
Cuando conoces cuáles son los servicios más y menos rentables que ofreces, puedes dedicar recursos para mejorarlos y agilizar procesos para que sean más eficaces. Imaginamos por un segundo que hay un tipo de proyecto que no es tan rentable como quisieras.
Si tienes información, puedes ver dónde hay problemas, pero si no cuentas con ningún especialista en el área de interés, puedes entrenar a tu equipo para mejorar la calidad de su trabajo. O tal vez, necesitas más talento, así que analizas los informes y te das cuenta de que hay cierto tipo de trabajador que sería una buena adición para tus proyectos en desarrollo. Y tal vez hay algún tipo de servicio que no es rentable, así que puedes mejorar tus márgenes al dejar de ofrecerlo.
¿Cómo elegir una herramienta que te ayude con esto?
Cuando buscas una solución de software en el mercado, necesitas analizar ciertas funciones y tipos de modelos para dar un paso en la dirección correcta.
La herramienta de gestión de proyectos debe funcionar como una máquina aceitada. El control del tiempo y la organización se nutren entre sí, las estimaciones de costos de las tareas requieren de datos históricos y los análisis de rentabilidad necesitan de datos específicos para funcionar.
Nuestro software es esencial: no se necesita pagar licencias exorbitantes ni lidiar con interfaces de programación de aplicaciones (o API, por sus siglas en inglés) obsoletas. Todos los empleados, ya sean miembros del equipo, colaboradores externos, project managers y ejecutivos de nivel C están en el mismo lugar. Se pueden comunicar de forma rápida y transparente mientras revisan el progreso de un proyecto o de las tareas asignadas a ellos.
Nuestra función de control de tiempo permite a los miembros del equipo saber en qué están trabajando de forma simple y alimentar la inteligencia artificial para llevar a cabo estimaciones y predicciones de rentabilidad mejores y más eficientes.
La creación automática de informes le puede cambiar la vida al equipo financiero, ya que les brinda planillas de balances, informes financieros e información sobre gastos operativos y flujos de dinero a través de una base de datos online, por lo que se puede acceder a ella desde cualquier parte del mundo.
En COR buscamos ayudar a las empresas de servicios profesionales a obtener el reconocimiento monetario que merecen. Cuando el servicio ofrecido se basa en estadísticas difíciles de medir, los datos internos te dan el conocimiento necesario para dirigirte hacia la dirección correcta.
