Casi un tercio de los profesionales dicen que el registro de horas manual es una de las tareas que consumen más tiempo, según un estudio de Deloitte.
En las agencias creativas, las herramientas de seguimiento de tiempo son un punto de inflexión con respecto a la rentabilidad, eficiencia y productividad. Aún más, puedes tomar mejores decisiones como líder.
¿Por qué las agencias deberían realizar un seguimiento de tiempo?
Los empleados pasan hasta cuatros horas a la semana en tareas consideradas «improductivas» y no relacionadas con el trabajo según un estudio de Workplus.
Cuando los empleados no son conscientes de cómo pasan su tiempo en el trabajo, es natural que surjan otras actividades, desde el uso atento de las redes sociales hasta leer un artículo en Buzzfeed o enviar mensajes de texto.
Sin embargo, las agencias de publicidad en particular deben prestar atención sobre el seguimiento de las horas facturables. Les deben responder a sus clientes y también asegurarse de tener instaurados sistemas de gestión de proyectos importantes. Necesitan supervisar sus flujos de trabajo y hacer que todo funcione sin inconvenientes.
El seguimiento de tiempo también ayuda a las agencias a calcular la rentabilidad y ganar conocimiento de la gestión de los recursos al permitirles que empleen materiales y personal de modo más apropiado para los diferentes proyectos e iniciativas. Además, podrán ver métricas críticas que se reciben en tiempo real.
¿Por qué son fundamentales las herramientas de seguimiento de tiempo?
Los programas de seguimiento de tiempo simplifican e impulsan un proceso que a menudo puede ser un tanto tedioso. Hacer listas en planillas les demanda mucho tiempo a los empleados, lo que hace que a menudo no sean tan precisos en sus informes. Estas herramientas se traducen en alta eficiencia.
Además, el equipamiento tecnológico te hará ganar grandes ventajas. Por ejemplo, puedes recibir informes con datos que te brindarán un mayor conocimiento de tus operaciones. Munido de esta información, tendrás más herramientas para tomar decisiones sobre los recursos, responsabilidad y tareas de los empleados, entre otras cuestiones.
Excusas comunes para no realizar un seguimiento de tiempo
Algunas agencias creativas son reacias a implementar sistemas de registro de horas en sus organizaciones. Algunas de las excusas más comunes para no utilizar estas herramientas son:
Temor a la micro gestión
Nadie quiere ser Gran Hermano. Posiblemente, los líderes de las agencias pueden preocuparse por el hecho de que si les piden a los empleados que controlen el tiempo que le dedican a los proyectos y varias iniciativas, esta situación los haga sentir como que no confían en ellos. Podrían pensar que los empleados verán al programa como una herramienta de micro gestión destinada a encarrilarlos.
Introducción de procesos tediosos
No caben dudas de que los métodos más tradicionales de seguimiento temporal, como ser el control de horas de modo manual o a través de planillas, puede ser frustrante y tedioso para los empleados. Por ende, es natural que las organizaciones se preocupen si les tienen que pedir a sus empleados que realicen esta tarea extra a parte de las responsabilidades relacionadas con el trabajo.
Por suerte, los programas de sugerencia de horas hacen que este proceso de registro temporal sea más eficiente y mucho menos tedioso.
Falta de recursos
Cuando los líderes de las organizaciones, en especial los de las pequeñas empresas, escuchan «nuevo software», asumen que se los forzará a invertir en sistemas costosos. Sin embargo, en realidad, no tienes que gastar un dineral en los programas de seguimiento de tiempo: te demostrarán que a la larga ahorrarás dinero.
Fundamento poco claro
Algunas agencias simplemente no quieren cargar horas y tienen dudas sobre sus beneficios. Si te encuentras en este sector, no te preocupes: te estamos por contar todo sobre sus beneficios.
12 Beneficios del seguimiento de tiempo en las agencias
1. Facturación más precisa
El seguimiento de tiempo te permite conocer los costos y el valor de los servicios que brindas. Una vez que aprendes cómo gastan el tiempo tus empleados y los esfuerzos reales que demanda cada proyecto, tendrás mejores herramientas para anticipar cuánto deberías y deberás cobrarles a los clientes en las próximas iniciativas.
Ganan tanto los clientes como las empresas. Significa que se encontrarán menos sorpresas en el camino y se reduce la posibilidad de desarrollar el síndrome del lavadero, que frustrará a ambas partes.
2. Recorte de gastos
Cuando te equipas con herramientas para ver las horas que le dedicas a los proyectos tendrás una mayor comprensión del tiempo real que trabajan tanto tu equipo como tú mismo. Se pierde demasiado tiempo y el tiempo es dinero.
Tendrás una mayor noción de las herramientas que necesitas para calcular tu trabajo y de cuáles no te sirven. Asimismo, verás dónde emplean sus esfuerzos los miembros de tu equipo y podrás recortar el tiempo perdido, lo que te permitirá reducir los gastos de toda tu empresa.
3. Mayor comprensión de la rentabilidad
Podrías estar invirtiendo una gran cantidad de tiempo y recursos en proyectos que en estos momentos no mejoran tus finanzas. Podrías estar gastando tus esfuerzos, y también derrochando tu dinero, en proyectos e iniciativas que no te retribuyen.
Cuando empleas herramientas de sugerencia de horas, comprenderás mejor cómo utilizas tus recursos, inclusos tus empleados, lo que, a su vez, te dará mayor conocimiento de tu rentabilidad. ¿Les estás facturando bien a tus clientes? ¿Estás haciendo que tus gente se dedique a proyectos que no son rentables? Al evaluar tu rentabilidad más de cerca, mejorarás tu modelo de precio también.
4. Mayor visibilidad de las horas que empleas en los proyectos de los clientes
¿Qué haces verdaderamente con tu tiempo? La utilización de las herramientas de gestión de proyectos como las aplicaciones de seguimiento de tiempo harán que gestiones mejor todo tu tiempo, pero también verás cómo estas empleando tu tiempo actualmente. Te dará herramientas para gestionar tus recursos de modo más efectivo y eficiente, lo que te permitirá planificar de manera correcta.
5. Mantener las horas de tu cliente bajo control
Ya hemos tocado el tema del síndrome del lavadero: puede causar estragos en tus proyectos y en toda tu empresa. Es mucho más fácil evitar que esto suceda y desarrollar un sistema y estructura de gestión temporal cuando comprendes las horas reales que empleas en tu proyecto.
De esa manera, le puedes informar a los clientes desde el inicio e informarles de modo más preciso cuánto tiempo tomarán sus iniciativas, brindándoles una visión más informada de la cotización y duración de los proyectos.
6. Asignar más personal cuando sea necesario
Es posible que no tengas una imagen fiel de las necesidades de tu agencia. O, quizás, estés delegando muchos recursos a un área y no suficientes a otros. Al implementar un sistema de seguimiento de tiempo en tu agencia obtendrás un sentido más claro de los tipos de roles laborales necesarios para tu organización y dónde es posible que necesites aumentar o reducir el número de empleados, según sea el caso.
7. Mejorar los informes
Las soluciones de seguimiento de tiempo se encuentran a menudo equipadas con funciones que te permitirán ver mejor el tiempo de tus empleados y las horas ocupadas en proyectos específicos. También puedes obtener información sobre:
- Ganancia predictiva vs actual para cada cliente
- Ganancias e ingresos totales
- Estados de Cuenta
- Utilización de recursos
- Ganancia discriminada por mes y año
- Métricas en tiempo real
8. Concientizar a los empleados
Si eres un empleado de una empresa que utiliza planillas de control de horas podrás preocuparte sobre la micro gestión. Sin embargo, estos sistemas no son herramientas que añaden tareas tediosas a su empresa: le brindan a su empleados información valiosa acerca del modo y lugar donde estás empleando tu tiempo.
Para los gerentes, esta información les ayudará a predecir dónde asignar personal diferente y no solo controlar empleados. Te ayudará a asegurarte de que los empleados sean conscientes de las horas que trabajan y que las utilicen plenamente.
9. Mejor gestión de proyectos y recursos
Los gerentes de proyecto necesitan información y mucha. Sí, necesitan herramientas de gestión de proyectos y plantillas que ayuden a facilitar los flujos de trabajo, pero la información es la que les permite, por ejemplo, calcular presupuestos, delegar recursos, anticipar necesidades y principalmente, crear mejores planes para toda tu agencia.
10. Integración con distintos sistemas
Seguramente, los programas de gestión de proyectos son una parte importante de tu organización y tareas diarias. También usas muchos sistemas adicionales: almacenamiento de archivos, plataformas de CRM, CMS, etc.
Las herramientas de carga de horas se pueden integrar fácilmente con los eslabones de tu organización. a su vez, tendrás una mejor visión de tus procesos y estructuras internas y comprenderás cómo funciona tu organización.
11. Mejores planes comerciales
Las agencias de marketing, al igual que todas las organizaciones, no pueden funcionar sin la elaboración cuidadosa de un plan comercial. Asimismo, tal como sabe cualquier líder comercial, este plan comienza con amplia búsqueda e información.
Tu plan comercial tendrá como base información precisa y cuando realices el seguimiento de tiempo, tendrás mucho tiempo. esto brindará información para numerosos aspectos de tu plan como ser las líneas de tiempo y los cálculos de márgenes de ganancia.
12. Permitir que los trabajadores freelance realicen seguimiento de tiempo
Los trabajadores freelance son una parte vital de muchas agencias creativas. ¿Cómo das un vistazo efectivo del trabajo que están realizando estos miembros de tu equipo? Es posible que algunos utilicen tarifas por hora, pero salvo que sepas cuánto tiempo ellos emplearán en el proyecto, no puedes anticipar los costos con precisión. Las herramientas de seguimiento de tiempo son una solución obvia para este problema.
¿Cómo utilizar las herramientas de seguimiento de tiempo?
Comenzar con los software de seguimiento de tiempo es fácil, y estás obligado a darte cuenta de los beneficios casi inmediatamente.
En COR, nos especializamos en las herramientas de gestión de proyectos para las agencias creativas de todos los tamaños, y podemos ayudarte a incorporar el seguimiento de tiempo, la gestión de proyectos y las soluciones adicionales para mejorar tus flujos de trabajo y ganar información invaluable para mejorar su organización.
