Las agencias de publicidad tienen que lidiar con muchas piezas móviles. Es por eso que la gestión de proyectos es tan importante para mantener a cada uno de los jugadores encaminados y concretar el éxito del proyecto.
La publicidad ha experimentado un crecimiento muy grande durante el año, con ingresos que alcanzan nuevos límites, en especial en los EE.UU. Al mismo tiempo, los equipos creativos poseen mayores responsabilidad, que sin un modelo gestión de proyectos solido bien posicionado, que en la mejor de las circunstancias puede ser problemático y caótica, en el peor de los casos.
Project.co’s, un informe de Project Management Statistics 2021, que evalúa el modo en el que los equipos creativos gestionan sus iniciativas de modo efectivo, muestra algunas tendencias interesantes a lo largo de la industria. Algunos de los hallazgos son:
- El noventa y dos por ciento de los encuestados dijeron que creen que la colaboración con los colegas tiene que mejorar.
- El noventa y cinco cree que tener listados de tarea es beneficioso para su salud mental, mientras que el 96% afirma que los hace más productivos.
- El noventa y cuatro cree que comprender qué hacen los miembros de su equipo hace que su empresa se vuelva más eficiente.
Queda claro que la gestión de proyectos es un conductor principal hacia el éxito dentro de una agencia de publicidad.
¿Cómo funciona el modelo de trabajo de la agencia de publicidad?
La funcionalidad de una agencia creativa depende de una mentalidad y un proceso establecidos para garantizar el progreso y el éxito del proyecto.
Descubrimiento y establecimiento de metas
En la industria del software esta etapa es conocida como de reunión de requisitos. Sin embargo, no importa de qué modo tú o tu industria te refieres a ella, es un primer paso fundamental para sentar las bases de cualquier iniciativa.
La agencia se reunirá con los clientes y otros interesados para dejar en claro cualquier meta y objetivos para el proyecto. Asimismo, evaluarás la infraestructura que posees en el lugar para apoyar el proyecto.
El descubrimiento comprende identificar los problemas que existen y las oportunidades. también comprende el manejo de las expectativas del cliente e interesados guiándolos hacia el establecimiento de las metas que son realistas y manejables, pero aún ambiciosas.
El establecimiento de las claves de desempeño es también una parte critica de esta etapa. Los claves de desempeño son el modo en el que medirás y evaluarás el éxito del proyecto.
Planificación y presupuesto
Una vez que hayas fijado tus metas e Indicadores Clave de Desempeño es hora de comenzar la etapa de planificación. Esta etapa comprende la creación de un presupuesto para tu proyecto, teniendo en cuenta los recursos que necesitarás para completarlos con éxito. También necesitarás fijar las fechas de entrega y crear hitos.
Asimismo, considera la rentabilidad del proyecto. Esto comprenderá un análisis de resultados a través de la comparación de los gastos contra las ganancias.
Distribución de tareas
El gerente de proyectos también se encarga de la asignación de tareas. Usualmente son quienes crean un equipo que llevará a cabo el proyecto. Evaluarán qué necesita el proyecto y distribuirá los componentes consecuentemente, teniendo en cuenta los talentos y habilidades necesarios para completar la tarea.
Desarrollo, diseño y creación de contenido
Es el cuerpo de la gestión de proyectos: cuando en realidad desarrollas la mayor cantidad de trabajo. Aun así, es importante recordar que mientras esta es una etapa absolutamente crítica, no es la única.
Aquí, los especialistas responsables de sus nichos específicos desarrollarán, diseñarán y por último, crearán el producto o el servicio: ya sea que se trate de una campaña de publicidad, el sitio web nuevo de una marca o un comercial.
Esto no es algo que se pueda hacer de una vez. Se trata de un proceso de varios pasos, en el que los profesionales implicados trabajan juntos, a la vez que gobiernan su propia esfera, y siguen recogiendo los comentarios del project manager, los interesados y los clientes.
Monitoreo del proyecto
Una campaña publicitaria, un proyecto de medios sociales o una iniciativa de cualquier tipo requieren gestión y supervisión estrechas. El monitoreo es necesario desde el comienzo hasta el final. Lo mejor es que esto se lleve a cabo internamente, de modo que, cuando sea necesario, el equipo de gestión de proyecto pueda actuar como enlace, comunicando a las partes interesadas las actualizaciones según se necesite.
Lanzamiento del proyecto
El lanzamiento de tu proyecto es probablemente la parte más excitante del proceso total de publicidad y marketing. Esto sucede solamente una vez que los clientes se encuentren satisfechos con los resultados y listos para compartir su trabajo con el público y los consumidores finales.
Evaluación y valoración
El lanzamiento del proyecto no es el fin del ciclo de vida del proyecto en la industria del marketing y publicidad. Una vez que haya desplegado su campaña de marketing, necesitas evaluar y reevaluar cómo ha ido todo. Evalúa las métricas principales a partir de tus iniciativas. ¿Qué fue bien? ¿Qué necesita mejorarse para la próxima vez?
Afortunadamente, muchas plataformas de campañas de marketing y publicidad, así como el software de gestión de proyectos, ofrecen resultados en tiempo real, lo que te permite ver los resultados de tu desempeño, que le proporcionarán información a tu trabajo para la próxima vez, y todas las que sigan.
¿Cuándo deberías implementar la gestión de proyectos en las agencias?
Como podrás imaginarte, cualquier proyecto nuevo con fechas de entrega ajustadas y fechas de vencimiento críticas demanda una gestión de proyectos cuidadosa y supervisión. Sin embargo, no es necesario para este tipo de iniciativas.
Una agencia de marketing demanda gestión de proyectos para un rango enorme de iniciativas. Tanto si tienes que lidiar con los plazos de un proyecto que debe llevarse a cabo de forma rápida y eficaz como si tienes numerosas campañas a tu cargo, con muchos equipos implicados, se trata de una inversión importante. Todos los proyectos necesitan atención en el detalle, con el ojo puesto sobre los productos.
Si te estas preguntando si necesitas gestión de proyectos, la respuesta es que probablemente sea así.
Beneficios de la gestión de proyectos en las agencias de publicidad
1. Mas control y visibilidad de los proyectos
La visibilidad del proyecto es crucial. Para que comprendas dónde se encuentra situada tu iniciativa en un momento determinado, debes ejercitar un control completo a un nivel alto. Esto mejora tus procesos generales, y permite que lideres con mayor efectividad.
2. Más orden, procesos más eficientes
Cuando dispongas de un sistema que defina tus procesos y procedimientos, cumplirás tus tareas y responsabilidades como agencia de forma mucho más eficaz. Esto simplificará en gran medida tu esquema de organización y te permitirá mejorar la productividad.
3. Mejor comunicación
La comunicación es la base de una gestión de proyectos exitosa. Cualquier proyecto creativo exige el aporte y habilidades de varios miembros del equipo, desde diseñadores web hasta especialistas en SEO o redactores publicitarios.
Afortunadamente, existen muchas herramientas excelentes para facilitar una comunicación más sólida, incluso más allá del software de gestión de proyectos, desde herramientas de videoconferencia hasta plataformas de chat.
4. Colaboración mejorada
La gestión de proyectos también significa mejor trabajo en equipo. El marco comprende roles definidos con mayor cuidado, con cada miembro del equipo, mediante el conocimiento de sus responsabilidades y de cómo trabajarán entre sí para alcanzar sus metas. Sabrán dónde dirigir sus preguntas, donde buscar ayuda, entre otras cosas. Esto significa mejores resultados generales.
5. Accesibilidad
Cuando nuestros planes y recursos se encuentran diseminados entre los departamentos y equipos, puede resultar difícil realizar un seguimiento de todo. Poseer una infraestructura de gestión de proyectos sólida posicionada permite lograr que tus herramientas y materiales sean accesibles para todos los que los necesiten, todo en un mismo sitio. Esto hace que tus procesos se vuelvan más eficientes, lo que te ahorra tiempo y mejora la productividad.
Cómo documentar tus procesos en tu agencia
Cualquier líder organizacional conoce la importancia de documentar tus procesos cuidadosamente. Una agencia creativa depende de mejora continua, por lo cual, la documentación es particularmente fundamental.
En el pasado, es posible que hayas dependido de planillas y listas de control para documentar tu flujo de trabajo. Sin embargo, el software de gestión de proyectos le ayudará a facilitar mejores procedimientos y, a su vez, un ciclo de vida del proyecto superior.
Los sistemas de gestión de proyectos pueden ayudarte con el seguimiento de numerosos procesos, los que, a su vez, te permitirán registrar e informar mejor tus procedimientos. Algunos ejemplos son:
- El proceso de incorporación del cliente y el empleado
- Contratación de iniciativas
- Presupuesto
- Facturación
- Precio
¿Qué hace un project manager en una agencia de marketing?
Un project manager juega un rol fundamental en una agencia de publicidad y marketing. Ya sea que sean freelance o full-time, deben estar bien entregados en el flujo y procesos de tu empresa.
Si bien sus roles específicos variarán de agencia a agencia, su mayor responsabilidad tiende a seguir la estructura que se detalla a continuación.
Planificación
Cualquier campaña de marketing requiere planificación minuciosa. Durante esta etapa, el project manager trabaja de cerca con los miembros del equipo y las partes interesadas para diseñar los numerosos aspectos del ciclo de vida del proyecto. Crearán listas de tareas y les asignarán responsabilidades. Seleccionarán las herramientas de gestión de proyectos necesarias para completar el trabajo. Además, determinarán cómo concretar sus objetivos para la iniciativa.
A la larga, significa una mayor probabilidad de producir un mejor retorno de la inversión (ROI)
Presupuesto
El gestor del proyecto también es responsable de crear un presupuesto a través de la contabilización de las necesidades del proyecto y los recursos y personal necesarios. Es fundamental determinar cuánto dinero necesitan para completar su proyecto exitosamente para cumplir con las expectativas del cliente.
Cronograma
La organización es una habilidad necesaria para cualquier project manager calificado. Además, el hecho de asegurarse de que el proyecto se encuentra bien organizado desde el inicio comprende la programación. El project manager debería fijar una forma de seguimiento del tiempo y determinar en qué momento necesitan completarse varias tareas a través de la creación de hitos y puntos de referencia para evaluar los avances durante el camino.
Comunicación
Los project managers deben ser maestros comunicadores. Colaboran con los clientes, partes interesadas, gerentes contables y miembros del equipo, anticipándose y lidiando con las preocupaciones así como también compartiendo las noticias y actualizaciones. La comunicación escrita y verbal, ya sea que estés mandándole mensajes a un líder o llamando a un nuevo cliente, es fundamental. Además, no te olvides que es importante escuchar. Debes poder escuchar a todos con los que trabajas, lo que conducirá a mejores resoluciones de conflicto y resultados más fuertes.
Gestión de recursos
Algunas agencias creativas cuentan con gestores de recursos y profesionales dedicados que se encargan de delegar materiales y personas para proyectos específicos. Sin embargo, en otras organizaciones, estas tareas y funciones caen en manos del project manager.
Es importante saber qué necesitas para completar el proyecto, incluidas las plataformas, herramientas, y, por supuesto, la propia gente. Esto es lo que implica la gestión de recursos, y por qué es tan crítica.
Documentación
La documentación de tus esfuerzos es fundamental para solidificar y perfeccionar tus procesos y esfuerzos. Algunos de los procesos que deberías documentar son:
- Tu estrategia de gestión de tareas
- Tu presupuestación y contabilidad
- Costos y gastos
- Ganancias y pérdidas
- Conversiones, es decir, clientes potenciales se vuelven clientes
- Interacciones con el consumidor
Asegúrate de mantener registros pormenorizados de cada proceso, cada reunión con los clientes e interesados, cada plan y cualquier otra cosa que sea pertinente a la agencia y sus proyectos.
Evaluación
El proyecto no termina después de tu lanzamiento. Debes continuar para evaluar la eficacia de tus esfuerzos a través del seguimiento de las métricas clave y la determinación de cuán exitosa fue tu campaña de marketing, utilizando tus Indicadores Clave de Desempeño como herramienta para medirlos.
3 estilos diferentes de gestión de proyecto
Es posible que hayas escuchado diferentes alcances y metodologías para la gestión de proyectos. Algunos de los comunes son Agile, Kanban, Lean, PRINCE2, Srum, Six Sigma, Strategic y Waterfall. La mayoría de ellos se basan en el desarrollo de software, pero también se aplican con frecuencia a un entorno de publicidad y marketing.
Cada estilo de gestión de proyecto posee sus méritos y detractores. El enfoque que eliges depende de tus metas, de la naturaleza del proyecto específico, del tamaño de tu equipo, y de otros factores.
Es mejor seguir tu mismo enfoque para todos o la mayoría de tus proyectos. Esto les permitirá a los miembros de tu equipo acostumbrarse al proceso y trabajar juntos de modo más productivo y eficiente, y a entender mejor las expectativas.
Existen muchos estilos de gestión de proyectos para elegir. A continuación se detallan tres de los más populares en publicidad.
1. Agile
Agile se convirtió rápidamente en una de las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas que traspasó las fronteras del desarrollo del software, donde se creó en primer lugar. También es ideal para el marketing y la publicidad.
Agile está basado en la idea de mejora continua. También depende de una fuerte colaboración y de la recopilación de información. Eso significa menos problemas y errores en el futuro.
2. Cascada
La cascada es un enfoque más antiguo hacia la gestión de proyectos. A diferencia de Agile, los proyectos se encuentran divididos en etapas, que se completan en una secuencia. Es ideal para los proyectos de marketing que poseen etapas definitivas, en las que no se puede abordar ningún proceso hasta que no se haya terminado el anterior.
3. Híbrido
La forma híbrida no es una metodología en sí misma sino que combina dos enfoques o más para crear un proceso completamente nuevo para la gestión de proyectos. Es posible que los equipos creativos no encuentren ningún estilo de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades particulares, para que puedan incorporar aspectos de múltiples estilos y desarrollar un enfoque que funcione para ellos.
Un posible inconveniente de utilizar un enfoque híbrido es que puede resultar confuso para tu equipo, especialmente si están acostumbrados a seguir otro estilo. Asegúrate de definir con cuidado los parámetros de tu enfoque y diseñar sus distintas facetas y complejidades para que todos se encuentren en la misma sintonía.
Automatización de tus procesos
Los equipos de marketing tienen mucho que hacer. Por suerte, cuando traen la automatización a sus procesos, pueden volverse más eficientes y productivos. Muchas herramientas de gestión de proyectos te ayudarán a automatizar proyectos importantes, lo que permitirá agilizar tus operaciones más tediosas. Muchas plataformas poseen integraciones asociadas por lo que puedes automatizar las herramientas que necesitas y asegurar que las tecnologías que utilizas funcionen de modo más eficiente.
Incluso las planillas, aunque no sean de automatización precisamente, pueden ahorrarte tiempo, energía y costos.
¿Cómo puede COR ayudarte a automatizar tus proyectos?
La gestión de proyectos de la agencia es un proceso delicado que puede consumir bastante tiempo. COR puede quitarte muchas de esas tediosas tareas de encima. Si cuentas con un software de gestión de proyectos que agilice tus procesos, también podrás reducir los costos y el tiempo dedicado a tus campañas.
Nuestras herramientas cuentan con funciones como tableros y perspectivas de inteligencia empresarial, que te permiten hacer un seguimiento de tus analíticos y evaluar también tus proyectos. Desde la gestión de recursos hasta el seguimiento del tiempo, tendrás uno de los procesos de gestión e información más importantes en un solo lugar, por lo que tu trabajo será mucho más gestionable.
