Evitar la reelaboración de forma eficiente en tu agencia
Según la encuesta encuesta de Benchmark de la organización industrial de corte de metal en la que se reunieron más de cien operaciones industriales de corte de metales, logramos saber que los encuestados admitieron que los productos acabados no pasan la primera inspección en el 20% de los casos y requieren una reelaboración.
No es razonable asumir que existen porcentajes de reelaboración similares en otras operaciones de fabricación e incluso, en otras disciplinas. Corregir las partes defectuosas implica pérdida de tiempo, aumentar los desperdicios y costos que no fueron planificados. Descubrir formas de reducir las repeticiones en la fabricación supone un ahorro de costos, un uso más productivo del tiempo y, en general, productos de mayor calidad.
Cuando un trabajador creativo o tecnológico necesita regresar a hacer un trabajo o una tarea otra vez porque no se terminó totalmente o del modo correcto la primera vez, le cuesta a la empresa tiempo y dinero: prevenir errores y encontrar formas de reducir las reelaboraciones hará que los proyectos avancen hacia adelante dentro del plazo fijado y te permitirá hacer más cosas.
La reelaboración es una de esas situaciones que ocasiona descontento en los empleados de una organización, y este tipo de situación puede ser estresante, frustrante y perjudicial para las ganancias de las empresas.
Después de todo, el tiempo es dinero, y cuando un equipo necesita realizar la misma acción dos veces, consecuentemente baja la productividad. La pregunta que necesita responderse sería: ¿se puede evitar?
No entres en pánico, tú puedes. Pero lo primero es lo primero.
¿Qué son las reelaboraciones?
A primera vista y según el diccionario comercial , la reelaboración se define como:
Corrección de artículos defectuosos, fallidos o no conformes durante o después de la inspección. La reelaboración incluye todos los esfuerzos que se enumeran aquí, como el desmontaje, la reparación, la sustitución, el remontaje, etc.
Existen muchos motivos por los que un producto podría ser defectuoso o requerir reelaboración:
- Error humano o mal funcionamiento de las maquinarias.
- Cambio de diseño no comunicado.
- Cambio de diseño no implementado adecuadamente
- Producto dañado en tránsito.
- Producto dañado durante el uso.
Cuando se requiere reelaboración, el fabricante/proveedor recibe un documento con detalle de las instrucciones para completar la tarea. Esto incluirá clasificación, reelaboración, lavado y reenvasado. El documento hará una lista de las herramientas necesarias para la reelaboración y el proceso con fotos que muestran qué buscar en las partes afectadas.
Principales pérdidas de la reelaboración
La reelaboración puede ser severa para tu agencia o empresa. Esté atento para que no le ocurran algunos de los siguientes problemas.
Estrés laboral
La experiencia del cliente puede ser muchas veces frustrante cuando los resultados no cumplen con sus estándares. El gerente debe solicitar que se haga nuevamente el trabajo, y, en consecuencia, el equipo se encuentra bajo presión porque necesita hacer el seguimiento y terminar esta actividad además del resto de las actividades diarias que se originan simultáneamente.
Por ende, con los plazos que se aproximan, los equipos deben ser reubicados, y los empleados trabajarán seguramente tiempo extra, y el gerente tiene que empujar un poco más. En definitiva, esto acaba generando un estrés no deseado en la oficina.
La tensión en su equipo y las relaciones con los clientes
La reelaboración puede crear disconformidad en quienes están realizando la actividad y en los que la están pidiendo.
El equipo a cargo de estos cambios se tensiona y frustra al tener que hacer el mismo trabajo una y otra vez.
Un diseñador, por ejemplo, necesita tiempo y mucha creatividad para diseñar una identidad visual de una marca.
Imagina la tensión de este profesional al tener que pensar estas ideas por quinta vez. Es casi de esperar que el esfuerzo no sea el mismo que al principio.
Al mismo tiempo, las expectativas del cliente continuarán siendo altas y cuestionarán la capacidad del equipo creativo, no es agradable para nadie tener que pedir una entrega por quinta vez y tener clientes disconformes no es una buena noticia.
Costos adicionales
Podría existir un momento en que la reelaboración deje de ser viable.
Cuando se calcula un presupuesto, el departamento comercial calcula y mide cuánto gasta la empresa para brindar un servicio determinado en un momento específico.
Se calculará cuántas horas necesitará el equipo para completar el proyecto junto con los gastos fijos incluidos, como la electricidad, internet y comidas, entre otros.
Con lo cual, cuando este tiempo comienza a exceder el tiempo determinado en un principio, el valor pagado por el servicio termina siendo proporcionalmente menor, y tu equipo comienza a sufrir pérdidas.
Por si fuera poco, siempre queda la duda de quién es el culpable de las reelaboraciones.
Estas cuestiones le causan inseguridad y ansiedad al equipo y al cliente.
Cuando el problema se encuentra sobre la mesa es mejor buscar la mejor solución posible en lugar de a quién culpar.
¿Es común que tu agencia tenga reelaboraciones?
Por desgracia, las reelaboraciones son un mal que no puede evitarse.
Es prácticamente imposible quitar la reelaboración de la cultura empresarial, ya que el trabajo realizado no siempre va a coincidir con lo que el cliente quería, eso es un hecho.
La reelaboración señala los problemas sistémicos, dado que surge de los sistemas o procesos que utilizas a diario. Sin embargo, eso no es solo tu problema. Gran parte de lo que fluye en sus sistemas procede de otros participantes del proyecto, de todos los que intervienen en el proceso de brindarle una pieza creativa a un cliente, tanto diseñadores como directores de proyecto. Para dominar realmente el retrabajo hay que empezar desde cero.
La intención debería ser convertir los pequeños pedidos en pequeños cambios, y hay algunas acciones sencillas que se pueden poner en marcha para ello. ¡Veámoslas!
1. Enfócate en la planificación de las acciones
Para evitar la reelaboración, el primer paso es crear una planificación eficiente.
Es importante obtener tanta información como se pueda sobre el trabajo a realizar y planificar el proceso por adelantado, por lo tanto, se evitan sorpresas durante la etapa de producción.
Muchos gerentes comenten el error de intentar acelerar la etapa de planificación y quedan atascados en la ejecución debido a la falta de ideas para lograr lo que se ha pedido.
La creación de la planificación aclara cuáles son las necesidades del cliente y cómo el gerente puede ofrecer un servicio para satisfacerlas.
Con lo cual, la información debe ser documentada, las reuniones deberían celebrarse de modo regular y debería haber etapas bien definidas y acciones delegadas para cada empleado.
2. Automatizar algunas acciones
La reelaboración también puede suceder cuando hay desorganización en la distribución y delegación de tareas. Es por ello importante utilizar plataformas y sistemas que automaticen y estandaricen algunas acciones.
De este modo, todo el equipo puede buscar información en un mismo lugar y centralizar el avance de los procesos.
Esta automatización de procesos es particularmente necesaria para las empresas en las que un gran número de empleados realizan las mismas tareas.
Además, los sistemas son particularmente necesarios para brindar informes y análisis de datos que eviten que los empleados cometan errores en los cálculos o ingresen información incorrecta.
Otra ventaja es que la tecnología reduce los costos al redireccionar los recursos humanos para realizar las actividades más importantes.
3. Mantén el flujo de la comunicación
La verdad es que se podrían evitar muchos reprocesos centrándose en una parte muy importante de cada trabajo: la comunicación.
Cuando se trata de recibir información sobre un proyecto por parte de un cliente o de querer resolver problemas o realizar el trabajo con rapidez, la gente suele descuidar la comunicación eficaz.
Es posible que esta sea una de las causas más grandes de reelaboración, la falta de comunicación clara y abierta posee el poder de socavar todo el proceso.
Por ello, es importante valorar las preguntas, por sencillas que parezcan, para describir al máximo la planificación y las tareas. Sin embargo, el equipo debe permanecer en sintonía y compartir la información sobre el proyecto.
Además, el canal de comunicación del cliente necesita ser directo y eficiente. Es necesario que esté disponible para hacerle preguntas al personal responsable de responder y brindar recomendaciones más rápidas cuando sea necesario. Las relaciones con los clientes pueden crecer cuando tu creas confianza y nunca sabes cuando un trabajo bien realizado es una puerta abierta hacia nuevos clientes. Las recomendaciones de boca en boca, en especial en los ambientes creativos, te aseguran nuevos clientes, por lo tanto, no lo des por sentado.
4. Realiza capacitación continua
A menudo, la reelaboración surge de una forma incorrecta u obsoleta de realizar algo. Con los avances tecnológicos, la forma de trabajar en muchas industrias ha cambiado para mejor de modo drástico.
Para evitar este desfase, lo mejor es llevar a cabo capacitaciones periódicas para ti y los miembros de tu equipo.
La capacitación puede motivar a los equipos y abrir las mentes de los empleados hacia nuevas formas de obtener aún mejores resultados mientras se pasa menos tiempo.
Estos alineamientos también ayudan a las partes involucradas a comprender cada parte del proceso y ahora pueden actuar colaborativamente antes que de forma individual.
5. Establecer fases en el proceso
Después de planificar, necesitas establecer fases en el proceso. Desde las empresas más grandes a las más pequeñas, al organizarse de este modo, el gerente puede identificar los procesos que requieren más tiempo y más personas y qué procesos pueden ser eliminados o reorganizados.
Además, aquí es donde se pueden delegar acciones en personas con un plazo de entrega claro y evitar futuras excusas.
Debe existir un acuerdo formal, descripto en el contrato con el cliente, acerca de las reglas para cambiar las métricas, así como los límites de tiempo para los pedidos y las fechas de entrega.
Por ejemplo, establece que, luego de la entrega final, el cliente tiene tres días para presentar todos los cambios necesarios, después de esa fecha, existirá un cargo por eso.
Evitar posteriores quejas del cliente al brindar un cronograma claro, y dar fechas precisas también asegura flujos de trabajo en los flujos de las fases previas en la dirección que quieres, que, a la larga es la satisfacción de tu cliente.
Cómo evitar las reelaboraciones en tu agencia
1. Crear un proceso de calidad
La prevención de reelaboraciones y errores es más efectiva que invertir tiempo y recursos en la solución de problemas después de que suceden. Tu agencia necesita tener un proceso de calidad establecido para documentar los estándares y brindar directrices para el trabajo.
Documentar los pasos que deberían ser tomados en cada etapa de un proyecto o tarea y qué se necesita que suceda antes de avanzar. Este proceso podrá incluir el control de un gerente, la entrega de documentación o una simple evaluación. De este modo, la calidad y la integridad pueden evaluarse antes de pasar a la siguiente pieza, y cualquier problema puede solucionarse antes.
Considere tener instrucciones escritas o directrices para las tareas que se completan con menor frecuencia, de modo estacional o una vez al año, para asegurarse que se hacen bien.
2. Utilice una lista de control
Tener una lista de comprobación detallada de lo que hay que hacer garantiza que no se olvide ni se pase por alto ningún paso, lo que reducirá las reelaboraciones. Esto puede estar basado en tu proceso de calidad integral. Asegúrate de que los creativos completen e informen que se realizó su trabajo para que exista un registro al que se pueda acceder más adelante y sea utilizado para actualizar las líneas de tiempo de los proyectos. Las planillas móviles son una forma sencilla para que los técnicos entreguen sus listas de control mientras se encuentran afuera en el campo o en un sitio de trabajo.
Asimismo, completar una lista de control y dejar notas puede ayudar a otra persona a retomar más fácilmente dónde se dejó una tarea si es necesario terminar un trabajo más tarde.
3. Priorizar las asignaciones de tareas
Es importante aprovechar los puntos fuertes de los miembros de tu equipo y priorizar qué tareas se asignan a cada persona. Reduce la posibilidad de que se produzca un error evitable encomendando las tareas más complicadas a personas más experimentadas o haciendo que los creativos menos experimentados trabajen juntos. Algunos trabajos requieren habilidades más especializadas o capacitación, por lo tanto, asigna esas tarea a aquellos diseñadores que podrán abordarlos con más eficiencia. También hay que saber cuándo es el momento de llamar a un experto.
Los trabajos que necesitan ser completados también deberían recibir un nivel de prioridad claro para que los puntos fundamentales sean abordados primero. Esto asegurará que el trabajo en un proyecto continue avanzando hacia adelante o que los pedidos se completen a tiempo.
4. Planifica tu trabajo
Como dice el refrán, «la falta de planificación es la planificación del fracaso». El trabajo que necesita completarse debería planificarse a diario o semanalmente (con la mayor frecuencia posible). De este modo, puede agrupar tareas similares o trabajos que deben completarse al mismo tiempo para que el tiempo se utilice de forma más eficiente. Esto también debería ayudar a reducir las idas y vueltas entre cosas no relacionadas, que suelen ser menos productivas.
Tener una línea de tiempo y un plan de trabajo que se actualice frecuentemente te permite mantener a los clientes y supervisores informados sobre el avance y realizar ajustes cuando sea necesario.
5. Brindar capacitación
Los empleados que reciben una formación exhaustiva sobre los procesos y disponen de estándares para rendir cuentas sobre cómo se completa un trabajo tienen más probabilidades de hacer las cosas bien la primera vez. Las sesiones de formación deben celebrarse regularmente para reforzar los estándares o repasar cualquier cambio.
Cómo manejar las reelaboraciones con tus clientes
Para garantizar la fidelidad de tus clientes, debes ofrecer un gran servicio de atención al cliente . Mantente atento y ten en cuenta lo siguiente:
Maneja las expectativas
Asegúrate que entiendes las expectativas del cliente, y nunca asumas que sabes más de lo que ellos quieren. : Manejar las expectativas y tener una comunicación abierta con la gente que está usando o pagando por el trabajo que se tiene que realizar es un deber.
¡Realiza prototipos con frecuencia!
Crea prototipos y muéstralos para obtener comentarios valiosos de los clientes . La realización de prototipos a menudo es una forma de asegurarte de que te encuentras en la página correcta. Un prototipo no es un producto terminado. El propósito de un prototipo es obtener la opinión del cliente y dejar que ellos lo recorten.
Si pasas mucho tiempo y dedicas mucho esfuerzo en el desarrollo de un prototipo y comienzan a desintegrarlo, querrás llorar. Prepara una prueba de concepto y haz que ellos la pongan a prueba. Si te encuentras en la página equivocada, te lo harán saber tarde o temprano.
La colaboración es una joya de diamante
La utilización de una buena herramienta o técnica te ayudará a abrir las comunicaciones entre el cliente y el diseñador. Qué concepto es tener al diseñador y al cliente juntos en la misma habitación. Es probable que ambos se vean como gente bastante difícil y prefieran evitar la reunión. Sin embargo, si ambos contribuyen a pintar la foto de lo que quieren, no existirán estos idas y vueltas que surgen con tantos esfuerzos de desarrollo de productos, lo que ahorrará tiempo y dinero.
El cliente en realidad sabe lo que quiere
Muy a menudo, saben exactamente lo que quieren, pero no pueden expresarlo. Muchos clientes ven a los diseñadores y desarrolladores como personas creativas con mucha habilidad y conocimiento y no quieren pasar por encima de su creatividad. Piensan: «quien sabe, es posible que el diseñador aparezca con algo que sea mejor que cualquier otra cosa que yo haya soñado alguna vez».
Verificar los requisitos y las suposiciones
Asegúrate de que la comprensión de la tarea en cuestión sea igual a la que tienen otros clientes sobre ese mismo requerimiento. Además, el diseñador y el desarrollador de un producto pueden leer el mismo requisito e interpretarlo diferente. Por lo tanto, verifique y valide con el cliente, así como con el equipo técnico que lo diseñará o desarrollará.
Conclusión
En síntesis, la reelaboración se puede evitar si nos tomamos el tiempo de diseñar una ruta de gestión de equipo y organización eficiente para eliminarla.
La clave está en la planificación. Reúne toda la información que puedas sobre el proyecto y mantente en contacto con tu cliente. La retroalimentación a lo largo del proceso también es vital. Verás que las ocasiones para realizar reelaboraciones van a disminuir.
Para evitar la reelaboración hay que adquirir conocimientos sobre la gestión de la empresa y eso se consigue con la experiencia, así que esto es un excelente aviso, ¿no te parece?
