Cómo Mejorar los Procesos de tu Agencia

Los procesos son una parte central de los flujos de trabajo de las agencias creativas: son los que hacen que funcionen con fluidez y eficacia. ¿Cómo puedes hacer que los tuyos sean aun mejores?

Tener procesos en tu agencia creativa suena lo suficientemente simple. ¿No los empleas todos los días? Después de todo, a fin de cuentas, todo lo que se hace puede definirse como un proceso.

Eso no es falso. Sin embargo, existe una diferencia entre simplemente establecer procesos comerciales y crear procesos intencionales. El último, como podrás adivinar, sin lugar a duda hará que tus prácticas sean más eficientes y, a la larga, brindará mejores resultados.

Cómo desarrollar procesos de agencia

Analiza

En primer lugar, cualquier agencia de marketing debe hacer un balance de sus procesos, procedimientos, responsabilidades y tareas existentes. Esto les permitirá a los miembros del equipo y a las partes interesadas comprender mejor cómo funciona su organización. Es importante recopilar información y ganar conocimiento sobre qué y cómo lo haces. De ese modo, podrás evaluar qué funciona y qué necesita mejorar.

También deberías establecer herramientas y procedimientos para realizar un seguimiento del desempeño de tus procesos y estrategias, incluyendo Indicadores claves de desempeño (KPIs), métricas que serán utilizados para evaluar tus proyectos y campañas, entre otros.

Establecer los objetivos

Los objetivos son importantes para asegurar que tus procedimientos y objetivos tengan estructura. Además de establecer objetivos más amplios que tengan que ver con factores como los resultados y la satisfacción de las necesidades de los clientes, también debes crear puntos de referencia e hitos, que se utilizarán para evaluar el progreso que estás teniendo en el recorrido.

Las metas, de muchas maneras, trazan un camino hacia resultados exitosos. Muchas agencias y otras organizaciones emplean el método SMART para definir y ordenar sus metas:

Específico (Specific)
Medible (Measurable)
Alcanzable (Achievable)
Pertinente (Relevant)
Plazos determinados (Time-bound)

Este marco se aplica tanto para las agencias como para los clientes por igual. Es una herramienta útil para asegurarte que tus objetivos sean factibles y orientados al proceso.

Estandariza tus esfuerzos

Todos los procesos de marketing y agencia de publicidad, no importa de qué tipo sean, deben estar estandarizados. Eso, por supuesto, no significa que no pueden o no deberían ajustarse cuando sea necesario para adaptarse a la situación individual —no caben dudas de que deberían—, pero necesitarás establecer planillas y flujos de trabajo que puedan aplicarse a prácticamente cualquier situación con la que pueda llegar a toparse tu organización.

Esto aplica a todo: desde el software de gestión de proyectos que eliges, hasta los medios para realizar seguimientos de horas para los clientes y empleados. Debería haber una metodología clara que tus empleados pueden implementar y seguir. Al establecer un sistema claro, eliminarás gran parte de la confusión que puede ocasionarse dentro de una agencia creativa y en tus comunicaciones con clientes y partes interesadas.

Documenta todo

Las mejores prácticas en todos los campos, industrias y ocupaciones dictan que siempre debes documentar tus esfuerzos. Esto se aplica también a todos los procesos que se implementan.

¿En la etapa de planificación? Documenta tus metas y los pasos estratégicos que tomarás para alcanzarlos. Explora el contexto, los obstáculos hacia el éxito y los pasos que darás para mitigar los problemas que podrás encontrar en el camino. Define los parámetros, las complejidades de los procesos, y los Indicadores claves de desempeño y herramientas de medición. Describe las entradas y salidas.

Por supuesto que es importante documentar los procedimientos que sigues a lo largo del camino para alcanzar esas metas. Por último, no te olvides de tomar nota de los resultados.

Esto te ayudará a perfeccionar tus procesos para que puedas utilizarlos y volverlos a usar las veces que quieras, además de mejorarlos.

Automatizar

La automatización es una herramienta esencial para mejorar y balancear tus procesos. Las agencias de marketing pueden utilizar una variedad de sistemas y software de gestión de proyectos para hacer que sus procesos y procedimientos sean más eficientes. Muchas herramientas para automatizar pueden personalizarse, puedes modificarlas según cómo trabaja su agencia.

Además, las herramientas de automatización te proporcionarán muchos datos que podrás rastrear y utilizar para ver cómo han resultado tus distintos procesos y cómo se pueden perfeccionar y definir mejor los flujos de trabajo, según tus necesidades particulares.

Establecer responsabilidades

Cualquier agencia de impresión o digital necesita una plantilla estructurada, tanto si su equipo trabaja de forma presencial como a distancia. ¿Quién hace eso? ¿Cuáles son las distintas funciones y responsabilidades?

Algunas funciones van a variar según el proyecto en cuestión, mientras que otras duran mucho más. Es posible que las personas tengan títulos —director creativo, project manager, editor, gerente de marketing, entre otros—, pero las responsabilidades individuales podrán variar de una iniciativa a la otra.

Como parte de la definición de la estructura de tus flujos de trabajo, es importante definir las funciones de todo el equipo por adelantado, tan pronto como empieces a planificar y trazar un nuevo proyecto. Esto reducirá la confusión y hará que tu proyecto avance más fácilmente de lo que hubiera sido de otro modo.

Revisar los flujos de trabajo

Una vez que hayas establecido los procesos principales de tu organización, es importante revisarlos —y seguir revisando— los procedimientos que fijaste. Lo que una vez funcionó, no funcionará por siempre, después de todo, necesitarás asegurarte de que tus proyectos continúan siendo importantes y necesarios. Presta atención a cualquier esfuerzo duplicado o redundante, para que también maximices tu eficacia.

Centraliza la comunicación

¿Dónde sucede tu comunicación? Las posibilidades son que, tienes muchos canales, como Slack, email, videoconferencias, textos, y más. Sin embargo, es importante centralizar la comunicación para que cada miembro del equipo esté utilizando las mismas plataformas que sus colegas de modo consistente.

Eso no quiere decir que no tendrás múltiples canales: porque estás completando varias tareas y desempeñando una cantidad de proyectos. Es necesario que te comuniques de varias maneras. Sin embargo, es importante que te asegures de que todos conocen cuándo y cómo utilizar cada plataforma y que la comunicación sea consistente.

Delegar

Existen varias consecuencias cuando un líder intenta hacer todo solo: la micro gestión, la frustración, la sobre extensión, y el agotamiento, por nombrar algunas. Delegar es la forma de evitar estos resultados negativos.

Recuerda: Cada miembro del equipo debería conocer sus roles dentro de un proyecto y una organización más grande. Si bien el project manager es probablemente el que asigna tareas y fechas de entregas y que también asegura la cohesión entre la iniciativa y la agencia, en realidad, no deberían tratar de hacer todo. Al fin y al cabo, posees un equipo completo.

Prioriza

Puede parecer intuitivo que no todo es igual de importante, pero sucede con mucha frecuencia que las agencias creativas intentan hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. Esto provoca estrés en las personas y los recursos y hace que tu agencia sea menos productiva, no más. En lugar de sobrecargar a su equipo, céntrese en unas pocas iniciativas y proyectos básicos a la vez.

Además, es posible que intentes hacerlo todo de un modo más general. Quizás tu agencia esté intentando ser la mejor en todo. Un mejor enfoque es tener uno o dos nichos que hagas especialmente bien, sobre todo cuando estás en la fase de inicio o eres una agencia pequeña. De ese modo, puedes ser la mejor en una o dos cosas: una meta que es mucho más posible de alcanzar.

Los beneficios de tener procesos en tu agencia

1. Mejorarás la eficiencia

¿Alguno de tus procesos es poco productivo? Lo más probable es que la respuesta sea afirmativa, ya sea que estés pensando en tu proceso de incorporación, tu ciclo de entregas, o tu estrategia de gestión de proyectos.

Cuando creas y mejoras tus procesos, añades más estructura, defines los roles y te aseguras de que sean lo mejor que puedan ser. Tanto tu equipo como tu trabajarán con más eficiencia y rapidez, produciendo con velocidad y en cantidad.

2. Mejorarás la colaboración

La colaboración es fundamental para la base de tu éxito como agencia. Al estructurar y fortalecer tus procesos, te encuentras, en esencia, solidificando las conexiones entre los miembros de tu equipo. En lugar de crear una cultura de competencia, estás, por el contrario, incentivando a los individuos a trabajar juntos para crear resultados sólidos, comunicándose entre sí de modo productivo.

3. Aprovecharás las fortalezas de los miembros de tu equipo

Cuando todos entienden su papel y responsabilidades únicos en el panorama general y cómo contribuyen a la organización global, como líder, estás más equipado para capitalizar tus puntos fuertes. Desde el gerente de cuentas hasta el freelancer, cada una de las personas se encuentra nivelando sus habilidades y competencias para producir el mejor resultado y entregar un trabajo excepcional. Asimismo, la gente está haciendo lo que realmente quiere hacer, lo cual, a su vez, significa tener una agencia y un plantel más comprometidos.

4. Crearás una cultura de mejora continua

Este trabajo nunca termina realmente. Deberías esforzarte constantemente por mejorar tus proyectos y tu agencia en general. Permanecer estancado significa que estas fracasando en avanzar y crecer.

Al perfeccionar y revaluar tus procesos, estás creando y reforzando una cultura de mejora continua, reconociendo que nunca debes conformarte con lo «suficientemente bueno».

5. Producirás mejores servicios

Ya sea que te dediques al marketing de contenidos, a la creación de seminarios web y podcasts, a la elaboración de publicaciones en las redes sociales o a la consolidación de una estrategia de SEO, cuando tengas procesos bien establecidos y perfeccionados, inevitablemente producirás mejores servicios. Eso, a su vez, contentará y satisfará las necesidades de tus clientes, que son el fin principal de tu agencia.

De qué modo la implementación de procesos estructurados pueden hacer que tu agencia se vuelva más rentable

¿Estás liderando o jugando un rol principal en una agencia en crecimiento? Mientras consigues nuevos clientes, es importante que te asegures de contar con procesos estructurados que te permitan ampliar tus esfuerzos y, al mismo tiempo, mantener la visión y el control sobre el trabajo que realiza tu organización. Esto, por encima de todo, permitirá que tanto tu como los miembros de tu equipo cultiven y alimenten relaciones duraderas con los clientes y mantengan a tu agencia prosperando, principalmente, volviéndola más rentable en el corto y largo plazo.

Si quieres convertirte en una agencia más resiliente y autosuficiente comienza con procesos definidos con cuidado y bien ordenados. La infraestructura que diseñas hoy te permitirá prosperar y persistir en el futuro, manteniendo a cada miembro de tu equipo, dueño de agencia y otros interesados alienados, organizados e informados.

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