Según el tamaño de la agencia, un departamento financiero puede ser fundamental para un rendimiento creativo óptimo.
Para que las agencias de publicidad posean un rendimiento apropiado y buen flujo de trabajo, la integración interdepartamental es crucial, pero muchas veces no se toma en serio. A menudo, los trabajadores creativos son los que se llevan todo el mérito: los redactores, los directores de arte y todos los que dan una buena imagen a la agencia y atraen a nuevos clientes. Sin embargo, a estas alturas, sabemos que la responsable de brindar grandes ideas imaginativas es una buena organización.
En muchas agencias creativas, el área financiera y los creativos no interactúan. Las agencias poseen diferentes parámetros que miden el éxito, lo que resulta difícil cuando no existe diálogo entre la parte operativa y la financiera.
Por lo tanto, vemos por qué la alineación de estos dos mundos beneficiaría tu agencia. Además de brindar más conocimientos y control, puede otorgarle al departamento financiero un mejor rendimiento. Si se tienen en cuenta estas dos cuestiones, una agencia tiene más confianza y transparencia, lo que, a la larga, aporta éxito.
Gestión financiera en una agencia de publicidad
La gestión financiera en una agencia de publicidad implica administrar tus ingresos y tus gastos.
Muchos empresarios creativos dicen que las finanzas no son su fuerte; se dejan llevar por una persona creativa y para ellos la gestión financiera es aburrida o confusa. La administración financiera es una parte esencial de cualquier empresa, sea esta creativa o no. Por lo tanto, la comprensión de los asuntos financieros puede pagar dividendos rápidamente.
Existen tres formas de observar los problemas monetarios; cada uno brinda una visión distinta de una empresa y es útil a su modo.
En primer lugar, necesitamos comprender la relación entre ingreso y gasto durante un periodo de tiempo específico y si el ingreso excede el gasto o no, lo que genera una ganancia o pérdida. Este periodo puede ser retrospectivo, como en el caso de un conjunto de cuentas históricas, o una previsión de resultados previstos para un periodo futuro. Estas «cuentas de resultados» nos informan acerca de los resultados financieros durante un periodo de tiempo.
En segundo lugar, el flujo de efectivo nos dice exactamente cuándo entró y salió dinero de la cuenta bancaria de la empresa y es especialmente útil para prever escenarios probables: la previsión del flujo de efectivo. Aunque el beneficio sea una previsión para un periodo futuro, el flujo de efectivo puede ser un problema si, en determinados momentos, entra y sale más dinero del que entra. El flujo de efectivo tiene que ver con los ingresos y egresos de efectivo real y su administración es crucial. Los fracasos comerciales se deben, en mayor medida, a problemas de flujo de efectivo.
En tercer lugar, el Estado de Situación Patrimonial brinda un pantallazo de la situación financiera tanto de pequeñas empresas como de agencias grandes al mostrar el equilibrio entre sus activos y pasivos en un momento específico del tiempo, usualmente el último día del año fiscal.
Las pequeñas y grandes empresas tienen que preparar sus cuentas para la Hacienda del Reino Unido (HM Revenue and Customs) y todos los inversores y fundadores. Sin embargo, el propósito fundamental de la contabilidad es permitir que los dueños y gerentes comprendan su negocio de modo adecuado para que puedan administrarlo de modo eficiente. Además, para obtener una imagen financiera real, todos los costos deben ser calculados y comprendidos. Estos asuntos son particularmente importantes al preparar presupuestos precisos para proyectos y cobrarles los precios correctos a los clientes.
Vale la pena planificar las finanzas de forma estratégica. La previsión de los ingresos y gastos de tu agencia de marketing no sólo es una cuestión de buena gestión financiera, sino que también es esencial si quieres atraer la inversión de otras personas u otras agencias digitales. Cualquier inversor, ya sea del sector comercial o público, tendrá que estar convencido de que su dinero le reportará dividendos, ya sea en forma de recompensa económica o de beneficio público.
Existen muchas formas de planificar tu estrategia publicitaria para conseguir la financiación necesaria para tu empresa creativa, como las inversiones personales de las personas involucradas, la financiación mediante subvenciones y las inversiones de capital de terceros, como amigos o fans. Las inversiones de mayor envergadura provienen de inversores más comerciales, pero muchas agencias pequeñas han recurrido al «crowdfunding» o a la «financiación de los fans» para conseguir financiación y hacerse más grandes.
La financiación de capital comprende la venta de acciones en la agencia creativa y, por ende, repercute en la propiedad y el control de la empresa. La estrategia financiera resulta una estructura organizativa adecuada para elegir si se recauda dinero de esta manera.
Recaudar dinero y administrar las finanzas está conectado a otras cuestiones que incluyen la estructura, la necesidad de los clientes y las relaciones con los fundadores e inversores. Será necesario asesorarse con los servicios de cuentas y ejecutivos de cuentas sobre cuestiones financieras, así como acerca del asesoramiento jurídico. Al mismo tiempo, existen muchas oportunidades para utilizar servicios creativos para juntar dinero a través de formas nuestras e imaginativas.
¿Qué es un departamento financiero en una agencia de publicidad?
El departamento financiero realiza la administración de las cuentas de una agencia de publicidad y es responsable de la obtención y el manejo de fondos en nombre de la agencia. Este departamento controla el flujo de efectivo de la agencia, los ingresos y gastos, además de garantizar un funcionamiento eficaz de la empresa con mínimos contratiempos.
Además de las funciones tradicionales, como la gestión de sueldos, ingresos y gastos, el departamento financiero comprueba el presupuesto publicitario de las campañas publicitarias y otras inversiones clave, y otras responsabilidades más tradicionales que también incluyen el análisis económico para mejorar las estrategias empresariales clave.
¿Qué rol posee un departamento financiero en una agencia de publicidad?
Un buen flujo de trabajo en un distrito financiero puede tener un impacto tremendo sobre la agencia, más aún en agencias más pequeñas. Además de supervisar los ingresos y egresos de dinero, el departamento financiero posee otros roles como, por ejemplo:
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Brindar información para la administración
El equipo del departamento financiero le proporciona información crítica al departamento de marketing y a otros departamentos, como el creativo y el de medios de comunicación, para una administración eficaz de toda la agencia. El departamento aporta conocimientos e informes factibles que le informan al departamento de producción sobre su importante apreciación sobre la administración para satisfacer las necesidades de la agencia. Por ejemplo, cuando se lanza un nuevo servicio o producto al mercado, las funciones del departamento financiero incluyen el apoyo a su administración con buen asesoramiento financiero, la transmisión de un plan de financiación y el desarrollo de medidas de emergencia.
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Administración del patrimonio
El departamento de finanzas debe gestionar con eficiencia el patrimonio de la agencia, es decir, realizar la inversión y optimización de los activos de la agencia a través de una estrategia empresarial calculada para maximizar los beneficios y tener una gestión óptima de los proyectos. La agencia utiliza esta información para entender y recomendar sus proyectos específicos, como la planificación de las redes sociales y los destinatarios del servicio prestado, así como las estrategias de marketing digital y la medición de su tasa de éxito. El departamento debe realizar informes periódicos que muestren el conocimiento de las oportunidades de inversión empresarial.
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Administración del flujo de efectivo
El departamento identifica, evalúa y perfila las medidas de mitigación de riesgos para la agencia, tanto los directores de cuentas como los directores creativos deben tener una buena comunicación para tener un rendimiento óptimo. Las finanzas establecen programas de control de riesgo capaces de predecir el rendimiento futuro de las empresas para evitar exponer a la agencia a pérdidas. Por ejemplo, brindar un informe de previsión que muestre todas las posibilidades de una recesión o inflación que podrían afectar las actividades de la industria.
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Administración fiscal
Los funcionarios de finanzas se encargan de los informes de remesas de impuestos y sueldos de los empleados. Al resolver las cuestiones fiscales que preocupan, la unidad de finanzas crea un entorno propicio para que los organismos públicos cobren lo que se les adeudan y evitan quejas de los empleados.
¿Por qué la información financiera es crucial para las agencias creativas?
Para comenzar, las finanzas están siempre en la mira, los creativos y directores creativos deberían observar cómo sus expectativas y metas operativas impactan en la agencia. A menudo, se considera que los departamentos creativos son el todo y el fin de las operaciones.
Sin embargo, cuando consideramos el flujo de vida de la agencia, las finanzas se vuelven repentinamente más relevantes. Los resultados financieros son el resultado final de todas las funciones empresariales y los directores creativos deberían utilizarlos para medir el éxito.
La información referente al rendimiento financieros no se encuentra limitada a los resultados consolidados e individuales de cada departamento. Por el contrario, el éxito debe medirse como contribuciones directas a las funciones empresariales.
Las finanzas son el idioma de las empresas y el éxito se mide en relación con el costo y a los ingresos.
¿Cómo puede beneficiar el departamento financiero a una agencia?
Es posible que tu agencia posea el mejor equipo de creativos del mundo, pero tiene que estar organizada y en orden con respecto a las finanzas ya que, de otro modo, tus expectativas de éxito pueden opacarse. Con el fin de ayudar a ilustrar los beneficios multifacéticos de una administración financiera grandiosa, aquí pueden econtrar siete maneras de ayudar a tu equipo de la agencia de publicidad.
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Personaliza los requerimientos de los clientes
Si alguna vez tuviste que lidiar con las facturas, sabes que los clientes poseen necesidades individuales, y satisfacer esos pedidos es lo que ayuda a que los clientes vuelvan y no se vayan. Un buen departamento de finanzas personaliza las necesidades de facturación o deseos estilísticos, sin importar de qué se trate.
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Conciliar las facturas de los proveedores
La conciliación de facturas es el proceso de hacer coincidir los datos con las facturas. Realizar un seguimiento de todas las facturas y cuentas hace que tu agencia se mantenga organizada y que todos los que están en ella tengan una gran sonrisa. Un buen departamento de finanzas es capaz de conciliar facturas de los proveedores en los proyectos en los que ellos están involucrados o la de los trabajadores independientes con sus planillas de control de horas. Además, el departamento financiero ayuda a las agencias a minimizar las entradas y maximizar las salidas y a reducir el ingreso de datos innecesarios.
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Simplificar el informe de gastos
El seguimiento de los gastos internos a menudo se escapa de la mente del equipo del proyecto, pero, a veces, algunos empleados practican lo que el equipo financiero y el director del proyecto hacen, lo que los ayuda a ser profesionales más completos. El gran rendimiento financiero quita la presión a los empleados al reducir el estrés y simplificar el proceso. El Software Automático puede individualizar los informes por cada miembro del staff y asignar las tareas y proyectos a cada gasto.
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Buena Administración del flujo de efectivo
El flujo de efectivo es el alma de cualquier agencia. Sin efectivo, las ganacias no tienen sentido. Si la cantidad de efectivo que ingresa supera al que sale, entonces están en el camino hacia el éxito. Un buen departamento de finanzas equilibra el flujo de efectivo positivo y negativo, y es el positivo el que se necesita para generar ganancia.
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Seguimiento de Facturas Vencidas
Una de las mayores dificultades que tienen que afrontar las agencias es el asunto relacionado con los atrasos en los pagos. Sin sistemas de facturación automáticos y procedimientos, es casi imposible que los equipos de los proyectos puedan realizar un seguimientos de los clientes y socios que tienen facturas en mora. El tiempo es esencial en una agencia con mucho trabajo y las facturas atrasadas pueden limitar el flujo de efectivo y la productividad.
Una administración eficaz del departamento de finanzas garantiza el procesamiento y la contabilización de las facturas.
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Agilizar el proceso de facturación
Cuando tu empresa florece y tu equipo de creativos está ocupado en todo momento, tomarse tiempo para enviar facturas durante el día puede tornarse imposible. Del mismo modo, garantizar que todo el trabajo realizado se factura y que todos los pagos se reparten entre varias facturas puede parecer francamente imposible. Un buen departamento de finanzas agiliza y automatiza el proceso de facturación para reducir cualquier conflicto o dolor de cabeza que podría ocurrir.
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Simplificar la contabilidad de fin de año
Tanto si su agencia gestiona las cosas dentro de la empresa o si subcontrata el trabajo a través de un contador público, una buena administración financiera hace que la contabilidad de fin de año sea un juego de niños.
¿Cómo deberán trabajar los gerentes de finanzas con los creativos?
Los departamentos financieros analizan grandes resúmenes financieros en formato de hoja de cálculo, utilizando a menudo informes de pérdidas y ganancias, balances y resúmenes de flujo de efectivo. Nunca debería ignorarse la información financiera, pero a veces, a los creativos les parece otro idioma.
Teniendo esto en cuenta, desarrollar una metodología para compartir y distribuir información es crucial. La información financiera debería ser distribuida de un modo fácil e intuitivo con utilización de gráficos. Se pueden realizar verdaderas colaboraciones cuando ambos departamentos tienen intención de trabajar a partir de información de diferentes fuentes, incluida la información tanto del gerente de finanzas como el de producción. Esta información puede incluir la rentabilidad reciente de un proyecto, la productividad por hora de los empleados y el rendimiento del presupuesto.
Sobre el software financiero
La mejor opción financiera para los creativos de diferentes tipos de agencias de publicidad integra sistemas de administración financiera con software de gestión de proyectos. De este modo, las finanzas adquieren información contable avanzada, obtienen software que ha sido designado para fomentar la comunicación interdepartamental.
Un software robusto permite que el departamento financiero y el equipo creativo trabajen realmente como un equipo, desde agilizar el proceso de facturación de la agencia y el cliente hasta añadir detalles personalizados a las facturas..
Te ayuda a dejar de perder tiempo valioso para crear facturas, hacer seguimiento de pagos y tratar de calcular dónde tu empresa se encuentra posicionada. Este software hace que la facturación sea menos tediosa, cara y que el seguimiento del tiempo sea muy fácil y te resulte fácil saber qué rentable eres. Ya sea que te encuentres solo o manejando gente en un equipo, la vida será más simple si utilizas este software.
Estructura del departamento financiero
La mejor estructura para el departamento financiero es la que satisface y comprende todas las demandas, objetivos y desafíos que se encuentran dentro de la agencia.
Esto se aplica tanto a los procesos internos como a las relaciones exteriores. Después de todo, el sector posee otras responsabilidades de igual importancia.
También puede pensarse desde la planificación a medio plazo, anticipando el desarrollo de la organización y las nuevas y más amplias demandas.
Por ello, haremos un esquema de esta estructura en función del tamaño de la agencia, para poder prever un mejor detalle dentro de cada escenario.
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Agencias más pequeñas
En la métrica general de la mejor estructura para el departamento financiero, muchos señalan una relación entre el tamaño de la agencia y el de sus sectores.
Esto tiene su carga de veracidad debido a las necesidades diarias, las demandas y los asuntos pendientes sobre las finanzas que cada organización acomoda en sus tareas.
Con las agencias más pequeñas, lo que ocurre es que muchas de ellas invierten únicamente en la figura de un líder financiero. A veces, esta figura puede ser el dueño de la agencia, quien actúa en múltiples frentes para cumplir con las principales responsabilidades del departamento.
El resto, un servicio de externalización tiende a producirse especialmente para la contabilidad y el control.
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Agencias más pequeñas
Es habitual tener una estructura para el departamento financiero más grande. La contabilidad, la gestión de cuentas y la tesorería son los elementos más comunes que componen el sector.
Otras actividades tienden a ser internalizadas por profesionales que pueden asumir las tareas, como sucede con un profesional que es capaz de ocuparse de la dirección de la agencia
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Agencias más grandes
La absorción de las demandas internas y la inversión en especialistas para cada función, la mejor estructura para el departamento financiero de una gran agencia consiste en:
- tesorería
- Gestión de cuenta
- contabilidad
- Gestión de riesgo
- Administración fiscal
Cada uno de ellos tiene sus líderes correspondientes y subordinados, que cuidan las tareas comunes a ese departamento.
Conclusión
Al leer bien este artículo comprendemos lo importante que es el buen funcionamiento del departamento de finanzas que influye y hace prosperar al equipo creativo hacia el éxito. Según el tamaño de la agencia, el equipo financiero tendrá más o menos departamentos y empleados, pero lo más importante es brindarle al equipo creativo información crucial para conocer su flujo de trabajo y organizar sus tareas para satisfacer las expectativas del cliente.
