La gestión de proyectos es un proceso complejo que requiere de un gran liderazgo y de mucho cuidado.
Pero incluso los project managers más calificados se enfrentan a varios desafíos, ya que se encargan de supervisar el ciclo de vida de una iniciativa de principio a fin, y raramente reciben el crédito que se merecen por el éxito del proyecto, aunque se los suele culpar por las fallas de los mismos.
El informe Pulse of the Profession de 2021 del Project Management Institute descubrió que las organizaciones que son “emprendimientos gimnastas”, es decir, empresas que se pueden flexibilizar ante un panorama complicado, alcanzan un mejor éxito.
¿Cómo se puede lograr esto? Reconocer estos cinco desafíos típicos de la gestión de proyectos antes de que ocurran será fundamental para el éxito del flujo de trabajo y del emprendimiento en general.
Cinco desafíos de los project managers
Aunque estos no son los únicos desafíos a los que se enfrentarán los project managers o los líderes de tu organización, sí son algunos de los más comunes y críticos.
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No poder establecer objetivos y metas claras
Una encuesta realizada por PM Network encontró que casi un tercio de los project managers dijeron que la razón principal por la que sus proyectos fracasaban era la falta de una visión o de objetivos generales.
Todos los proyectos, sin importar el sector o la naturaleza del negocio, requieren de metas y objetivos claros. Si el project manager o los miembros del equipo no saben para qué trabajan, entonces el rendimiento inevitablemente se verá afectado, además del resultado final. La confusión se hará presente debido a la falta de dirección y tampoco podrás administrar y asignar recursos de forma adecuada. Esto sucede cuando no hay objetivos claros o cuando no se definieron bien.
Cómo resolver este problema:
Debes establecer metas y objetivos desde el inicio. Trabaja junto a las partes interesadas y a los miembros de los equipos para definir la misión y establecer metas intermedias para medir el progreso. Haz las preguntas adecuadas: ¿Qué quieren las partes interesadas y qué necesitan de los resultados? ¿Cómo esperan llegar ahí?
Muchos profesionales utilizan marcos SMART para facilitar la definición de metas y crear objetivos que se alineen con la visión y la misión general de la empresa. La sigla SMART significa:
- Específico (Specific)
- Medible (Measurable)
- Alcanzable (Achievable)
- Relevante (Relevant)
- Sujeto al tiempo (Time-bound)
Utiliza estas referencias para asegurarte de que estás estableciendo metas adecuadas para guiar el proyecto. Además, documenta los objetivos, los hitos y las metas intermedias para tenerlas en cuenta a lo largo del proceso.
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Plazos de entrega imposibles
Los plazos imposibles son otro desafío de gestión que va de la mano con la falta de objetivos. Los tiempos, tal como los objetivos, funcionan de guía para dividir tu proyecto en partes realistas y para medir el progreso.
Cuando estableces plazos de entrega que son imposibles de cumplir para tu equipo, no solo impacta de forma negativa en el éxito del proyecto sino que también afecta a la moral de tu equipo. Después de todo, cuando tus empleados intentan completar su trabajo en un período de tiempo poco realista e irrealizable, cargarán con el peso del fracaso en sus hombros.
Una cosa que suele contribuir con los plazos imposibles es el síndrome del lavadero, o el scope creep. Esto sucede cuando los requerimientos no están establecidos desde el principio (otra razón por la que debes definir los objetivos desde el inicio) y el proyecto se agranda y requiere de más trabajo que el imaginado, por lo que los plazos, el presupuesto y más se ven afectados. Este es un gran desafío y uno muy frecuente para los project managers.
Cómo resolver este problema:
Una vez más, los plazos de entrega serán más realistas si estableces objetivos claros para el proyecto desde el inicio. Recuerda, esto es fundamental para mejorar el flujo de todo el proyecto y para hacer que el ambiente laboral sea más sano. Además, si las partes interesadas tienen una mejor idea de lo que el proyecto comprende, podrás abordar el síndrome del lavadero más eficazmente. Involucrar a las partes en el proceso de establecimiento de objetivos les permitirá entender el alcance del proyecto y cómo afectará a los tiempos cambiar los requerimientos.
Además de eso, es útil utilizar herramientas de gestión de proyectos y una metodología que te permita crear estimaciones mejores para evitar plazos problemáticos y poco realistas. Por otro lado, de esta forma puedes adelantarte a los plazos y ver si estás cumpliendo con las metas intermedias. Si no lo estuvieras logrando, podrás reconocer los errores con rapidez antes de que se conviertan en un problema mayor. Asimismo, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden utilizar esta tecnología para revisar el progreso del proyecto.
También es importante definir límites de tiempo al momento de planificar el proyecto, y aunque estos pueden cambiar, son fundamentales para dar una idea de la agenda que piensas seguir. Ten en cuenta proyectos anteriores y revisa los estándares de la industria para determinar qué tiempos son más realistas para cada caso.
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Mala comunicación
La mala comunicación es la razón principal por las que los proyectos fracasan, según Forbes.
Ya sea porque la comunicación es ineficaz, porque hay fallas en la misma o porque directamente no hay comunicación, puede causar que tu proyecto descarrile por completo.
Parece muy simple, ¿no? Desgraciadamente, el concepto de la comunicación es más difícil de dominar de lo que muchos creen. No se trata únicamente de las habilidades del project manager: todos los miembros del equipo y las partes interesadas deben dominar esta competencia clave para poder reconocer los esfuerzos y contribuciones y garantizar que el proyecto se desarrolle con fluidez.
Cuando hay fallas en la comunicación, entonces la colaboración será menor, no se podrán cumplir con los plazos y habrá tareas incompletas. Tal vez una acción se realice dos veces porque la persona A no sabe que la persona B ya la había hecho. Esto implica tiempo y recursos desperdiciados.
Es por esto que hay tanto énfasis en la comunicación sin importar la industria o la iniciativa específica a la que pertenezcas.
Cómo resolver este problema:
La comunicación comienza con el arranque del proyecto. ¿No lo tienes? Ese es tu primer error. Al lanzar tu iniciativa, estás preparando el escenario para un buen flujo de comunicación. Esta es una gran oportunidad para discutir y definir metas y objetivos, presentar información clave que ayude a tu equipo a realizar su trabajo y responder preguntas.
También deberías establecer canales de comunicación desde el principio. Habla con los miembros de tu equipo y con las partes interesadas sobre los mejores métodos a realizar en ese proyecto en particular. Por ejemplo, quizás utilices Slack en algunos casos y Zoom en otros. O tal vez necesites realizar llamadas telefónicas. Hasta podrías enviar un resumen semanal para mantener a todos al tanto de los esfuerzos realizados.
No importa sobre qué, pero todos deberían conocer el estado del proyecto en todo momento, porque esto lleva a que el proyecto sea más exitoso en términos de los procesos y del resultado final.
Los softwares de gestión de proyectos también pueden ser un gran activo que promueva una comunicación eficaz. Estas herramientas no solo te permiten llevar un registro del progreso y de los tiempos, sino que también te permiten comunicar los objetivos y los esfuerzos con eficacia. Por ejemplo, si vieras que una tarea en particular está incompleta, puedes llamarle la atención al responsable a través del mismo software.
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Gestión de riesgos inadecuada
Todos los proyectos conllevan riesgos. Aunque es imposible abordar y solucionar todos los riesgos desde el inicio, igual es importante identificar y hacerse responsable de los más grandes dentro de tu iniciativa y tomar cartas en el asunto para minimizar los riesgos y sus efectos en los entregables y en los resultados generales.
Fallar a la hora de definir una estrategia de gestión de riesgos implicará que haya sorpresas (y a menudo, no de las buenas) durante el transcurso de la realización del proyecto. Te verás enfrentado a solucionar problemas causados por estos riesgos en tiempo real, lo que generará más problemas, incluyendo entregas demoradas y presupuestos mayores.
Cómo resolver este problema:
De nuevo, no se puede considerar o planificar soluciones para todos los riesgos posibles. Sin embargo, sí puedes crear una estrategia sólida y trabajar junto a los miembros del equipo para identificar posibles problemas en las etapas iniciales del proyecto y considerar qué hacer cuando estos surjan.
Esto requerirá de investigación: deberás examinar los potenciales riesgos frecuentes asociados con tu industria y los tipos específicos de proyectos. Tal vez también debas analizar las leyes relacionadas.
Lo importante es que no ignores los problemas o que pretendas que no existen, porque sí lo hacen y requieren de tu atención. Esto te permitirá controlar el proyecto en la mayor medida posible.
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Falta de habilidades adecuadas en el equipo del proyecto
Este desafío final es muy frecuente, y se trata de la falta de las habilidades necesarias en tu equipo. Esto no se refiere únicamente a las habilidades duras y técnicas que el proyecto demanda, sino que también incluye a las habilidades blandas como el trabajo en equipo y la comunicación.
De hecho, incluso si un único miembro del equipo no cuenta con las habilidades necesarias para el proyecto, los resultados probablemente se verán afectados. Las habilidades de equipo son más que la suma de sus partes: deben ser fuertes por sí mismas en cada individuo y ser superiores cuando se suman.
Esto no significa que todos los individuos deben contar con todas las habilidades necesarias para completar el proyecto: es por eso que tienes un equipo y no a una sola persona trabajando en él. Esto se aplica a las habilidades técnicas, al menos; también hay ciertas competencias que todos deben tener, como la resolución de problemas y la gestión de tiempo.
Cómo resolver este problema:
La experiencia y las habilidades fundamentales son críticas para el éxito del proyecto. Como project manager, tus acciones solo llegan hasta un punto; los miembros del equipo también deben hacerse responsables.
Haz una lista de las habilidades que necesitas para realizar el proyecto y que tenga éxito. Define las especificidades de esa iniciativa en particular y luego piensa en quién está mejor equipado para enfrentarse a este desafío. Pondera las fortalezas y debilidades de tu equipo y piensa en qué resultará de las personalidades y habilidades.
Es posible que te falten algunas de las habilidades requeridas, y en ese caso, deberás buscarlas en otro lado. Quizás no necesites de empleados a tiempo completo para esto, sino que tal vez puedas contratar freelancers o tercerizar el trabajo para que equipos específicos te ayuden a completar algunos proyectos en particular.
En algunos casos, quizás sea más rentable entrenar a los empleados, sobre todo si las competencias requeridas son fáciles y rápidas de aprender. Esto probablemente implique buscar a un experto externo que les enseñe a los empleados a realizar esas responsabilidades particulares y a rellenar las faltas de tu equipo.
Abordar los desafíos de gestión de proyectos: una parte fundamental del plan
Es fundamental tener en cuenta estos desafíos cuando aún te encuentras en la fase de planificación antes de que los problemas crezcan y se conviertan en una carga para las partes interesadas, para los miembros del equipo y para ti. Pero una vez que cuentas con una estructura sólida para resolver los problemas que puedan aparecer, estarás bien equipado para prevenir cualquier complicación de gestión que pueda surgir, o al menos, tendrás un plan de contingencia para resolverlo.
Este es el enfoque más eficaz de gestión de proyectos: abordar el problema de forma proactiva antes de que interfiera con el éxito del proyecto.
