En 2021, la gestión de proyectos fue clasificada como la habilidad con más demanda según un informe de Business Talento Group.
Es obvio que esta competencia es fundamental entre casi todas las industrias que puedas imaginarte. Los beneficios son reales y tangibles: cuando la gestión de proyectos falta, las consecuencias son importantes. Aquí encontrarás una guía de los aspectos fundamentales del procedimiento.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un término amplio que describe cómo los equipos incorporan conjuntos de habilidades, herramientas, metodologías y otros elementos para completar los proyectos dentro de un plazo según las especificaciones y requerimientos establecidos desde el inicio. Es un conjunto de prácticas fundamentales para llevar a cabo el ciclo de vida de un proyecto.
Os objetivos individuales de un proyecto deberían complementar y satisfacer los objetivos mayores de la organización. La organización debe fijar metodologías, alcances y prácticas para llevar a cabo sus iniciativas. Si bien cada proyecto es único, las organizaciones hacen realidad sus metas y alcanzan el éxito al cumplir plazos específicos y planes dominantes.
¿Cuándo deberías usar la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos se aplica a y es necesaria para una amplia gama de rubros, como ser:
- El marketing y la publicidad
- El desarrollo de software y
- La tecnología de la información
- El transporte y la logística
- Los servicios financieros
- El cuidado de la salud
- La publicidad
- El derecho
- La construcción y los bienes raíces
- Los recursos humanos
Si bien la gestión de proyectos no es necesaria para cada una de las actividades, es importante para cualquier iniciativa que demande resultados específicos, productos, sensibilidad al tiempo y aportes de los miembros del equipo. Es fundamental si te encuentras produciendo complejo o estás involucrado en alguna actividad compleja que demande gestión y supervisión.
¿Qué es el proceso de gestión de proyectos?
Toda organización debería fijar un proceso de gestión de proyectos. Esto se verá distinto según tus necesidades y los roles y las responsabilidades de tu organización. El objetivo es hacer que tu gestión de proyectos se vuelva más eficiente.
Esto incorporará estrategias de gestión de tiempo y recursos junto con otros elementos.
¿Cuáles son los cinco procesos principales de gestión de proyectos?
Iniciación del proyecto
La fase inicial de gestión de proyectos involucra la preparación. Durante el proceso, instaurarás el alcance del proyecto: los límites de la iniciativa. Asimismo, determinarás qué recursos necesitas para completarlo, incluidas las herramientas, personas, plazos y materias que demanda el compromiso junto a la planificación del presupuesto.
Además, definirás tus metas y objetivos para el proyecto junto con los productos a entregar.
Planificación del proyecto
La planificación es en realidad una extensión del inicio, pero más específico. En estos momentos, considerarás los hitos que contribuirán a tus metas más grandes e informarás a los miembros de tu equipo acerca de tus roles para asegurarse de que todos se encuentren en el mismo lugar.
Asimismo, diseñarás un plan de gestión de riesgo para ayudarte a lidiar con cualquier obstáculo que se interponga en tu camino. Es también importante elegir qué metodología usarás durante el proyecto.
Ejecución del proyecto
Aquí es cuando realmente te involucras en el asunto. Es precisamente la fase de «trabajo» en la que se realizan muchas de las tareas que necesitas llevar a cabo para cumplir con los requerimientos y alcanzar tus objetivos.
Las partes interesadas podrán estar de algún modo involucradas en esta etapa al menos en lo que respecta a permanecer informado acerca de tus tejemanejes. Asimismo, tratarás de cumplir con el plan del proyecto tanto como sea posible, aunque no resultaría extraño que tengas que desviarte un poco.
Monitoreo y control del proyecto
Esta etapa requiere atención cercana del Project manager. Deben observar los detalles para asegurarse de que el proyecto se mantenga sobre el camino trazado y que evolucione de modo correcto.
Para supervisar el proyecto de modo efectivo, el Project manager debe involucrarse con los miembros del equipo, tanto de modo formal e informal. Usualmente sacarán ventaja de los softwares que incorporen herramientas como Diagramas de Gantt o Tablas de Kanban para ayudarlos a controlar el flujo de trabajo y ganar más control sobre la iniciativa.
Cierre del proyecto
Esto ocurre cuando el proyecto se encuentra realmente terminado. Comprende asegurarse de que las partes interesadas se encuentren conformes con los resultados, para lo cual es probable que se necesite firmar un acuerdo o contrato a esos fines, y que se obtengan todos los productos conforme con los requisitos.
Asimismo, trabajarás con tu equipo para determinar qué fue bien y qué puedes mejorar para la próxima vez. Deberías evaluar las métricas y los Indicadores Clave de Desempeño (kpis, por sus siglas en inglés) para respaldar tus conocimientos con datos valiosos.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Según el informe de 2020 del Instituto de Gestión de proyectos (PMI, por sus siglas en inglés) titulado Pulse of the profession, el 11.4% de la inversión se desperdicia debido a una ejecución del proyecto deficiente.
Cuando empleas una estrategia de gestión de proyectos efectiva, mantendrás tu proyecto a salvo de muchos de los problemas rutinarios que enfrentan las organizaciones sin una metodología clara en su lugar. Eso no quiere decir que no existirán errores o problemas a lo largo del camino, pero no significa que tendrás que seguir mejorando y asegurándote que te encuentras trabajando en pos de objetivos y metas comunes y resultados esperados.
La gestión de proyectos hace más que hacer que tu proceso sea más eficiente, aunque este sea un beneficio. También ayuda a que los miembros de los equipos se informen en relación con sus roles y responsabilidades individuales, se mejore la productividad y se alineen objetivos y resultados. Aborda la gestión de riegos y pone a todos en la misma página y también te ayuda a cumplir con los desafíos y obstáculos impensados.
En definitiva, porque te encuentras más efectivamente alineando las metas de tu proyecto con mayores misiones empresariales y objetivos, tomarás mejores decisiones para la empresa. Te darás cuenta de los beneficios del ahorro de costos y crearás un procedimiento que pueda perfeccionarse e implementarse indefinidamente.
¿Qué hace un project manager?
El project manager es multifacético. Deben tener infinidad de habilidades y talentos y una base de conocimiento sólida. Estas son solo algunas de sus numerosas responsabilidades:
- Armar un grupo cohesivo que reúna las habilidades necesarias que requiere el proyecto en cuestión
- Desarrollar un plan sólido para la ejecución del proyecto
- Administrar recursos
- Facilitar la comunicación y colaboración
- Contactarse con los miembros del equipo de manera habitual
- Determinar el alcance del proyecto
- Crear un calendario realístico
- Saber cuándo y dónde priorizar
- Fijar un presupuesto
- Monitorear el avance del proyecto
- Trabajar con los interesados para definir los requerimientos, las metas y manejar las expectativas
- Establecer Indicadores claves de desempeño (kpis)
- Trabajar con el equipo para evaluar las métricas y los resultados
- Establecer un proceso de aseguración de calidad (QA)
- Administrar riesgos
- Cerrar el proyecto
Estos son solo algunas de las tareas con las que un project manager tiene que lidiar a diario. El rol incluye muchas piezas móviles, lo que significa que este profesional debe ser muy organizado y hábil para dar un giro cuando se necesite.
¿Cómo te conviertes en project manager?
¿Quieres dedicarte a la gestión de proyectos? Esto es lo que tienes que hacer.
Educación
Si bien es verdad que puedes adquirir los conocimientos y las habilidades necesarias para la gestión de proyectos mientras trabajas en determinados roles, la mayoría de los profesionales del rubro deben cursar estudios formales y capacitarse.
La mayoría de los individuos que optan por ser project managers tienen al menos un título de grado universitario, aunque no existe una disciplina específica que tienen que cursar. En muchos casos, esto se necesita para conseguir un empleo de nivel inicial en el rubro.
En algún punto en sus carreras, algunos project managers buscan obtener certificaciones. Una de las credenciales con mayor reconocimiento mundial es la certificación de Profesional en Gestión de Proyectos (PMP, por sus siglas en inglés), otorgada por el PMI, que sirve como prueba de tus habilidades y conocimiento. Poseer una de estas certificaciones, existen diferentes clases y niveles disponibles, puede mejorar tu habilidad para conseguir un puesto en el rubro, impulsar tu carrera profesional y aumentar tu potencial de ingreso.
Habilidades y competencias
Existen un conjunto de habilidades técnicas e interpersonales que debe poseer un project manager para ser exitoso en su rol. La buena noticia es que muchas de estas habilidades pueden aprenderse, adquirirse o perfeccionarse.
Puedes realizar muchos cursos en plataformas on line gratuitas o asequibles para ganar más conocimiento del rubro y comprender qué se te requerirá como profesional en gestión de proyectos, además de obtener una certificación profesional en este campo. Existen también cursos que ayudan a perfeccionar y adquirir habilidades específicas a través de bibliotecas como LinkedIn Learning o Udemy.
La lista no es exhaustiva, sin embargo, te dará una idea de los tipos de habilidades que necesitas poseer en este empleo:
- Conocimiento para trabajar con tecnología y softwares para gestión de proyectos
- Escucha activa
- Adaptación y flexibilidad
- Habilidades analíticas
- Atención al detalle
- Presupuesto
- Agudeza comercial
- Colaboración
- Comunicación (verbal y escrita)
- Pensamiento crítico
- Innovación y pensamiento creativo
- Habilidades interpersonales
- Conocimiento de un rubro o nicho específico, como la tecnología o construcción
- Liderazgo
- Negociación
- Organización
- Resolución de problemas
- Gestión de recursos
- Gestión de riesgos
- Autogestión
- Pensamiento estratégico
- Trabajo en equipo
- Gestión del tiempo
- Predisposición para aprender
Trayectoria profesional y progreso
La gestión de proyectos no es para cualquiera. Este es el motivo por el cual antes de encaminarte en esta carrera deberías hacer una investigación exhaustiva para asegurarte de que el campo es el correcto para ti. Además de buscar información acerca de la carrera, conversa con profesionales del rubro para aprender sobre sus roles y comprender mejor acerca de lo que necesitas hacer para iniciarte en esta área.
Luego, tal como hemos conversado, necesitarás adquirir las habilidades necesarias para abrirte camino en la gestión de proyectos.
Una vez que te encuentres trabajando en el área, puedes comenzar en un puesto de un nivel más bajo, como, por ejemplo, coordinador de proyectos. Luego, es posible que sigas con el puesto de asistente de gerente de proyectos o gerente de proyectos. Según tus habilidades y experiencia, es posible que avances hacia un puesto de liderazgo en algún momento de ut carrera.
Muchos project managers eligen especializarse en determinadas industrias o rubros, como por ejemplo la tecnología, los medios de comunicación o la construcción. Esto te ayudará en tu trayectoria profesional ya que poseer conocimiento de determinadas áreas te puede preparar para conseguir puestos en esas industrias y asistirte en la gestión de proyectos.
¿Qué metodologías de gestión de proyectos deberías utilizar?
La mayoría de las organizaciones acogen una metodología especifica de gestión de proyectos para llevar a cabo sus iniciativas. Este es un marco para que tu proyecto florezca. Incluye un conjunto de lineamientos, principios y prácticas a seguir para asegurar el éxito.
Existen varias metodologías que puedes seguir. La que escojas depende de factores como la industria —algunas son muy populares en determinadas industrias— y la propia naturaleza del proyecto.
Existen muchas metodologías de gestión de proyectos. Aquí puedes encontrar alguna de las más populares.
Ágil
La gestión de proyectos Ágil es uno de los marcos más populares que existen. Tal como aprenderás a continuación, ha adquirido gran cantidad de subenfoques consecuentes e indirectos.
Es una filosofía que se basa en un conjunto de doce principios que se denominan Manifiesto Ágil. Depende de la mejora continua y es conducida por la retribución y la colaboración. El trabajo se concreta en círculos pequeños que se llaman sprints.
Si bien puede aplicarse a muchos rubros, Ágil es muy popular en el desarrollo de software.
Kanban
La metodología Kanban comprende un enfoque visual de la gestión de proyectos. Es muy posible que hayas oído o te hayas encontrado los paneles Kanban, que son paneles literales o digitales que organizan tareas en categorías que te permiten ver el avance del proyecto. Esto te ayuda a ti y a tu equipo a no desviarse e impulsar el flujo de trabajo.
La metodología Kanban es un enfoque ágil que se utiliza en muchas industrias diferentes por su simplicidad y eficiencia.
Scrum
La metodología Scrum es otro marco de Ágil con enorme popularidad. Se aplica a menudo para el desarrollo de software o proyectos de tecnología de la información. Otras industrias, como la del marketing y la publicidad, se vuelcan cada vez más a este marco. En esta metodología, los proyectos se dividen en sprints muy cortos que duran en algunos casos solo una semana.
Cascada
La cascada es un enfoque más tradicional de la gestión de proyectos. El objetivo de la metodología es mantener el proyecto vigilado de cerca y eliminar riesgos en la mayor medida posible. Esto quiere decir que los escalones, el presupuesto, la línea de tiempo, el alcance, los productos, así como otros elementos son definidos cuidadosamente desde el inicio. Los miembros del equipo no avanzan hacia nuevos escalones, tareas o fases hasta que no se encuentren seguros de que la fase anterior esté perfeccionada. Además, las tareas deben completarse de modo consecutivo.
Consejos para una gestión de proyectos exitosa
1. Invierte en software y herramientas
El compromiso con nuevos proyectos demanda mucho más que conocimiento y habilidades perfeccionadas cuidadosamente, aunque no caben dudas de que estas son piezas importantes del rompecabezas. Asimismo, es fundamental contar con las herramientas correctas para la gestión de proyectos.
Además de este software, reúne los otros recursos básicos que necesitarás para tu proyecto, como ser Dropbox, Google Docs, herramientas para seguimiento temporal, y modelos, entre otros. Planifica qué necesitarás para el proyecto completo desde el comienzo.
2. Comprende los roles y responsabilidades principales
Los miembros del equipo de tu proyecto colaborarán con el éxito del proyecto, pero es tu tarea la que determina qué roles son fundamentales para alcanzar aquel objetivo. Es importante no solo elegir a las personas con las habilidades y competencias correctas para los roles únicos del equipo, sino que también es importante poseer una comprensión clara de los roles y responsabilidades que requiere el proyecto con independencia de quién elijas para que los lleve a cabo.
Una vez que tengas definidas estas responsabilidades, asegúrate de informarle a cada jugador sobre tus expectativas y las del proyecto.
3. Definir la mejor metodología para tu proyecto
Hemos descripto solamente algunas de las metodologías principales del proyecto. Cuando te encuentras planificando tus iniciativas, piensa con cuidado los pros y los contras de cada enfoque aplicable. Básate en el proyecto en particular para definir cuál tiene más para ofrecer y puede ayudarte más para que tanto tu como tu equipo impulsen sus metas.
4. Pon énfasis en la comunicación y colaboración
Tu equipo debería incluir una diversidad de pensamientos y perspectivas. Aunque es beneficioso, estos puntos de vistas divergentes pueden ser difíciles de gestionar. Es por eso como project manager debes asegurarte de que las vías de comunicación se encuentren siempre abiertas y crees una cultura de colaboración y transparencia.
Todos deberían permanecer informados acerca de los canales de comunicación que se encuentran disponibles para ellos. Conviértete en un recurso para que todos sepan que pueden recurrir a ti. Piensa en implementar ejercicios de creación de equipos para ayudar a los miembros de tu equipo a que trabajen de modo eficiente entre ellos. No todos serán amigos, por supuesto, sin embargo, es importante que los colegas puedan trabajar juntos de modo eficiente.
5. Sé realista sobre las líneas de tiempo y los presupuestos
Puede ser fácil ser demasiado entusiasta cuando fijas tu línea de tiempo y presupuesto. Ten cuidado. Si bien deberías ser ambicioso, evita ser poco realista. Establecer fechas de entrega imposibles y pensar que tienes fondos ilimitados puede afectar la moral de tu equipo y frustrar a los interesados.
Cuando fijes tu línea de tiempo y los presupuestos, piensa que necesitas para realizar el proyecto, así como el trabajo que debe incluirse en el proyecto. Trabaja tanto con los miembros del equipo como con las partes interesadas para establecer referencias y fechas de entrega y pregúntales qué es lo que necesitan para completar el proyecto. Asimismo, utiliza tu propio conocimiento y experiencia.
6. Asegúrate de que los interesados estén informados y en el mismo sitio que tú
Es fundamental administrar las expectativas. Si bien deseas satisfacer las necesidades de los interesados, es tu tarea asegurarte de que comprenden lo que es factible. Deberías realizar esto desde el inicio para evitar el síndrome del lavadero, lo que comprende cambiar y estratificar los requerimientos de la mitad del proyecto y puede alargar las líneas de tiempo y causar que el presupuesto se eleve.
¿Cómo triunfar en la gestión de proyectos?
Tanto los principiantes como los expertos se encuentran continuamente mejorando sus habilidades y prácticas del mundo de la gestión de proyectos. Si bien no existe una fórmula mágica para triunfar, dar pasos fundamentales como la elección de la metodología correcta, definir roles, reunir un equipo consistente con una mezcla sólida de talentos y habilidades para la gestión de proyectos y comprender tu propio rol como líder del proyecto son puntos importantes para comenzar.
A utilización de softwares para la gestión de proyectos, apps y herramientas también ayudará a impulsar y automatizar el proceso al volverlo más fácil de gestionar para ti y tu equipo, así como también mejorar la eficiencia y evitar dolores de cabeza para todos.
