La Rotación de Puestos de Trabajo: ¿Es Normal en tu Agencia?

La Rotación de Puestos de Trabajo en la Empresa: ¿Sí o No?

A veces es difícil retener a algunos empleados debido a que desean otras oportunidades. Aquí se explica cómo promover el desarrollo laboral y profesional, y no perder empleados mientras lo hace.

Hoy en día solo el 15% de los empleados están comprometidos con su trabajo. Es una cifra difícil de digerir, entonces nos preguntamos por qué los empleados renuncian. Tal vez no se sienten lo suficientemente desafiados como para perfeccionar sus habilidades. ¿Cómo se puede prevenir esto e impulsar el compromiso en su empresa? Es fácil: Rotación de puestos de trabajo.

Un sistema de rotación de puestos de trabajo mueve a los empleados a través de una variedad de puestos dentro o entre diferentes departamentos de la empresa, lo que les permite conseguir exposición y nuevas habilidades que combinen bien con las herramientas que ya tienen. Esto evita cualquier tipo de rotación de personal y potencia el desarrollo profesional y el compromiso, así como el aprender cosas nuevas, lo que siempre es motivador.

Existen beneficios en la rotación de puestos de trabajo tanto para los empleadores como para los empleados. Es cierto que hay ciertas áreas en la empresa que obtendrán mayores recompensas que otras.

Pero primero debemos preguntarnos:

 ¿Qué es exactamente la rotación de puestos de trabajo?

La rotación de puestos de trabajo es una estrategia en la que los empleados rotan a través de diferentes puestos en la misma empresa. Los empleados asumen nuevas tareas en un nuevo rol durante un período de tiempo determinado antes de volver a su puesto original.

Generalmente, el salario del empleado sigue siendo el mismo en el nuevo trabajo. Un programa de rotación no significa que vayan a ascender a los empleados, aunque en realidad podría pasar. Los empleados tienden a trasladarse lateralmente de un trabajo a otro.

En un sistema de rotación de puestos los empleados adquieren experiencia en los distintos puestos y otras habilidades al asumir nuevas responsabilidades. Las rotaciones están destinadas a promover la flexibilidad, el compromiso y la retención de los empleados.

 ¿Cuál es el objetivo de la rotación de puestos de trabajo?

Al probar diferentes roles, los empleados desarrollan sus habilidades al aceptar nuevos desafíos y mentores, aprender nuevas habilidades y crecer. Al tener nuevas responsabilidades, hay una sensación de frescura y novedad. Los empleados además exploran diferentes equipos y potencian su red dentro de la empresa. Al final, la rotación de puestos de trabajo puede aumentar la satisfacción laboral.

Tanto para las agencias como para las empresas, la rotación de puestos de trabajo también crea una hoja de ruta sólida para evitar la pérdida del know-how (conjunto de conocimientos técnicos para realizar una tarea específica) interno. Ayuda a la empresa desde adentro haciéndola más flexible y conectada internamente.

Esta rotación, junto con otras estrategias de diseño del trabajo, se puede utilizar como una ampliación del puesto o un aumento de las responsabilidades de un empleado dentro de la empresa en lugar de cambiar a la persona a otro puesto.

 Ventajas y desventajas de la rotación de puestos de trabajo

Ya sea para aumentar la retención de empleados o fomentar su desarrollo, un programa de rotación en el lugar de trabajo puede ayudar a mejorar las cosas.

Antes de implementar el sistema, analicemos los pros y los contras de la rotación de puestos.

 Ventajas

Los muchos empleadores que optan por crear una política de rotación de puestos de trabajos lo hacen como un beneficio para los empleados. Pero estos no son los únicos que obtienen beneficios de esta estrategia de rotación.

Considere estos beneficios tanto para el empleador como para los empleados.

•   La motivación y retención de los empleados

Estas rotaciones motivan a los buenos empleados y de alto potencial porque en su futuro se ven como una inversión hecha por la empresa. Quieren retener el talento porque creen en las nuevas oportunidades de aprendizaje. Si un empleado talentoso no ve ninguna posibilidad de mejorar, o si ha estado en el mismo puesto durante demasiado tiempo, existe un alto riesgo de rotación de personal. Al rotar empleados, se crean más desafíos, se prueba la adaptabilidad a un nuevo entorno y gerente, y se logra que los empleados adquieran nuevas habilidades. Mantener el ambiente fresco con oportunidades motivará a sus empleados a ser mejores en lo que hacen y que puedan aspirar a nuevos puestos y una mejor calidad de vida.

Cuando los miembros del equipo cambian regularmente de trabajo pueden diversificar su trabajo diario y evitar la monotonía. Esto aumenta significativamente el compromiso de los empleados y la satisfacción laboral. Con nuevos desafíos y oportunidades para aprender, los miembros del personal pueden escapar del aburrimiento de trabajar de lo mismo durante años y mejorar el desarrollo profesional. No es de extrañar que el 94% de los empleados digan que prolongarían su trabajo en una empresa si tuvieran nuevas oportunidades de aprendizaje. Podemos decir con seguridad que el enriquecimiento del trabajo es importante y debe pensarse cuidadosamente.

•   El aumento del desarrollo de habilidades y capacidades organizacionales

Las rotaciones en los puestos amplían las habilidades porque exponen a los empleados a diferentes áreas funcionales de la empresa. Cuando un empleado de investigación y desarrollo rota a un puesto de ventas, por ejemplo, aprende más sobre cómo establecer relaciones con los clientes, comprender sus necesidades y cómo funciona el ciclo mayorista.

Los empleados obtienen una imagen más completa de cómo funciona la empresa, lo que beneficia a todos los involucrados.

Saber cómo hacer un trabajo como la palma de tu mano es genial, realmente lo es. Pero también puede ser limitante. La estrategia de rotación de puestos ayuda a los empleados a desarrollar habilidades que pueden usar no solo en otros puestos sino también en su rol original.

Este desarrollo de habilidades:

. Hace que el empleado se sienta más valioso

. Eleva la moral

. Amplía el conocimiento

. Aumenta el compromiso

Los empleados que trabajan en una empresa que fomenta su desarrollo profesional pueden no sentir la necesidad de cambiar de trabajo. En lugar de renunciar por un nuevo trabajo pueden rotar de puesto.

• Proporciona nuevas oportunidades de aprendizaje

Uno de los mayores beneficios de la rotación de puestos es que anima a los empleados a aprender y crecer. Pueden adquirir una valiosa experiencia y nuevas habilidades al asumir diferentes puestos dentro de la misma empresa. La capacitación cruzada no solo mejora la experiencia de los empleados, sino también su contribución a la empresa.

Además de adquirir nuevas habilidades específicas, la rotación de puestos de trabajo le  permite a los miembros del personal obtener una visión general de cómo funciona la empresa. Llegan a conocer los diferentes departamentos y cómo funcionan juntos, lo que ayuda a los empleados a comprender mejor la empresa.

•   Mejora la conectividad dentro de la empresa

Así como las rotaciones de puestos amplían las habilidades, también amplían las redes y conexiones de los empleados, lo que los prepara aún más para los roles de liderazgo.

Los empleados aprenden de manera diferente de los distintos estilos de trabajo y culturas dentro de cada área, lo que fomenta la colaboración. También le brindan a la empresa una variedad de capacidades interdisciplinarias, lo que significa que cuando alguien renuncia repentinamente o se enferma, la empresa puede recurrir a un banco de talentos capaz de desempeñar diferentes roles funcionales.

Cuando los empleados rotan entre diferentes departamentos dentro de la empresa, pueden conocer más a sus colegas. Es una buena oportunidad para crear nuevas conexiones profesionales, así como también amistades. Aumenta el sentimiento de pertenencia en la empresa y la moral general de los empleados.

Desde el punto de vista de la empresa, la rotación de puestos de trabajo puede mejorar la formación de equipos dentro y entre los departamentos. A medida que los miembros del personal se conocen, están mejor conectados y funcionan como un solo equipo.

•   Identifica donde trabajan mejor los empleados

Una estrategia de rotación de puestos puede señalar las fortalezas y debilidades de un empleado. Es posible descubrir que un empleado es más fuerte en un puesto diferente en la empresa. Después de todo, es clave tener a todos los empleados en los roles correctos para el crecimiento y eficiencia de la empresa.

•   Brinda un plan de respaldo en caso que un empleado renuncie

Sabemos que la rotación de personal puede ser costosa, pero no tiene por qué ser devastadora. Al tener una estrategia rotativa, hay varios empleados que saben cómo hacer el trabajo.

Por lo tanto, estará cubierto si un empleado decide irse y no tendrá que luchar para contratar a la primera persona que vea. En cambio, tiene otros empleados capaces de cubrir las tareas del empleado que se fue.

Entonces, si necesita contratar y reemplazar a alguien que se fue, puede tomarse el tiempo para encontrar el reemplazo adecuado.

 Desventajas

Espere un minuto, no todas las empresas pueden implementar estas rotaciones con éxito. Bueno, eso no es sorprendente, ¿verdad? Eche un vistazo a las desventajas de estos sistemas de trabajo.

• Puede ser costoso y consumir mucho tiempo

Hay que saber que cuando alguien es nuevo en lo que hace, existe una curva de aprendizaje. No saben por arte de magia sus responsabilidades al pie de la letra.

Hay que capacitar y no es nada barato, estamos hablando de miles de pesos y horas y horas de explicación.

Aunque es posible que no necesite gastar tanto dinero y tiempo en un traslado lateral, aún debe considerarse.

Solución: Como empresa, debe realizar un período de prueba y dejar claro al empleado a capacitar que debe esforzarse para ganarse un lugar dentro de la empresa. Durante ese período hay que comunicarle al empleado que se le pagará, aunque no tanto como a uno regular, y si quiere alguna recompensa debe impresionar a sus mentores con un buen trabajo y una buena voluntad de aprender el trabajo.

• Terminar con empleados descontentos

Es posible que algunos empleados simplemente no quieran hacerlo. Se sienten cómodos haciendo lo que hacen y eso es todo, temen que alguien nuevo arruine su proceso, y por una buena razón.

Por otro lado, es posible que haya empleados que sobresalen en su trabajo y no están dispuestos a aprender algo que no esté relacionado con lo que hacen, lo que parece justo. A veces, los empleados se estresan ante la perspectiva de cambiar de puesto.

Solución: Contar con un equipo preparado para atender a los empleados que llegan a un nuevo puesto de trabajo. Que alguien que esté especializado en la nueva tarea en cuestión dirija el grupo nuevo y esté cerca de ellos, para que no se sientan perdidos. Asegúrese de aumentar gradualmente el nivel de dificultad de algunas tareas, no esperes lo mejor de alguien que está dispuesto a aprender algo nuevo.

Para aquellos empleados con más experiencia, conviene rotarlos a un área que tenga algo que ver con lo que ya hacen, para que puedan desarrollar un perfil profesional más completo. Que comprendan que aprender algo nuevo es beneficioso para ellos.

• La empresa podría terminar perjudicada

Una de las desventajas más devastadoras de la rotación de puestos de trabajo es que su empresa podría terminar perjudicada. Como los empleados están aprendiendo algo nuevo podría haber errores. Los clientes pueden sentirse frustrados por empleados confundidos que cometen errores, y si los proyectos no avanzan como deberían puede terminar perdiendo la empresa, en el peor de los casos.

Considere la posibilidad de que la rotación de puestos ayude a su empresa. Nadie quiere operaciones lentas, empleados confundidos y clientes enojados en el proceso.

Solución: El líder del proyecto tendrá que revisar todo dos veces antes de entregar. Una buena idea es delegar esa tarea a un empleado menor a cargo. Es conveniente extender el tiempo de los entregables para dar tiempo a que sus empleados se acostumbren al nuevo proceso. También debería tener un miembro más especializado en el equipo en caso de que algo deba resolverse con mayor urgencia.

• Requiere recursos adicionales

Antes de diseñar un sistema de rotación de puestos, debe calcular la inversión inicial que puede requerir. La capacitación no es barata, por más significativa que sea. También lleva tiempo que otros empleados sean mentores de sus colegas.

Cuando un miembro del equipo comienza en un nuevo puesto, como hemos dicho antes, hay una curva de aprendizaje inevitable. Los empleados necesitan tiempo para dominar las nuevas habilidades, lo que genera ineficiencias en el camino.

Solución: Definir criterios para evaluar los resultados. ¿Qué habilidades aprendió el empleado que rotó? ¿Cómo utilizó las mejores prácticas de sus puestos anteriores? ¿Qué aprendió el gerente y el equipo del empleado, y viceversa? Es probable recopilar comentarios e información del empleado que rotó, su gerente y colegas. Al hacer esto puede estimar cuánto va a dirigir a esa área y definir si es buena idea que la empresa gaste ese dinero. Puede terminar dándose cuenta de que esto lo está ahogando financieramente, entonces disponga menos dinero y aprecie resultados y crecimiento de una manera más gradual.

 Cómo implementar una buena rotación de puestos

Establecer un sistema de rotación de puestos de trabajo implica una buena planificación. Deberá establecer objetivos, armar guías y analizar los resultados.

• Armar un plan sólido

Un sistema exitoso de rotación de puestos de trabajo comienza con la definición de objetivos claros y la elaboración de una estrategia detallada.

Establezca y defina los objetivos de rotación de puestos, por ejemplo:

. Mejorar las habilidades de los empleados

. Analizar y seleccionar los puestos de trabajo críticos que deben participar en la rotación

. Desarrollar el conocimiento de los empleados

. Definir técnicas de desarrollo, tutorias y capacitación

. Dar a los empleados más participación en la empresa

. Encontrar empleados que quieran participar

. Prevenir el agotamiento

. Entrevistar a los empleados y determinar su actitud hacia la rotación de puestos

. Asignar los empleados aprobados a diferentes posiciones nuevas

Es mucho más fácil comenzar con solo un equipo o un departamento. De esa manera, puede testear el plan de rotación de una manera segura. Luego ya puede pasar a rotar varios empleados en otros departamentos.

Una vez que el plan esté en marcha, debe asegurarse de que haya un acompañamiento continuo. Hacer evaluaciones periódicas es una buena idea, al igual que establecer un sistema de recompensas por desempeño.

• Estimar la duración adecuada

Estimar la duración adecuada es un hecho clave para obtener una estrategia de rotación exitosa. Esto es fundamental tanto para sus empleados como para la empresa.

Un miembro del equipo debe permanecer en una posición determinada durante el tiempo suficiente para obtener la habilidad y el conocimiento deseados. Debe haber suficientes oportunidades para adaptarse y aprender. Al mismo tiempo, el sistema tiene que ser más dinámico.

Las rotaciones deben ocurrir en intervalos regulares, lo suficientemente largos para el aprendizaje, pero que sean breves para crear una sensación de novedad y desarrollo. Para algunas empresas, puede funcionar cambiar cada mes o trimestre. Para otras, periodos más largos como siete u ocho meses bastará.

• Crear guías

Debemos preguntarnos lo siguiente: ¿Cómo es el sistema de rotaciones? Tómese su tiempo, establezca los quién, qué, dónde, cuándo, cómo y porqué del sistema a través de guías detalladas.

Definir:

. ¿Quién va a rotar?

. ¿Cuál es el protocolo en todo el proceso?

. ¿A dónde irán?

. ¿Cuándo va a suceder?

. ¿Cómo se adaptarán sus empleados al nuevo entorno?

Puede ser una buena idea reunir estas ideas en una especie de libro que los empleados puedan consultar en caso de necesitar ayuda. 

• Analizar los resultados

Es fundamental hacer un seguimiento de cómo van las cosas. ¿Hay algo que se pueda hacer mejor? Una vez que haya puesto en marcha la rotación de los puestos de trabajo en su empresa, determine si está funcionando o no.

¿Sus empleados realmente se beneficiaron del sistema? ¿Su negocio está creciendo gracias a él?

Considere preguntarles a los empleados acerca del compromiso, la moral y la satisfacción en la rotación: sus respuestas son lo único que puede ayudarlo a obtener un panorama de cómo está funcionando el sistema. La perspectiva de los empleados lo es todo.

• Escuchar lo que dicen los empleados

Las asignaciones forzadas pueden dañar la motivación y el compromiso. Después de todo, cada persona debe tener voz en su propio desarrollo profesional para que la rotación tenga sentido para ellos.

Escuche a las personas, especialmente cuando se trata de sus preferencias y objetivos. Entonces así puede ofrecerles un nuevo desafío y no podrán decir que no.

 Conclusión

La rotación de puestos de trabajo puede ser extremadamente beneficiosa para su empresa. Es una estrategia muy lúdica para sacar a los empleados del aburrimiento y permitirles tener un perfil profesional más completo al adquirir nuevas habilidades.

Sin embargo, tenga cuidado ya que todo tiene una contra. Asegúrese de tener líderes y personal que puedan guiar y acompañar todo el proceso, no quiere clientes insatisfechos, empleados frustrados y líderes enojados.