Según un informe del Project Management Institute, para el año 2027 habrán alrededor de 88 millones de personas trabajando en puestos relacionados a la gestión de proyectos. No tiene sentido negar la importancia y el valor que la gestión de proyectos le da a las operaciones y al PBI de las áreas. Está claro que la organización y los procesos son puntos clave del crecimiento comercial. Hoy le echaremos un vistazo a 5 claves simples para explicar en qué consiste una gestión de proyectos eficaz.
Definición, metodologías y procesos
Empecemos desde el principio: ¿Qué es la gestión de proyectos? Es una práctica de negocios que aplica procesos, conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas para cumplir con metas, entregables e indicadores claves de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés). Los project managers ayudan a planificar, a seguir y a cumplir con los objetivos de una organización mientras le añaden valor a cada paso.
Hacen esto al ejecutar procesos y seguir ciertas metodologías que alinearán su proyecto comercial con sus decisiones y diseños estratégicos a largo plazo. El primer paso hacia un proyecto fluido y ágil es tener procesos claros, conocer el estilo de tu organización y utilizar una metodología acorde a ella.
Metodologías
El camino metodológico elegido dependerá de muchas variables: el alcance general del trabajo de tu compañía, el estilo de liderazgo, la industria y más. Elegir el mejor estilo de gestión de proyectos será un enorme paso hacia la dirección correcta para aumentar la rentabilidad y mejorar el éxito de cada proyecto.
Hay muchos caminos para elegir: Agile, cascada, método crítico, cadena crítica, híbrido y más. La metodología Agile vio un aumento en su uso en la última década, y contiene algunas variaciones como la metodología Scrum o Lean. No hay ninguna industria que no haya utilizado al menos una subcategoría de una metodología de estilo Agile. Y se puede ver por qué el abordaje incremental e iterativo funcionó de maravillas para las empresas de servicios profesionales. Si tu compañía tiene una mentalidad Agile, busca herramientas de gestión de proyectos que contengan tableros Kanban y un buen sistema de comunicación, por ejemplo.
Para lograr una gestión de proyectos excelente, deberás analizar a tu propia compañía y evaluar profundamente tu flujo de trabajo. No hay motivos para catalogar a tu negocio, pero tu método de trabajo se verá afectado para bien si lo entiendes y mejoras su fortalezas, así como también si utilizas un software que se ajuste a tus necesidades.
Cualidades de los project managers
Los project managers exitosos necesitan un poco más que solo conocimiento técnico; hay un grupo de habilidades que se requieren para hacer un trabajo ejemplar. Según projectmanager.com, hay algunas competencias blandas que realmente pueden cambiar la marea del progreso de un proyecto:
- Liderazgo
- Comunicación
- Organización
- Gestión de riesgos
- Gestión de costos
- Negociación
- Pensamiento crítico
- Gestión de tareas
- Gestión de calidad
Básicamente, el project manager no solo estará a cargo de la planificación, la asignación de tareas y el seguimiento de un proyecto, también deberá poder motivar a los miembros de su equipo. Hay un tipo especial del “saber hacer” que no se puede enseñar, como las habilidades para resolver problemas, para hacerse cargo y priorizar tareas, para resolver conflictos y para ser ágil. Si tu objetivo es una gestión de proyectos exitosa, deberás prestar atención a quién ocupará ese puesto. Busca pensadores creativos, empleados trabajadores y tenlos en mente cuando piensas en cómo gestionar un proyecto de forma correcta. Por supuesto, algunas de estas habilidades pueden enseñarse e incorporarse, pero te impulsamos a entrar a tus empleados que sobresalen, así que busca a los miembros estratégicos de tu equipo e incluye habilidades de gestión de proyectos en tus seminarios de entrenamiento.
Pasos
Contar con un proceso transparente es un aspecto muy importante de una gestión de proyectos eficaz. Debes poder aislar tu técnica de flujo de trabajo para evaluarla y cambiarla si no estuviera funcionando. Aquí te damos una guía, pero recuerda que la habilidad operacional no es la misma para todos, debes modificarla para ajustarse a tus requerimientos específicos.
- Establece metas de proyectos. Organiza una reunión que incluya a los jugadores importantes del proyecto y clarifica el objetivo y los entregables del proyecto según los requisitos de los clientes.
- Gestión de riesgos. Analiza el plan del proyecto e identifica los posibles problemas internos y externos, temas que puedan afectar negativamente al proyecto. También ten en cuenta los riesgos de las metas, las fechas de entrega y los recursos, las dependencias importantes y sus prioridades. Estate atento a estos problemas desde el inicio y seguramente podrás asegurar un plan exitoso de gestión de proyectos.
- Establece el alcance de trabajo del proyecto. Fracciona los objetivos en tareas asignables. En este paso definirás qué es parte del proyecto, armarás un acuerdo con el cliente y lo documentarás. De esta forma, el cliente sabrá qué está incluido en el proyecto y qué no. Evita cualquier posibilidad de un aumento extremo en la cantidad de trabajo durante la fase de ejecución del proyecto.
- Entrega la propuesta del proyecto. En esta etapa se le entrega al cliente la documentación que contiene información pertinente como presupuestos, fechas y alcances del proyecto. Recomendamos usar las plantillas que suelen venir incluidas en los softwares de gestión de proyectos.
- Plan de trabajo. Las tareas se incluyen en la línea de tiempo del proyecto, lo que establece la guía para la organización de las fechas, los objetivos y las fechas de entrega de los entregables. El project manager debería considerar la gestión de los recursos de la cuenta en este paso.
- Plan detallado. Una vez que el plan de trabajo es aceptado por el cliente o los accionistas clave, el project manager crea una lista detallada de las tareas que formarán parte de cada objetivo a cumplir. El equipo del proyecto necesita estas tareas para tener instrucciones claras de modo que todos los miembros puedan cumplirlas.
- Gestión de tareas. Este paso incluye controlar el flujo de tareas y el estado del progreso. Algunas tareas pueden ser simples mientras que otras involucran dependencias y redes más complejas. Un buen project manager podrá ayudar y facilitar el flujo de tareas.
- Reajustes. Las tareas se están realizando, los objetivos se están alcanzando y los entregables se están realizando. Las cosas se ven bien. Pero dar un paso atrás y reconsiderar todo siempre viene bien. Después de cada objetivo cumplido, debes frenar y revisar las proyecciones de entrega, la asignación de recursos, la cantidad de trabajo del cliente y las expectativas del cliente. Si surgiera la necesidad, el project manager deberá cambiar el plan y revisar las fechas.
- Comunicación colaborativa. Informa a los miembros de tu equipo, al cliente y a los accionistas sobre el rendimiento del proyecto. Los informes de estado son una gran forma de que todos sepan lo que está pasando y de mantener un flujo de comunicación segura con el cliente. La transparencia es un aspecto vital de la relación con los clientes; nosotros creemos mucho en una comunicación clara y eficaz. De esta forma, puedes cambiar el rumbo del trabajo si fuera necesario y evitar sorpresas al final del proyecto.
- Análisis del rendimiento. Se entregan los entregables y se termina la fase principal del trabajo. Este es un punto clave del ciclo de cualquier progreso, y un análisis retrospectivo puede determinar si se tomó el camino correcto para realizarlo. Al saber y evaluar qué salió mal, puedes mejorar la toma decisiones y darle una devolución valiosa a tu equipo. Esta retroalimentación debería incluir puntos positivos y exitosos y también una oportunidad de aprendizaje.
Informe del estado del proyecto
Como ya mencionamos, hay algunos aspectos fundamentales en el ciclo del proyecto, y no podemos dejar de resaltar la importancia de los informes y la comunicación. La práctica de detallar los procesos e informar los resultados no debería suceder únicamente al final del proyecto.
La comunicación es clave, debes garantizar un canal para que haya una comunicación constante y que también funcione como registro histórico del proyecto. Algunos softwares de gestión de proyectos cuentan con mensajes instantáneos, pero no están unificados. Infórmale a tu equipo tras alcanzar objetivos para que todos estén al tanto de lo que sucede y sepan qué hacer después.
Los informes de estado son importantes, te ayudarán a brindar una visión general y a mantener felices a los accionistas y al cliente. También son fundamentales para la gestión de recursos y para analizar si necesitas más colaboradores en esa fase del proyecto. Hay plantillas que sirven para esto, y algunas herramientas incluso cuentan con funciones automatizadas para realizar informes.
Herramientas de gestión de proyectos
Hasta los mejores project managers necesitan apoyo para tratar con muchas tareas y responsabilidades. Utilizar una solución de gestión de proyectos puede aumentar la rentabilidad de tus proyectos en gran escala y ayudar a cuidar de tu talento. Las herramientas de gestión están diseñadas para facilitar el flujo de trabajo y mejorar la eficacia, ya que permiten la asignación de tareas y recursos, el control del tiempo y la estimación de proyectos y los informes automáticos con la ayuda de inteligencia artificial.
Hoy en día, tener un buen software de gestión de proyectos es necesario, ya que puede ayudar de innumerables formas. Tener una solución integral puede hacer que tus operaciones crezcan y ayudarte a conocer el valor real de las horas facturables. También ayuda a prevenir el agotamiento de los empleados con el seguimiento del tiempo y la funcionalidad de organización, ya que te permite ver el volumen de trabajo de cada colaborador. Si quieres saber más, lee nuestra guía de software de gestión de proyectos o pide una prueba.
