Introducción
Los buenos líderes no son tan raros como crees. Muchos individuos se hicieron cargo y se enfrentaron a los desafíos que surgieron en los últimos años: una pandemia, crisis financieras, sobresaturación del mercado, agotamiento del talento y las complicaciones logísticas y organizacionales del trabajo remoto. Super fácil, ¿no? La industria del marketing y la publicidad también se enfrentó a difíciles problemáticas y a temas relacionados a su campo. Además, las agencias especializadas en mercados específicos recibieron un gran golpe y vieron a sus clientes regulares disminuyendo sus demandas (o hasta cancelando) sus servicios.
En COR buscamos apoyar a las agencias para que optimicen sus operaciones con el fin de que sean lo más ágiles y rentables posible. Hoy queríamos hablar sobre los temas que suelen afectar a los clientes de las agencias y sobre cómo resolverlos.
Llevar un control de los KPI
Es imposible ocupar un lugar digital como negocio y no llevar un registro de los indicadores claves de rendimiento (o KPIs, por sus siglas en inglés). Bueno, es imposible hacer eso y mantenerse rentable.
Los KPI son fundamentales para cualquier estrategia digital, ya sea de marketing o de publicidad, ya que estas métricas son un requerimiento para mantener los objetivos de la agencia en un buen nivel comercial o de proyectos. Son integrales para establecer los objetivos de negocios, medirlos y regular la dirección hacia la cual la agencia se dirigirá. Para poder lograr esto, debes obtener información interna y realizar una investigación de mercado.
COR, nuestro software integral de gestión de proyectos impulsado por inteligencia artificial, almacena la información histórica de todos los servicios brindados, de todas las tareas de los proyectos y de cómo hizo el talento para completar sus entregables. El acceso a esta información es simple gracias a nuestra función de informes, que le brinda a los project managers, a los supervisores, a los ejecutivos senior y a los de nivel C la información valiosa que necesitan para tomar decisiones importantes que afectarán a las iniciativas futuras de la empresa.
Estos informes pueden ayudar a analizar el progreso de una campaña en tiempo real y evaluar la asignación de recursos importantes, como el tiempo del talento. Hasta es posible analizar un caso, producto, servicio o tipos de clientes durante un período específico de tiempo para realizar referencias cruzadas.
Inteligencia de negocios y toma de decisiones basada en la información
Los jefes ejecutivos suelen ser los que tienen la decisión final, y como tales, cargan con una gran responsabilidad. Para poder tomar las decisiones correctas, deben contar con la información adecuada y las opiniones de las personas que reportan a ellos, como mencionamos antes. Este último detalle puede hacer la diferencia.
Cuando solo observas informes que pasaron por varias manos sin revisar la información en bruto, debes asegurarte de que no tengan errores y de que se hayan creado a partir de los mismos datos. Por ejemplo, si el CFO debe analizar el flujo de capital del último semestre y promover una iniciativa en base a los resultados, ¿qué sucede cuando la información utilizada no se obtuvo de las mismas muestras? Entonces, los datos obtenidos podrían llevar a una decisión ejecutiva errada.
¿Cómo te aseguras de que la información es correcta, sobre todo si no cuentas con un departamento financiero numeroso, algo que sucede en muchas pequeñas empresas? Automatizar la recuperación de datos es una forma increíble de comenzar. Con las funciones de control automático del tiempo, de informes y de creación de plantillas de COR, te aseguras de que la información que ingresa en el sistema sea un reflejo transparente del estado del negocio. Además, no desperdicias el tiempo de los empleados en tareas de ingreso de datos.
La habilidad para visualizar y reflexionar sobre un tema es un talento: si tienes información clara y hasta puedes predecir la rentabilidad a nivel de proyecto, entonces puedes establecer un estándar más alto de pago y de negociación de tarifas, sumado a que puedes demostrarle a los clientes la cantidad de horas dedicadas a sus proyectos y explicar el valor que tu agencia les brinda.
Desempeño óptimo
En la vorágine del día a día de las agencias, es fácil para los empleados ubicarse en un lugar donde desempeñan múltiples roles y responsabilidades que no están dentro de su alcance usual de trabajo. Si pensamos en que los tres ingredientes principales de cualquier emprendimiento comercial son el tiempo, el dinero y los recursos humanos, entonces es fácil ver por qué muchas veces los equipos deben realizar tareas que se ubican por fuera de su área de especialidad. Por eso, es lógico que surjan problemas cuando los recursos se utilizan al máximo.
Pero esto no tiene por qué ser así. Claro, todos los colaboradores se esforzarán para cumplir con los plazos y para presentar entregables de la mayor calidad, pero las personas trabajan mejor si el flujo de trabajo es organizado y ágil y si realizan tareas para las cuales tienen las competencias. COR es una herramienta de gestión de proyectos holística, por lo que se tiene cada paso en cuenta: desde la asignación de tareas hasta los informes ejecutivos de los niveles C.
Gracias a nuestro software, la organización y la estimación del tiempo que llevarán las tareas es fácil, lo que le ofrece a los project managers más tiempo para apoyar a los equipos en la agencia y para asegurarse de que todos estén dando lo mejor de sí. Cuando permites que el talento trabaje de forma sustentable y en un ambiente saludable, producirá los mejores resultados posibles para la empresa y disfrutará su tiempo en la agencia, lo que reducirá la rotación.
La colaboración es fundamental
Como pasaron mucho tiempo trabajando desde casa, las personas adquirieron un entendimiento importante sobre esta nueva metodología de trabajo. Desde el lado gerencial, aprendimos que esta forma de trabajo no se relaciona con una baja en la productividad: ofrecer flexibilidad para trabajar remotamente como política de la agencia hasta puede funcionar como una ventaja competitiva a la hora de reclutar nuevo talento.
Pero las nuevas posibilidades tienen una contra, y esa es la pérdida de conversaciones espontáneas y momentos que podrían generar nuevas ideas, y debido a la propia naturaleza sinérgica de estos encuentros, son muy difíciles de replicar. ¿Qué hacer entonces? Debes generar el espacio y las oportunidades para que los empleados creen un equipo que fomente la colaboración.
Tener un equipo unido funciona de maravillas para los proyectos, ya que expande la visión y permite el flujo sano de ideas, y es por eso que COR centraliza las operaciones en una sola herramienta. Gracias a sus varias interfaces de programación de aplicaciones (o APIs, por sus siglas en inglés), COR mantiene un registro organizado de todo lo que sucede sin pasar por alto ninguna información, lo que resulta en que la responsabilidad y la colaboración sigan funcionando.
Gestión de tiempo
Se podría decir que el tiempo es el recurso más valioso de las agencias, ya que puede utilizarse en la unidad básica de medición para facturar, lo que se traduce en ganancias. Las tareas colaborativas y creativas son muy difíciles de medir en unidades porque la matriz de resolución de problemas que debe aplicarse en los entregables es sorprendente. Entonces, ¿cómo puedes medir la cantidad de trabajo realizado para entender mejor los procesos internos y los costos de producción?
El control del tiempo es una función central en COR, ya que la herramienta impulsada por la inteligencia artificial le ofrece una planilla relacionada a las tareas en las que trabajaron a todos los empleados al final del día para que la aprueben. Esto no significa que se lleva un control de los descansos ni de nada tan irrelevante como eso, sino que el objetivo es reunir información sobre cuánto tiempo lleva completar cada tarea para que el software pueda generar estimaciones y mejorar la precisión de los plazos y la planificación.
¿Otro aspecto positivo de esta función? Realiza cálculos de ganancias en tiempo real, lo que permite que los equipos y partes interesadas sepan si existen áreas que necesiten modificaciones para mantenerse a flote. Esto puede ser muy útil a la hora de negociar tarifas con los clientes, debido a que le da a la agencia información detallada sobre los orígenes de cada gasto.
Cuidar del talento
Las agencias tienen una reputación extremadamente mala con relación al área de los recursos humanos. El consciente colectivo sabe que los empleados de agencias trabajan más horas que las pactadas, incluso hasta altas horas de la madrugada, con el fin de completar proyectos contra reloj, aun cuando reciben un salario bajo. Y aunque estas nociones son anticuadas, la industria del marketing y la publicidad se ve muy afectada por las altas tasas de rotación.
El trabajo creativo no pide muchas calificaciones, pero sí requiere de una gran habilidad e inteligencia, y no son muy fáciles de encontrar. El talento siempre está recibiendo ofertas de la competencia y de otras agencias, así que para poder retenerlo, debes cuidarlo y ofrecerle beneficios que de veras necesitan, no ventajas simples u ordinarias.
Retomando lo que mencionamos en el punto anterior, en nuestro tablero integral, a la hora de asignar tareas basadas en el tiempo disponible, puedes ver cuántos trabajos tienen asignados los colaboradores y evitar el agotamiento. COR cuenta con avatares de colores que representan la cantidad de horas asignadas de cada colaborador para que los project managers no saturen al equipo.
Generación de leads
El primer paso hacia la adquisición de nuevos clientes es la generación de leads, ya que atraer y retener leads de alta calidad es fundamental para el lado comercial de una agencia. Las buenas campañas de leads utilizan un enfoque multifacético, ¿y qué sucede entonces? Utilizas todos los formatos posibles de herramientas de marketing: desde redes sociales, adquisición de datos, sitios web, marketing de motores de búsqueda (o SEM), correos y más. Cada herramienta cuenta con su propio call-to-action (o CTA) y base de recepción de información para analizar qué es lo que genera mejores resultados. A veces es difícil diferenciar con precisión cuál es el aspecto más valioso de una estrategia, porque cifras altas no equivalen a valores altos.
¿Qué proyectos cuestan más? ¿Estos proyectos obtienen los mejores resultados? ¿Cuál es el comportamiento de estos leads? ¿Y su lealtad? Con COR puedes separar la información histórica a nivel de cliente y ver qué acciones son más valiosas según los costos y los resultados.
Tasa de conversión
Después de los leads, lo siguiente mejor es la tasa de conversión. Los leads no tienen importancia como tasa por sí misma; la tasa de conversión es lo que realmente refleja el valor de los esfuerzos del equipo de leads. Pero tanto la información como ambas tasas son importantes de seguir para poder saber con seguridad cuáles son las mejores estrategias.
Un aspecto importante para entender sobre esto es que ciertas campañas tardan mucho tiempo en entregar resultados. En ese tiempo, quizás el equipo sufrió un cambio de miembros, el mercado cambió, la industria aumentó su popularidad o los gastos generales de la agencia se modificaron. Entonces, ¿cómo puedes garantizar que el análisis de tus tasas de conversión sean razonables?
Con COR puedes realizar un seguimiento de estas importantes métricas de forma centralizada y olvidarte de perder tiempo valioso buscando correos electrónicos viejos para encontrar información. Esto también puede ser una gran forma de realizar una gestión de riesgos. Como la inteligencia artificial que alimenta nuestra herramienta puede brindar análisis de rentabilidad en tiempo real, puedes revisar grupos de datos incluso si las tarifas actuales, tanto para costos como para facturaciones, cambiaron. Esto implica que podrás evaluar la información más representativa sin pasar por alto las variables.
Repensar la innovación
La creatividad y la innovación van de la mano. En una de nuestras charlas con David Sable hablamos sobre el estado actual de la industria de la publicidad, y al mencionar las tendencias y la tecnología de la información, él explicó que, históricamente, esas fueron una de las bases del trabajo de las agencias. El conocimiento más revelador que nos compartió es que, en los primeros días de la existencia de internet, quienes trabajaban en marketing y publicidad no se lanzaron a las nuevas oportunidades que surgieron con eso, lo que es extraño.
La tecnología avanza a una velocidad impresionante, por lo que la adquisición y la actualización constante del conocimiento no solo es fundamental para el talento de la agencia, sino que puede ayudar o quebrar un negocio. Entonces, para mantenerse en forma y a flote, las agencias deben contribuir a la educación constante de sus empleados. Con nuestras funciones puedes ver qué tipo de tareas les causan problemas a los equipos y proponer entrenamientos para esas áreas. También puedes ver los servicios que necesitan de colaboradores externos y analizar si son rentables para la agencia. Si lo son, entonces puedes crear ese conocimiento internamente como forma de inversión para el futuro de la agencia.
La inversión en el conocimiento también es una forma increíble de promover a la agencia como lugar para trabajar. Si los únicos beneficios que ofreces son relacionados a la salud o a frutas frescas, entonces no entendiste el punto. La educación y las oportunidades profesionales son beneficios muy buscados, y de esa forma puedes demostrar por qué la gente quiere trabajar contigo.
Escalabilidad
Manejar un negocio es muy difícil. ¿Manejar una agencia? Quizás sea hasta más complicado. Muchas empresas de servicios profesionales tienen problemas a la hora de escalar sus operaciones, y las agencias no son inmunes a eso. ¿Por qué sucede esto? No queremos meternos en los detalles de los gastos generales y de los ingresos brutos de una agencia (ya lo hicimos aquí y aquí).
Lo principal acerca de lo que hablamos de los problemas de las agencias pequeñas para crecer y escalar surgen de las operaciones disfuncionales internas, que pueden pasar desapercibidas cuando una agencia tiene pocos empleados y un pequeño grupo de clientes. Sin embargo, a veces llega el momento de escalar la empresa, de agregar más clientes y talento, de mudarse a una nueva locación con una oficina más amplia o de hasta asociarse con una empresa más grande, y cuando esto sucede, debe realizarse un diagnóstico previo de los asuntos internos, porque la rentabilidad puede desplomarse con mucha rapidez.
La explicación es simple: los ingresos brutos no se relacionan directamente con mejores resultados; a veces, una operación en expansión puede perder ganancias. La misión de COR es ayudar a estas agencias con eso. Queremos que hayan empresas sanas que sean rentables y que le den valor y oportunidades de trabajo a sus comunidades, y si quieren escalar sus operaciones, queremos participar y apoyarlos en cada paso del camino. Si quieres aprender más sobre las formas en las que tu agencia puede beneficiarse de nuestra herramienta, pide una prueba hoy.
