Con anterioridad nos referimos a la organización dentro de una empresa y a los beneficios de utilizar una herramienta de Project Management.
Siguiendo la línea de estas notas, focalizamos la atención en la organización de las tareas.
Cuando desarrolla un proyecto, la gestión del mismo es fundamental a la hora de lograr, no sólo el cumplimiento de los plazos estipulados, sino también un rendimiento óptimo.
Todos los proyectos están compuestos por una serie de tareas que deben realizarse para cumplir con los objetivos.
Dichas tareas tienen diversas prioridades, grados de dificultad, descripciones y muchas otras características que las hacen particulares.
El hecho de que sean particulares, determina que no puede llevarlas a cabo sin trazar un plan que facilite el trabajo, y sirva como guía para usted y el equipo involucrado en el proyecto.
Tomando como premisa la importancia de la gestión de las tareas, le damos los siguientes consejos:
Designación del equipo
Conocer las habilidades de cada miembro del grupo de trabajo es la clave para designar a las personas óptimas para cada tarea. Es de mucha utilidad disponer de un líder de proyecto para cada área (diseño, marketing, desarrollo, etc), que conocerá mejor a cada integrante del equipo y podrá asignar tareas de manera más efectiva
Establecer prioridades
Uno de los puntos principales es establecer el grado de importancia y urgencia de la tarea. Conocer la relevancia le ayudará a definir cuántos recursos designar para su cumplimiento y permitirá que su proyecto se lleve a cabo con mayor fluidez.
Determinar fechas límites
A pesar de que el propio proyecto tenga una fecha de entrega, es una buena práctica establecer fechas para cada tarea, de esta forma la organización será más clara y le será más sencillo supervisar el progreso.
Ordenar los mensajes
Catalogar o agrupar los mensajes y archivos relacionados a una determinada tarea, facilitará la comunicación, tanto dentro del equipo, como con el cliente.
Designar Sub-Tareas
Cuando una tarea depende de otra para su realización, es muy importante asignarla como sub-tarea, para saber qué grado de interrelación tienen y el orden de ejecución de cada una.
Dependiendo de la envergadura del proyecto, puede recurrir a un Project Manager para que le ayude a llevar el trabajo a buen puerto. Es importante que utilice todas las herramientas y estrategias de planificación, que tenga disponible, para facilitar la gestión y lograr un alto rendimiento.
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