Puedes comunicar prácticamente cualquier concepto en imágenes como si fuera en palabras. Las integraciones de diagramas de procesos empresariales son herramientas excelentes cuando tu agencia trata de crecer y mejorar. Estas imágenes te ayudarán a ver tus operaciones de comienzo a fin y mejorarán tu proceso de flujo de trabajo. Tal vez encuentres áreas sobre las que necesites trabajar y nuevas oportunidades para tu colaboración en equipo para expandir tu agencia o empresa.
En cualquier organización necesitarás comprender muchos procesos complejos. Desde el marketing y la contabilidad a la producción y RRHH, los flujos de trabajo necesitan documentarse para una amplia gama de fines.
Por fortuna, el mundo pasó de cuadros de flujo de trabajo manuales, a planillas de control de horas; tableros , y hojas de cálculo. En estos tiempos, los software de diagramas de flujo de trabajo ofrecen funciones avanzadas necesarias para visualizar hasta los procesos comerciales más complicados y alcanzar tu sistema de gestión de flujo de trabajo. La visualización de datos simplemente nos ayuda a comprender mejor, identificar las tramas y comunicar las ideas de un modo claro y simple. Así como los maestros utilizaban los diagramas de flujos de trabajo en la escuela, como gerente, necesitarás softwares de gestión de flujo de trabajo: le hace bien a tu empresa.
La utilización de un diagrama empresarial requiere herramientas de software que te ayudarán a crearlo. Te permitirá automatizar flujos de trabajo, y te ofrecerá características avanzadas necesarias para visualizar hasta los procesos comerciales más complicados. Por ejemplo, podemos mencionar kiss flow, que es una solución automática de formas basadas en la nube, que automatiza los procesos empresariales y realiza un seguimiento del desempeño. Esta herramienta de gestión de flujo de trabajo es adecuada tanto para empresas pequeñas como para grandes industrias. Te ayudará a comenzar solicitudes de procesos, visualizar puntos que requieren acciones por parte del usuario y aprobar tareas pendientes.
En este artículo, repasaremos las mejores planillas de diagrama y herramientas para que utilices y crees tus imágenes para ver tus flujos de trabajo en tiempo real y te ayude en tu gestión de proyectos.
Entonces no demoremos más y empecemos a trabajar.
¿Por qué debería crear una plantilla de diagrama de procesos empresariales?
La diagramación de procesos empresariales es un bien revolucionario para tus esfuerzos por mejorar, pero demandan tiempo y trabajo para crearlos. Puedes ahorrar dinero para análisis futuros al crear o encontrar plantillas que puedes utilizar para tus diferentes áreas operativas. Con los consejos de este artículo, tendrás las herramientas para optimizar tu negocio y sus procesos regularmente.
Las mejores herramientas de diagramas empresariales y plantillas
No importa el motivo por el cuál lo lograste, es importante utilizar una herramienta que te permita diseñar un diagrama que capture el flujo de tus procesos. Para simplificar las cosas, hemos organizado las herramientas y las plantillas según los tipos de diagramas que puedes utilizar para esquematizar los procesos. Las mejores opciones te ayudaran a ti y a los miembros de tu equipo a comprender y comunicar cómo fluye tu empresa para que puedas alcanzar los mejores resultados.
¿Qué son exactamente los software y las herramientas de cuadros de flujo?
Primero, vemos qué es un cuadro de flujos. Es un tipo de diagrama que grafica los pasos de un proceso de modo secuencial.
Usualmente, comprende el uso de fotos o imágenes de distintos tamaños, como ser rectángulos, óvalos, cuadrados, círculos, etc. Para representar una serie de eventos o pasos dentro de un procedimiento.
Por ello, las herramientas y softwares de cuadros de flujos son plataformas en las que puedes diseñar y crear estos diagramas en una estructura jerárquica para visualizar datos.
Aunque estas herramientas se utilizan mayoritariamente en las industrias de desarrollo de software, en estos tiempos se están volviendo más habituales en los rubros empresariales y de gestión porque ayuda a desglosar los procedimientos complejos para brindar las mejores soluciones.
Sabemos que los diagramas de flujo son uno de los mejores software de gestión de flujos de trabajo que existen y las herramientas que ofrecen pueden al principio parecer poco importantes si se quiere invertir, pero es genial cuando se trata de hacer una lluvia de ideas y organizar procesos y flujos de trabajo personalizados.
Observemos más de cerca e intente comprender por qué necesitas utilizar softwares de flujo de trabajo y herramientas en tu agencia o negocio.
¿Por qué necesitas softwares y herramientas de cuadros de flujo?
No se puede negar que el uso de símbolos y textos en un diagrama de flujo para explicar procesos empresariales extremadamente complejos facilita la comprensión y digestión de la información por parte de un público más amplio.
Habiendo dicho esto, observemos más detenidamente cuáles son los beneficios de poseer un software de cuadro de flujo:
- Viene por una serie de plantillas para cuadros de flujo básicos ya prediseñadas o listas para usar y personalizables.
- Este tipo de aplicaciones alinean automáticamente los símbolos, proporcionan un espaciado adecuado y conectan los símbolos para dar un aspecto limpio y profesional.
- Te ayudan a convertir los cuadros de flujo en formatos diferentes.
- Hace que sea muy fácil compartir los cuadros de flujo en plataformas múltiples.
- Brinda características grandiosas de importación y exportación.
Con estas características, no solo puedes presentar tus ideas fácilmente sino que puedes gestionar tu flujo de trabajo adecuadamente, mantener una buena comunicación y mejorar tu organización.
En resumen, el software y las herramientas de diagramas de flujo son nada menos que una gran inversión. Son la opción más popular entre los diagramas empresariales. Estas imágenes utilizan formas y flechas para demostrar cómo tus operaciones pasan de una etapa a otra. Además de mostrar cómo funcionan tus procesos, también pueden resaltar los pasos o áreas que interrumpen este flujo. Y lo que es más importante, los diagramas de flujo se pueden utilizar para esbozar procesos complicados con múltiples pasos, lo que te da más flexibilidad a la hora de diagramar.
Ahora, conoces las increíbles formas en las que una herramienta de diagrama de flujo puede mejorar tu empresa y la gestión de los procesos.
Las herramientas de diagramas empresariales para los cuadros de flujo son:
- Microsoft Office Suite – Aunque no lo creas, puedes crear cuadros de flujo en Word, Excel y PowerPoint. Microsoft incluso ofrece tutoriales para ayudar a desarrollar tu propio cuadro.
- Google workspace – Al igual que Microsoft Office Suite, Google te permite desarrollar cuadros de flujo de sus herramientas, incluidos los Docs, diapositivas y hojas. También puedes utilizar Google Drawings para hacer cuadros antes de pegarlos en otros documentos.
- MindManager – Los Flowcharts son uno de los muchos diagramas que son amigables con el usuario. Puedes encontrar instrucciones paso a paso además de gran cantidad de plantillas para ayudarte a comenzar.
¿Por qué funcionan los mapas mentales?
El mapeo mental es otra solución de gestión de flujos de trabajo amada por muchos millones de personas en todo el mundo, y es algo con lo que nunca adivinarás que ya estás familiarizado. Tanto si lo llamas «lluvia de ideas» como «diagrama de araña», lo más probable es que hayas utilizado los mapas mentales a lo largo de tu formación y tu vida laboral para aportar ideas para una presentación, estructurar un ensayo o un informe, planificar una reunión o incluso, repasar para un examen importante.
En su forma más simple, un mapa mental es una colección de ideas desarrollada en formato de diagrama visual. Empezando por una idea o tema central en el centro del mapa, las ramas irradian desde el centro conteniendo otros temas y conceptos a explorar – normalmente en forma de palabras, frases cortas e imágenes. Esto les brinda a los mapas mentales una estructura organizativa natural.
En un mapa mental, la información se estructura de un modo que refleja exactamente cómo funciona el cerebro; de manera radiante en lugar de lineal. Literalmente, traza un mapa de tus pensamientos a través del uso de asociaciones, conexiones y desencadenantes para estimular nuevas ideas. Facilita extraer ideas de tu mente para convertirlas en algo visible y estructurado.
Los estudios demuestran que al cerebro le gusta trabajar sobre la base de la asociación, y conectará cada idea, memoria o información en decenas, centenas e incluso miles de otras ideas y conceptos. Esta es la razón por la que los mapas son beneficiosos como software de automatización para gestión de tareas, convenientemente utilizados para evitar los cuellos de botella y el incumplimiento de las fechas de entrega.
Aunque los mapas mentales a menudo se dibujan a mano, la utilización del software puede facilitar y acelerar el proceso más que nunca. Con el mapeo mental, puedes crear un mapa en minutos y compartirlo fácilmente con otros para que puedan revisar tu trabajo, o incluso agregar sus propios comentarios y sugerencias. Te dan la posibilidad de exportarlo como PDF y acceder a él cuanto tú quieras.
El aprovechamiento de esta técnica culminó en un software que es una poderosa herramienta de gestión de proyectos, es realmente eficaz para aumentar nuestra capacidad de pensamiento, potenciar la creatividad y mejorar la memoria, y es perfecta también para el seguimiento del tiempo.
En general, los mapas mentales te ayudan a organizar tus pensamientos en torno a un tema concreto, como un producto o procedimiento. Coloca esta idea central, normalmente dentro de una forma grande, en el centro de tu diagrama.
Mediante flechas o líneas, puedes rodearla con diferentes pensamientos o ideas sobre ese tema en particular.
Uso de organigramas
Los organigramas son una herramienta poderosa que las empresas pueden utilizar para desplegar la estructura de su empresa. Presentados en forma de diagrama de flujo, el cuadro ayuda a mostrar las relaciones entre los diferentes departamentos y empleados.
Tal vez necesites una ayuda visual clara para comunicarles tu estructura empresarial a tus empleados nuevos, o existe alguna confusión sobre quién le informa a quién. El organigrama, conocido en inglés como org chart, puede utilizarse como herramienta de gestión al igual que Wrike, un software de gestión de proyectos y colaboración, para mejorar el desempeño de los equipos, planificar objetivos o simplemente como directorio visual del personal.
Tipos de organigramas
Cada tipo de organigrama está diseñado para adaptarse a las listas de tareas específicas de la estructura de la empresa y a sus respectivas fechas de vencimiento, por lo que es importante elegir el tipo correcto que mejor se adapte a tu propia empresa.
Existen cuatro tipos de cuadros:
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Estructura jerárquica
La forma más común de organigrama es una pirámide, que muestra una estructura empresarial tradicional. Una sola persona o un grupo están en la cima, seguidos por los gerentes, y luego por otros empleados detrás. Dentro de esta estructura, el cuadro se encuentra dividido en departamentos y todos los empleados dependen de un único gerente.
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Estructura dividida
Este tipo de estructura se divide en ramas separadas y semiautónomas con conectores, según las líneas de productos, la zona geográfica o las funciones específicas.
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Estructura de la matriz
Las empresas que usan este tipo de organigrama se encuentran divididas en equipo según la protección o los productos y dependen de un project manager y también de un gerente de funciones. Esto crea un cuadro que muestra relaciones entre toda la empresa y solamente de modo vertical.
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Estructura plana
Es el más habitual entre las pequeñas empresas, la estructura plana u horizontal consiste en unos pocos gerentes o ningún gerente intermedio entre el personal y los ejecutivos.
Beneficios del organigrama
Un organigrama bien presentado puede mejorar la claridad y la comunicación para una empresa, lo que ayuda a mostrar líneas claras de autoridad y la posición de cada empleado dentro de la empresa. Estas son las funciones clave fundamentales y las ventajas:
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Crecimiento de gestión efectivo
Cuando los empleadores poseen una visión clara y un plan de acción libre, donde cada uno encaja en la organización y en las funciones que desempeña, se volverá más fácil ver las áreas de la empresa que necesitan cambiar. Ya sea que dos equipos se fundan en uno o se contrate más personal, los movimientos pueden ser diagramados anticipadamente de modo más claro, utilizando el cuadro, permitiéndote predecir con mayor predicción su éxito o fracaso.
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Mejorar las líneas de comunicación
Con las relaciones laborales claramente visibles en un organigrama, cada empleado conoce a quién acudir cuando necesitan asistencias, en lugar de pelear solos. Dentro del diagrama, es fácil ver quién tiene cada responsabilidad y quién está involucrado en cada uno de los proyectos, lo que ayuda a minimizar el tiempo mal gastado y mejora la eficiencia.
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Visualizar el panorama general
A veces es fácil olvidar que tu trabajo está alimentando algo mucho más grande. Si las personas que trabajan para ti pueden ver que su rol directamente contribuye a que la empresa funcione con fluidez y eficacia, mejorará mucho la moral del personal.
En general, aunque no es el diagrama empresarial más popular, un organigrama simplifica la jerarquía dentro de tu organización y de los empleados. Al trabajar de forma descendente desde tu jefe o líder de equipo, puedes mostrar quién informa a quién y de qué es responsable cada persona.
Diagramas de carriles
Un diagrama de carriles es un tipo de cuadro de flujo que delinea quién hace cada tarea en un proceso. Al utilizar la metáfora de los carriles en una pileta, un diagrama de carriles brinda claridad y confiabilidad al ubicar los pasos del proceso dentro de los diagramas de carriles horizontales o verticales de un empleado, grupo de trabajo o departamento en particular. Muestra las conexiones, comunicaciones y los traspasos entre estos carriles, y puede servir para poner de manifiesto el despilfarro, la redundancia y la ineficacia de un proceso.
Los carriles se utilizan como elemento valioso en la notación del modelo de procesos de negocio; su contraparte de diseño de software, el lenguaje de modelado unificado (UML); y los diagramas de flujo de procesos. Los símbolos estándar utilizados en todos estos tipos de diagramas, combinados con los carriles, pueden proporcionar una representación visual fácil de leer de las responsabilidades en un proceso.
Beneficios de los diagramas de carriles
En las organizaciones de hoy con múltiples grupos de trabajo o departamentos; esta diagramación puede ayudar de varias maneras:
- Puede garantizar que la mano derecha sepa lo que hace la izquierda en una organización. Destacan los pasos o subprocesos de los procesos que se asignan a un actor específico de la organización.
- Al detallar todo esto en un diagrama, se pueden destacar las redundancias entre las diferentes vías e identificar los cuellos de botella, así como los desperdicios y hacer que el proceso sea más eficiente. Esto revela a veces pasos duplicados o innecesarios en un proceso, como por ejemplo, que diferentes departamentos realicen la misma tarea. También puede poner de manifiesto los retrasos en los procesos o las limitaciones de capacidad dentro de un determinado carril, de modo que puedan abordarse y resolverse. Esto puede aumentar el desempeño y la calidad y reducir el trabajo y costos innecesarios.
- Puedes utilizar un segundo carril para modelar una mejor manera de estructurar el proceso o para tener en cuenta las circunstancias, como los cambios de personal o los cambios tecnológicos.
- Al igual que otros diagramas, los Diagramas de carriles pueden comunicar en términos más claros que una descripción narrativa.
- Los diagramas de carriles pueden formalizarse como una forma de integrar los procesos entre equipos o departamentos, lo que da lugar a procesos más limpios de forma continua que pueden llevar a incorporar a alguien o a cambiar las estrategias para afrontar una nueva tarea.
En resumen, los diagramas de carriles se usan para resaltar partes de un proceso empresarial que comprende diferentes miembros de equipo o departamentos. Estos diagramas de flujo se envían a una cuadrícula que se asemeja a una piscina, con filas horizontales o verticales similares a los carriles de natación. Puedes utilizar diferentes colores para cada fila, mostrando con claridad quién es responsable para cada área del proceso.
Diagramas de flujos de trabajo
Un diagrama de flujos de trabajo es básicamente el diseño de un diagrama de un proceso único. Utilizamos diferentes figuras y símbolos estandarizados para representar la visión global del proceso de negocio en una vista gráfica simple que muestra las diferentes tareas involucradas, y los caminos a seguir en el negocio. La ventaja del diagrama de flujos de trabajo recae en su simplicidad. Pero no sólo eso, su ventaja más significativa es que un simple diagrama de flujo de trabajo tiene la capacidad de incorporar las complejidades de un proceso, y te ayuda a ganar claridad.
Para hacer un diagrama de flujo de trabajo se necesita realizar un análisis exhaustivo del flujo de trabajo e identificar las potenciales áreas de debilidad. Un análisis del flujo de trabajo te ayuda a identificar las áreas críticas de tu proceso y cómo abordarlas. De hecho, el software de diagramas de flujo de trabajo se hizo bastante popular en muchos sectores, ya que le aporta a tu flujo de trabajo listo para usar estructuras de distintos tipos, necesarias para diferentes tipos y diferentes clases de modelos de negocio que facilitan el trabajo y lo hacen más compacto.
Los equipos de diseño crean un diagrama de flujo de trabajo para ayudar a los empleados a conocer sus responsabilidades y el orden de los pasos para completar el proyecto. También nos ayuda a determinar los diferentes departamentos implicados en el proceso, y el diagrama de flujo de trabajo ayuda a todos los departamentos a mantenerse coordinados y recibir notificaciones si hay algún tipo de imprevisto.
Beneficios de los diagramas de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo hacen tu trabajo más fácil y vuelven a tu organización completamente más segura. En general, la utilización de un diagrama de flujo de trabajo beneficia a tu empresa en cuatro formas primarias:
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Optimizar las operaciones
Los diagramas de flujo de trabajo crean mayor eficiencia haciendo que los procesos empresariales sean más eficientes. Independientemente del tamaño de la empresa, la optimización de los flujos de trabajo aumentan la productividad, bajan las deficiencias y pueden derivar en ahorro de costos o aumento de ingresos.
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Brinda documentación
No solo los cuadros de flujo de trabajo sirven como una representación visual útil pero también brindan la documentación necesaria para áreas, como ser la legal, de cumplimiento o los requerimientos de auditoría.
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Crea comunicación clara
La herramienta les proporciona a los empleados, a los distintos departamentos y a las organizaciones en su conjunto una visualización significativa del flujo de un trabajo o proceso. Los diagramas de flujo de trabajo aclaran los canales de comunicación y simplifican la comprensión de las responsabilidades específicas tanto para los empleados nuevos como para los departamentos grandes.
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Refuerza la seguridad
Por último, los diagramas de flujo de trabajo crean una organización más segura. El mantenimiento de los diagramas de flujo de trabajo para realizar el seguimiento de los procesos de seguridad de la información aseguran que tu empresa permanezca en la cima de cualquier bache de seguridad. Estas directrices visuales ayudan a implementar y apoyar las mejores prácticas de seguridad.
La eficiencia se alcanza mejor cuando las organizaciones logran un equilibrio en la gestión de los costos y el valor, y es aquí donde las herramientas de automatización con estas características resultan útiles. Para ello, los diagramas de flujo de trabajo son un medio útil para analizar y mediar estos objetivos empresariales para obtener mejores resultados de crecimiento.
5 herramientas de diagramas de flujo de trabajo que deberías conocer
Ahora es momento de repasar las principales elecciones en el mundo del software de diagramas de flujo de trabajo. Te mostrará qué puede hacer cada herramienta y para qué es mejor.
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SmartDraw
SmartDraw es un diagrama de flujo de trabajo y una herramienta gráfica establecida. Al utilizar plantillas predefinidas, puedes crear infográficos, diagramas en red, mapas mentales u organigramas. Las principales ventajas son las extensiones personalizables, la retención de documentos, el inicio de sesión único y las funciones de colaboración en equipo.
También puedes crear diagramas usando tamaño, espaciados, esquemas de colores y alineaciones automatizadas. Además, puedes remodelar automáticamente los diagramas con la herramienta de formato añadiendo, moviendo o eliminando formatos de estructura.
Esta herramienta se integra con aplicaciones de terceros como Trello, Jira, Outlook y Confluence.
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Lucidchart
Lucidchart es una solución de diagramación de flujos de trabajo basados en la nube. Esta plataforma centralizada te ayuda a crear flujos de procesos empresariales y a compartir los mapas de procesos con sus colegas. Las características principales incluyen la gestión de comentarios, gráficos, importación de datos y plantillas personalizadas.
También puedes utilizar el software para crear los cuadros organizacionales y subir los datos de los empleados, identificar los requerimientos de varios miembros del equipo. Los documentos críticos pueden ser gestionados al configurar el acceso del usuario y brindar licencias de solo lectura.
Esta herramienta se integra con aplicaciones populares como slack, salesforce, GitHub y LinkedIn Sales Navigator.
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Mindmeister
Lo mejor para el mapa mental colaborativo.
El software te permite visualizar mapas mentales mediante presentaciones que luego pueden exportarse. Los miembros del equipo junto a otros interesados mantienen sesiones de lluvias de ideas donde todos pueden aportar ideas. El gerente de tareas ofrece una interfaz de arrastrar y soltar y admite tableros Kanban.
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EdrawMax
EdrawMax es una herramienta de diagramación inteligente que ofrece más de 280 tipos de diagramas, desde cuadros de flujo hasta diagramas de circuito. El software permite crear un espacio de trabajo en la nube sincrónico en tiempo real para mantener a todos en la misma página.
El paquete incluye más de 1500 plantillas y 26000 símbolos además de un rango de cuadros generados por el usuario. Edraw Max te permite exportar planos visuales con facilidad, tanto públicamente como en privado. Los usuarios pueden compartir ideas a través de la comunidad en línea EdrawMax.
Esta herramienta se integra con plataformas como Google Workspace y Dropbox.
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Creately
Creately es una plataforma de gestión del trabajo en la nube basada en un pequeño lienzo visual inteligente.
Puedes utilizarlo para realizar una lluvia de ideas, planificar proyectos o capturar conocimientos. El software combina la diagramación con la colaboración visual y las funciones de flujo de trabajo.
Creately también es compatible con wiki, toma de notas y gestión de proyectos en un entorno sin código. Los miembros del equipo pueden modelar y construir a su manera según las necesidades de sus empresas. También pueden crear bases de datos personalizadas con los mismos elementos visualizados en múltiples contextos.
¿Cómo puede beneficiarte COR?
Como COR es una herramienta de gestión global, se complementará sin problemas con estas aplicaciones de flujo de trabajo. COR automatiza la gestión del tiempo y de los proyectos mejor que cualquier otro que puedas encontrar por allí, centrándose también en la predicción de los beneficios y en la visualización de las tareas, lo que hace que las comunicaciones de trabajo sean aún mejores. Teniendo esto en cuenta, combinado con el modo en que estos programas informáticos mejoran los procesos empresariales, simplemente acelerará el crecimiento que necesita tu empresa.
Conclusión
¿Por qué importan las herramientas de los diagramas de flujo de trabajo? En resumen, te ayuda a identificar los cuellos de botella, mejorar los ingresos una vez que se encontraron los puntos débiles y se hayan realizado los ajustes adecuados, te permite automatizar todo el proceso, lo que se traduce en eficiencia y sobrecarga del sistema, en la reducción del papeleo y en la mejora de la eficacia de los empleados, mejora el trabajo en equipo y la comunicación, potenciando la colaboración del equipo y un mejor servicio al cliente, ya que los empleados se centran más en atender sus necesidades y ahorran tiempo.
Si nos tomamos unos momentos para pensar en este tipo de software y en la forma que tiene COR de hacer las cosas, nos daremos cuenta de que son una combinación perfecta.
