Seguimiento del Tiempo: ¿Una Tarea para el Creativo?

Seguimiento del Tiempo

¿De qué vamos a hablar en este artículo?

La gestión de tiempo es a menudo pasada por alto y tomada sin seriedad, pero una vez que es empleada en un ambiente creativo, es la llave al éxito.

No es una novedad que los creativos luchan con la gestión de las horas de trabajo, terminan condensando sus trabajos en largas sesiones en las que a menudo pierden el seguimiento del tiempo utilizado para completar cada tarea.

Hoy en día, los procesos de trabajos están cambiando gradualmente, para bien o para mal, para ajustarse con en el estilo de vida del creativo. No es común que un creativo adhiera a un trabajo de 9 a 5, incluso si trabaja en una agencia creativa. La inspiración surge de noche y pueden pasarse una tarde completa aportando y produciendo ideas; ni que hablar de los freelancers. 

¿Realizar seguimiento del tiempo es igual a perderlo? A veces terminamos infravalorando esas «afirmaciones aburridas» que los project manager señalan, como por ejemplo, registros de tiempo mejorados, mejor gestión de presupuesto y evitar el sobrecoste de proyectos futuros olvidándose el fin real de estas apps: la creación de una plataforma que aprenda constantemente de los hábitos del usuario.

Los administradores prefieren usualmente un cronograma de tiempo más estricto, mientras que es más probable que los trabajadores creativos prefieran uno más flexible.  La mayoría cree que las apps de seguimiento del tiempo hoy en día interrumpen el proceso creativo y son, en definitiva, una pérdida de tiempo cuando se habla de las industrias creativas. Este argumento específico se encuentra con reproches serios en relación con las entregas que no se cumplen y las oportunidades comerciales que se pierden por esta razón.

El seguimiento del tiempo le permite al creativo visualizar su trabajo en un cronograma y asegurarse de que es remunerado por el trabajo que han realizado y comprender el éxito o dónde realizar ajustes  para que el tren vaya firme y  hacia adelante.  La buena gestión de proyectos no se puede alcanzar simplemente sin eso, ni hablar cuando hablamos de cálculos, rentabilidad e incluso de dominar tu arte.  Ese es justamente el motivo por el cual las agencias creativas utilizan las apps de software de seguimiento del tiempo, que son herramientas  cuya principal función es  efectuar un seguimiento automático de todo lo que haces y de cuántas horas de trabajo inviertes en tus tareas.  

Las apps de seguimiento del tiempo, tal como hemos dicho, realizan un seguimiento de todo el  tiempo que inviertes en diferentes trabajos creativos y proyectos sin ninguna interrupción. Registra todas las actividades activas de la web y del escritorio, al igual que un localizador de GPS, a través de un AI que las convierte en planillas de control de horas muy precisas. Puedes controlar, gestionar y facturar el tiempo desde un mismo sitio sin comprometer tu propia productividad; verdaderamente una herramienta poderosa de gestión de proyectos.

Las apps de seguimiento crean de modo simple el proceso de creación de las planillas de control de horas mientras mejoran su precisión. Esto significa que puedes informarle a tu cliente con confianza sobre el valor de las horas y asegurarte de que estás realizando un trabajo que se ajusta con el número de horas invertidas en cada tarea. Los informes diarios se realizan a un estado en donde tu tiempo se fue. Como herramienta de gestión de tareas, los managers pueden configurar recordatorios automáticos para asegurarle a todos que cada planilla de control de horas está en un instante, facilitando la administración esencial y quitando los cuellos de botellas de fin de mes.

Las herramientas de seguimiento del tiempo ayudan a calcular mejor los presupuestos basados en el tiempo para que el project manager pueda brindarles a los miembros del equipo una ventana de tiempo razonable para entregar una tarea. Además, utilizar una herramienta para hacer seguimiento temporal también muestra transparencia. Los equipos creativos pueden observar sus horas facturables, y así, tener un sentido de autonomía.

Cuantifica el tiempo interno

Las agencias creativas Smart valorarán siempre el seguimiento del tiempo, no solo el facturable, sino también la gestión de proyectos y tareas, los email, las reuniones, la investigación y el desarrollo y la comunicación interna del equipo. Ayuda a identificar los procesos poco productivos y los flujos de trabajo que limitan la productividad de tu equipo.

Seguimiento de proyectos en tiempo real

Las apps de seguimiento del tiempo te ayudan a seguir el desarrollo de todos tus clientes y proyectos a través de un poderoso dashboard temporal de tiempo real. Así sea que cobres por hora o por proyecto, necesitan comprender cuanto te cuestan tus proyectos. Monitorean el tiempo y el presupuesto monetario gastado mediante el seguimiento de las ultimas actividades de todos los proyectos y asegurándote de que cada uno se encuentre trabajando sobre las prioridades para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. 

Control de flujos de trabajo

Al tener una idea de cómo estas gastando el tiempo puedes calcular sin dudas cómo sacar más provecho de él. El seguimiento del tiempo automático es una ruta fácil hacia la conciencia y el control del tiempo. Puedes ver cómo redistribuir tu tiempo, cuánto tiempo te toman las tareas, dónde y cómo te distraes, dónde va el tiempo interno y cómo actúas frente a las eventualidades y qué haces luego sobre eso. Optimiza tu proceso y crea mejores condiciones para entregar tu mejor trabajo.

Administrar recursos

El seguimiento del tiempo saca todo el esfuerzo de tu equipo en un lugar para una gestión rápida y proactiva. Ver quién trabaja en cada cosa, quién tiene la capacidad para desarrollar una determinada tarea para ayudar a otros, quién está alejándose de las prioridades y quien se encuentra con un obstáculo en el camino.  Mostrar la actividad de cada uno entre los proyectos también facilita la rápida colaboración del equipo; saber dónde se encuentran tus colegas con una tarea sin interrumpir su trabajo.

Focalizarse en lo importante

Realizar un seguimiento del tiempo para ti mismo te ayuda a mejorar tu productividad y a realizar trabajo valioso y eficiente. Como todo se captura y documenta mientras trabajas, en las apps de seguimiento del tiempo no tienes que interrumpir tu día para registrar horas o hacer anotaciones. Interactúa con las herramientas con la frecuencia que quieras, del modo que sea mejor para tu flujo individual.

Liderar con confianza

El seguimiento del tiempo se trata de empoderar a la gente. Las memorias a las que se les efectuó el seguimiento seguirán siendo privadas para ellos solos y todos los miembros del equipo pueden revisar las entradas de tiempo las veces que lo necesiten. Puedes abordar tus propias metas de productividad en privado, asegurar espacios y mejorar los flujos de trabajo y cronogramas para controlar tu propio trabajo. 

Los beneficios del seguimiento del tiempo en una agencia creativa

1. Cálculos precisos del presupuesto temporal

Sin una gestión del tiempo apropiada, los creativos podrán poner su atención en actividades menos importantes. A ellos les gustan los desafíos y disfrutan ver cuántos proyectos pueden desarrollar durante una semana. Podrían por el contrario dedicar su tiempo a proyectos que los hagan realmente crecer, para así guiarlos en una buena dirección. Necesitan considerar comenzar a realizar seguimiento del tiempo para optimizar su rutina laboral.

2. Validación de tu propio trabajo 

En la industria creativa puede ser a veces difícil validar la fijación de precios. Llevar un informe de entradas permite encontrarnos con la satisfacción del cliente cuando ve que se utiliza el seguimiento del tiempo. Mantiene a todos informados, tu jornada es visible, y no hay secretos ni suposiciones.
La creación de informes de tus horas registradas asegura transparencia, que es crucial cuando se crea confianza entre ti y tu cliente.

3. Ajusta tus proyectos

Otra ventaja de los informes de estas aplicaciones móviles además de la validación y la rendición de cuentas mencionadas anteriormente es la posibilidad de evaluar tus proyectos en tiempo real. Puede utilizarse al final de un proyecto, analizando qué superó el presupuesto, en qué parte de la producción y cómo puede optimizarse en el futuro para alcanzar objetivos de modo más eficiente la próxima vez. 

Además de utilizar la app para gestionar el tiempo para los proyectos, también puede usarse para:

  • Fijar valores por hora según el tamaño del cliente.
  • Utilizar etiquetas cuando se tienen diferentes equipos en la misma agencia.

En resumen, utilizar un seguidor  del tiempo para monitorear el registro durante las horas de trabajo, agregar tareas y supervisar los detalles del proyecto puede ayudar a los creativos en una organización mejor a cumplir con sus proyectos.

4. Mejor delegación de tareas

Proponer un modelo de trabajo híbrido entre el trabajo remoto y presencial se ha convertido en algo habitual entre muchas agencias. Aunque esto podrá parecer una forma cómoda de trabajar, lleva tiempo acostumbrarse, por ello muchos trabajadores podrán experimentar caídas en la productividad. 

Para comprender mejor cuán productivos son durante el día, los creativos deberían registrar sus horas de trabajo. Además, aprenderán cuanto tiempo necesitan para una tarea específica y también verán con cuánto tiempo libre cuentan.

Asimismo, el seguimiento del tiempo puede mejorar la delegación de tareas:

saber quién está trabajando en cada tarea te proporciona una imagen clara de las dinámicas y el funcionamiento de tu equipo, y también verás quién holgazanea. Por lo tanto, si tienes un calendario apretado o necesitas una asignación urgente, sabrás cómo delegarlo y quién está disponible para desarrollar la tarea.

gestión de proyectos

¿Por qué el seguimiento del tiempo es fundamental para los creativos?

La respuesta a esto recae en una de las consecuencias del seguimiento del tiempo: mejorar el lado innovativo de los creativos y tratar de encontrar un balance entre la eficiencia del proyecto y su propia forma de hacer las cosas.

La producción de productos creativos no es la única tarea de los creativos: aportar ideas, diseñar, reunirse, tomarse recreos y analizar los proyectos recientes son también parte del trabajo. El desafío recae en gestionar estas actividades. Es fundamental asegurar desarrollos semanales en la redistribución del tiempo mientras se desarrolla un proyecto.

Para un creativo, es importante ver esto como una herramienta de mejora personal que podrá sonar rigurosa o estricta, pero el tiempo es dinero para cada uno y es importante canalizar la creatividad de un modo eficiente. Esta también puede ser una buena oportunidad para que los creativos muestren equidad y creen relaciones fuertes con sus managers: un compañero de trabajo confiable con quien se pueda estructurar el trabajo semanal para tener más tiempo para cultivar los intereses personales.

¿Por qué el seguimiento del tiempo es importante?

Usualmente, los equipos creativos de las agencias creativas tienden a luchar con el seguimiento del tiempo. En muchos casos, esto sucede porque no lo reconocen como algo importante. Nadie les ha explicado que las entradas se utilizan para generar métricas de rendimiento, no para micro gestionar su trabajo.

Por ello, es fundamental detallar las razones por las que el seguimiento del tiempo es fundamental para tu equipo.  Deberías explicarles eso cuando realizan el seguimiento de su tiempo. Es más fácil brindarle recursos adecuados a los nuevos proyectos para que el equipo se concentre y cumpla con sus fechas de entrega.

No es un secreto que las agencias a menudo se sienten sobrepasadas de trabajo. Este es otro de los beneficios del seguimiento del tiempo. Señálales a tus empleados que cuando realizan un seguimiento de su tiempo te ayudan a verificar si realmente necesitas contratar más miembros para el equipo. En otras palabras, hacer un seguimiento del tiempo puede llevar menos horas extras y menos estrés en tu ambiente laboral.

Además, el seguimiento del tiempo asegura que los managers contables puedan pasar menos tiempo en trabajo administrativo y más tiempo en lo que es realmente importante.

Obviamente, los equipos creativos no desean parar de trabajar cada quince minutos para realizar el seguimiento ya que interrumpirían su concentración. Esta es la razón por la que resulta fundamental decirles que hagan un seguimiento de sus tareas grandes y no pierdan tiempo ni energía en pequeñas cuestiones.

Por último, explícales que el seguimiento del tiempo puede ayudarlos a determinar qué clientes son los más rentables. Esto le permite a su agencia concentrarse en atraer el tipo correcto de clientes.

Haz de esto un hábito

Los hábitos son la clave de la consistencia y la consistencia es la clave para alcanzar todo lo que te propongas en la vida. Es por eso que resulta crucial formar los hábitos correctos en tu agencia desde el principio. Entonces, ¿por qué no haces del seguimiento del tiempo un hábito entre tus empleados?

Cuando le explicas a tus equipos creativos las razones por las que el seguimiento del tiempo es tan importante, habrá más chances de que lo adopten desde el primer día. Una vez que comprendan los beneficios del seguimiento del tiempo, tanto para ellos como para la agencia entera, tendrán la motivación correcta para convertir al seguimiento del tiempo en un hábito.

Una app de seguimiento del tiempo puede ayudarte a seguir con tu hábito semanal. Durante el tiempo de la empresa, puedes observar las entradas para todos los empleados. Eso te brinda una mejor comprensión de lo que le toma más tiempo al equipo o a cada empleado. Con estos aportes valiosos, puedes decidir qué dirección deseas tomar con un proyecto específico.

Conclusión

Como dijimos antes, la gestión del tiempo es a menudo infravalorada en la industria creativa, aunque es fundamental para el éxito.

Al realizar el seguimiento del tiempo, los creativos pueden asegurarse de que invierten su tiempo en proyectos de alto valor. Por ello, con un seguidor de tiempo, a los empleados se les facilita calcular su gestión de tiempo correctamente. Además, los creativos a menudo luchan con validarles los precios a sus clientes. Con las aplicaciones de seguimiento del tiempo encontrarás una solución: registra todas las reuniones, revisiones y seminarios fácilmente, luego preséntales informes detallados a tus clientes como prueba de su trabajo. Asimismo, repasa esos reportes pormenorizados, ayuda a tu equipo a evaluar su trabajo al finalizar el proyecto. Por último, utilizar un seguidor de tiempo les permite a todos los miembros del equipo ver quién está actualmente, lo que asegura una mejor delegación de tareas. Con lo cual, con una gestión de tiempo apropiada  y seguimiento del tiempo, los creativos no solo podrán desarrollar sus tareas de modo efectivo sino que también mantendrán una relación positiva tanto con sus clientes como colegas.

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