La cantidad y variedad de softwares de gestión de proyectos disponibles para ayudar a las agencias de marketing y de publicidad en su camino hacia la transformación digital y gestión de tiempo son asombrosas. ¡Esto es lo que necesitás para elegir el mejor!
¿Qué es un Software de Gestión de Proyectos?
Veamos cómo funciona una agencia de publicidad o de marketing digital. Algunos departamentos están a cargo de crear, planear, producir y manejar proyectos o de cualquier otra forma de promoción mediante mensajes significativos a sus clientes.
Ahora, supongamos que a los creativos se les ocurren ideas brillantes antes de que el cliente comparta su meta. O digamos que el departamento de producción no está seguro de cuándo hacer la próxima sesión porque los que planean todavía no pensaron en una estrategia.
Parece un lío, ¿no? Hay decenas de personas que intentan ayudar a crear las campañas, pero esas personas utilizan muchas horas intentando comunicarse, organizarse y definiendo qué es lo que se necesita de ellos. Es por eso que la única forma de puntualizar todo lo que debe hacerse en un proyecto complejo y las personas que deben llevarlo a cabo es usando un Software de Gestión de Proyectos.
Los Softwares de Gestión de Proyectos permiten a las agencias supervisar una variedad de proyectos simples o complejos al mismo tiempo mediante la colaboración del equipo. Ayudan a agilizar la distribución de tareas, a cumplir con los plazos, a planear proyectos, a asignar recursos y a cambiar las tareas de administración.
La clave para el trabajo en equipo eficaz
Es en línea, es colaborativa (mediante intercambio de archivos) y es parte de la transformación digital. El Software de Gestión de Proyectos le permite a los miembros de un equipo que trabajan en un mismo proyecto ver quién está haciendo qué y cuándo, y si los trabajos se terminarán a tiempo. El community manager, el director creativo e incluso la persona a cargo de la cuenta pueden ver las tareas que se les asignan y saber cuándo empezar a trabajar. El project manager que asignó el trabajo puede ver qué se necesita hacer y quién podría estar disponible para colaborar y hacerlo. Los equipos pueden notificar sobre el progreso a través de actualizaciones en sus tareas y también marcarlas como completas.
Las agencias creativas exitosas trabajan con project managers exitosos. Ellos desarrollan habilidades, aprenden rápido e implementan las herramientas adecuadas. Es por eso que utilizan modelos de gestión de tareas. Estas ayudan a acelerar, estandarizar y mejorar procesos enteros de gestión de proyectos porque ya están hechos y facilitan el monitoreo de tareas y su progreso.
Los modelos de gestión de proyectos tienen muchos usos. Asisten a los equipos a establecer metas, asignar tareas, administrar gastos, monitorear progresos, seguir un programa y avanzar en los pasos de los proyectos.
Motivos por los cuales las Agencias de Publicidad y de Marketing Digital necesitan un Software de Gestión de Proyectos
Ahora más que nunca, las agencias trabajan más y ganan menos. La tercerización con freelancers y la posibilidad del cliente de crear agencias in-house están cambiando el escenario de cómo está cambiando la industria de la publicidad desde los días de Mad Men. Hay agencias creativas boutique que ofrecen una mejor atención al cliente que grandes agencias, cobran la mitad y todo se debe a que saben cómo manejar su talento.
El Software de Gestión de Proyectos puede impactar en el equilibrio laboral de los empleados que trabajan en una agencia de publicidad. El negocio de las ideas requiere horas, energía y mucho esfuerzo, así que si las agencias utilizan sus recursos de forma más inteligente, le brindarán un trabajo de mejor calidad a sus clientes. Si las agencias cobran por hora, un creativo que sabe cómo administrar su día será más productivo que uno que no conoce bien las fechas límites de sus proyectos.
Es por eso que es fundamental que el project manager creativo ordene todas las tareas con un software de gestión de proyectos.
Esto es lo que se necesita de ellos:
- Planear y organizar: Establecer presupuestos para los proyectos, revisar, fijar plazos, el alcance del trabajo y más.
- Comunicar: Actúa como mediador entre el equipo creativo y el cliente para establecer expectativas, brindar actualizaciones, cumplir metas, proporcionar retroalimentación y más.
- Monitorear el progreso: Estar pendiente de los plazos, del volumen de trabajo, de los equipos interdepartamentales y de definir metas para asegurarse de que todos esos elementos van por el mismo camino.
Beneficios de utilizar una herramienta de Gestión de Proyectos para las agencias de publicidad y marketing.
Mark Zuckerberg dijo una vez que no hay mayor riesgo que no asumir ninguno. Dentro de todos los riesgos que una agencia creativa o de publicidad puede correr, no tener una herramienta adecuada de gestión de proyectos puede ser devastador. Aquí veremos algunos ejemplos de cómo esta herramienta puede ayudar a una agencia a mantener felices a sus inversores:
-Administrar el volumen de trabajo y las expectativas de los clientes: Las agencias de publicidad tienen demasiados proyectos, así que saber qué priorizar es fundamental para la eficacia y el éxito. Puede parecer obvio pero, a veces, se necesita una lista de quehaceres, comprobar estados, reportes de actualizaciones y siempre hacerse la pregunta: “¿El equipo tiene que asistir a una reunión o acaso esto puede resolverse a través de un email?”
Una parte esencial de dirigir con éxito una agencia de publicidad es saber qué es importante o qué es más urgente. A veces, algunas tareas no llevan tiempo, pero el tiempo que le lleva a los equipos organizar una reunión o comunicarse entre ellos puede malgastar horas que podrían utilizarse para otra cosa.
Es normal que los clientes tengan pedidos urgentes y que eso parezca una prioridad. Lo que será crucial para el éxito o el fracaso será tener una conversación honesta con el equipo de marketing y preguntar cuál es la prioridad. De esta forma, la agencia puede utilizar recursos de la mejor manera y el cliente sabrá qué es lo que se va a entregar. Los mejores resultados se obtienen mediante el esfuerzo, ya que una buena comunicación puede ayudar a encontrar las mejores soluciones para el cliente y la agencia.
-Evitar el agotamiento creativo: Hay una forma de organizar a las personas para que funcionen mejor de acuerdo a su estilo de trabajo. No todos trabajan mejor a la mañana y no todos aman intercambiar ideas en una llamada de Zoom. Todos son distintos, y algunas personas necesitan alejarse un poco para descubrir cómo trabajar mejor. Saber cuándo y cómo pueden ser más creativos les brinda control y les permite entender las instrucciones dentro de un período de tiempo que les funciona. A medida que pasa el tiempo, habrá frustraciones y cansancio. Mantener felices a los empleados siempre es más barato que contratar nuevas personas. Esto último requiere tiempo, esfuerzo, entrenamiento y crear buenas relaciones entre los equipos. Administrar el tiempo de forma adecuada es fundamental para ser más exitosos con la creatividad.
-Generar ganancias: Esto es obvio. Cuando una agencia puede delegar la planificación y el trabajo administrativo a los project managers y a los coordinadores, será más productiva y generará más ingresos. Empleados felices significa clientes felices: los equipos tienen tiempo para desarrollar sus ideas de principio a fin y de seguir sus horas de forma adecuada. Cuanto más fácil es para los empleados cumplir con su trabajo, más eficaces y equilibrados serán. Por otro lado, el negocio del cliente mejorará debido a una mejora en la eficacia, que lleva a una clara situación en donde todos ganan y que refuerza la viabilidad a largo plazo de los negocios y de los precios de cualquier agencia.
Características fundamentales que debe tener un Software de Gestión de Proyectos de una Agencia de Publicidad
Las plataformas de gestión de proyectos deben tener una cosa para funcionar: integración. Las herramientas pueden ser útiles pero también pueden ser abrumadoras. Es necesario utilizar una plataforma que provea un sistema central para la comunicación interna y la gestión de proyectos.
Planificación y Programación
Las herramientas de programación profesionales son indispensables si buscas administrar tus proyectos eficazmente. Muchos productos básicos no exhibirán tus planes en un formato de diagrama de Gantt y simplemente te mostrarán una lista de tareas. Aunque eso podría funcionar para proyectos y equipos pequeños, a medida que tus cuentas y tu equipo crecen, es sensato buscar una herramienta con más funciones a largo plazo.
Trabajo colaborativo – Gestión de tareas
El software de gestión de proyectos debe permitir la colaboración en proyectos para que los equipos puedan trabajar juntos, ya sea en una misma oficina o de forma remota. La colaboración hará más fácil que los miembros del equipo contribuyan en todos los pasos del proyecto.
Esto implica seguir las tareas de principio a fin, asignar encargos a compañeros de equipo y fijar plazos para asegurarse de que los proyectos se completen. Los diagramas de Gantt son, básicamente, listas de tareas, y con ellos, todos los miembros del equipo saben dónde poner su energía y en qué enfocarse.
Administración de Recursos
Con un software de control de tiempo y de estimación, es fácil visualizar las actividades de los empleados y cuánto tiempo puede tomarles llevarlas a cabo. Esto ayuda a identificar las tareas que requieren de más tiempo para completar para poder priorizar tareas y lograr que se cumplan. Así, puedes ajustar y ver cómo se utilizan las horas disponibles. Este tipo de software mejora la productividad, sobre todo para quienes trabajan con tarifas por hora, como consultoras, agencias de publicidad, estudios jurídicos y otros. Las visualizaciones personalizadas les permiten a los usuarios ver las campañas de marketing y las cuentas en listas, tableros Kanban, diagramas de Gantt, calendarios y más.
Reportes en tiempo real
Con soluciones de reportes en tiempo real, podrás obtener datos de distintos lugares del software de gestión de proyectos y utilizarlos para crear reportes sobre el estado actual del proyecto y, en base a eso, tomar decisiones inteligentes que contribuyan a la calidad de las entregas y a la rentabilidad de la compañía.
Presupuestos
Llevar un registro preciso de horas trabajadas es la única forma de cobrarle a los clientes por el tiempo que la agencia invirtió en cada proyecto. Con el uso de las funciones inteligentes que calculan el tiempo utilizado en cada tarea, es posible saber cuántas horas llevará cada proyecto y así poder asignar a la cantidad de personas y de horas requeridas. De esta forma, se evitan las pérdidas causadas por presupuestos mal calculados.
Qué considerar a la hora de elegir un Software de Gestión de Proyectos
Manejabilidad
La experiencia de usuario es muy importante. Un buen sistema irá más allá de tener una interfaz agradable, también demostrará que es fácil de manejar para los usuarios y que impulsa la productividad. Encontrar un software de gestión de proyectos que sea fácil de usar y que sea adecuado para tu empresa es fundamental.
Facilidad para compartir
Compartir tus planes y tareas con los equipos en tu compañía es una cosa. Sin embargo, también debes buscar que se pueda compartir los datos de los proyectos a personas que no pertenecen a tu empresa. Esto es muy útil cuando se trabaja con personas y equipos externos. Esta es otra razón por la que el software online y las nubes son tan populares y eficaces.
Planillas de tiempo automatizadas
Recuerda, las planillas de tiempo también son parte del trabajo. Cuanto más fáciles de utilizar sean, mejor será para los miembros del equipo. Elige un software de gestión de proyectos que automatice el registro de tiempo de tu equipo. Esto puede brindar alertas tempranas para no retrasarse y también te permite revisar la validez de los estimativos de las tareas.
Tableros y reportes gráficos
Es mejor tener ayudas visuales como tableros y gráficos para mostrar el progreso y el estado de las tareas antes que los reportes escritos. Busca una herramienta que tenga tableros incorporados y que pueda adaptarse a cada inversor.
Seguridad
La funcionalidad es buena, pero si tus datos no están seguros, entonces la integridad del proyecto tampoco. Revisa las opciones de seguridad que ofrece tu software elegido. Utiliza una plataforma y un servidor diferente para mantener la información de tus clientes segura.
Personalización
No deberías cambiar cómo funciona la organización solo para utilizar un sistema nuevo. Presta atención al nivel de personalización ofrecido por el software. La flexibilidad es un aspecto muy importante a considerar, ya que los esquemas de trabajo y las demandas de las empresas suelen cambiar con el tiempo.
The most important areas for customization are reports and data columns, because it gives you the flexibility in knowing how you want to show information to your stakeholders. Also telling you about what needs to be managed on the project.
Las áreas más importantes a personalizar son los reportes y las columnas de datos, porque brinda la flexibilidad de saber cómo quieres mostrarle la información a las partes interesadas. Además, permite que sepas qué se necesita hacer en el proyecto.
Interfaz profesional
Hay muchas herramientas disponibles, pero algunas son anticuadas. El criterio principal para elegir un software debería ser la funcionalidad. Sin embargo, tampoco hace mal elegir algo que se vea agradable.
El futuro del Software de Gestión de Proyecto para Agencias: Inteligencia Artificial
Estamos en 2021, y finalmente podemos aprovechar los avances de la tecnología para definir cuáles son las mejores decisiones para nuestras compañías. La inteligencia artificial está transformando las herramientas de gestión de proyectos, ya que ofrece ideas, recomienda procesos, analiza la rentabilidad en tiempo real, automatiza planillas de tiempo y brinda las opiniones del equipo para la toma de decisiones del proyecto.
Hay muchas opciones en el mercado, pero COR puede ser la mejor jugada para las necesidades de tu compañía. COR es una solución de última generación para los equipos creativos y profesionales y sugiere cómo manejar tus proyectos, equipos y finanzas de forma inteligente.
Un software de inteligencia artificial para gestión de proyectos puede agregar estados a las tareas para generar reportes semanales, administrar recursos, generar diagramas de Gantt y calcular estimativos de tiempo por cada tarea. Además, puede calcular el costo de aumentar el alcance y tiempo de proyectos, estimar las métricas de rentabilidad en tiempo real y diseñar modelos de riesgo.
Beneficios principales de utilizar un software de gestión de proyectos de inteligencia artificial como COR
Al ser una herramienta “todo en uno”, COR puede ayudar a tus empleados a tener más tiempo para resolver problemas importantes en lugar de preocuparse por la organización y la administración del tiempo. Es una herramienta fundamental para las agencias cuya “moneda” es la fuerza laboral y el tiempo. No solo es inteligente, si no que también es la mejor forma de optimizar recursos y promover la productividad y eficacia a corto y a largo plazo. Estas son las tareas que puedes hacer si tu software principal es COR:
- Analizar el tiempo y esfuerzo que cada proyecto necesita para realizar pruebas de garantía de calidad.
- Utilizar datos para calcular y proyectar la cantidad de tiempo que cada actividad requiere.
- Revisar el calendario de los empleados a fin de conocer la disponibilidad de cada uno para trabajar en un proyecto determinado.
- Calcular el volumen de trabajo que cada empleado puede completar según su reporte semanal de productividad.
- Saber a tiempo si hay inconsistencias en los reportes para poder arreglarlas y cobrar por la cantidad correcta de horas.
Con COR, lo que ves es lo que obtienes.
Gestión de Proyectos
Conoce el estado de cada proyecto y toma decisiones en tiempo real. Visualiza el progreso de los proyectos, al equipo a cargo, el estado, la frecuencia y el presupuesto asignado a cada uno. COR calcula la rentabilidad basada en la rentabilidad proyectada y la actual.
Administración de recursos
Brinda una visualización en tiempo real de la disponibilidad de cada equipo y de cada miembro. Conoce la disponibilidad de tus equipos y sus miembros mediante un diagrama de Gannt dinámico desde donde puedes asignar o reasignar tareas y cambiar los plazos. Esto te permite distribuir el trabajo de forma más adecuada y eficiente, y evita la saturación del talento.
Monitoreo del tiempo
Automatiza el seguimiento del tiempo de tu equipo. COR registra la interacción de cada usuario con la plataforma, y brinda una noción de las horas invertidas en cada tarea. Con solo un clic, puedes monitorear las horas sugeridas.
Inteligencia de negocios
Identifica a los clientes y proyectos que contribuyen o no con tu rentabilidad a través de nuestros tableros y obtiene información sobre qué clientes y proyectos generan más rentabilidad y quiénes contribuyen más con la rotación/ganancias.
Entonces, ¿qué Software de Gestión de Proyectos es el mejor para mi agencia de publicidad?
Hay muchos programas de Gestión de Proyectos: Asana, Agile, Basecamp, Brightpod, Dropbox, Jira, Trello, Function Fox, Slack, Wrike, LiquidPlanner, Google Drive, Google Calendar, Workfront… Pero solo hay una herramienta que puede ayudarte a personalizar el volumen de trabajo de la mejor forma gracias a la inteligencia artificial. Si quieres el software correcto, tómate unos minutos para analizar nuestras opciones y solicita una prueba hoy.
