La importancia de la colaboración en el equipo
Los equipos son el centro de todos los negocios, y reunir al talento ayuda a potenciar sus habilidades colectivas y a construir soluciones nuevas para tratar los desafíos a los que se enfrenta tu organización. Como las industrias adoptan el concepto de equipo distribuido, ese talento puede estar disperso en una ciudad, una región e incluso en el mundo, y obtener lo mejor de ellos es crucial para alcanzar el éxito en los negocios.
En un estudio de los ejecutivos de nivel C sobre el trabajo en equipo, el 73% notó que su negocio hubiera tenido más éxito si los empleados hubieran podido colaborar más en equipo, mientras que el 56% creyó que un aumento en la colaboración hubiera tenido el mayor impacto en la rentabilidad general.
Un equipo disfuncional es menos que la suma de sus partes, no solo en términos de eficacia y producción, sino también en términos de creatividad, visión e innovación. Sin embargo, si nos ubicamos en un ambiente con mucha presión y con un equipo disperso, puede ser tentador para los líderes ignorar la falta de armonía con la esperanza de que esta desaparezca sola, algo que casi nunca sucede.
De hecho, más que atacar los problemas con fuerza, los managers de los equipos deberían promover la colaboración, que no solo ayuda con la productividad general, sino que además, combate muchos otros desafíos a los que se enfrentan los equipos, incluyendo la construcción del equipo y la cohesividad, ya sea si operan desde un mismo espacio o desde un modelo distribuido.
Para hacer esto eficazmente, es importante entender los beneficios de las estrategias de colaboración y las herramientas a las que tienes acceso que incentiven y apoyen la colaboración en los equipos, incluso si no están en el mismo lugar. Es igual de importante saber cómo no acercarse a la colaboración y las consecuencias de un proceso fallido, porque es útil para asegurarse que los problemas se identifiquen con tiempo y de esta forma, que se puedan evitar.
Características de una buena colaboración en equipo
Al discutir cuál es el mejor enfoque y los beneficios de la colaboración en un equipo, hay un fundamento importante en el que se basa el conocimiento. Esa es una forma de saber cómo se ve la colaboración eficaz en un equipo. Para los líderes, conocer el resultado ideal es esencial para reconocer que tienes problemas y de dónde vienen.
Dirección clara
Un equipo exitoso que trabaja bien junto tiene un camino claro, conocen la tarea a realizar y tienen una estrategia para terminarla. Es importante para los managers y líderes de equipo asegurarse que la dirección clara exista antes de que se forme el equipo.
Decidir los objetivos del equipo y los resultados esperados debería ser la primera acción al crear un equipo. Una vez establecido, se debería construir un equipo que tenga el conjunto de habilidades para alcanzar esos objetivos y resultados. Si se cuenta con las habilidades adecuadas, le puedes permitir algo de flexibilidad al equipo para que encuentre el mejor camino para llegar al destino deseado, lo que crea un ambiente de colaboración natural que promueve el trabajo en equipo eficaz y le permite a los miembros alcanzar sus metas.
Definición clara de roles
Crear un equipo para alcanzar tus objetivos promueve la colaboración exitosa en esa dirección clara, pero también asegura que los miembros del equipo tengan roles definidos. Los individuos que saben por qué están en el equipo, por qué sus habilidades importan y la forma en las que las pueden usar dentro del ambiente de equipo tienen más confianza en ellos mismos y pueden trabajar de una forma mucho más eficaz.
A medida que el proyecto avanza, los roles pueden cambiar, pero tener esos parámetros establecidos le permite al equipo desarrollar los procesos de intercambio de conocimiento que necesitan más rápida y eficazmente.
Confianza en las comunicaciones
La comunicación en un equipo es esencial, sobre todo en un equipo distribuido que se conecta digitalmente, y también es clave para la colaboración. Sin embargo, no todas las comunicaciones son iguales, y para que un equipo construya una cultura colaborativa eficaz, se necesita una comunicación abierta y honesta que le permita al equipo construir confianza y camaradería, que es el espíritu de equipo que ayuda a que todos vayan en la misma dirección.
Cuando la comunicación es sobre asuntos de negocios, la transparencia es esencial, pero también es importante fomentar la comunicación general y las sesiones de brainstorming. La interacción constante, sin importar el contenido, no solo es parte de la construcción del espíritu de equipo, también es importante para los equipos distribuidos cuyos miembros trabajan desde sus casas o desde otros lugares donde no comparten un lugar de trabajo, algo que los deja relativamente aislados.
Mientras que hay estudios que demuestran que los equipos distribuidos y los trabajadores remotos aumentaron su productividad en comparación a los empleados de oficinas, estar separados de los otros es un desafío. La comunicación constante para evitar la sensación de aislamiento ayuda a mantener la positividad y la motivación en los trabajadores remotos y también les da la oportunidad de compartir conocimiento y construir buenas conexiones de trabajo en el equipo.
Fomentar dar opiniones e ideas
La comunicación abierta y honesta va de la mano con las ganas de escuchar nuevas ideas o visiones. La colaboración en el lugar de trabajo no solo significa coincidir con el resto y tener objetivos definidos, una gran parte de la colaboración es encontrar el mejor camino para alcanzar estas metas mediante la resolución colectiva de problemas y la habilidad de compartir ideas. Esto solo es posible cuando todos los miembros del equipo se sienten valorados y cómodos para dar su opinión.
Una parte clave para esto es motivar a los miembros del equipo para que den su opinión y no menospreciar un enfoque distinto, sino explorar las posibilidades sugeridas. Cuando los miembros de un equipo se sienten confiados al ofrecer sus ideas, tú recibes una variedad de opiniones para las sesiones de brainstorming, que pueden descubrir enfoques nuevos que beneficien a todo el equipo. De esta forma, nunca te perderás de obtener el mejor enfoque para enfrentarte a un desafío.
Colaboración en sí misma
Finalmente, aunque pueda parecer redundante, la mejor característica de un equipo colaborativo es la colaboración. Como cualquier otra habilidad, los beneficios de la colaboración en un equipo se ven mejorados cuanto más colaboras, y para el equipo, cuanto más colaboren, más querrán hacerlo.
Si los líderes fomentan la colaboración desde las etapas iniciales, la cultura colaborativa se asentará y se convertirá en una parte fundamental de la rutina básica del equipo.
¿Qué tipo de herramientas permiten la colaboración en un equipo?
Una parte fundamental del proceso colaborativo, sobre todo para los equipos remotos, son los softwares de colaboración que cuentan con herramientas como videoconferencias y chats que le permiten a los miembros de un equipo reunirse e interactuar, discutir ideas y trabajar en desafíos ya sea como un equipo entero o en grupos más pequeños.
Es importante tener muchas opciones, ya que mientras que un video es un medio ideal para comunicarse en tiempo real, suplementarlo con herramientas basadas en comunicaciones de texto garantiza que aquellas conversaciones se puedan desarrollar a lo largo del día sin interrumpir el flujo de trabajo. En los casos donde los equipos incluyen miembros de distintos husos horarios, aquellas herramientas de comunicación textuales le proveen a la plataforma un medio para que los miembros del equipo puedan hablar, incluso si están en distintos continentes.
La comunicación es solo una parte de la historia cuando se trata de la colaboración, ya que compartir archivos, notas y más también es muy importante. Además, es crucial contar con un software de gestión de proyectos para garantizar que el volumen de trabajo se distribuya eficazmente y que el equipo esté en rumbo para entregar los trabajos a tiempo.
Finalmente, saber quién está trabajando en qué cosa y cuánto tiempo les llevó realizar cada tarea es esencial para una gestión de equipos eficaz.
En términos de herramientas prácticas para fomentar la colaboración, los equipos pueden usarlas para:
- Compartir archivos
- Gestionar proyectos
- Gestionar recursos
- Realizar un seguimiento del tiempo
- Comunicarse
- Gestionar tareas
Aunque hay algunas herramientas que pueden realizar estas tareas, tener una sola plataforma para las interacciones personales y de documentos es el mejor enfoque. Una herramienta única facilita la gestión y la supervisión pero también reduce costos y hace que todo sea más fácil para el equipo. Aprender una sola interfaz siempre será más fácil que aprender varias, y brinda una familiaridad que se interioriza muy rápidamente cuando se usa todos los días.
Errores a evitar en la colaboración en equipo
Como las ventajas de la colaboración en el espacio de trabajo benefician tanto al equipo como a la organización, es algo que la mayoría de los líderes querrán inculcar desde el inicio del proyecto. Sin embargo, mientras que los objetivos de la colaboración están claros, la realidad es que abordarlo de la forma incorrecta puede crear problemas importantes y alterar la cohesión del equipo.
Para asegurarte de que la colaboración de tu equipo esté construida de la forma correcta, aquí veremos algunos errores en la colaboración de equipo que deberías evitar y cómo asegurarte de que lo hagas.
Falta de estrategia
Para que un equipo logre un rendimiento eficaz, es esencial tener un plan definido, y esto es aún más importante para los equipos distribuidos. Formar un equipo con gente que quizás no se conoce y presentar un nuevo proyecto sin contar con una estrategia para alcanzar los objetivos solo lleva a la confusión. Lo que es más importante, sin un enfoque definido para trabajar, los miembros del equipo se enfocan en formas de superar los desafíos a los que se enfrentan antes que trabajar juntos en la estrategia más amplia para alcanzar los resultados deseados.
Ya hablamos sobre la delimitación de una estrategia y la definición de puntos a seguir antes de construir un equipo, que no solo ayuda a formar al equipo en cuanto a sus miembros, sino que también establece una plataforma que fomenta la colaboración.
Ignorar las opiniones del equipo
Esto puede parecer obvio, pero es más común de lo que imaginas. Si siempre se ignora las opiniones del equipo, este se desmotivará y dejará de ofrecerlas. Un equipo que no habla, no colabora, y se arriesga a concentrarse de más en sus propias tareas sin importar el impacto que pueda tener en los otros. Esto es justo lo opuesto a lo que necesita un equipo.
Es fundamental que se escuche todas las voces en las comunicaciones, que se consideren todas las ideas y que todos los miembros del equipo se sientan escuchados y valorados. Esto también tiene que ver con otros aspectos de las interacciones en los equipos y demuestra el valor de un ambiente solidario, lo que permite sesiones de brainstorming mejoradas y fomenta otros fundamentos esenciales de una colaboración exitosa.
Enfocarse en la competencia
Una acción que suele fallar es la introducción de la competencia. Si los líderes se enfocan en los logros individuales y enfatizan de más la competencia entre los miembros del equipo, se reduce la confianza entre ellos y también decrece la iniciativa para colaborar.
Como project manager o como líder de equipo, fomentar la colaboración está en el centro de tus responsabilidades, así que mientras la excelencia individual es importante, se debe alcanzar un balance que enfatice la meta general del equipo y la importancia de brindar el talento y la visión para llegar a ella.
Fallar al no utilizar todas las herramientas disponibles
Una de las formas más fáciles en que la colaboración le puede fallar a un equipo es al no proveer o fomentar el uso de las mejores herramientas disponibles de colaboración en equipo. Esto puede llevar a la aparición de grandes problemas en un proyecto, por ejemplo, si varias personas trabajan en una misma tarea pero no utilizan documentos compartidos, que puede resultar en la repetición del trabajo o en realizar una tarea que no tiene valor por estar basada en datos o contenidos antiguos.
Esto puede frustrar o desmotivar a los miembros del equipo, ya que la colaboración permite que todos contribuyan y tengan valor en el equipo.
Asegurarse de que las herramientas estén disponibles y sean adoptadas por todos los miembros del equipo es fundamental para el proceso del lanzamiento del equipo, sumado a engranar la colaboración en la rutina diaria.
Demasiadas reuniones
Cuando se habla de colaboración, es fácil enfocarse en las necesidades de todos para discutir cada aspecto del proyecto. Pero esto lleva a un sinfín de reuniones de equipo, a todo momento y sobre cualquier cosa. En este escenario, tu equipo pasa más tiempo en reuniones que realizando tareas, por lo que la productividad sufre y los miembros se ven afectados por la presión de no llegar a tiempo a hacer las cosas. Los otros elementos productivos de la colaboración, como el trabajo en grupo y el intercambio de resultados suelen ignorarse. El resultado de esto es menos colaboración en las áreas que importan, menos trabajo realizado y equipos frustrados.
Ten reuniones solo un par de veces por semanas y redacta un itinerario para cada una. Esto asegura que estas reuniones sean apreciadas, que se reconozca su importancia y que produzcan resultados que valgan la pena.
Ventajas de fomentar la colaboración en un equipo
Los líderes ven a la colaboración en término del éxito, y como demuestra la investigación que mencionamos antes, el aumento de la colaboración incrementa las posibilidades de éxito. Pero si la colaboración afecta todo lo que tu equipo hace, ¿cómo se manifiesta el éxito?
Mejoras en la productividad
Una mayor colaboración le suma eficacia al trabajo de tu equipo, reduce la pérdida de tiempo en el retrabajo o en la construcción de ideas anticuadas y garantiza que tu equipo trabaje junto en pos de un objetivo común. Esto aumenta la productividad y garantiza que estés optimizando el potencial de todo el equipo.
Mayor rentabilidad
Si el ambiente colaborativo provee de una mayor productividad y resultados más rápidos, una mayor colaboración brinda más rentabilidad a cualquier organización. Como la colaboración en un equipo eleva el rendimiento del equipo, le permite a cada individuo alcanzar su potencial y darle más al equipo y a la compañía sin mayores esfuerzos.
Mayor moral
Mientras que la colaboración es fundamental para cualquier equipo, para un equipo distribuido es aún más importante si quieren alcanzar el éxito. Trabajar desde casa o en otra situación remota puede ser difícil, y a los individuos les cuesta seguir motivados, ya que la moral se convierte en un desafío a lo largo del tiempo. Sin embargo, si hay colaboración, se elimina esa sensación de estar solo frente a los problemas, y ayuda a que cada miembro disfrute del apoyo positivo del resto, lo que mejora la moral y mantiene viva la motivación, que a su vez, potencia la concentración y mejora el rendimiento.
Delegar con eficacia
Un equipo que adopta la colaboración tiene una gran comunicación, confianza entre los equipos y un fuerte sentimiento de trabajo en equipo y unidad en su carrera por alcanzar sus metas. Esto hace que delegar sea más fácil para los líderes, que le dan responsabilidades claras a los miembros del equipo para garantizar que las tareas se asignen con una mayor facilidad, y así, seguir avanzando mientras se toma ventaja de la variedad de habilidades que hay en el equipo.
Evitar la microgestión
Uno de los peligros de liderar a un equipo es la microgestión, que es la necesidad de controlar todos los aspectos de un proyecto para asegurarte de que funcione de la forma que quieres. Sin embargo, si hay colaboración, las metas son claras y puedes ver el progreso, el rendimiento de los grupos e individuos y más sin la necesidad de microgestionar cada aspecto del proyecto. Si el equipo trabaja en conjunto activamente para conseguir resultados, ya sea en un equipo nuevo o en uno ya establecido, tú puedes enfocarte en la estrategia mayor sin perder tiempo en los desafíos diarios que tu equipo puede solucionar.
Los beneficios de esto es que los líderes tienen más tiempo para llevar al grupo a la dirección general, y así, reducen el tiempo que se malgasta en involucrarse en cosas que pueden solucionar otros mientras que funcionan como punto de contacto entre el equipo y los interesados en el proyecto.
Identificar el mal rendimiento
Hasta ahora, hablamos más que nada sobre la mejora en el rendimiento, la rentabilidad y el éxito gracias a la colaboración. Sin embargo, la colaboración también resalta las áreas en donde hay un mal rendimiento. Esto puede ser a nivel individual o grupal y también se puede ver en los procesos y estrategias; y el impacto que genera va desde un rendimiento menor a lo ideal, donde tu equipo tiene menos tiempo para conseguir resultados, o incluso puede tener un efecto negativo en el ambiente de trabajo. Por otro lado, si hay más colaboración en un equipo, se puede identificar la baja en el rendimiento con facilidad, lo que permite una resolución rápida.
Cuando las cosas no funcionan, la habilidad para abordar la situación con rapidez puede tener un efecto dramático en la productividad del equipo. Ya sea si el resultado es más entrenamiento para un individuo o para el grupo, un cambio en las herramientas utilizadas o repensar un enfoque para un desafío específico, la colaboración le permite al equipo ajustarse a esta nueva dirección con rapidez, lo que apacigua el impacto del programa.
Quítale el dolor a las reuniones
Finalmente, mientras que las reuniones pueden parecer la plataforma ideal para la colaboración, también pueden ser la fuente de frustración y de molestias para tu equipo. Demasiadas reuniones consumen el tiempo de trabajo, y las reuniones que no siguen ninguna estructura y deambulan entre distintos puntos sin resolver ninguno son algunos de los problemas que muchos de nosotros vivimos en algún momento. Alienar a miembros del equipo si fallan en escuchar, o si tu equipo empieza a sentir que los ignoran puede llevar a problemas relacionados a la moral y la motivación, que pueden ser fatales para el rendimiento general del equipo.
Con un equipo colaborativo, esto puede evitarse. Si se cuenta con una estructura definida, un equipo que se comunica constantemente y un liderazgo que valora las opiniones (todas características de la colaboración), las reuniones pueden ser menos y más eficaces en la práctica.
Conclusión
La colaboración en un equipo es fundamental para el éxito de cualquier compañía de hoy en día. Este tipo de cultura de trabajo debe fomentarse y deben utilizar las herramientas adecuadas para lograrlo. En este sentido, COR es un excelente aliado, no solo porque te permite gestionar tareas, realizar un seguimiento del tiempo y administrar recursos con su inteligencia artificial, sino también porque ofrece la opción de darle a los clientes accesos personalizados a los proyectos para que puedan participar en la colaboración y darle transparencia al flujo de trabajo.
Si quieres saber más sobre el alcance de nuestra herramienta, ¡solicita una prueba!
