Cuando se habla de gestión dentro de una empresa, siempre se analiza la situación de los directivos y de los colaboradores ante los beneficios de una buena administración. Sin embargo, entre estos extremos (refiriéndonos al organigrama de la compañía) están los coordinadores o directores de área, encargados de dirigir todo el trabajo que se desarrolla en determinado departamento.
Los coordinadores desempeñan un rol fundamental, ya que son el nexo entre las decisiones tomadas por quien esté frente a la empresa (dueño, mesa directiva, director ejecutivo) y el resto del equipo de trabajo. Y aunque existen subdivisiones y diferentes cargos, los directores de departamento comparten una serie de responsabilidades en común y muy diversas.
La intención de este artículo es enumerar las tareas más importantes para todo coordinador de área y mostrar dónde debe enfocarse para mantener una buena gestión, garantizando un desempeño favorable.
Organizar el trabajo
Punto clave en las tareas que un directivo de área debe desempeñar de manera óptima. La organización del trabajo a realizar no sólo permite al equipo trabajar de manera estructurada, sino que también condiciona a la sistematización de procesos, beneficia la comunicación y allana el camino para un flujo laboral orgánico.
Además de mejorar el trabajo del equipo, también mejora la supervisión de las tareas y las conclusiones que se pueden obtener a partir del trabajo realizado. La organización es la base para una buena gestión.
Facilitar el trabajo del equipo
Continuando el lineamiento del punto anterior, facilitar el trabajo del equipo es una tarea en la que hay que hacer mucho énfasis. Otorgar las herramientas para realizar un trabajo es responsabilidad del líder de área, quien debe gestionar el acceso a los recursos necesarios.
Información organizada y de fácil acceso, disposición del plan a seguir, materiales, instrumentos y conocimientos, deben ser garantizados para que la tarea encargada sea desarrollada de manera ideal y aplicando las habilidades necesarias.
Dedicarse a la formación de un equipo eficiente
No basta con garantizar las herramientas para poder desarrollar un proyecto o una tarea, sino que también se debe fortalecer el grupo de trabajo. Analizar perfiles que se integren al equipo y su forma de trabajar, es un hábito necesario para permitirle al grupo y a la empresa, encarar trabajos de mayor envergadura y con grandes desafíos.
Además, el fortalecimiento del equipo no debe darse solamente con el ingreso de nuevos integrantes, sino también con la continua capacitación y formación de los miembros actuales, permitiendo el desarrollo de las habilidades individuales y grupales, logrando un crecimiento tanto en lo personal como en lo laboral.
Mantener la moral y la motivación
Cuando hablamos de equipo de trabajo, a veces olvidamos que son personas y que se ven afectadas por todos los estímulos que reciben en su entorno. Estar al tanto de la situación de cada miembro del equipo, es una de las mayores responsabilidades del coordinador. Un equipo con baja motivación afectará el rendimiento de sus actividades, perjudicando a toda la empresa.
Estimular y propiciar un ambiente laboral positivo, es clave para lograr un equipo con moral alta.
Más allá de las habilidades de las personas, trabajar en un ambiente agradable, dispara una serie de beneficios para el equipo, como capacidad de resolución, auto superación y sinergia.
Además, el coordinador debe ser el filtro entre los directivos y el equipo. Todos sabemos que muchas veces las devoluciones no son positivas, sin embargo, esto no quiere decir que no se puedan transmitir de una manera que inspire confianza en vez de temor o recelos.
Certificar el trabajo realizado
Como responsable del departamento, se debe certificar el trabajo realizado en el área. Esto no significa estar detrás de cada una de las tareas o supervisando minuciosamente a cada uno de los miembros del grupo laboral. Un buen trabajo se logra a través de un buen equipo y ese es el resultado de todos los puntos anteriores, que aunque representan una ardua tarea, resultan en un trabajo de calidad y que demuestran el empeño dedicado a la formación del equipo.
Es sencillo certificar un trabajo, cuando se confía en la capacidad y habilidades de quien o quienes lo hayan realizado.
Planificar el futuro del área
Todas las responsabilidades destacadas hasta ahora están enfocadas a un aspecto más humano y del día a día, sin embargo, también se debe planificar el futuro del departamento. Tener visión a futuro es fundamental a la hora de tomar decisiones relacionadas al crecimiento, trabajos a realizar, estimaciones, etc.
Trazar un mapa del camino a seguir, permite mantener un norte y no ramificarse en decisiones que pueden terminar perjudicando al área o la empresa.
Brindar visibilidad a directivos
Más allá de enfocarse en el crecimiento y buen desempeño de su área, un coordinador debe dar visibilidad de su departamento a los directivos. Mantener la transparencia sobre lo que sucede en el área es la base para evitar confrontaciones, malentendidos y hasta colapsos.
Tomar decisiones es mucho más sencillo cuando se cuenta con toda la información necesaria y por esto es responsabilidad del director de departamento entregar todos los análisis y resultados necesarios.
Realizar tareas diarias
No olvidemos que además de hacerse responsables por el equipo y tener que mantener la comunicación y ejecutar las decisiones de sus superiores, el coordinador también tiene una serie de tareas diarias. Y aunque algunas están relacionadas a los puntos anteriores, muchas son operativas y forman parte del día a día laboral.
Muchas veces, tener que cumplir con estas tareas hace que las responsabilidades anteriormente mencionadas pasen a un segundo plano, comenzando así a afectar el desempeño del departamento.
Por todo esto, es que hacemos hincapié en la necesidad de mantener una buena gestión, como herramienta principal ante el deber que implica el cargo. Existen diferentes técnicas, herramientas y softwares, y se debe hacer uso de ellos para potenciar las capacidades personales y lograr cumplir con todas las responsabilidades.
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