Cómo optimizar la gestión de recursos dentro de una agencia

gestión de recursos

¿De qué vamos a hablar en este artículo?

Los recursos pueden consistir en suministros de oficina, personal, dinero, materiales y otros activos relevantes de los cuales las organizaciones se sirven para lograr un funcionamiento eficaz. Estos activos son fundamentales para la existencia, el crecimiento y la subsistencia de cualquier entidad empresarial y requieren una gestión adecuada para obtener resultados eficaces.

Las agencias de creativas y de publicidad son empresas que prestan servicios a muchos clientes de forma simultánea, lo que requiere mucha organización y estrategias para poder utilizar los recursos de forma eficiente, especialmente sus recursos humanos. De hecho, hay varias señales que pueden denotar cuando una organización de este tipo está gestionando mal los recursos.

Señales de una mala gestión de recursos en una agencia

La mayoría de las veces, las agencias cuentan con los recursos adecuados, sin embargo, los equipos suelen estar sobrecargados de trabajo porque los managers de proyecto no tienen la suficiente visibilidad para distribuir el trabajo. Por eso, a la larga, los empleados insatisfechos buscan mejores y más satisfactorias oportunidades.

La señal más clara de una mala gestión de recursos es la baja tasa de retención de empleados.

Sin las herramientas de gestión de recursos adecuadas, como lo es COR, los recursos disponibles confiados a la agencia se infrautilizarán o se agotarán sin direcciones claras y sin dejar rastro de cómo se han empleado. COR, como herramienta de gestión de recursos para agencias, está diseñada para planificar, visualizar los proyectos y tareas de su equipo desde un único lugar.

Otro signo de una mala gestión de recursos proviene de una ineficaz comunicación y coordinación del trabajo. Cuando los mensajes no son claros y la organización del trabajo es complicada, la duplicación de funciones y el mal uso de los recursos contratados se convierten en la norma. Además, el uso de “microgestión” y la excesiva supervisión de los empleados son el signo de la ineficacia a la hora de utilizar los recursos.

Otro indicio de una mala gestión de recursos es el constante fracaso en la planificación de la cantidad de talento que se necesita para cada proyecto, lo que hace que no se cumplan los plazos establecidos. Además, la mala gestión de recursos también se evidencia en el exceso de trabajo para un equipo.

En algunas agencias, los jefes de proyecto tienden a recompensar a sus amigos en lugar de a los empleados trabajadores y con gran mérito. Otro indicador es la falta de objetividad en la remuneración de los empleados. Es decir, no tener datos objetivos sobre quién debe ser compensado y quién no. Esto sólo puede ser posible si se tiene visibilidad del rendimiento de todos en una herramienta que refleje la productividad de cada empleado. Los ascensos pueden darse de forma arbitraria en función a la cercanía a los recursos o a los responsables de la revisión del rendimiento. Las personas encargadas de los programas no tienen ni idea de lo que hay que hacer, ni de los recursos a utilizar, ni de cómo rendir cuentas al final de la tarea. Esta rigidez hace que se trabaje en exceso y se infravalore a los empleados, además de que se permita una mala utilización de los recursos.

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Consejos para mejorar la gestión de recursos en una agencias

Las agencias creativas y de publicidad son organizaciones grandes que se ocupan de numerosos proyectos en simultáneo. Este tipo de organizaciones incorporan herramientas de planificación de recursos que se ajustan a cada proyecto o programa. Aunque las cualidades de los proyectos continuos pueden ser diferentes o ejecutarse simultáneamente, es fundamental asignar recursos de forma adecuada para saber qué activos van a parar a dónde y en qué momento. Además, la herramienta de gestión de recursos prevé la correcta asignación y colocación de personas y estrategias por cada proyecto y programa. 

La adopción del uso de un software de gestión de recursos es necesario para ayudar a frenar la pérdida o mala gestión de los recursos disponibles. El software de gestión de recursos tiene la función de agilizar las operaciones, las tareas y el uso de todos los recursos empleados para proyectos específicos o un conjunto de programas.  Este sistema funciona en conjunto a la existencia de una comunicación y coordinación eficaz de las operaciones dentro de la empresa. Los managers deben asegurarse de que se difundan mensajes claros y concisos en toda la empresa, con una coordinación directa y comprensible de los acontecimientos y las tareas para todos los que participan en el proyecto.

Las agencias deben emplear sistemas de gestión y recompensa fiables y transparentes destinados a apreciar y reconocer los esfuerzos de los empleados. Dado que la mala gestión de recursos, a veces, se debe a la salida de los empleados, es necesario abordar la causa original de estos éxodos para salvar las posibles pérdidas de la empresa. El agradecimiento a los empleados hace maravillas para elevar la moral de los miembros del equipo, haciendo que se den cuenta de su valor para la empresa y busquen el crecimiento dentro de ella.

Además, la agencia debe asegurarse de que la mano de obra se realiza la carga de trabajo ideal prescrita para eliminar cualquier exceso de trabajo. Los proyectos destinados a la ejecución deben ser relevantes, activos y con plazos y resultados claramente marcados.

Para otorgar la capacidad central de gestionar todos los procesos, tecnologías y métodos empleados para controlar el uso de los recursos, cada organismo debe crear un sistema de gestión de la cartera de proyectos. Los sistemas de gestión de proyectos y recursos dan a los gestores de proyectos la capacidad de analizar y controlar al mismo tiempo los proyectos en curso o propuestos basándose en varias características críticas como la programación de recursos, la resolución de conflictos por recursos mediante el uso de informes constantes, la cantidad y disponibilidad de recursos. Este tipo de herramienta ayuda a presupuestar y priorizar eventos y tareas para garantizar que sólo se entreguen los proyectos necesarios de forma inmediata. Los gestores de proyectos pueden confiar en el sistema de gestión de proyectos y recursos para alinear los recursos humanos en función de sus habilidades con las herramientas de planificación de recursos ideales para lograr los objetivos de los proyectos establecidos.

Se recomienda que las agencias adquieran un software de gestión de proyectos que ayude a proporcionar soluciones de gestión de recursos al iniciar un plan de proyecto. Este plan de proyecto cubre la utilización de los recursos necesarios que inculcaran los aspectos de integridad y responsabilidad al poner en uso todos los activos destinados a la ejecución del programa.

Además, gracias a este tipo de software, se eliminan los contactos humanos que podrían provocar fricciones, ya que el sistema proporciona directrices claras sobre los resultados. El proceso de toma de decisiones se agiliza e involucra al equipo, ya que todas las partes interesadas tienen la oportunidad de contribuir sobre el canal apropiado para hacer uso de todos los recursos disponibles sin ser sobrecargados. 

¿Por qué es tan importante la gestión de recursos para la rentabilidad?

Toda entidad o empresa opera con el objetivo de obtener un redito y lograr la sostenibilidad a largo plazo, a menos que se trate de una organización sin ánimo de lucro. Incluso las organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro necesitan un elemento de gestión de recursos adecuado para alcanzar los objetivos y destinos previstos. Cual quiera que sea el procesos y sistema empleados por estas empresas, deben trabajar en conjunto para lograr este objetivo común de rentabilidad, usando la menor cantidad posible de recursos.

Desgraciadamente, en algunas empresas el fracaso se debe al uso excesivo de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos fijados. La utilización adecuada de los recursos es una necesidad, por diversas razones, para que cualquier entidad empresarial pueda cumplir sus objetivos de rentabilidad.

La gestión de los recursos otorga a las agencias el poder de controlar sus gastos, especialmente durante el proceso de incorporación de los empleados. Quizás el primer punto a tener en cuenta es que el coste de la contratación, la formación y la incorporación de nuevos empleados supone un tercio de los gastos de la empresa.

La utilización adecuada de los recursos garantiza la regulación de los costos laborales en indemnizaciones y cargas laborales.

Los elementos de planificación y toma de decisiones, que forman parte de la planificación de los recursos, desempeñan un papel vital a la hora de mantener la rentabilidad. Estos componentes marcan el camino a seguir, determinando los nuevos proyectos a seguir, los presupuestos de los proyectos y los aspectos de los precios de toda la empresa. El proceso de toma de decisiones proporciona elementos claros de registro de horas dentro de un proyecto en curso, para garantizar que todo esté en marcha. Los meticulosos procesos de planificación y toma de decisiones trabajan codo a codo para garantizar que se comprometa la menor cantidad de recursos para ahorrar en costos y aumentar el redito.

Un aspecto importante a la hora de utilizar recursos y mantener la rentabilidad es la reducción de los costos administrativos. Algunas empresas dependen de sistemas anticuados e ineficaces para mantener sus operaciones. Estos sistemas anticuados consumen porciones gigantes de los recursos de una empresa, incluyendo posibles beneficios. Una agencia necesita crear un fondo de recursos general, actualizado continuamente, que reduzca los costos de administración. Los costos en los que se incurrió inicialmente para mantener los sistemas no funcionales anteriores. Utilizando el software adecuado de gestión de proyectos y recursos, las empresas pueden mejorar sus ingresos mediante la proliferación de relaciones saludables con los clientes. Estos sistemas están diseñados para proporcionar la visibilidad, la oportunidad y el control de los recursos de forma simple y así generar un esfuerzo concertado que opera hacia la rentabilidad.

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El futuro de la gestión de recursos: La inteligencia artificial

El mundo se está convirtiendo rápidamente en un marco tecnológico en el cual todos los aspectos de la vida son influenciados por la tecnología. En la gestión de recursos, la aplicación de la tecnología a través de la Inteligencia Artificial está ganando carrera. La IA ayuda a automatizar los procesos y a simplificar el trabajo de los humanos. El software de IA en uso garantiza la interacción entre los empleados y el programa, para gestionar y utilizar adecuadamente los recursos a su disposición. La pregunta que ronda en la mayoría de las mentes es: ¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en el futuro de la gestión de recursos de las agencias?

La inteligencia artificial permite abandonar la intuición y abrazar la precisión a la hora de delegar trabajo dentro de la gestión de recursos.

El uso de herramientas como COR permite la visibilidad en tiempo real del trabajo del equipo a al mostrar la disponibilidad de cada miembro del mismo mediante el uso de diagramas de Gantt dinámicos que otorgan la capacidad de asignar y reasignar tareas y mover los plazos. Se evita la saturación del talento ya que los flujos de trabajo se distribuyen de forma precisa y eficiente.

Además, COR mejora la capacidad de planificar al comprobar la disponibilidad del equipo mediante la estimación del número de empleados necesarios para realizar los proyectos.

Una lógica empresarial adecuada dicta que una agencia debe contratar los servicios de un software de gestión para administrar sus recursos. Un software posible para esta cuestión es COR, que permite estimar y calcular la rentabilidad de un proyecto en tiempo real. El software de IA ofrece la posibilidad de cargar horas de forma automática y calcular en tiempo real la capacidad operativa de los equipos. El sistema es extremadamente avanzado a la hora de gestionar las finanzas y los recursos empleados en un proyecto, dando un resultado en tiempo real. La funcionalidad de COR está diseñada de forma que aumenta la rentabilidad de la empresa hasta en un 42%.

COR cuenta con excelentes características para realizar las monótonas tareas manuales. Estas tareas suelen ser lentas, repetitivas y consumen gran parte del tiempo del equipo, tiempo que se podría utilizar en otras tareas productivas no automatizadas. La automatización del trabajo mediante herramientas COR utiliza recursos mínimos con grandes resultados en comparación con las formas tradicionales de trabajo. Con COR, una agencia tiene la oportunidad de ahorrar mucho en costos gracias al cambio de los procesos manuales a los informes automáticos. Los gestores de proyectos tienen más tiempo para dedicarse al elemento humano del proyecto, lo que permite la implicancia del liderazgo, la motivación y la resolución de problemas emergentes.

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COR permite a las empresas gestionar su presente y su futuro en tiempo real. COR se utiliza en la previsión y el cálculo del redito de la empresa en función a la rentabilidad actual y proyectada mediante la previsión del progreso del proyecto, el estado, el equipo encargado, el ciclo de vida del proyecto, la frecuencia y el presupuesto. La revisión y el seguimiento también se realizan mediante el uso de tableros Kanban y listas de tareas.

El trabajo, por lo tanto, se organiza de forma personalizada y es accesible a través de un cuadro de mandos que permite arrastrar y soltar acciones sobre las tareas accionables. La herramienta se encarga de fijar los plazos, enviar mensajes, prestar servicios profesionales, marcar los estados de las tareas y alinear la gestión de las vacaciones. La automatización de las tareas se realiza a través de una plantilla de proyectos incorporada y de registro en hojas de tiempo, lo que lleva a la consecución de operaciones estandarizadas y a la recuperación de las horas facturables desperdiciadas en tareas manuales.