Dentro de los recursos de quien lidera un proyecto, hay ciertos elementos que no pueden faltar en la lista. En artículos anteriores hablamos del papel del project manager y de los indicadores que se pueden utilizar para saber si un proyecto corre riesgo de fracasar.
En esta ocasión, presentamos cinco buenas prácticas que los mejores project managers consideran como primordiales a la hora de llevar la dirección de un proyecto.
Mantener una comunicación fluida
Desde el primer día es necesario mantener una comunicación constante y fluida con todos los miembros involucrados en el proyecto, ya sean directivos, equipo de trabajo, clientes, etc. Entender a cada uno de los actores es vital para poder planificar de manera óptima y determinar cuál es el camino que conviene tomar para llegar al objetivo.
Es conveniente llevar a cabo reuniones individuales con cada grupo y también una que integre a todos, para compartir ideas, puntos de vista y asegurarse que todos estén alineados en el desarrollo del proyecto.
Establecer protocolos de riesgos
La gestión de riesgos es una práctica necesaria para prever cualquier factor que pueda afectar el normal desarrollo de un proyecto. Es tan importante como la propia planificación y conlleva la responsabilidad de analizar las circunstancias y utilizar todas las herramientas necesarias para actuar en caso de ser necesario.
No es poco común ver proyectos fracasar por inconvenientes totalmente previsibles; y no estamos hablando de situaciones descabelladas, sino de cuestiones tan cotidianas como cortes de luz o internet, bajo rendimiento de uno o varios miembros del equipo, etc.
Es recomendable formar un grupo de contingencia, que se haga cargo de prever y planificar las medidas paliativas necesarias y en el caso de enfrentarse a un factor no previsto, actuar de manera resolutiva y eficiente, logrando que el impacto sea menor sobre el proyecto.
Acordar el alcance y la línea de trabajo
Cuando se entrega un trabajo, gran parte de los problemas que surgen son por la disconformidad del cliente o quién haya solicitado el proyecto. Las interpretaciones sobre un mismo objetivo pueden variar dependiendo la perspectiva que se tome. En estos casos, no importa quién tiene razón, lo que importa es que no se acordó desde un principio el alcance del proyecto, dando margen para que conflictos como estos afloren en etapas de presentación o entrega final.
Como instancia previa a la planificación, el líder del proyecto debe definir y acordar el alcance del proyecto, además de convenir cómo trabajará el equipo (horas de trabajo semanales, herramientas y técnicas a utilizar, objetivos intermedios, etc).
Con todo esto estipulado, ambas partes cuentan con una referencia clara de qué trabajo se llevará a cabo y cuál va a ser el producto final de este.
Planificar y documentar
Llegamos a la columna vertebral de un proyecto, la planificación. Todos los preparativos anteriores, tienen como objetivo facilitar esta instancia crucial para cualquier PM. En esta etapa, se toma en cuenta todas las tareas, recursos y equipo involucrado, y se traza un mapa de desarrollo del proyecto. Pero la planificación no es simplemente determinar el camino a seguir, sino que ampara todos los detalles y factores que conforman el proyecto, incluyendo estimaciones, objetivos internos, administración de recursos, etc. Es como un gran rompecabezas en el que cada pieza juega un rol fundamental y tiene un lugar determinado.
Pero no alcanza sólo con la planificación, sino que también se debe documentar todo el proceso y el posterior desarrollo del proyecto. ¿Por qué es esto? Porque a través de la documentación se puede conocer en detalle todas las decisiones y el camino tomado durante el desarrollo del proyecto, incluyendo los cambios hechos. Esto es de mucha ayuda a la hora de examinar, entender y aprender en retrospectiva de un proyecto.
Otorgar visión del proyecto
Otorgar visión sobre el desarrollo del proyecto, permite a las partes involucradas ser conscientes de la situación actual. Mantener la cuota de realismo, moderar el optimismo y balancear los esfuerzos que conlleva el desarrollo de un proyecto, es más sencillo cuando se está al tanto de los pormenores del trabajo.
Mantener informados a todas las partes, logra que las expectativas se ajusten y no derive en conflictos de intereses sobre los objetivos y el alcance. Además, si se decide hacer un cambio, tanto de objetivos, como de alcance, se puede estimar de manera más certera el efecto que tendrá sobre el proyecto y el tiempo que será requerido para cumplir con estas nuevas metas.
Ocultar información o el estado de un proyecto, para no alarmar a los involucrados ante una falla de ejecución o planificación, decantará en un posterior colapso del proyecto y la confianza entre las partes.
Estos son las buenas prácticas que se consideran como fundamentales para el desarrollo de un proyecto. Como extra, les presentamos un factor adicional:
Obtener feedback
La devolución del equipo de trabajo, los directivos y clientes, tiene como objetivo la mejora del desarrollo. No sólo es importante recoger feedback una vez finalizado el proyecto, sino también durante el proceso de trabajo. Un buen PM está dispuesto a escuchar todas las sugerencias posibles, información que utilizará para mejorar sus capacidades de líder de proyecto, permitiendo la optimización en el desarrollo de proyectos y manejo de los recursos vinculados a este. El crecimiento en conocimientos no está dado solamente por las técnicas utilizadas, sino también por la capacidad de interpretación de las circunstancias y la adaptación a las mismas.
Utilizar herramientas de Project Management
Todos los puntos anteriores son básicos a la hora de llevar una buena organización y conseguir los mejores resultados de nuestro equipo, pero la realidad es que es muy difícil de lograr sin la ayuda de una herramienta o sistema que nos acompañe en diariamente y nos asista en el control y seguimiento de los mismos. Por eso es altamente recomendable implementar herramientas de Project Management dentro de las agencias. Las mismas dan visualización de los procesos, del trabajo de los colaboradores, ayudan a mentener una comunicación fluida, y muchísimos beneficios más.
La comunicación es el pilar principal del desarrollo de un proyecto, y esto tiene sentido si se considera que se estará trabajando con un grupo de personas, las cuales deben estar en sintonía para asegurar el desarrollo óptimo y resultados que se ajusten a las expectativas.
¿Aplicás alguna de estas prácticas en la gestión de tus proyectos?
Mirá cómo Central CTL mejoró sus resultados utilizando COR
Si te interesó esta nota, no dejes de leer:
10 errores de gestión que conducen al fracaso de proyectos (Parte 2)
Porqué 94 de cada 100 agencias podrían ser más rentables
