Los 3 Errores más comunes al Implementar un Software de Gestión en una Agencia

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Implementar un software de gestión en una agencia, para la mayoría, es un momento emocionante, pero también un gran desafío. Si tienes éxito con la nueva herramienta podrás transformar y hacer crecer tu negocio, ya que podrás organizar mejor el trabajo, delegar y contar con los datos que necesitas para tomar decisiones.

Ahora, si la implementación no se hace adecuadamente, tendrás grandes problemas desde el principio. Hay muchas agencias que tienen este problema, se deciden por una herramienta de gestión pero al momento de implementarla termina siendo un fracaso. 

Por eso, en este artículo listamos los principales errores que cometen la mayoría de las agencias cuando implementan un Software de Gestión. Conocerlos te ayudará a encontrar el sistema de gestión ideal para tu agencia.

¿Cuáles son los errores más comunes al implementar un Software de Gestión?

Como te comentamos anteriormente, hay muchos problemas potenciales que pueden surgir al momento de implementar un sistema de gestión. Las razones son diversas, desde una mala planificación hasta la resistencia al cambio por parte de tu equipo.

¿Otras razones? falta de tiempo para aprender a utilizar la herramienta, problemas de administración de datos, falsas promesas de los vendedores y consultores durante el ciclo de ventas, políticas internas y más. 

Sea cual sean las razones tienes que estar atento, ya que puede afectar tu presupuesto o que no puedas cumplir con los plazos de entrega de los proyectos de tus clientes.

Dicho esto, veamos cuales son tres errores más comunes que se cometen en la implementación de un sistema de gestión:

1.Definir incorrectamente los requisitos

Si bien los requisitos de un sistema de gestión varían de una agencia a otra, los elementos que apoyan el crecimiento de tu negocio son generalmente los mismos: finanzas, equipo de trabajo y clientes.

Entonces, el software de gestión debe dar solución a estas necesidades para facilitar la administración de estos aspectos del negocio y además tener una estructura que le permita al equipo usar las funciones que mejoran su flujo de trabajo. 

El problema está en que muchas agencias no consideran estos requisitos y compran herramientas que en la mayoría de los casos no satisfacen las necesidades particulares de su negocio. 

Por ejemplo, algunos sistemas de gestión tradicionales se centran en las perspectivas, pero ignoran otros recursos que necesitas administrar: costo de recursos, disponibilidad de recursos, etc. Otras herramientas permiten administrar las operaciones del proyecto, pero no te brindan información sobre los datos de tus recursos.

La integración de los datos de recursos en tu herramienta de gestión tendrá un gran impacto en la forma en que administras tus proyectos. Simplificará la programación de manera drástica y hará que sea mucho más fácil encontrar el recurso adecuado para la tarea correcta. Esto debería ser una prioridad para cualquier sistema de gestión que elijas para tu agencia.

Tal vez no encuentres un software que se adapte al 100% a tus necesidades, pero si es posible implementar un producto que cumpla con el mayor número de requisitos posible. 

¿Qué puedes hacer? Identifica los requisitos que necesitas para gestionar tu agencia eficazmente. Luego investiga todo lo que puedas sobre el software de gestión que deseas comprar. Revisa la información publicada en el sitio web o solicítalo al asesor que te brinde una demostración de cómo se administra tu flujo de trabajo dentro del software gestión y no te conformes con respuestas genéricas como «Si, esto se puede hacer». 

2. No elegir correctamente el software 

Otro de los problemas más comunes al implementar una software de gestión en una agencia viene desde la elección del software.

Es probable que hayas conseguido un proyecto aparentemente rentable, pero tus números están en rojo. Los retrasos, las estimaciones inexactas y el retrabajo tienen mucho que ver en esto. Y  lo peor, es que tal vez no te des cuenta de esto hasta que evalúes tu situación financiera al final del año fiscal.

Una de las razones de este problema es que la mayoría de las herramientas que hay en el mercado no están diseñadas para agencias. Pueden hacer un seguimiento del dinero que entra o sale, pero no pueden decirte quiénes son tus clientes más rentables o los recursos más efectivos.

Por ejemplo, una de las métricas más importantes que las agencias deben rastrear es la «ganancia de clientes». Esta es una medida que te ayudará a entender qué clientes son rentables y cuáles no.

Si eliges una herramientas de gestión convencional no podrás rastrear esto. Como resultado, no sabrás qué proyectos o trabajos te generan mayores beneficios y toman la menor cantidad de tiempo.

Hay muchas métricas cruciales solo para la agencia: desempeño de equipo,  trabajo disponibles, horas presupuestadas, rentabilidad de los proyectos, etc. El seguimiento de estos indicadores puede ofrecerte una proyección de las ganancia que obtendrás  por proyecto y el estado de la salud financiera de tu agencia.

3.Falta de capacitación del personal

Por último, pero no menos importante, está la capacitación. Si los miembros de tu equipo no saben cómo usar el software correctamente después de algunos intentos, dejarán de usarlo. Para empeorar las cosas, comenzarán a utilizar sus propias herramientas, lo que abre una enorme brecha en términos de seguridad de los datos.

Por otro lado, si a los miembros del equipo no se les proporcionan instrucciones claras, es probable que apliquen sus propias metodologías al usar el software, lo que resulta en un conjunto confuso y caótico de datos. Esto significa que la  herramienta que implementaste no es fácil de usar o no está ayudando a tu equipo con sus tareas diarias.

Por lo tanto, es crucial que planifiques suficientes sesiones de capacitación inicial que le permita a tu equipo de trabajo conocer la información necesaria para usar correctamente la herramientas, y asegúrate que tu proveedor pueda brindarles asistencia constante, porque seguro lo necesitarán.

Al momento de elegir la herramienta toma muy en cuenta que tengan un buen servicio de soporte, con tutoriales, preferiblemente en formato de video, y asesores que siempre puedan asistir a tu equipo. 

Conclusiones

Cuando vayas a implementar un sistema de gestión en tu agencia, lo recomendable es que adquieras una herramienta que se adapte a tu modelo de negocio. Lo primero que debes hacer es un mapeo de tus necesidades y corroborar que el sistema que estés evaluando tenga las soluciones. Este proceso te dirá qué tipo de sistemas deberías «idealmente» tener para gestionar tu agencia.

Según tu auditoría de software, ¿qué tan lejos estás de este sistema ideal? ¿Tienes las herramientas para administrar todos los aspectos de la agencia: ¿personas, proyectos, ventas y finanzas? Más importante aún, ¿hay suficiente intercambio de datos en todos estos procesos? ¿Las personas adecuadas en tu agencia tienen acceso a las herramientas adecuadas en el momento adecuado?

Si estas decidido a implementar un Software de Gestión en tu Agencia intenta seguir estos consejos para evitar caer en errores que pueden comprometer el tiempo y dinero que inviertas en adquirir esta nueva herramienta para tu empresa. 

 

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