Para evitar hacerte perder el tiempo les adelanto lo siguiente:
No, esta entrada no desarrollará los do’s and dont’s creativos para ganar un pitch, ¿sabes por qué? Porque el primer paso y más importante a tener en cuenta al momento de realizar el trabajo de esfuerzo de pitch, no es la creatividad sino los números.
¿Cómo es eso?
Te lo resumo: ¿De qué sirve desvelarte a tí y a tu equipo craneando cómo rediseñar la rueda para un prospecto si el proyecto por el que estás compitiendo con otras agencias te generará ganancias mínimas o, como sucede en muchos casos, pérdidas económicas?
Así es, la condición excluyente y primera de tus esfuerzos de pitch/new businesses es entender si te será conveniente o rentable ganar la campaña/proyecto/fee que ofrece el prospecto de cliente.
Para este propósito, tomaremos en cuenta oportunidades en las que embarcamos cuando nuestro objetivo es facturar y generar ganancias; dejando de lado las que podríamos embarcarnos a pérdida considerando el branding asociado a servir a ciertas marcas de renombre.
Proceso de Pitch
Para una agencia creativa, de medios o marketing, el pitch o licitación de servicios, implica la contemplación de 3 instancias de esfuerzos, costos y proyección de ganancias:
1) Análisis de oportunidad
2) El esfuerzo de pitch
3) La ejecución del proyecto (en el caso de éxito en el pitch).
1) Análisis de la oportunidad
En el caso de las grandes marcas que desean contratar el servicio de una agencia creativa para ejecutar una campaña publicitaria, ofrecen una “licitación” a un número determinado de agencias, adelantando el producto, brief y en muchos casos, el presupuesto disponible por el que las agencias competirán para adueñarse. El problema es que una gran cantidad de participantes sólo se concentrará en el aspecto creativo necesario para convencer al prospecto y dejan de lado lo principal: la rentabilidad.
¿Por qué es importante esto?
Obviando el hecho de que la naturaleza de un servicio o negocio es generar ganancias, en el caso de servicios creativos, la misma ecuación que mide la rentabilidad por proyecto posee la cantidad de horas de trabajo que podrían efectuarse para ser rentables, según el presupuesto ofrecido por el cliente.
Es decir, utilizando herramientas como COR, que combinan Project Management, Plantillas de proyectos con estimaciones y análisis de rentabilidad, podremos tener una aproximación bastante acertada acerca de cuánto convendría sumergirse en un pitch, teniendo en cuenta el costo de dicho proceso.
2) Esfuerzo de pitch
Luego de confirmar y decidir la participación de mi agencia en esfuerzos de pitch para X campaña, empieza el proceso de brainstorming para proponer ideas e intentar convertir al prospecto en cliente.
El mismo requiere de un equipo y numerosas horas que serán consumidas, tengamos o no éxito en la competencia.
Por ende, también es necesario marcar horas y registrarlas como esfuerzo de pitch, ya que las mismas representarán un costo asociado a new business o, en el caso de éxito, las mismas y su costo deberían ser trasladadas al nuevo proyecto, para que la rentabilidad tanto de cliente como de proyecto, refleje la métrica compuesta por el esfuerzo de pitch y de ejecución.
3) La ejecución del proyecto (en el caso de éxito en el pitch)
Al haber usado una plantilla de proyecto para el punto 1 (estimar qué tan rentable y/o conveniente es participar del pitch), podremos utilizar la misma ya que contiene las personas asignadas y proyecciones de rentabilidad en torno a cantidad de horas estimadas y recursos necesarios.
Si contamos con herramientas como Gantt Charts con disponibilidad horaria individual y por equipo, las estimaciones originalmente utilizadas para calcular rentabilidad previo al esfuerzo de pitch, serán útiles para distribuir la carga laboral de la campaña, teniendo a su vez en cuenta la disponibilidad de los involucrados que en simultáneo participan con otros proyectos ongoing.
En resumen, tenemos 2 opciones:
a) Operar por intuición dejando que la rentabilidad, distribución laboral y cumplimiento de deadlines queden librados al azar.
b) Contrastar el presupuesto ofrecido por el cliente vs el tiempo y costo necesario para ejecutarlo, y decidir embarcarse o no en dicho esfuerzo.
Para poder escalar su negocio, necesita entender si le conviene o no (financieramente) trabajar para el servicio o cliente al que tiene la oportunidad de pitchear.
Herramientas como COR, además de permitirle ejecutar tal proceso, utilizan de manera inteligente dicha información para que su proyecto sea no sólo rentable sino también eficiente en distribución de recursos, logrando no sobrecargar al equipo y en consecuencia, generando un ambiente sano y de colaboración que concluirá en trabajos de mejor calidad creativa.
