Smart Management: cómo hacer una gestión inteligente

 

Con Smart Management nos referimos al correcto aprovechamiento de la tecnología para optimizar procesos, tiempos y en consecuencia generar mayores ganancias.

Dentro de las empresas de servicios, esta filosofía cobra cada vez más sentido. La complejidad de coordinar equipos al mismo tiempo que se optimiza su rendimiento es una necesidad que va muy ligada a la rentabilidad de los proyectos que estas empresas entregan a sus clientes. Pero, ¿qué es exactamente el Smart Management?

Entendemos que una gestión inteligente es posible cuando, al lograr organizar el trabajo de manera eficiente, se obtiene visibilidad de la rentabilidad, y por ende, una mayor oportunidad de tomar decisiones acertadas para la escalabilidad del negocio.  

Hablar de Smart Management significa tomar conciencia de todas las variables que influyen en la rentabilidad de los proyectos y gestionar los recursos con el fin de lograr mayores márgenes de ganancia. Pero, ¿cuáles son estas variables?

Desde COR encontramos 5 variables clave que, al ser consideradas, permiten a las empresas de servicios llevar una gestión de proyectos más eficiente.

Estimación del Tiempo:

Cuando hablamos del tiempo estimado que llevará un determinado proyecto, nos referimos a la columna vertebral del mismo. De esta estimación va a depender en gran medida la rentabilidad de dicho proyecto.

Al prestar un servicio, las ganancias de un proyecto se vinculan directamente a las horas presupuestadas. Es por ello que las equivocaciones en la estimación del tiempo pueden costar mucho dinero a la empresa.

Hay varias técnicas que pueden ser muy útiles a la hora de estimar el tiempo de un proyecto. En este artículo te sugerimos algunas: ¿Cómo realizar estimaciones de tiempo acertadas?

Cálculo del Presupuesto:

Un presupuesto bien realizado, además de ayudar a adquirir un nuevo cliente, permitirá aumentar la rentabilidad del proyecto y obtener las ganancias esperadas por el trabajo realizado.

En el caso de las empresas de servicios, la estimación del tiempo que se calcula previamente resulta fundamental para establecer los costos. Es común en este tipo de empresas obtener ganancias bajas o incluso tener pérdidas, debido a una mala estimación del costo de las horas dedicadas por proyecto.

Organización de las Tareas:

Garantizar la disponibilidad de los recursos involucrados, así como la implementación de una dinámica que permita el buen trabajo en equipo, constituyen algunos de los elementos fundamentales para el éxito de un proyecto.

Actualmente existen muchas herramientas que facilitan la organización y la coordinación de los equipos mediante funciones como tableros compartidos,  asignación de tareas, asignación de responsables o colaboradores, establecimiento de fechas de entrega, cronogramas, etc.

Gracias a los avances de la tecnología, hoy es posible encontrar estas herramientas en la nube. Esto permite a todo el equipo tener visibilidad en tiempo real de las tareas y el cronograma del proyecto, sin importar el lugar en donde se encuentre cada miembro.

Sistematización de Tareas:

Cuando hablamos de sistematización nos referimos a la asignación de un orden lógico a procesos de manera automática. A través de tecnologías basadas en Inteligencia Artificial, como machine learning, se hace más fácil automatizar pautas que ayuden a acelerar el trabajo, ahorrando tiempo y mejorando el desempeño de quien ejecuta la tarea.

Esto es posible dado que este tipo de tecnologías son capaces  de ir aprendiendo sobre la marcha sobre cuáles son los patrones de uso y cuál es el comportamiento de los usuarios.

Definitivamente seguir cierta estructura al llevar a cabo una tarea, facilita el desarrollo de la misma y permite obtener modelos de referencia. De este modo también se evita la improvisación y se logra tener registro de los procesos que sí funcionan.

Seguimiento de Métricas:

Definir de manera correcta los principales KPIs (Indicadores de Éxito) del negocio es importante para garantizar la evaluación continua del rendimiento de los proyectos y anticiparnos a tomar las acciones más  convenientes.

Para tomar acción de manera acertada resulta imprescindible contar con un panel general que ayude a visualizar la performance en tiempo real de los colaboradores del proyecto, pudiendo entender el cumplimiento de tareas por cada miembro del equipo.

Este último elemento es clave para poder llevar el negocio al siguiente nivel, dado que solo se puede escalar cuando se logra medir con el mínimo margen de error posible.

Conclusión

Gracias a la tecnología, es posible aplicar estas 5 variables en el día a día de la empresa, permitiendo a los managers una gestión más inteligente, respaldada por datos reales y con resultados que apuntan a la escalabilidad del negocio.

Entendiendo todo esto, COR propone una solución que incluye funciones para la aplicación de todos estas variables, en pos de poder calcular la rentabilidad de los proyectos en tiempo real, utilizando Inteligencia Artificial.

Sin duda, el Smart Management está determinado por el entendimiento de la rentabilidad como meta principal de los proyectos y como vehículo para la escalabilidad del negocio. ¿Lo estás aplicando?

 

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Cómo organizar las Tareas para una buena Gestión

Hacks para Sistematizar Procesos en Agencias

 

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