¿Qué es un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos?
Es fundamental comprender el origen del diagrama de Gantt antes de empezar a hablar de los diagramas de Gantt para la gestión de proyectos. El diagrama de Gantt se originó con Henry Gant, años después de que Karol Adamiecki publicara un diagrama de gestión de proyectos en 1896. El primer gráfico de gestión de proyectos de Karol Adamiecki se llamaba “Harmonograma”, pero tuvo poca difusión debido a su publicación polaca en 1931. Entre 1910 y 1915 se publicó un sistema de gestión de proyectos conocido como diagrama de Gantt por Henry Gantt.
El diagrama de Gantt es, por tanto, un diagrama de barras o representación gráfica de las tareas programadas del proyecto a lo largo del tiempo. El gráfico muestra el estado de cada tarea, los plazos y quién es el responsable de la misma. A primera vista, el gráfico puede parecer complicado, pero una mirada más profunda permite comprender en profundidad su funcionamiento.
El diagrama de Gantt muestra todas las tareas por completar, las fechas de inicio y finalización de cada una, el calendario del proyecto, el engranaje y dependencias internas de las tareas, y la duración o las fechas de vencimiento de cada una.
Además, el diagrama captura cada elemento del desglose de tareas del proyecto, la persona responsable de la tarea, los tiempos y planes de reunión y aprobación, y el progreso del trabajo.
En pocas palabras, el diagrama de Gantt es una forma excelente de comunicar lo necesario para entregar un proyecto dentro del presupuesto y el tiempo establecidos. La herramienta del diagrama de Gantt facilita que las partes interesadas y los equipos del proyecto estén unidos desde el principio. Toda la información necesaria para lograr el éxito rotundo del proyecto está disponible en el diagrama de Gantt. Hoy en día, la herramienta del diagrama de Gantt es la preferida de muchos gestores de proyectos para supervisar proyectos de todo tipo y tamaño.
Ventajas del uso de los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos
Antiguamente, los gráficos se dibujaban a mano y los gestores de proyectos tenían que hacer cambios dibujando un gráfico de Gantt totalmente nuevo. Tal era la importancia del diagrama para la gestión del proyecto que los gestores se tomaban más tiempo en su elaboración que en la gestión del proyecto. En la actualidad, es fácil crear un diagrama de Gantt con programas informáticos primarios, como las plantillas de Excel. Un simple cambio o actualización de los gráficos del diagrama de Gantt afecta en gran medida al resto del proyecto. Hay múltiples ventajas atribuidas al diagrama de Gantt que explican su importancia para la gestión de proyectos.
– Seguimiento de proyecto
Dado que el diagrama es una herramienta de programación para proyectos, se utiliza para seguir el progreso de los mismos. El seguimiento del progreso se realiza focalizando sobre la utilización de los recursos, las dependencias de las tareas, los hitos, las responsabilidades de las tareas, la diferenciación de las tareas y el estado de finalización de las mismas.
– Gestión de tiempo y equipo
La herramienta ayuda a gestionar fácilmente el quehacer de los miembros del equipo y el tiempo. Se garantiza la transparencia gracias a la capacidad de hacer un seguimiento y entender qué se está haciendo, por quién, y en qué momento. Además, el diagrama de Gantt es un aliado a la hora de mantener al equipo a tiempo y en la misma página.
– Herramienta de información
Los gestores de proyectos adoran utilizar el diagrama, ya que es una excelente herramienta de información que describe claramente las tareas completadas, las tareas en curso, los retrasos y las tareas que deben completarse. El hecho de que el gráfico se actualice resulta muy útil para demostrar cómo afectan los cambios a todo el proyecto.
– Inclusión de subvenciones
El riesgo de que se produzcan sobrecostos y retrasos en el proyecto es eliminado, ya que toda la información debates pertinentes se encuentran en un nodo central al cual todos los miembros tienen acceso.
– Visualización del proyecto
Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt porque permiten un vistazo global del proyecto, siendo que describe el plan de principio a fin. El progreso de las tareas se ve en tiempo real y los posibles cambios o actualizaciones necesarias se llevan a cabo inmediatamente. Esta visualización del proyecto proporciona flexibilidad a la hora de generar informes en tiempo real, dar esos datos rápidamente a las partes interesadas y a los gestores.
– Expone la interconexión de las tareas del proyecto
El diagrama de Gantt cuenta con la ventaja de mostrar la interconexión las tareas del proyecto. La conexión facilita el cambio de tareas sin interferir en el progreso del mismo. La función mostrar interdependencias de tareas en el diagrama de Gantt hace que sea fácil mantener las mismas conectadas, incluso cuando la línea de tiempo es modificada.
Desventajas del uso del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos
El uso del diagrama de Gantt ha aliviado muchos problemas a los cuales los gestores de proyecto, personal involucrado y miembros deben enfrentarse. Sin embargo, existen ciertos contras al utilizar el diagrama, a pesar de que los pros son claramente más numerosos.
– El diagrama de Gantt es complicado de utilizar
Gestores ocasionales o primerizos pueden verse abrumados por la complejidad del diagrama de Gantt. La funcionalidad del mismo es a veces difícil de comprender, ya que es un reto calcular agregados y alinear tareas a través de las secciones del gráfico. Además, a veces los resultados no están del todo claros, especialmente en la gestión del tiempo, ya que las filas representan sólo el tiempo cronológico y no las horas de trabajo.
– El diagrama de Gantt requiere actualización constante, lo que es una gran inversión de tiempo
La actualización es realizada por usted o por los miembros de su equipo, con el objetico de mantenerlo exacto y relevante, esto puede consumir mucho tiempo y ser engorroso. Cualquier empresa que aún no haya iniciado el uso del gráfico como herramienta de gestión de proyectos, probablemente pierda tiempo en conseguir la aprobación de todos. En ese caso, lo ideal sería adoptar herramientas modernas de gestión de proyectos, siendo una mejor opción para proyectos con límite de tiempo, como los tableros Kanban y calendarios.
– Dificultad en el seguimiento de las subtareas
Aunque es técnicamente posible, los diagramas de Gantt no facilitan el seguimiento de subtareas.
Por eso es ideal contar con Software para construir Diagramas de Gantt que permita tener una visualización de las subtareas al igual que las tareas principales
– Ciertos niveles de inflexibilidad
En la era de la metodología ágil de trabajo, los diagramas de Gantt denotan cierta inflexibilidad, sobre todo al utilizar un medio que requiere amplia planificación mientras que los planes son susceptibles de sufrir cambios.
La mayoría de las limitaciones que se han asociado a los diagramas de Gantt no se aplican al software de diagramas de Gantt en línea, éste ha iniciado una nueva era de gestión de proyectos.
El gráfico tiene un esquema simple y limpio, con un calendario que permite modificaciones con tan solo clickear y arrastrar, permiento la construcción y el ajuste de los planes del proyecto al instante. Tal vez la comparación entre el diagrama de Gantt y otros programas de escritorio tradicionales, como Microsoft Project y Microsoft Excel, ayudaría a iluminar sus ventajas por sobre sus inconvenientes.
¿Quién debe utilizar los diagramas de Gantt?
La tendencia anterior era que un único gestor de proyectos dirigiera un solo equipo en un único proyecto, pero ahora, varios gestores en la empresa gestionan muchos proyectos con múltiples miembros del equipo. El cambio de tendencia ha hecho que casi todo el mundo utilice el diagrama de Gantt para visualizar sus tareas y proyectos. Los cálculos, de otro modo muy complejos, se realizan mediante algoritmos, permitiendo que cualquiera genere listas de tareas sencillas, añada fechas de inicio y de finalización. El software del diagrama de Gantt se utiliza para realizar este trabajo de forma instantánea, mostrando también las tareas a lo largo del tiempo.
El diagrama de Gantt se ha convertido en un eficaz software de gestión de proyectos para la dirección, las partes interesadas, los gestores de proyectos, los jefes de equipo, los empleados que realizan los proyectos y los gestores de programación. Estas funciones, y más, utilizan el diagrama para elaborar la estructura de desglose del trabajo, la gestión de tareas, la planificación de proyectos y la gestión de recursos.
Aunque las herramientas de software de diagramas de Gantt todavía se consideran bajo el dominio de los gestores de proyectos, son utilizadas literalmente por todos, considerando que el equipo está compuesto por el gestor de proyectos, los creativos y los colaboradores, siendo esta tarea una responsabilidad compartida.
Los diagramas se utilizan para crear largas listas de tareas, calendarios complejos, planificar dependencias, proyectos complejos, asignar tareas individuales y definir el flujo de trabajo.
Dado que los gráficos de Gantt son útiles para evaluar el tiempo que durará el proyecto, los recursos necesarios y ayudar a planificar el orden de ejecución de las tareas del proyecto, su uso debería ser adoptado por todos. Trabajar e instaurar un calendario del proyecto facilitará el seguimiento del progreso del mismo una vez que esté en marcha. Es importante tener en cuenta que el diagrama de Gantt es vital para que un plan de proyecto se utilice como una herramienta de programación temporal y no como un recurso dependiente del equipo para la gestión del proyecto. Dado que los gráficos son grandes herramientas de gestión de la cartera de proyectos, pueden ser utilizados por todos, siempre que sean relevantes para su proyecto.
Elementos esenciales para construir un diagrama de Gantt
La elaboración de un simple diagrama de Gantt requiere amplia consideración sobre puntos fundamentales del proyecto y que ayudan a reunir los datos correctos. Por lo tanto, es vital esbozar un plan de proyecto antes de embarcarse en la creación de una plantilla de diagrama de Gantt. Algunos de estos puntos son la identificación de los principales entregables, la forma de conseguirlos y su plazo de entrega, los hitos que hay que alcanzar y la existencia de tareas interconectadas que podrían afectar los plazos. Además, hay que tener en cuenta la identificación del equipo del proyecto y su papel en los entregables.
– En primer lugar, es necesario crear una ruta crítica en forma de una estructura de desglose del trabajo (EDT). La EDT sirve para obtener la lista de tareas más precisas, necesaria para completar el proyecto a tiempo. Cuando se crea un diagrama de Gantt, hay que tener en cuenta desde el principio lo que hay que hacer y lo que no para conseguirlo.
– Hay que ser en extremo detallista con las tareas, ya que cuantos más datos se detallen, mejor será el seguimiento de los pasos y el progreso de los resultados. Siempre hay que hacer referencia a la estructura de desglose del trabajo para enumerar los pasos necesarios para crear las tareas.
– Organizar las tareas en fases y grupos para facilitar la comprensión y el análisis de los resultados. Añadir documentos y detalles vitales a las tareas utilizando las secciones de notas para detallar la información necesaria para la ejecución del proyecto. Etiquetar cada tarea con la parte asignada para facilitar la identificación del responsable. Asegurarse de clarificar las fechas de inicio y finalización de cada tarea para dejar claro cuándo comienza y cuándo termina. Este etiquetado de fechas ayuda a mantener la responsabilidad del equipo y de las partes interesadas.
– Una de las cosas que más se debe evitar en la creación de un diagrama de Gantt es no omitir nunca las dependencias, ya que no todos los programas de planificación ofrecen la funcionalidad de las mismas.
– Asigne el trabajo sólo después de comprobar la disponibilidad del equipo. Los días libres y las vacaciones no deben pasarse por alto al crear el gráfico y deben tenerse en cuenta en la configuración de las fechas de inicio y fin.
– Además, no olvidar nunca de pedir opiniones para asegurar que se abordan los errores, se corrigen las tareas malinterpretadas, no se incumplan las fechas y se eviten los retrasos y las confusiones. Haz que un miembro del equipo revise el gráfico antes de publicarlo.
– No publique el gráfico para luego olvidarlo, ya que es un documento vivo que respira, susceptible de sufrir cambios a lo largo del proyecto, no es estático. Invita al equipo a colaborar en el seguimiento del trabajo y el progreso en tiempo real para mantener el gráfico actualizado.
Teniendo en cuenta lo que hay que hacer y lo que no, la creación de un diagrama de Gantt comienza con la creación del proyecto. Se crea el nombre del proyecto, la fecha de inicio y los días de la semana del mismo. A continuación, se añaden las tareas, lo que lleva a la creación de los plazos del proyecto en el proceso.
Una vez que se dispone de una lista completa del trabajo a realizar mediante la creación de tareas, se traza un calendario para las mismas antes de añadir los hitos importantes del proyecto.
A continuación, se añaden las interconexiones de las tareas y las subtareas dependientes antes de invitar a las personas al proyecto y asignar las tareas a los responsables.
La penúltima acción en la formulación del diagrama de Gantt es la aplicación de colores en las tareas para mejorar la visualización del diagrama.
¿Cómo funcionan los diagramas de Gantt modernos?
Los diagramas de Gantt modernos funcionan de forma diferente debido a la integración de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de proyectos. La IA combina algoritmos y bots para permitir a los gestores trabajar de forma más eficaz y eficiente.
La IA se ha convertido en un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, ya que proporciona la información necesaria para actuar.
El uso de los modernos diagramas de Gantt permite la planificación de proyectos mediante el uso de IA que permite la visualización del plan del proyecto. Los gestores de proyectos ven todas las tareas, los costos, los recursos físicos y humanos y las capacidades en tiempo real.
Los modernos diagramas de Gantt son útiles para identificar y seleccionar a las personas adecuadas para un equipo. COR es un excelente ejemplo de software con IA que ayuda a construir diagramas de Gantt que ayudan a conocer en tiempo real la disponibilidad de cada miembro del equipo, donde es posible asignar o reasignar tareas y mover los plazos. El uso de un software de gestión como COR ayuda a encontrar a los miembros adecuados del equipo y a equilibrar la carga de recursos para garantizar el éxito. La capacidad de COR para integrarse con otros softwares de gestión le permite extraer datos sobre los empleados y las partes interesadas para hacer coincidir las preferencias, las habilidades y los recursos del proyecto sin cometer errores.
Además, COR es una solución impulsada por la IA, ideal para equipos profesionales y creativos, que automatiza las sugerencias para saber sin esfuerzo quién, cuándo, qué y por qué se necesitan cambios en un equipo, plazos y/o tarifa. El análisis y la estimación de los registros anteriores de la IA desempeñan un papel importante en el seguimiento del progreso del rendimiento con los KPI.
Se estudian las capacidades de carga de trabajo del equipo para permitir liberar a quienes están sobrecargados, asignando tareas a miembros menos ocupados.
Una de las ventajas más importantes del uso de softwares de IA para la gestión de proyectos es la presupuestación del proyecto. Mediante herramientas de IA, como las herramientas COR, y los diagramas de Gantt, es fácil estimar los costes del proyecto y los recursos necesarios. Es fácil establecer los costos de los recursos por hora y la cantidad de tiempo dedicado a las tareas. Los diagramas de Gantt modernos contribuyen a mejorar la comunicación, ya que todas las piezas de comunicación y los documentos necesarios se mantienen en un lugar central. Se elimina la necesidad de pasar mensajes a través de direcciones de correo electrónico y se minimiza la posibilidad de que se produzcan interrupciones en la comunicación.
Además, un software de IA como COR ahorra a los jefes de equipo valioso tiempo, produciendo automáticamente documentos que tradicionalmente se harían de forma manual. Los gestores realizan fácilmente el seguimiento y la importación de las horas diarias para preparar la presentación del registro de horas de la nómina, enviándolo a los departamentos correspondientes. Esta es una función que cumplen los diagramas de Gantt modernos, que ayudan en gran medida a la toma de decisiones que contribuyen a mitigar los riesgos y a invertir el tiempo de forma eficiente.
