Gestión de Proyectos

Todo sobre Softwares de Gestión de Proyectos

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Hoy en día, no hay compañías que no usen un software de gestión de proyectos para garantizar la organización en la ejecución de sus proyectos. Estos tipos de herramientas se han vuelto extremadamente necesarias para mejorar la colaboración entre equipos y para entregar el trabajo a tiempo.

Sin embargo, ha sido tal la evolución de este tipo de herramientas, que hoy los beneficios superan la posibilidad de planificar y ejecutar los proyectos para garantizar deadlineas. También es posible conseguir un control sobre los costos de los proyectos a través del registro del tiempo, característica que hoy se hace imprecindible para cualquier software de esta naturaleza. 

En este artículo analizaremos los aspectos básicos de un software de gestión de proyectos, pero también, qué funciones son clave hoy para poder lograr, no solo una buena gestión de proyectos, sino también la rentabilidad de los mismos. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la utilización de información, habilidades, herramientas técnicas y técnicas de organización para proyectar actividades o tareas con el fin de planificar, iniciar, ejecutar, controlar y completar un proyecto.

La diferencia principal con la gestión regular es que la gestión de proyectos tiene entregables que dependen de un tiempo, de un presupuesto y del alcance del trabajo. Hay muchos tipos de técnicas o metodologías de gestión de proyectos, pero ya sea la forma tradicional, el modelo de cascada, el ágil o el lean, hay algunas estructuras en esta disciplina que están garantizadas.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es una necesidad absoluta en el mundo de hoy, incluso antes de la pandemia del covid-19. ¿Cuáles son los componentes fundamentales en este tipo de herramienta?

Un software de gestión de proyectos permite la centralización de la organización, la planificación de proyectos, el control de costos, la presupuestación y la comunicación y colaboración en tiempo real de los equipos de un proyecto específico.

Estos tipos de herramientas ayudan con una gran variedad de complicaciones de gestión de una forma simple y clara, como con la gestión de tareas y de recursos, ya sean humanos o monetarios. Dependiendo de la especificidad del software, también podría mejorar las habilidades de toma de decisiones del project manager e incluso del C-level El software puede brindar una visión clara del panorama, y así, se podrían identificar los elementos del flujo de trabajo que no están funcionando, las causas de las trabas e incluso si los precios establecidos por cada servicio son adecuados.

La tecnología ha avanzado mucho, y es lógico que emerjan nuevos softwares y disciplinas debido a que el mercado demanda más de la fuerza laboral. El trabajo se basa más en los servicios, los proyectos complejos ahora son la regla y los equipos son cada vez más colaborativos. Ya pasó mucho tiempo desde la aparición del Diagrama de Gantt, en la década de 1910, y sus bases todavía son relevantes. Los softwares de gestión de proyectos suelen contar con una función de diagrama de Gantt, pero los mejores softwares incorporan sus principios con una interfaz de usuario fácil de usar e integrados con la capacidad de registro del tiempo de cada miembro del equipo para tener la capacidad productiva de todos en tiempo real y poder distribuir de manera más estrategica la carga de trabajo.

Sin importar si el software de gestión de proyectos cuenta con Diagramas de Gantt, tableros kanban o una metodología scrum, ágil o de cascada, es importante que tenga integradas las siguientes 3 funciones.

¿Cuáles son las funciones principales de un software de gestión de proyectos?

Los softwares de gestión de proyectos se utilizan en distintas industrias y segmentos de mercado, y hay muchas opciones para elegir. Aunque hay diferencias y distintos formatos, el objetivo constante y principal es el siguiente: permitir la planificación y el control de las tareas y los objetivos de un proyecto mientras se tiene en cuenta a los accionistas y los recursos.

Sin embargo, hoy en día los software de gestión han evolucionado tanto que no solo ayudan en la planificación y ejecución de las tareas para garantizar deadlines, sino también para llevar un control sobre los costos de los proyectos y lograr hacer estimaciones mas acertadas. Estas son las tres funciones principales que hoy cualquier software de gestión de proyectos debería tener:

Gestión de Tareas

Para facilitar la planificación de los proyectos, un software debe ofrecer la posibilidad de establecer tiempos, asignar tareas y describir cómo se relaciona cada tarea individual una con la otra. Estas tareas son la asignación de plazos de entrega y de informes de estado. Para facilitar la colaboración entre equipos, las soluciones de gestión de proyectos incluyen un “depósito” central de archivos y todas las partes interesadas tienen acceso a él. Esto suele incluir el intercambio de archivos, los mensajes y también podría contar con una especie de tablero kanban.

Project Management

Seguimiento del Tiempo

Podría parecer obvio, pero el control y la gestión del tiempo son una necesidad y una parte fundamental de la planificación de un proyecto. Además, no se debe perder de vista que un proyecto debe ser rentable para que califique como una iniciativa fructífera. Las horas laborables del equipo deben tenerse en cuenta, es muy importante. es incluso mejor si las horas trabajadas ingresan en un sistema automático que le permita al software brindar unos plazos de tiempo estimados para cada tarea.

Además, una herramienta verdaderamente útil en la gestión de proyectos es aquella que permite analizar la asignación de recursos a partir de la capacidad productiva de cada miembro, dato que solo se puede tener si el software permite un registro del tiempo de manera automatica y en tiempo real.

Métricas de Rentabilidad

Las métricas siempre ayudan a tomar decisiones. Informacón sobre costos por proyecto, por ejemplo, es uno de los insights mas valorados en lo que a gestión de proyectos se refiere, pues permite entender si los proyectos, más allá de alcanzar los deadlines y cumplir con el cliente, están o serán rentables al momento de culminarlos. Es este tipo de información que permitirá realizar ajustes en los precios de los servicios y re-evaluar si hay servicios que no valen la pena ofrecer.

Business Intelligence

Tipos de software de gestión de proyectos

Dependiendo del objetivo, los softwares de gestión de proyectos se pueden organizar según la función, las industrias o el tipo de herramienta de gestión. Evaluemos las tres categorías.

Según la guía P3O (Oficinas de portfolio, programas y proyectos) de la OGC (Oficina de Comercio Gubernamental del Reino Unido), un software de gestión de proyectos puede dividirse según la utilidad del usuario y la relación entre ellos.

Individual

Los softwares de gestión de proyectos de tipo individual son utilizados por un único project manager, y puede existir en la forma de planilla o en una aplicación que cuente con todas las herramientas necesarias para el PM. Puede instalarse en toda la organización, pero los individuos no tienen relación entre ellos con esta interfaz de usuario.

Colaborativo

Un software colaborativo funciona al reunir a los equipos y suele haber una única fuente de información a la que acceden, visualizan y trabajan otros miembros del equipo del proyecto. Normalmente, estos softwares son personalizables, como para que los trabajos no se superpongan. Los sistemas pueden no ser tan tecnológicos, pero si funcionan para cumplir con las necesidades de la organización, está bien. Los softwares no necesitan ser muy llamativos para funcionar correctamente, pero estas herramientas solo pueden trabajar en un proyecto a la vez, incluso si varias personas tienen acceso. No poder enlazar información de varios proyectos es un gran obstáculo para este tipo de herramienta.

Integral

Un software integral es el mejor tipo de software de gestión de proyectos para una compañía que ejecuta varios proyectos a la vez. La información de los planes presentes y pasados está conectada en un solo sistema al que acceden varios equipos de distintas áreas. Cada miembro del equipo puede acceder a los datos sobre sus proyectos. Estas herramientas de gestión normalmente tienen las funciones para integrar datos e información, lo que permite la visualización de muchos proyectos en una interfaz de estilo de tablero. La aplicación del servidor permite la personalización de los accesos, y así, crea ingresos basados en permisos para cada proyecto o tarea. Normalmente se realiza sobre la gestión de portfolios, las responsabilidades sobre tareas, el control de tiempo, los mensajes en la aplicación y la organización de agenda. La interfaz de usuario suele ser fácil de usar y permite la diferenciación de varios tipos de proyectos, y en algunos casos, hasta vienen con una aplicación móvil. 

¿Cuál es el ciclo de vida de la gestión de proyectos y por qué es importante?

A veces, los proyectos se vuelven complicados y difíciles de seguir. Hay varias áreas trabajando en distintas tareas al mismo tiempo, lo que podría llevar a la superposición de subtareas y entregables. Un proyecto es una red de actividades e incluye fases distintas y definidas. Por eso, el ciclo de gestión de un proyecto comprende: la concepción e iniciación, la planificación, la ejecución y el control.

Iniciación

Durante la fase de iniciación, un project manager define al proyecto en el nivel más general, empezando por el caso puntual de negocios, y también evalúa si la propuesta es atractiva y realizable con los recursos disponibles. Si hubiera que hacer una prueba para ver si el proyecto es factible, se haría en esta etapa. Algo importante a tener en cuenta en esta fase sería la información recolectada por el sistema de gestión de proyectos durante otras iniciativas previas. Con esta información y un poco de experiencia, se puede calcular la rentabilidad de la propuesta sin tener un diploma en inteligencia de negocios. Además, la habilidad para ver si un equipo está disponible o si tienen muchos proyectos, es muy conveniente. Los accionistas también brindarán su opinión. Si la propuesta se aprueba, se redacta un documento de iniciación del proyecto donde se delimita el propósito, las necesidades comerciales y de los accionistas y los recursos necesarios para el proyecto. Hay herramientas de gestión de proyectos que incluyen plantillas para este propósito.

Planificación

La planificación, que es la etapa principal, comprende crear una guía clara de las tareas a realizar que los interesados deben seguir. Este es el momento de definir los objetivos del equipo. Una gran metodología para establecer objetivos es atenerse al principio SMART. Los objetivos deben ser:

  • Específicos (S): quién estará a cargo de cada tarea o subtarea debe estar claro.
  • Mensurable (M): todos deben seguir los mismos estándares de calidad y éxito.
  • Alcanzable (A): elige los objetivos principales y define las etapas para conseguirlos.
  • Realistas (R): el alcance del trabajo debe ser factible para todas las partes involucradas.
  • Puntuales (T): define un lapso de tiempo para que se completen esos objetivos.

Planificar incluye crear una línea de base para medir el rendimiento utilizando su costo, los objetivos principales y un alcance realista de trabajo. Esto es importante, porque funciona como una especie de mapa con el cual consultar para asegurarse de que el proyecto esté yendo acorde a lo planeado. Las responsabilidades, roles y una agenda definida deberían estar bien delimitadas a esta altura para asegurarse de que cada persona involucrada esté al tanto de su propia responsabilidad. También se debería contar con un plan de comunicación, que es fundamental si hay trabajadores freelance y talento que trabaje por fuera de la empresa. El plan también debería incluir la posibilidad de que haya piedras en el camino, como el cambio de requerimientos, correcciones del cliente y revisiones.

Ejecución

La ejecución del proyecto implica la terminación de los entregables. Esta fase empieza con la asignación de responsabilidades y tareas y sigue con los informes de estados, reuniones, actualizaciones de rendimiento y de desarrollo como un todo. El project manager dirige y gestiona la ejecución del proyecto y brinda un sistema de control. Si las reuniones de estado con el equipo de desarrollo no avanzan según lo planeado, entonces quizás sea necesario actualizar los planes y objetivos del proyecto.

Agencias Independientes

Monitoreo/Control

El monitoreo es la forma de asegurarse que los entregables y el rendimiento se desarrollen de forma adecuada y la forma de confirmar que el progreso de un proyecto está avanzando de acuerdo al plan. Los project managers utilizan indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) para medir el rendimiento general del proyecto. Estos KPI suelen involucrar a los objetivos o metas del proyecto y ayudan a garantizar que el trabajo se entregue a tiempo y que no se pase del presupuesto, lo que permite saber si el equipo alcanzará la fecha de entrega. Otro indicador clave es la supervisión de los cambios en el proyecto, los problemas que hay o que hubieron, cómo se solucionaron y qué tan rápido. Estos cambios en el alcance se controlan de cerca ya que comprometen al rendimiento del proyecto.

Cierre

Al llegar al final de un proyecto, enviarle los entregables al project manager y cumplir con los estándares de calidad del cliente son los objetivos principales. Pero antes de llegar a eso, hay trabajo que hacer: desarmar la compleja red que se creó para este proyecto. Esto significa pagarle al talento, cerrar todo con los trabajadores y que todos los documentos estén firmados y guardados. Una gestión de calidad es fundamental en esta etapa final. Si uno es inteligente y aprovecha al máximo las herramientas disponibles de gestión de proyectos, se hace una evaluación del proyecto terminado. ¿Cómo estuvo la planificación de recursos? ¿La metodología de trabajo utilizada fue la correcta? ¿El trabajo en equipo fluyó? ¿Los accionistas están feliz con el resultado? ¿Hubieran hecho algo distinto? El control del tiempo es valioso a esta altura, porque le permite al project manager ver dónde hubo más esfuerzo. Esto es información valiosa para emprendimientos futuros.

¿Quién utiliza los softwares de gestión de proyectos?

La verdadera pregunta debería ser: ¿Quién no usa un software de gestión de proyectos? En el mercado e industrias actuales, sería difícil encontrar una compañía mediana o grande que no utilice una solución de gestión. Pero sobretodo, las empresas de servicios profesionales, tales como, agencias de publicidad y marketing, desarrolladores web, estudios de arquitectura y contabilidad, consultoras, y más, se ven altamente beneficiados cuando usan softwares de gestión de proyectos que les permiten hacer un registro del tiempo y así poder hacer estimaciones coherentes para efectos de planificación y cotización. 

En 2020, el 78% del PBI de Estados Unidos se obtuvo por la industria de servicios. El resto del mundo vive una situación similar, y hay una necesidad urgente de aprender a administrar las horas-hombre de una mejor forma que la actual. El horario de trabajo habitual de 9 a 17hs ya no es la regla, y las horas dedicadas a los proyectos deben tenerse en cuenta.

El control del tiempo es clave para tener un mejor entendimiento de la rentabilidad de los servicios ofrecidos y para cuidar al talento y al flujo de trabajo.

Si una tarea suele llevar 12 horas para completarse y si tenemos esa información, entonces el miembro del equipo responsable por ella y el project manager a cargo pueden esbozar una fecha de entrega realista.

No solo los project managers utilizan este tipo de software. Las aplicaciones o sistemas de gestión de proyectos son útiles para todos los miembros del equipo, ya sean los project managers, los creativos, los accionistas, las partes interesadas, los roles C-level, el personal administrativo e incluso los clientes.

Imaginemos que hay un gran proyecto que involucra a un cliente grande. El project manager decide que se necesitan trabajadores freelancers, ya que las horas son demasiadas para el equipo de oficina. El ejecutivo de cuentas revisa los entregables y permite que el cliente dé una retroalimentación, así que reciben un acceso restringido a algunas partes de la solución de gestión. Eso es una bendición, porque modifica la relación entre proveedor y cliente, y las opiniones son un valor agregado.

Una vez que el proyecto se completa, deben procesarse y pagarse las horas trabajadas. Los ejecutivos C-level pueden echar un vistazo y tomar decisiones informadas sobre qué tan rentable es ese tipo de producto o servicio. Así que tenemos: project managers, talento de oficina, trabajadores freelance, ejecutivos de cuentas, contadores, directivos de nivel C y clientes seleccionados. La capacidad de tener una visión general de los proyectos y las capacidades API para enlazar el trabajo y la comunicación con plataformas como google drive o dropbox son muy valiosas hoy en día.

Ejemplos de Software de Gestión de Proyectos 

El mejor tipo de software de gestión de proyectos dependerá del tamaño de la empresa y de sus necesidades. Hoy en día, hay muchas opciones disponibles: habrán oído de Trello, Wrike, Asana, Basecamp y otras que son buenas opciones para compañías básicas o pequeñas. Pero deben saber diferenciar el alcance de cada una y su compatibilidad con tus procesos y objetivos.

La principal diferencia que tiene COR con el resto de las herramientas o softwares de gestión de proyectos en el mercado, es el foco que tiene sobre la rentabildiad de los proyectos.

Es por eso que COR utiliza Inteligencia Artificial para potenciar su función de Time Tracking y automatizar la carga de horas a través de sugerencias inteligentes que los usuarios solo deben aceptar. Es una herramienta de gestión de proyectos excelente para equipos grandes y medianos, y sobre todo, para aquellas compañías que ofrecen servicios profesionales, a las cuales les urge frenar el típico desfase entre las horas cotizadas y las horas realmente invertidas en cada proyecto. 

Es una herramienta todo-en-uno, ya que incluye funciones clave de colaboración como la gestión de tareas y recursos, diagramas de gantt, plantillas de proyectos, etc; pero además ofrece reportes y métricas en tiempo real sobre la rentabilidad. La mejor parte de este software es la inteligencia artificial, que con la información registrada de proyectos anteriores, genera una proyección de costo y estimativos de rentabilidad por cada tipo de servicio. Esto ayuda mucho para decidir qué tipos de proyecto y servicio que ofrece la compañía realmente estan dejando ganancias. La herramienta se convierte en un verdadero aliado, en una brújula para tomar decisiones de negocios de alto riesgo.

Cómo elegir un Software de Gestión de Proyectos

Para este momento, probablemente ya estas más que decidido a implementar un Software de Gestión de Proyectos para tu compañía u organización. Sin embargo, te invitamos a que consideres ciertos aspectos o funciones que harán la diferencia para que realmente esa gestión lleve a la compañía a poder no nada más organizar mejor el trabajo y entregar un servicio de calidad y a tiempo, sino que también les permita entender a partir de data, si existe rentabilidad en cada proyecto y con cada cliente. 

Hoy, al elegir un software de gestión de proyectos, el paso más importante es preguntarte si la plataforma va a permitirte tener un entendimiento acertado de tus costos variables, que principalmente representan las horas hombre invertidas. Este, sin duda, es el gran reto para poder ser exitoso en la estimación de deadlines y recursos por proyecto, distribución del trabajo de manera estratégica, y en la medición de la rentabilidad. 

Entonces, al momento de elergir un Software de Gestión de Proyectos pregúntate:

  1. ¿El software tiene time tracking / registro del tiempo automático?
  2. ¿El software ofrece acceso a mis clientes para promover la transparencia?
  3. ¿El Software es capaz de medir la rentabilidad por proyecto en tiempo real?

 

La realidad es que hoy la tecnología nos esta ofreciendo estas grandes ventajas, que quien sepa aprovecharlas, va a poder tomar el control de su negocio desde otro nivel. Entonces, al momento de escoger un Software de Gestión de Proyectos para tu compañía, aprovecha que éste apoye la cultura de transparencia, la velocidad/eficiencia, los estándares de calidad que la organización representa, pero además que garantice que cada proyecto sea rentable para tu compañía.

Si quieres saber cómo COR puede ayudarte a gestionar tus poyectos poniendo el foco en la rentabilidad, Agenda una Demo. 

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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