Gerenciar um orçamento é uma tarefa delicada que requer precisão, previsão e adaptabilidade. No mundo das agências criativas, a natureza fluida da criatividade pode facilmente entrar em conflito com a rigidez de um orçamento. É aqui que a visibilidade desempenha um papel crucial.
A gestão de projetos é tanto uma arte quanto uma ciência. No coração deste equilíbrio está a gestão do orçamento. Para as agências criativas, manter os orçamentos sob controle é fundamental para serem rentáveis e alcançarem resultados positivos a curto e longo prazo.
Entre o Planejado e o Real: Entendendo os Desvios na Indústria
93% das agências relatam desvios de seus orçamentos iniciais. Este número é mais do que uma simples estatística; é um alerta sobre a necessidade de maior visibilidade.
A origem dos problemas na indústria está diretamente relacionada aos desvios de tempo. Esses desvios podem fazer com que um projeto deixe de ser rentável ou que um recurso seja superutilizado. Se uma agência busca melhorar a gestão de seus recursos, precisa conhecer a capacidade de sua equipe.
Denomina-se desvio a diferença que surge entre a quantidade orçada e a quantidade que efetivamente resulta no momento de planejar um projeto para um cliente, como uma campanha. Esse desvio pode ocorrer em qualquer item de receitas e despesas.
A visibilidade não é apenas um termo da moda. É a capacidade de ver claramente cada aspecto de um projeto em tempo real. Desde a alocação de recursos até o acompanhamento do tempo e do progresso, a visibilidade permite que as agências mantenham os projetos no caminho certo e que a tomada de decisões seja baseada em dados reais.
A causa dos principais desafios enfrentados pelas agências é o desvio de tempo entre o vendido e o executado. Consumir mais tempo do que o estimado faz com que os pedidos rentáveis deixem de sê-lo e que as equipes que estariam disponíveis para assumir novos projetos acabem saturadas de trabalho com novas demandas para o mesmo tipo de entrega. Além disso, hoje a rotatividade de funcionários na indústria está no seu ápice, e isso se deve, no plano quantitativo, principalmente aos salários dos colaboradores e sua sobrecarga de trabalho.
“Hoje em dia, as taxas não representam o valor total do trabalho”
O termo “desvio” tem sido uma dor de cabeça persistente para as agências. À primeira vista, pode parecer um pequeno desajuste entre o planejado e o realizado. Mas, na realidade, esses desvios têm ramificações mais profundas que podem afetar a rentabilidade e a reputação de uma agência.
Na indústria criativa, o tempo é essencial. Cada hora conta, e cada hora não contabilizada corretamente pode levar a perdas financeiras e oportunidades perdidas. Os desvios surgem quando há uma falta de alinhamento entre as expectativas do cliente e a capacidade real da agência.
Este desequilíbrio pode ser atribuído a:
- Falta de comunicação clara com o cliente.
- Falta de uma ferramenta de gestão de projetos robusta.
- Não entender a capacidade real da equipe.
- Falta de visibilidade sobre a progressão real do projeto.
Para superar esses desafios, é essencial adotar ferramentas e práticas que proporcionem transparência e dados em tempo real. Além disso, as agências devem se esforçar para estabelecer uma comunicação clara com seus clientes, definindo claramente o escopo, as expectativas e os possíveis desafios.
Transparência dos Recursos Alocados em Cada Projeto e Estimativa do Orçamento
É crucial que as agências não vejam a visibilidade apenas como uma forma de controlar custos. Em vez disso, deve ser vista como uma maneira de melhorar a entrega do projeto, fortalecer a relação com o cliente e, por fim, impulsionar
a rentabilidade.
Na ausência de visibilidade, surgem desafios. Solicitações de alterações não planejadas pelos clientes, estimativas imprecisas e prazos apertados podem fazer com que um projeto se desvie rapidamente. Cada desvio pode impactar o resultado final e, o que é mais importante, a rentabilidade.
Ter uma visão em tempo real do progresso do projeto também é essencial para a comunicação com o cliente. Ao manter o cliente informado e alinhado com o processo, é possível gerir as expectativas e garantir a satisfação do cliente.
Quanto custará executar o seu projeto? Quais recursos são necessários para executar o seu projeto?
Na era digital atual, a quantidade de dados disponíveis é esmagadora. Mas ter acesso aos dados não é suficiente; é necessária clareza. Em primeiro lugar, as agências devem ser capazes de desmembrar e analisar esses dados para obter uma imagem clara de onde os recursos necessários para cada projeto estão sendo gastos e se esses gastos estão gerando o retorno sobre o investimento desejado.
As agências precisam demonstrar ao cliente, com dados concretos, quais são as causas dos desvios de tempo e, assim, chegar ao momento de renegociação de taxas. Graças ao uso correto de uma ferramenta de gestão de projetos, podemos conhecer:
- Quanto tempo leva para uma agência realizar esses trabalhos.
- Quais taxas são contempladas de acordo com as áreas.
- Quanto tempo leva para um designer concluir um projeto de acordo com seu nível de senioridade.
- A comparação entre equipes ao analisar a produtividade.
Uma vez que essas informações internas são coletadas, o passo natural para dar acesso a um cliente é mostrá-lo. Quando uma agência carece de informações internas, torna-se muito difícil mostrar seus processos a um cliente externo. A primeira grande recomendação é ter claro o tempo e os recursos humanos que os projetos demandam.
Para ser 100% transparente, devemos comunicar ao cliente que as cotações têm valor monetário em:
- Tempo investido.
- Conhecimentos.
- Criatividade.
Soluções Inovadoras para Visualizar a Operação da Agência
Do ponto de vista tecnológico, as ferramentas modernas de gestão de projetos são essenciais para alcançar essa visibilidade. Essas ferramentas oferecem uma visão em tempo real de cada projeto, permitindo que as agências identifiquem e abordem desvios antes que eles se tornem problemas maiores. Isso deveria ser um dos objetivos estratégicos de toda agência para buscar ser mais rentável e alcançar um processo orçamentário justo e eficaz.
Sem uma visibilidade clara, as agências podem se encontrar reagindo a problemas em vez de antecipá-los. A proatividade, alimentada por uma visão clara do projeto e do orçamento, permite ajustes em tempo real, maximizando a eficiência e minimizando as perdas.
