Algumas pessoas ainda acham que o rastreamento de horas é utilizado para monitorar e restringir os empregados de forma permanente. Com o aumento das metodologias de trabalho remoto e híbrido, esclarecer esta crença tem se tornado muito mais importante ainda. Entendemos que este receio possa surgir dentro do time de talentos de uma empresa, especialmente quando estão acostumados a trabalhar dentro de um escritório tradicional do tipo “cascata”, por isso queremos ser sinceros e totalmente claros sobre o que é o rastreamento de tempo e o que não é.
Nossa missão no COR é criar um melhor ambiente de trabalho para todos; reduzir o esgotamento e a saturação de trabalho para o time de talentos, visando proporcionar bem-estar aos funcionários holísticos. Ao mesmo tempo, queremos proporcionar aos provedores de serviços profissionais um benefício bem merecido por seu árduo trabalho. Acreditamos no valor humano e em trabalhar de maneira inteligente para evitar jornadas prolongadas e desnecessárias de trabalho. O rastreamento de horas é uma parte essencial desta iniciativa.
O que é o rastreamento de horas?
O rastreamento de horas é uma de nossas características diferenciais. É o trampolim para uma série de benefícios e capacidades proporcionada por nossa ferramenta. COR é muito mais do que um simples software de rastreamento de horas..
Nossa funcionalidade de rastreamento de horas faz um registro mostrando em que é utilizado o tempo para trabalhar; em que tarefas, para sermos mais precisos. Quando um funcionário está trabalhando em um projeto, nossas ferramenta de rastreamento de horas, impulsionada pela IA, gerará uma estimativa do tempo dedicada por ele às tarefas do projeto em questão. Quando o funcionário termina a jornada de trabalho, só é preciso ativar esta ação com a ferramenta de rastreamento de tempo, preenchendo aquilo que tiver sido feito em cada tarefa. Esta automatização é vital para reduzir o tempo dedicado às tarefas corriqueiras e que consomem muito tempo.
Isto significa que nosso rastreador de tempo gera uma planilha horária para as tarefas já atribuídas a esse funcionário, alimentando o banco de dados da IA e permitindo uma estimativa mais precisa de quanto é preciso para completar cada tarefa e quanto trabalho (em horas) deve ser atribuído para cada funcionário em tempo real, reduzindo assim a possibilidade de saturação. As métricas de tempo são agora mais importantes do que nunca, é a unidade necessária para calcular as horas faturáveis e a rentabilidade do projeto.
Então, é bom esclarecer uma última questão antes de continuarmos explorando o alcance das soluções de rastreamento de horas. Nosso rastreador de tempo não é um meio para controlar todos os aspectos da jornada de trabalho de um empregado. Não limitará seus momentos de descanso, não registrará seus intervalos para ir ao banheiro, não restringirá seu espaço para poder respirar. Somente registrará os dados necessários para uma melhor leitura sobre o negócio e para ver como funcionam os custos internos.
Como funciona?
O objetivo principal de uma empresa que utiliza uma integração de rastreamento de tempo, dentro de um software de gestão de projetos, é simples: obter um faturamento preciso. Este quesito é especialmente importante para os provedores de serviços profissionais, para os freelancers e para qualquer processo de trabalho que dependa da criatividade para resolver desafios. Por que é tão importante para eles? Porque o ingrediente principal dos produtos a serem entregues é gerado mediante um processo criativo subjetivo, e isto é extremamente difícil de quantificar.
Com o rastreamento de tempo, é possível obter os dados necessários para planificar os prazos de trabalho com precisão, tendo como base informações fiáveis sobre o tempo utilizado por um funcionário para realizar as tarefas. Esta série de dados permite às empresas e aos trabalhadores independentes cobrarem por cada item do projeto que equivale a horas faturáveis, inclusive por essas pequenas frações de tempo consumidas durante o dia. Essas atividades de trabalho adicionais de 20-40 minutos? Reuniões de uma hora com clientes? Estas horas faturáveis geralmente são deixadas de lado e fazem parte das obrigações e do trabalho realizado para criar entregáveis.
No entanto, como funciona realmente?
- Nossa solução registra o tempo que um funcionário dedica para executar várias tarefas, depois fornece a ele a planilha de horas para acrescentar ou modificar alguma coisa. Estes dados são inseridos no histórico de informações do software. A ferramenta extrai de todos os funcionários que já fizeram essa tarefa anteriormente, o conhecimento sobre o tempo necessário para completar a tarefa em questão. Portanto, a IA se alimenta de grandes volumes de dados e proporciona uma estimativa cada vez mais precisa, indicando quantas horas é preciso investir em cada tarefa.
- Saber quanto tempo é preciso para realizar cada tarefa é um dado crucial para o planejamento, para a atribuição de tarefas e para o gerenciamento dos recursos. Nossas ferramentas proporcionam aos gerentes de projetos informações atualizadas, em tempo real, indicando quantas horas de trabalho são atribuídas a cada membro do time. Desse modo, eles podem saber facilmente se o membro A já possui muito trabalho, delegando, assim, a tarefa pendente a outro membro do time.
- Cada tarefa é diferente! Estamos acostumados a pensar em unidades de tarefas e não em métricas de tempo. Então, ao dividir as tarefas para um projeto, é tentador considerá-las todas iguais, embora isso seja um erro muito comum. Nossa função de rastreamento de horas refuta este conceito com dados sólidos. A tarefa A demora ao redor de 6 horas para ser completada, a tarefa B demora ao redor de 1, e assim sucessivamente. Então, ao mostrar quanto trabalho possui o time de talentos, com a mensuração do tempo, garantimos não saturar nossa equipe de tarefas. Isto também é importante na hora de orçar os trabalhos aos clientes.
- Para estabelecer tarifas, o rastreamento das horas, indicando o tempo dedicado por cada membro do time ao projeto, é uma grande ferramenta de negociação, permitindo, por sua vez, que a empresa possa mostrar quanto valor agregou ao trabalho de seus clientes. Os trabalhos refeitos fazem parte da indústria dos serviços criativos. Porém, diante de um panorama financeiro difícil, alguns clientes se aproveitam, exigindo um volume extenuante de trabalho, fora do escopo acordado originalmente no contrato. Com o rastreamento de horas, é possível mostrar, com total transparência, quanto tempo deverá ser investido em cada projeto, permitindo à empresa criar uma estrutura de preços para eventuais correções e para trabalhos refeitos.
- As ferramentas de rastreamento de horas podem indicar processos internos inadequados ou erros não detectados. Se os dados mostrarem, por exemplo, que vários funcionários passam muito tempo lidando com uma tarefa utilizando um determinado software (software de design, ferramentas de contabilidade ou processos de renderização), talvez haja um problema com o software não detectado pelo departamento de TI. Este tipo de problemas inadvertidos implica períodos minimizados de tempo, subestimados pelos funcionários. E é lógico. Mas, se fizermos a soma de tudo isso, pode implicar um déficit para a produtividade interna em um nível maior. Se um PM for capaz de ver que este é um problema recorrente e de entrar em contacto com o departamento pertinente, poderá resolvê-lo antes de terminar em um grande prejuízo.
Rastreamento de horas e automatização com inteligência artificial
As soluções de rastreamento de horas são cada vez mais sofisticadas, a nova geração conta com o suporte das integrações de IA. Desta forma, a ferramenta avalia que tipo de trabalho vem sendo realizado e o atribui à tarefa correspondente. Nossas funcionalidades de rastreamento de horas foram projetadas com algoritmos de aprendizagem e, por isso, esta ferramenta se torna mais precisa ainda com o decorrer do tempo, reduzindo as correções que qualquer empregado está obrigado a fazer.
Ter uma ferramenta de rastreamento de horas que, praticamente, não precisa da intervenção dos usuários, dispensa a necessidade de preencher manualmente as planilhas horárias. Esta automatização é uma boa maneira de fazer com que o time de talentos se concentre naquilo que é importante realmente, sem perda de tempo.
As soluções impulsionadas pela IA como o COR são softwares «tudo em um», capazes de satisfazer as necessidades de uma empresa, do primeiro contato com o cliente até a cobrança e muito mais. Tendo como base o histórico de dados, a ferramenta pode ajudar com as estimativas de preços e com a previsão de custos a partir da criação de um novo projeto. Desta maneira, a programação e o estabelecimento de preços podem ser feitos sem problemas. A automatização proporcionada por uma ferramenta de IA pode melhorar os processos internos de uma empresa, permitindo uma atribuição de trabalho mais eficiente e aperfeiçoada.
Os funcionarios serão beneficiados com o rastreamento de horas?
Para obter um espaço de trabalho mais transparente, deve-se começar com a administração. Pedir ao time de talentos que use ferramentas de rastreamento de horas pode ser complicado, alguns acharão que é uma forma extrema de controlar seu dia a dia. A melhor maneira de explicar aos empregados como funciona o rastreamento de horas é mediante uma conversa honesta, mostrando a eles como funciona exatamente, com exemplos comprovados, e como sua implantação pode ajudar em cada trabalho específico. Deve-se explicar a importância desta ferramenta demonstrando que o rastreamento de tempo não está dirigido aos funcionários de forma individual e que seu objetivo é obter dados para aperfeiçoar a empresa em seu conjunto:
- Para manter um rastreamento do projeto ou do cliente com o qual estivermos trabalhando para melhorar o relacionamento.
- Para assegurar a atribuição correta do trabalho.
- Não é uma forma de limitar o intervalo para os almoços e para o descanso.
- O rastreamento de tempo beneficia os funcionários ao mostrar exatamente onde o tempo é empregado, permitindo uma melhor análise do rendimento e dos procedimentos internos. Isto protege os funcionários, proporcionando uma imagem clara onde seus esforços são aplicados. Desta maneira, nenhum trabalho passa inadvertido.
- Permite a eles ver por si mesmos as tarefas que levam mais tempo para serem realizadas e em que ponto podem precisar da ajuda de outro colega do time.
- O rastreamento de horas apresenta uma oportunidade para ver onde o talento pode precisar de mais ferramentas e para realizar um seminário web ou cursos de capacitação, quando for necessário.
Os empregadores serão beneficiados com o rastreamento de horas?
O rastreamento de horas pode melhorar a rentabilidade de um negócio e o fluxo de trabalho da gestão. Os aspectos financeiros são muito simples e podem ajudar também a melhorar, em grande medida, o planejamento geral do futuro de uma empresa. O rastreamento de horas pode mostrar quem são os clientes habituais, que serviço é proporcionado mais seguido e, é claro, pode incrementar a precisão do faturamento. Com este tipo de informação, é possível verificar se o serviço de maior peso é lucrativo, adotar medidas como contatar o cliente para melhorar a relação comercial com ele e otimizar o resultado final estabelecendo melhores práticas de preços:
- O rastreamento de horas melhora a acurácia do faturamento. Com melhores receitas, os empregadores podem ser mais competitivos no mercado.
- Maiores receitas se refletem em oportunidades de desenvolvimento e de investimentos no negócio. Isto significa uma melhor capacitação, acesso a profissionais mais talentosos, bem como a criação de melhores oportunidades nas carreiras.
- A liderança do time, os gerentes, os níveis C e as partes interessadas ficarão mais informados e poderão tomar decisões baseadas em dados.
Como o gerenciamento de tempo faz aumentar a rentabilidade?
Já explicamos a base de nossa funcionalidade de rastreamento de horas. Mas, ainda falta destacar um de seus aspectos mais importantes: ao captar o esforço e o trabalho dedicados a cada tarefa e a cada projeto, pode-se obter uma vantagem nas negociações e nos preços.
Ao registrar cada hora faturável, é possível avaliar corretamente o custo e a receita de cada projeto e analisar se os serviços fornecidos são os adequados para o negócio. Utilizando nossa funcionalidade de relatórios automatizados, é possível aceder facilmente ao histórico de dados e examiná-lo como você quiser: por cliente, por time, por tipo de serviço ou por ano. Desta maneira, podemos visualizar facilmente a rentabilidade de cada área. Permite também saber se um determinado serviço fornecido é lucrativo ou não, ou se seu preço deve ser atualizado.
A transparência estrutural obtida por uma função de rastreamento de horas pode ser incalculável, pode ser o ponto de partida de um ambiente de trabalho mais honesto e direto. A prestação de contas e a responsabilidade são aspectos vitais do trabalho em equipe e o rastreamento de horas é uma grande oportunidade para mostrar o esforço feito pelo time de talentos. Outra grande vantagem dos dados proporcionados? Não são tendenciosos. O rastreamento de horas pode ajudar a eliminar qualquer possível distorção inconsciente de algum funcionário ou empregador.
Porém, além de nossos argumentos, você deveria levar em conta também a experiência de nossos clientes e parceiros:
VMLY&R
Parte do grupo WPP, resultado da fusão entre Young & Rubicam e VML. Quando eles começaram a usar nosso software, o objetivo era simplificar as operações e fornecer produtos mais sofisticados. E, desde então, eles têm melhorado a cultura da organização, visualizado o andamento dos projetos em tempo real, obtido uma melhor compreensão das horas vendidas, comparadas com as horas executadas, e permitido uma maior visibilidade a seus clientes.
LAVALENTINA
LAVALENTINA Design é uma agência independente de branding e publicidade da Colômbia, prestadora de serviços para clientes em todas as indústrias da América Latina. Com COR, esta agência foi capaz de adquirir um entendimento mais profundo do próprio negócio e de tomar melhores decisões estratégicas, mais inteligentes e mais informadas. Além disso, eles conseguiram elucidar a distribuição de trabalho, os custos de produção por projeto e a necessidade de incluir mais integrantes no time de talentos para agilizar a operacionalidade. Por sua vez, Lavalentina pôde adquirir o conhecimento chave sobre a rentabilidade por cliente, por agência e por projeto. Esta agência conseguiu também padronizar os procedimentos de execução das tarefas internas.
Agência HOY / Havas
HOY é a agência criativa do Grupo Havas na Colômbia. Ela implantou o COR como ferramenta de gestão e, com isso, tem conseguido melhorar a eficiência operacional, supervisar e garantir a qualidade dos entregáveis, melhorando o relacionamento com seus clientes. Com o COR, HOY conseguiu aumentar a transparência da agência, bem como nas negociações com os clientes e na estipulação de honorários. Seus processos internos e fluxos de trabalho também foram otimizados, impactando positivamente na entrega de seus projetos.
No COR, nosso objetivo é melhorar a experiência de trabalho de cada negócio, aumentando sua rentabilidade. Dê um passo na direção correta e solicite uma demonstração hoje mesmo!
