Os processos constituem uma parte fundamental dos fluxos de trabalho das agências criativas: permitem que elas possam funcionar com agilidade e eficácia. Como fazer com que seus processos sejam ainda melhores?
Ter processos em sua agência criativa parece bastante simples. Você não os utiliza todos os dias? Afinal das contas, tudo aquilo que é feito pode ser definido como um processo.
Isso é certo. No entanto, há uma diferença entre, simplesmente, estabelecer processos comerciais e criar processos intencionais. Este último, como você pode imaginar, sem dúvida alguma fará com que suas práticas sejam mais eficientes e, no final, proporcionará melhores resultados.
Como desenvolver processos nas agências
Analise
Em primeiro lugar, qualquer agência de marketing deve fazer um balanço de seus processos, procedimentos, responsabilidades e tarefas existentes. Isto permitirá aos membros do time e às partes interessadas compreender melhor como funciona a organização. É importante recolher informação e adquirir conhecimentos sobre o que e como é feito. Desse modo, você será capaz de avaliar o que funciona e aquilo que precisa ser melhorado.
Você deveria também estabelecer soluções e procedimentos para realizar um rastreamento do desempenho de seus processos e estratégias, incluindo Indicadores chave de desempenho (KPIs), métricas que serão utilizadas para avaliar seus projetos e campanhas, entre outros.
Estabeleça os objetivos
Os objetivos são importantes para assegurar que seus procedimentos e objetivos tenham estrutura. Além de estabelecer objetivos mais amplos, relacionados com certos fatores como os resultados e a satisfação das necessidades dos clientes, você deve criar pontos de referência e marcos, que serão utilizados para avaliar o progresso obtido durante o percurso.
As metas traçam de muitas maneiras o caminho para obter o sucesso desejado. Muitas agências e outras organizações empregam o método SMART para definir e ordenar suas metas:
- Específico (Specific)
- Mensurável (Measurable)
- Atingível (Achievable)
- Relevante (Relevant)
- Temporal (Time-bound)
Estas metas são aplicáveis tanto para as agências quanto para os clientes. É uma solução útil para garantir que seus objetivos sejam viáveis e voltados para o processo.
Padronize seus esforços
Todos os processos de marketing e das agências de publicidade, independentemente de seu tipo, devem estar padronizados. Evidentemente, isso não significa que estes não possam ou não devam ser ajustados, quando for preciso, às situações particulares —não há dúvida nenhuma de que deveriam —, mas você precisará criar planilhas e fluxos de trabalho aplicáveis a praticamente qualquer situação que sua organização possa se deparar.
Isto se aplica para tudo: do software de gerenciamento de projetos escolhido por você aos meios para realizar rastreamento de horas para os clientes e funcionários. Deve haver uma metodologia clara para que seus funcionários possam ser capazes de implantá-la e seguir. Ao estabelecer um sistema claro, você eliminará grande parte da confusão que ocorre dentro de uma agência criativa e da comunicação com os clientes e as partes interessadas.
Documente tudo
As melhores práticas em todos os campos, indústrias e ocupações preconizam que seus esforços sempre devem ser documentados. Isto se aplica também a todos os processos implantados.
Na etapa de planejamento? Documente suas metas e os passos estratégicos que você empreenderá para atingi-los. Explore o contexto, os obstáculos para o sucesso e os passos que você dará para mitigar os problemas que possam surgir no caminho. Defina os parâmetros, as complexidades dos processos e os Indicadores chave de desempenho e soluções de mensuração. Descreva as entradas e saídas.
É importante documentar os procedimentos seguidos por você no decorrer do caminho para atingir essas metas. Por último, não se esqueça de anotar os resultados.
Isto ajudará você a aperfeiçoar os processos para que possa utilizá-los e reutilizá-los sempre que você quiser, além de aperfeiçoá-los.
Automatizar
A automatização é uma ferramenta essencial para melhorar e equilibrar seus processos. As agências de marketing podem utilizar uma variedade de sistemas e software de gerenciamento de projetos para fazer com que seus processos e procedimentos sejam mais eficientes. Muitas soluções para automatizar podem ser personalizadas, você pode adaptá-las de acordo com o tipo de trabalho de sua agência.
Além disso, as soluções de automatização proporcionarão muitos dados que você poderá rastrear e utilizar para ver como funcionam seus diferentes processos e como eles podem ser aperfeiçoados, definindo melhor os fluxos de trabalho, de acordo com suas próprias necessidades.
Estabelecer responsabilidades
Qualquer agência de impressão ou digital precisa de uma planilha estruturada, tanto se seu time trabalhar de forma presencial ou à distância. Quem é que faz isso? Quais são as diferentes funções e responsabilidades?
Algumas funções vão variar conforme o projeto em questão, enquanto que outras podem durar muito mais. É possível que os integrantes tenham algum título — diretor criativo, project manager, editor, gerente de marketing, entre outros—, as responsabilidades individuais, no entanto, podem variar dependendo da iniciativa.
Dentro da definição da estrutura de seus fluxos de trabalho, é importante definir as funções de todo o time previamente, assim que você começar a planejar e traçar um novo projeto. Isto faz diminuir a dispersão e permitirá avançar mais facilmente com seu projeto.
Revise os fluxos de trabalho
Após ter estabelecido os principais processos de sua organização, é importante revisá-los —e continuar revisando— os procedimentos fixados. Aquilo que deu certo alguma vez, não funcionará para sempre, pois você vai precisar, depois de tudo, certificar-se de que seus projetos continuem sendo importantes e necessários. Preste atenção a qualquer esforço dobrado ou redundante, para maximizar também a sua eficácia.
Centralize a comunicação
Por onde ocorre a sua comunicação? Possivelmente, você trabalhe com vários canais como Slack, e-mail, vídeo conferências, textos, etc. No entanto, é importante centralizar a comunicação para que cada membro do time utilize as mesmas plataformas que seus colegas de modo consistente.
Isto não significa que você não possa ter múltiplos canais, afinal você estará completando e executando várias tarefas e projetos. É preciso se comunicar de várias maneiras. Porém, é importante se certificar de que todos saibam quando e como utilizar cada plataforma e que a comunicação seja consistente.
Delegar
Há várias consequências quando um líder tenta fazer tudo sozinho: um gerenciamento deficitário, frustração, excesso de prorrogação, esgotamento, entre outras. Delegar é a forma de evitar resultados negativos.
Lembre-se: cada membro do time deveria saber que papel desempenha dentro de um projeto e dentro da organização. Embora seja, provavelmente, o project manager o responsável por atribuir as tarefas e estipular as datas de entregas, assegurando também a coesão entre a iniciativa e a agência, na verdade, não deveria tentar fazer tudo isso sozinho. Afinal das contas, ele possui um time inteiro.
Priorize
Pode parecer óbvio: nem tudo possui a mesma importância. No entanto, é comum observar as agências criativas tentarem fazer demasiadas coisas ao mesmo tempo. Isto estressa as pessoas e os recursos e faz com que sua agência seja menos produtiva e não o contrário. Em vez de sobrecarregar sua equipe, coloque o foco em poucas iniciativas e projetos básicos de cada vez.
Além disso, é possível que você esteja tentando fazer tudo de uma maneira mais generalizada. Talvez sua agência esteja querendo ser a melhor em tudo. Uma melhor estratégia seria possuir um ou dois nichos que você saiba executar muito bem, principalmente se você estiver na etapa inicial ou se for uma agência pequena. Desse modo, sua agência poderá ser a melhor em uma ou duas coisas: uma meta muito mais viável de ser atingida.
Os benefícios de ter processos em sua agência
1. Você melhorará a eficiência
Algum de seus processos é pouco produtivo? Provavelmente, a resposta seja afirmativa, pois virá à sua mente o processo de admissão, seu ciclo de entregas, ou sua estratégia de gerenciamento de projetos.
Quando você cria e aperfeiçoa seus processos, desenvolve uma estrutura mais robusta, define as funções de cada integrante, assegurando o melhor de cada um. Tanto o seu time como você trabalharão com mais eficiência e rapidez, produzindo com velocidade e um grande volume.
2. Melhorará a colaboração
A colaboração é o alicerce fundamental para o sucesso de uma agência. Ao estruturar e fortalecer seus processos, você consolida a conexão entre os membros de seu time. Em vez de criar uma cultura de concorrência, você está, ao contrário, incentivando os integrantes a trabalharem juntos para criar resultados sólidos, comunicando-se entre si de modo produtivo.
3. Aproveitará as fortalezas dos membros de seu time
Quando todos entenderem seu papel e responsabilidades dentro do contexto geral e de que maneira contribuem para a organização global, como líder, você será capaz de capitalizar seus pontos fortes. Do gerente de contas ao freelancer, cada um procura nivelar suas habilidades e competências para produzir o melhor resultado possível, entregando um trabalho excepcional. Além disso, as pessoas terminam fazendo aquilo que realmente desejam fazer e isto significa ter uma agência e uma equipe mais comprometidas.
4. Criará uma cultura de melhoria contínua
Este trabalho nunca termina realmente. Você deveria se empenhar constantemente para melhorar seus projetos e sua agência em geral. Permanecer estagnado significa um fracasso para seu progresso e crescimento.
Ao aperfeiçoar e reavaliar seus processos, você cria e reforça uma cultura de melhoria contínua, reconhecendo que nunca devemos nos conformar com o «suficientemente bom».
5. Produzirá melhores serviços
Seja que você se dedique ao marketing de conteúdos, à criação de seminários web e podcasts, à elaboração de publicações nas redes sociais ou à consolidação de uma estratégia de SEO, quando você tiver processos bem estabelecidos e aperfeiçoados, automaticamente, você produzirá melhores serviços. Por sua vez, isso contentará e satisfará as necessidades de seus clientes, os quais são o principal foco de sua agência.
De que maneira a implantação de processos estruturados pode tornar sua agência mais lucrativa
Você está liderando ou desempenhando a principal função em uma agência em crescimento? Enquanto consegue novos clientes, é importante dispor de processos estruturados que permitam a você ampliar seus esforços e, ao mesmo tempo, manter a visão e o controle sobre o trabalho realizado por sua organização. Isto, acima de tudo, permitirá tanto a você como aos membros de seu time cultivar e manter relações duradouras com os clientes, mantendo a prosperidade de sua agência e, principalmente, tornando seu negócio mais rentável a curto e longo prazo.
Se você quiser tornar sua agência mais resiliente e autossuficiente, comece a implantar processos definidos com cuidado e de forma bem ordenada. A infraestrutura que você puder criar hoje, permitirá prosperar e persistir no futuro, mantendo cada membro de sua equipe, dono de agência e outros interessados, alinhados, organizados e informados.
