Introdução
Os bons líderes não são tão raros como você acredita. Muitas pessoas assumiram a responsabilidade e têm enfrentado os desafios surgidos nos últimos anos: uma pandemia, crises financeiras, mercado saturado, esgotamento do time de talento e as complicações logísticas e organizacionais do trabalho remoto. Super fácil, não é mesmo? A indústria do marketing e da publicidade tem tido que enfrentar também difíceis problemáticas e temas relacionados com este setor. Além disso, as agências especializadas em determinados mercados receberam um duro golpe, vendo como seus clientes regulares diminuíam suas demandas e cancelavam seus serviços.
No COR, buscamos apoiar as agências para que otimizem suas operações a fim de que possam ser mais ágeis e lucrativas. Hoje, gostaríamos de falar sobre temas habituais que afetam os clientes das agências e, sobretudo, como resolvê-los.
Manter um controle sobre os KPI
É impossível ocupar um lugar digital como negócio sem manter o registro dos indicadores chave de desempenho (ou KPIs, por suas siglas em inglês). Bem, para permanecer rentável é preciso levar isso em conta.
Os KPIs são fundamentais para qualquer estratégia digital, tanto para o marketing como para a publicidade, pois estas métricas são requisitos para manter os objetivos da agência em um bom nível comercial ou de projetos. Estes indicadores são integrais para estabelecer os objetivos de negócios, mensurá-los e regular a direção buscada pela agência. Para poder conseguir isso, você deve obter informação interna e realizar uma pesquisa de mercado.
COR, nosso software integral de gerenciamento de projetos, impulsionado pela inteligência artificial, armazena o histórico da informação de todos os serviços proporcionados, de todas as tarefas dos projetos e do desempenho do time de talento para completar seus entregáveis. O acesso a esta informação é simples, graças a nossa funcionalidade de relatórios, que fornece aos project managers, aos supervisores, aos executivos sênior e ao pessoal do nível C, dados valiosos necessários para tomar decisões importantes que repercutirão nas iniciativas futuras da empresa.
Estes relatórios podem ajudar a analisar o andamento de uma campanha em tempo real e avaliar a alocação de recursos importantes, como o tempo do time de talento. Inclusive permite analisar um caso, produto, serviço ou tipos de clientes durante um determinado período de tempo para realizar referências cruzadas.
Inteligência de negócios e tomada de decisões baseada na informação
Em geral, os chefes executivos são os que dão a última palavra e, como tais, assumem uma grande responsabilidade. Para poder tomar as decisões corretas, eles devem dispor da informação adequada e do parecer das pessoas subordinadas a eles, como mencionamos antes. Este último detalhe pode fazer a diferença.
Quando você analisa apenas os relatórios que passaram por várias pessoas, sem revisar a informação em estado bruto, você deve se certificar de que não contenham erros e de que tenham sido elaborados a partir dos dados originais. Por exemplo, se o CFO precisar analisar o fluxo de capital do último semestre e promover uma iniciativa com base nos resultados, o que ocorre quando a informação utilizada não tiver sido extraída das próprias amostras? Possivelmente, os dados obtidos poderiam levar a uma decisão executiva errada.
Como você pode garantir que a informação seja a correta? Sobretudo, se sua agência não tiver um departamento financeiro grande, o que é bem comum no caso de muitas empresas pequenas. Automatizar a recuperação de dados é uma forma incrível de começar. Com as funções de controle automático do tempo, de relatórios e de criação de planilhas do COR, você será capaz de garantir que a informação inserida no sistema seja um reflexo transparente da situação atual de seu negócio. Além disso, evita-se desperdiçar o tempo dos funcionários em tarefas envolvendo entrada de dados.
É preciso ter talento e habilidade para visualizar e refletir sobre uma determinada questão. Se você tiver uma informação clara, que permita prever também a rentabilidade em nível de projeto, você poderá, então, estabelecer um padrão mais alto de pagamento e de negociação de tarifas, além de demonstrar aos clientes a quantidade de horas dedicadas a seus projetos e explicar o valor fornecido por sua agência a eles.
Desempenho aperfeiçoado
Na correria do dia a dia das agências, os funcionários terminam facilmente desempenhando múltiplas funções e responsabilidades, as quais extrapolam seu alcance usual de trabalho. Levando em conta que os três ingredientes principais de qualquer empreendimento comercial são o tempo, o dinheiro e os recursos humanos, fica fácil, então, ver por que muitas vezes as equipes devem realizar tarefas fora de sua área de especialidade. Por isso, é lógico que surjam os problemas quando os recursos são utilizados ao máximo.
Mas isso, necessariamente, não tem que ser assim. Claro, todos os colaboradores se esforçarão para cumprir os prazos e para apresentar entregáveis com a melhor qualidade possível, mas as pessoas trabalham melhor quando o fluxo de trabalho é organizado e ágil e quando executam tarefas dotados das competências necessárias. COR é uma ferramenta de gerenciamento de projetos holística e, portanto, leva em conta cada passo: da atribuição de tarefas aos relatórios executivos dos níveis C.
Graças a nosso software, a organização e a estimativa de tempo que cada tarefa precisará para ser executada são fáceis, proporcionando aos project managers mais tempo para apoiar os times na agência e para garantir que todos possam dar o melhor de si. Quando você possibilita ao talento trabalhar de forma sustentável e em um ambiente saudável, gerará os melhores resultados possíveis para a empresa e desfrutará de seu tempo na agência, reduzindo a rotatividade do pessoal.
A colaboração é fundamental
Por terem passado muito tempo trabalhando em suas casas, as pessoas puderam entender melhor como funciona esta nova modalidade de trabalho. Do lado gerencial, aprendemos que esta forma de trabalho não implica uma queda na produtividade: proporcionar flexibilidade para trabalhar remotamente, como política da agência, pode até terminar sendo uma vantagem competitiva na hora de recrutar novos talentos.
No entanto, as novas possibilidades têm uma desvantagem: a perda dos bate-papos espontâneos e daqueles momentos criadores de novas idéias e, pela própria natureza sinérgica deste tipo de encontros, são muito difíceis de replicar. O que fazer, então? Você deve criar o espaço e as oportunidades para que os funcionários formem uma equipe que fomente a colaboração.
Possuir um time unido funciona maravilhosamente para os projetos, já que expande a visão, permitindo um fluxo de idéias saudável e é por esta razão que COR centraliza as operações em uma única ferramenta. Graças às suas várias interfaces de programação de aplicação (ou APIs, por suas siglas em inglês), COR proporciona um registro organizado de tudo aquilo que ocorre, sem deixar nenhuma informação de lado, mantendo a responsabilidade e a colaboração sempre ativas.
Gerenciamento de tempo
Poderíamos dizer que o tempo é o recurso mais valioso das agências, pois pode ser utilizado na unidade básica de mensuração para faturar, o que se reflete nos ganhos. As tarefas colaborativas e criativas são muito difíceis de serem mensuradas em unidades porque a matriz de resolução de problemas que deve ser aplicada aos entregáveis é surpreendente. Então, como é possível mensurar o volume de trabalho realizado para entender melhor os processos internos e os custos de produção?
O controle do tempo é uma função central no COR. Nossa ferramenta, impulsionada pela inteligência artificial, fornece uma planilha contendo as tarefas executadas por todos os funcionários no final do dia, para que seja aprovada por eles. Isto não significa que há um controle dos momentos de descansos ou de qualquer outro intervalo tão irrelevante quanto isso. O objetivo é juntar informação mostrando quanto tempo é preciso para completar cada tarefa, o que permitirá ao software gerar estimativas e melhorar a precisão dos prazos estipulados e do planejamento.
Outra característica positiva desta funcionalidade? O fato de realizar cálculos de ganhos em tempo real, o que permite aos times e às partes interessadas saber que áreas precisam de ajustes para continuarem funcionando. Pelo fato de fornecer à agência dados pormenorizados sobre a origem de cada despesa, pode ser muito útil na hora de negociar as tarifas com os clientes.
Cuidar do time de talento
Em geral, a reputação do setor de recursos humanos das agências é péssima. O consciente coletivo sabe que os funcionários das agências trabalham mais horas do que as estipuladas, muitas vezes, até altas horas da madrugada, a fim de poder completar projetos, lutando contra o relógio, e, ainda por cima, recebendo um salário baixo. Este tipo de funcionamento de trabalho obsoleto faz com que a taxa de rotatividade na indústria do marketing e da publicidade seja muito elevada.
O trabalho criativo não exige muita qualificação, mas requer uma grande habilidade e inteligência, e estas duas características não são muito fáceis de serem encontradas. O talento sempre está recebendo ofertas da concorrência e de outras agências, portanto, para poder retê-lo você deve cuidar dele e oferecer benefícios que realmente façam a diferença, não vantagens simples ou ordinárias.
Voltando àquilo que foi abordado anteriormente, em nosso painel integral, na hora de atribuir tarefas baseadas no tempo disponível, você poderá ver o volume de trabalho atribuído aos colaboradores, evitando a sobrecarga. COR possui avatares com cores representando a quantidade de horas atribuídas a cada colaborador, ajudando os project managers a não sobrecarregar o time de trabalho.
Geração de leads
A geração de leads é o primeiro passo para conseguir novos clientes, pois atrair e reter leads de alta qualidade é fundamental para o setor comercial de uma agência. As boas campanhas de leads utilizam um enfoque multifacetado, e o que ocorre, então? Você utiliza todos os formatos possíveis de ferramentas de marketing: redes sociais, aquisição de dados, websites, marketing de motores de busca (ou SEM), e-mails e muito mais. Cada ferramenta possui seu próprio call-to-action (ou CTA) e uma base de recepção de informação para analisar o que gera melhores resultados. Às vezes, é difícil diferenciar com precisão qual é o aspecto mais valioso de uma estratégia, pois cifras altas não equivalem a valores altos.
Quais são os projetos que custam mais? Estes projetos proporcionam os melhores resultados? Qual é o comportamento destes leads? E sua fiabilidade? Com o COR, você pode separar o histórico dos dados por cliente e ver quais são as ações mais valiosas, de acordo com os custos e os resultados.
Taxa de conversão
Depois dos leads, a melhor estratégia é a taxa de conversão. Os leads como taxas em si mesmos não têm importância; a taxa de conversão é o que reflete realmente o valor dos esforços do time de leads. Porém, é importante rastrear tanto a informação como ambas as taxas, para poder saber com certeza quais são as melhores estratégias.
Uma questão importante para entender isto é que certas campanhas demoram muito tempo para dar resultados. Durante esse tempo, talvez a equipe tenha sido afetada por uma troca de membros, o mercado mudou, a popularidade da indústria aumentou ou os gastos gerais da agência mudaram. Então, como você pode garantir que a análise de suas taxas de conversão seja razoável?
Com o COR, você pode rastrear estas importantes métricas de forma centralizada e deixar de perder tempo valioso buscando e-mails antigos para encontrar informação. Além disso, pode ser de grande ajuda para a agência realizar um gerenciamento de riscos. Pelo fato de nossa inteligência artificial ser capaz de alimentar essa ferramenta, pode proporcionar análise de rentabilidade em tempo real, permitindo a você revisar grupos de dados, mesmo quando as tarifas atuais, tanto para custos como para faturamentos, já não forem as mesmas. Isto significa que você poderá avaliar a informação mais representativa sem ignorar as variáveis.
Repensar a inovação
A criatividade e a inovação caminham de mãos dadas. Em uma de nossas conversas com David Sable, falamos sobre o estado atual da indústria da publicidade e, ao mencionar as tendências e a tecnologia da informação, ele explicou que, historicamente, elas foram uma das bases do trabalho das agências. O conhecimento mais revelador que ele compartilhou com a gente foi que, no início do surgimento da internet, as pessoas que trabalhavam em marketing e publicidade não se lançaram às novas oportunidades que apareceram com a web, o que não deixa de ser surpreendente.
A tecnologia avança com uma velocidade impressionante, por isso a aquisição e a atualização constante do conhecimento não é apenas fundamental para o time de talento das agências, mas pode ajudar ou levar à falência um negócio. Sendo assim, para se manter em forma e em funcionamento, as agências devem contribuir para a educação constante de seus empregados. Com nossas funcionalidades, você será capaz de ver que tipo de tarefas são mais problemáticas para os times e propor treinamentos para essas áreas. Poderá ver também os serviços que precisam de colaboradores externos e analisar se os mesmos são rentáveis para a agência. Se forem, você pode criar, então, esse conhecimento internamente como uma forma de investimento para o futuro da agência.
O investimento em conhecimento também é uma forma incrível de promover a agência como lugar para trabalhar. Se os únicos benefícios oferecidos por você estiverem relacionados com a saúde ou com o cafezinho grátis, nessa questão, então, você não entendeu nada. A educação e as oportunidades profissionais são benefícios muito procurados e, desse modo, será possível demonstrar por que as pessoas querem trabalhar com você.
Escalabilidade
Administrar um negócio é muito difícil. Administrar uma agência? Talvez seja ainda mais complicado. Muitas empresas de serviços profissionais se deparam com problemas na hora de escalar suas operações e as agências não estão isentas disso. Por que isso ocorre? Não queremos nos intrometer nos detalhes dos gastos gerais e das receitas brutas de uma agência (já fizemos isso aqui e aqui).
O mais importante a respeito dos problemas abordamos das pequenas agências para crescer e escalar decorrem das operações disfuncionais internas, que podem passar inadvertidas quando uma agência possui poucos funcionários e um grupo reduzido de clientes. No entanto, às vezes chega o momento da empresa escalar, de ter mais clientes e profissionais talentosos, de mudar-se para outro lugar com um escritório mais amplo ou de até fazer uma parceria com uma empresa maior e, quando isto ocorre, você deve fazer um diagnóstico prévio sobre os assuntos internos, porque a rentabilidade pode despencar rapidamente.
A explicação é simples: a receita bruta não está diretamente relacionada com os melhores resultados; às vezes, uma operação em expansão pode gerar perda de rentabilidade. A missão do COR é ajudar as agências com tudo isso. Queremos empresas saudáveis que sejam lucrativas e que possam dar valor e oportunidades de trabalho às suas comunidades. E, se você quiser escalar a operacionalidade de sua empresa, queremos participar e apoiá-los em cada passo desta trajetória. Se você quiser aprender mais para saber como sua agência pode se beneficiar com nossa ferramenta, peça um teste hoje mesmo.
