*/

Por Que COR não é uma Ferramenta similar a Asana, Monday ou Trello?

COR

Do que estamos neste artigo?

Ferramentas de gerenciamento de projetos verticais e horizontais

Diferentes indústrias têm diferentes necessidades. Hoje focaremos no porquê das empresas verticais e horizontais utilizarem um software que atenda às necessidades específicas do setor em que atuam.

Quando falamos de “indústrias” estamos nos referindo a um grupo de empresas que trabalham na mesma área. Hoje veremos as diferenças entre duas categorias importantes, as indústrias verticais e as horizontais, com o intuito de entender a mensagem que queremos transmitir.

O que queremos dizer quando falamos de indústrias verticais e horizontais?

As empresas ou mercados horizontais são aqueles nos quais os clientes usam um mesmo produto, basicamente da mesma forma, ou com resultados parecidos, independentemente da indústria ou setor que ele pertence.

Por outro lado, as indústrias verticais representam um grupo de companhias ou empresas que focam num mesmo nicho de mercado ou num mercado específico que abrange várias indústrias. Essas empresas oferecem serviços ou produtos específicos, que um grupo seleto de pessoas necessita, devido ao trabalho que desenvolvem ou a indústria a qual pertencem.  

Portanto, se pensarmos desta forma, diríamos que as empresas horizontais e verticais se diferenciam em relação ao público-alvo. As ferramentas necessárias para que elas possam aprimorar seus negócios também são diferentes, porque a forma em que elas prestam serviços e o desenho de seus produtos são totalmente diferentes.

Os softwares de gerenciamento de projetos horizontais funcionam em muitas indústrias e profissões e foram desenhados para atender as necessidades não específicas e as que podem ser identificadas nos objetivos verticais. Estes softwares são desenvolvidos para o consumo massivo e têm como objetivo as pequenas equipes, funcionários de escritório, estudantes, gerentes de projetos, empresas horizontais em larga escala, donas de casa, entre outros.

Softwares de gerenciamento de projetos verticais, uma necessidade

Uma ótima notícia para as pessoas que buscam algum tipo de ajuda quando precisam elaborar e organizar um trabalho, já que muitos desses softwares oferecem planos gratuitos, serviços premium e descontos para pequenas empresas e, também, para empresas de maior porte. Os preços dessas ferramentas não variam tanto e elas costumam oferecer funções básicas de gerenciamento, tais como alocação de tarefas, planilhas, lembretes de prazos de entrega, organização, processadores de palavras, ferramentas de comunicação e colaboração em equipe. Os softwares geralmente têm interfaces de programação de aplicativos (API) em várias plataformas bem conhecidas, tais como: Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Microsoft Outlook, Mailchimp e Zapier, simplesmente para mencionar algumas delas. Eles costumam ter aplicativos para celulares para usuários de Android e iOS, embora nem todas as funções estão incluídas nos serviços freemium.

Essas soluções são adequadas para os pequenos projetos, aqueles que são mais independentes e menos complexos. As ferramentas horizontais funcionam para todos eles e não requer muito treinamento para utilizá-las. Entretanto, elas não possuem um desenho específico que é exigido para as indústrias verticais.

Os softwares de gerenciamento de projetos verticais são ferramentas desenhadas especificamente para determinada indústria ou empresa vertical e cumprem com os requisitos necessários para a otimização do fluxo de trabalho.  Os softwares verticais são desenvolvidos com as ferramentas adequadas e necessárias, que ajudam a solucionar os problemas mais comuns e corriqueiros de uma determinada indústria. O fato deles terem um desenho mais específico, permite que possam melhorar e agilizar os processos e auxiliar no aumento da lucratividade da empresa. Entre as indústrias que se beneficiam com as soluções verticais se encontram as empresas de serviços profissionais, de análise científica, de desenvolvimento de software, empresas de construção e algumas indústrias especializadas.

 A especialização de várias linhas verticais está ocorrendo no mercado de forma geral e, à medida em que aumenta o conhecimento, as empresas e organizações começam a ocupar determinadas posições, devido ao aprofundamento de práticas específicas e de novos mercados que vão surgindo. Isso tudo exige um talento especializado e soluções de software personalizadas.

Softwares integrais de gerenciamento de projetos

Os softwares de gerenciamento de projetos pertencem a uma área que está em pleno crescimento e, por isso, suas capacidades vêm melhorando desde o início da década de 2010. Ferramentas como Asana, Trello, Jira ou Slack funcionam muito bem em algumas empresas e podem ajudá-las a melhorar os resultados de seus projetos. Esse tipo de ferramenta costuma ter funções relacionadas a visão geral do projeto, alocação e controle de tarefas e criação de prazos para o fluxo de trabalho.

Asana oferece a possibilidade de personalizar as funções, permitindo a organização das tarefas e a gerenciamento de projetos através da visualização do volume de trabalho de cada funcionário, e cria diagramas de Gantt e quadros Kanban. É necessário certo treinamento para aperfeiçoar o uso deste software. Portanto, os membros da equipe que utilizarem o Asana pela primeira vez devem passar por um período de adaptação. 

Jira, desenvolvido pela Atlassian, cria relatórios em tempo real, uma função excelente para as empresas que utilizam a metodologia Agile (ou ágil) e scrum, e para as pequenas empresas que baseiam suas decisões em informações. O único problema é que este software não é fácil de usar e faltam algumas funções importantes nele, tais como facilitar a comunicação.

Trello tem algumas funções parecidas com as do software Asana, a diferença é que os usuários entendem melhor sua interface e conseguem utilizá-la, já que ela vem em forma de painéis. Esses painéis permitem saber o que cada membro da equipe está fazendo e facilitam a visualização de tarefas e projetos em andamento, pelo fato de terem a aparência de “cartõezinhos”. O software Trello também tem vários “Power-ups”, que são extensões que se integram e se conectam com outras plataformas.

Uma alternativa disponível no mercado é o Monday.com, que tem como principal função o conceito de colaboração e um painel visual que ajuda as equipes a cumprirem os prazos de entrega e a fazerem o gerenciamento das tarefas. Como no caso dos softwares mencionados anteriormente, o Monday.com dispõe de lembretes de prazos enviados através do e-mail e outros tipos de notificações.

A Slack é uma boa ferramenta de comunicação para as empresas que utilizam esse tipo de software, pois ela se integra facilmente com o Asana, Jira e Trello, e muitas pessoas utilizam esta ferramenta para enviar mensagens e trocar ideias sobre os projetos.

Essas ferramentas horizontais costumam ter versões gratuitas, são muito fáceis de usar, mas nem todas as funções podem ser utilizadas.  O Trello é o software mais intuitivo deles, alguns funcionários levarão um tempo para se acostumarem com ele, mas ocorrerá uma curva de aprendizagem. Na versão gratuita, o número de usuários é limitado e depende do plano de preços. Mesmo no caso da versão paga completa, existem alguns projetos complexos que fogem das funcionalidades oferecidas por estes softwares.

Todas as funções em um único lugar

O principal problema seria não ter tudo o que é necessário em apenas uma solução horizontal.  Por exemplo, a comunicação eficaz é um aspecto fundamental do gerenciamento de projetos e deverá ser realizada em uma plataforma diferente. Quando os membros da equipe fazem a rotação das ferramentas, perde-se muito tempo e aumenta a possibilidade de cometer erros.

Embora a maioria das soluções apresentam funções de integração que auxiliam no gerenciamento de projetos, isso pode ser complicado quando ampliamos o negócio. Sempre existe a possibilidade de perder informação ao trocar de ferramenta.

A indústria de serviços profissionais precisa de uma solução integral que alcance seu potencial máximo, já que é um mercado vertical que tem necessidades e exigências específicas. Escolher e utilizar diferentes partes de softwares diferentes já não funciona mais.

Um software de gerenciamento de projetos holístico e integral pode proporcionar benefícios maravilhosos. O gerenciamento de projetos pode ser complicado para as empresas que baseiam seu trabalho na criatividade e na solução de problemas. Pode ser difícil planejar calendários e prazos de entrega para as tarefas que dependem de muitas variáveis ou que consomem determinado tempo.

O que queremos dizer quando nos referimos a uma ferramenta integral

Encontrar em apenas uma solução tudo o que é necessário, permite aos gerentes, a equipe de   talentos, aos colaboradores externos, aos diretores de nível C e aos clientes, economizar tempo e facilitar suas atividades. No COR auxiliamos cada etapa do processo de forma centralizada e, ao mesmo tempo, proporcionamos um registro histórico para análise e uso posterior. Estas são algumas das funções que oferecemos:

Administração de tarefas do começo ao fim. Oferecemos a função de alocação de tarefas e subtarefas, estabelecimento de prazos de entrega, controle de tarefas, diagramas de Gantt, visualização de projetos e das linhas do tempo de forma completa. A solução também apresenta várias planilhas de projetos que criam tarefas de forma automática e rápida. Além disso, tudo está elaborado de forma simples e fácil para que seja possível entender a interface de usuário.

  • Ajuda das equipes. As equipes dos projetos contam com uma função de entrega de mensagens dentro de cada projeto, ou seja, com um sistema centralizado de comunicação que evita que os e-mails se percam e que os produtos entregáveis não cheguem. Tudo o que ocorre no projeto fica registrado no COR. O sistema também permite a troca de arquivos e integrações com o Google Drive, Dropbox e OneDrive. A base de dados histórica também auxilia os gerentes de projeto na organização e na agilização de processos.
  • Planejamento e organização. Através da ferramenta de cálculo de tempo automática do COR é possível calcular o tempo necessário para realizar um projeto e planejar com base nisso. Organizar o tempo é uma tarefa muito delicada, e se não for bem-feita, talvez não seja possível cumprir o prazo estipulado ou a equipe de talentos estará sob pressão, tentando trabalhar intensamente para alcançar prazos de entrega que são impossíveis.  Quando sabemos a quantidade exata de horas de trabalho alocadas a cada membro da equipe, conseguimos planejar de acordo com essa informação e, então, solicitar mais colaboradores para evitar esgotamento dos funcionários e melhorar a produtividade. Isto somente é possível graças as funções de controle de tempo do COR, que operam através de inteligência artificial, permitindo que sejam realizados cálculos e previsões inteligentes. Logo falaremos mais a respeito disso.
  • Administração de recursos. Ficamos numa posição de vantagem quando sabemos a quantidade de horas necessárias para realizar uma tarefa.  Com esse tipo de informação podemos elaborar orçamentos adequados, inclusive na área de recursos humanos, que geralmente é a mais complicada. Essa informação permite que possamos realizar uma análise precisa dos custos, para qualquer tipo de projeto e, consequentemente, conhecer o necessário para negociar as tarifas e melhorar os ganhos. Além disso, cuidamos da nossa equipe de talentos e evitamos o esgotamento e a saturação, graças ao planejamento feito em cima da disponibilidade real dos funcionários.
  • Relatórios em tempo real. Você sabe que projeto é mais lucrativo? Que cliente tem mais valor? Alguns serviços oferecidos não são lucrativos? Para responder essas perguntas utilizamos os relatórios em tempo real. Onde diz “visualização” é possível checar a saúde financeira da empresa em tempo real, cruzar dados históricos, obter informações sobre os clientes instantaneamente e analisar se os diferentes serviços oferecidos são lucrativos ou não.  As decisões informadas podem aumentar a margem de lucro de uma empresa e permitir o planejamento de projetos extensos, possibilitando aumentar o negócio no futuro. Poder visualizar as estimativas de lucro permite alterar os custos e as variáveis, caso seja necessário, para poder manter a lucratividade.

 

Podemos dizer que alcançamos um bom posicionamento comercial quando o software que utilizamos realiza o acompanhamento e auxilia todo o ciclo de vida de um projeto, desde a alocação de tarefas até a criação de relatórios financeiros. A empresa cresce quando as decisões financeiras tomadas se baseiam em informações. Logo falaremos novamente sobre este aspecto do gerenciamento de projetos. 

Inteligência artificial

A inteligência artificial avançou muito desde seus primórdios. Ela pode nos ajudar em nossa vida diária, independentemente se temos consciência ou não da sua existência. Ela está presente em quase tudo o que fazemos. Estes são alguns dos softwares de última geração que avançaram e melhoraram suas ferramentas de gerenciamento de projetos com a ajuda da inteligência artificial.

Entretanto, o que isso significa? Ou melhor ainda, como melhoram o gerenciamento de projetos?

A inteligência artificial melhora o trabalho diário devido as capacidades de automatização que a solução apresenta. Quando nossa ferramenta de gerenciamento de projetos apresenta essa tecnologia, os funcionários e colaboradores economizam tempo ao realizar suas tarefas de rotina.

Quando automatizamos as longas tarefas rotineiras, melhoramos a qualidade da jornada de trabalho da equipe de talentos. Como a equipe já não terá que investir tanto tempo realizando tarefas administrativas, poderá usar este tempo em projetos e ideias que exigem a inventividade humana. Também facilita o fluxo de trabalho e diminui a possibilidade de cometer erros ao preencher as planilhas de tempo, entre outras.

Vamos dar uma olhada nos benefícios da inteligência artificial.

Solução impulsionada pela inteligência artificial

  • Controle do tempo com a ajuda da inteligência artificial. A rastreabilidade é uma parte importante da agilização de processos e estruturas operacionais. Já veremos com mais detalhes a questão do controle do tempo. Apesar de ser importante, ninguém gosta de perder tempo preenchendo planilhas de tempo manualmente. O COR ajuda a realizar essas tarefas. A função de controle do tempo é automática, graças a inteligência artificial, que indica as horas que cada funcionário levou para realizar as tarefas. Isso simplifica as tarefas dos funcionários e permite que eles possam compartilhar informações sobre o tempo da atividade (algo fundamental para calcular a duração dos projetos).
  • Criação automática de projetos. Utiliza planilhas de projetos e tarefas para criar ações apenas clicando. É possível utilizar a opção personalizar e alterar as planilhas para que se adaptem as nossas necessidades. Desta forma, você economizará tempo e energia e conseguirá padronizar as operações da empresa.  Muitas tarefas podem ser automatizadas, o que permite recuperar muitas horas faturáveis por dia.
  • Painéis e relatórios gráficos. O diagrama de Gantt de um projeto é atualizado automaticamente de acordo com a informação de cada tarefa e subtarefa, proporcionando em tempo real um panorama do ciclo de vida do projeto e seu estado. Cada nova tarefa que é alocada atualiza o painel de início e o avatar de cada funcionário, com o intuito de mostrar as alterações que ocorreram. É como se fosse uma barra que representa o ciclo de vida: As tarefas são alocadas e o avatar vai ficando cada vez mais vermelho informando que uma pessoa já não pode mais aceitar tarefas neste dia. Desta forma, é possível visualizar o número de horas que foram alocadas para cada membro da equipe. Ter acesso à essa informação ajuda a evitar a saturação da equipe de talentos.
  • Administra o futuro em tempo real. Todos os projetos são alimentados com dados históricos. Com a ajuda da aprendizagem automática e da inteligência artificial é possível ver claramente e de forma transparente o estado de cada tarefa: quem participa, o orçamento, os recursos e a frequência. Isso parece muito interessante, mas é só o começo. Já que esta ferramenta tem a capacidade de calcular e prever algumas coisas, é possível ter uma visão previa do progresso e do projeto e, deste modo, tomar decisões com base nas informações divulgadas em tempo real.  É possível ver de forma antecipada se será necessário contar com mais colaboradores ou não, ou mesmo solicitar a participação deles, para cumprir com os prazos estipulados.

Controle do tempo

O controle do tempo fundamental na otimização dos processos e dos fluxos de trabalho. Cada vez mais as empresas estão fazendo o rastreamento do tempo para saber com mais profundidade como funcionam seus processos. Historicamente, os funcionários vêm as práticas de controle do tempo como sendo uma forma de controlar e monitorar cada minuto. Mas o que ocorre é o oposto, pois o controle do tempo é uma forma eficiente de cuidar do trabalho e da saúde ocupacional.

 Vamos dar uma olhada na indústria de serviços profissionais: a equipe de talentos e de criativos são as pessoas responsáveis por administrar as tarefas e por estabelecer as bases de cada projeto.  Quando o horário é registrado em tempo real, os gerentes de projeto conseguem visualizar de forma atualizada o volume de trabalho de cada colaborador e planejar com base nesta informação. Essa função de controle de tempo de última geração é de suma importância quando queremos evitar a saturação da equipe de talentos e evitar as perdas. Como ela funciona? Podemos ver seu funcionamento com este exemplo. 

Evitar o esgotamento

Imagine que o gerente de projetos está alocando tarefas em um projeto. Os membros da equipe estão participando de outros projetos ao mesmo tempo e precisam dividir o tempo entre as tarefas. O gerente de projetos vê que o funcionário A está realizando uma tarefa que vai levar quatro horas aproximadamente para ser finalizada. A tarefa que o gerente precisa que seja feita deveria levar mais ou menos de seis a sete horas. O funcionário A não conseguirá terminar esta nova tarefa neste dia. Então, o gerente consegue visualizar a disponibilidade desse funcionário no calendário para dia seguinte e, também, consegue ver a disponibilidade dos outros membros da equipe. O gerente de projetos, então, poderá alocar a tarefa a outra pessoa ou ao funcionário A, deixando claro que ele não precisa terminar a tarefa naquele dia. 

Os serviços profissionais têm uma reputação muito negativa por não cuidarem da equipe de talentos. No COR nossa missão é justamente tentar resolver este problema. Ao obter informação em tempo real sobre a disponibilidade dos funcionários e calcular o término das tarefas que devem ser realizadas, conseguimos fazer um planejamento eficaz e evitar o não cumprimento dos prazos, evitando colocar tanta pressão sobre os funcionários.

A informação é o novo petróleo 

A partir do momento em que vinculamos esta função a inteligência artificial, começamos a ter um registro histórico de dados sobre o tempo necessário para concluir cada tarefa. Quanto mais dados são coletados, melhor poderemos prever as diferentes situações.

Para as empresas que funcionam com base nas horas faturáveis, uma análise interna pode ajudar a melhorar as operações diárias com o intuito de obter melhor margem de lucro. Quando os funcionários estão descansados, eles tomam melhores decisões, trabalham de forma inteligente, já que é possível treiná-los melhor, e tratam melhor os clientes, consequentemente, melhorando sua imagem como patrão.

Esta é uma das diferenças mais importante entre as soluções de projetos horizontais e verticais. Se você utilizar uma ferramenta desenhada para o tipo de operação que é realizada em sua empresa, poderá ter acesso a um serviço integral e conseguirá solucionar a maioria dos problemas.

A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos inclui a lucratividade dos projetos

A maior diferença que existe entre o Cor e outras soluções de gerenciamento de projetos é que nosso software foi desenhado e desenvolvido para que as empresas de serviços profissionais possam alcançar seu potencial máximo em todas as categorias possíveis.  E a categoria que realmente faz diferença é a da lucratividade.

É nesse sentido que podemos observar a importância que tem uma ferramenta vertical que tenha sido desenhada considerando especificamente a indústria em questão. O cuidado com as margens de lucro é algo que as soluções horizontais não conseguem ter, já que não foram criadas para este fim. É importante ter o apoio adequado quando somos responsáveis por uma empresa.

Desenho do software e como isso pode te auxiliar

Isto se aplica sobretudo às empresas que querem crescer e aumentar suas operações e diversificar seus serviços. Porque quando não conhecemos os problemas internos e ampliamos nossas operações, esses problemas aumentam na mesma proporção. Quando incluímos novos membros na equipe de talentos, as coisas ficam ainda mais difíceis, por isso é necessário fazer o rastreamento e a análise dos processos. Se a margem de lucro não for boa, quando aumentarmos a quantidade de projetos que entregamos, não estaremos aumentando a lucratividade, a única coisa que estaremos fazendo é aumentar o trabalho pela mesma quantidade de dinheiro.

Por esse motivo, como sempre dizemos, você não precisa trabalhar mais, mas deve trabalhar de forma inteligente.

 Todas as empresas precisam melhorar a lucratividade para estar à frente do mercado e, para que possam fazer isso, precisam conhecer suas operações. Os cálculos são a solução do problema. Quando você calcula a lucratividade de cada projeto consegue saber quais atividades são lucrativas e quais não são.

O sistema utiliza dados dos projetos e tarefas e considera os custos de produção e os orçamentos para calcular a renda liquida de cada atividade. Isso é feito através da inteligência artificial, e é o que esperamos que nossos clientes façam, que tomem decisões baseadas em informações. 

Se você oferecer diferentes serviços poderá avaliar quais deles são os mais lucrativos, quais deles pagam mais e quais projetos necessitam uma melhor análise operacional e aprimoramento. Talvez seja necessário fazer algumas adaptações, mas esses dados poderão ser cruzados com os dos registros históricos de seus clientes.

Por exemplo, vamos imaginar um projeto que exija a participação de outros colaboradores para que possa ser finalizado no prazo de entrega estipulado. O custo desses trabalhadores terceirizados faria com que o trabalho fosse menos lucrativo, mas se você somente os talentos in-house a situação seria diferente. Por isso, se você trabalhar a mesma quantidade de tempo durante um período mais longo, esta operação continuará sendo lucrativa.

Tomada de decisões baseada em informações

Existem elementos que são fundamentais para alcançar um maior nível de inteligência de negócios. 

  • Os custos de projetos individuais, incluindo ou não os gastos com as horas de trabalho.
  • Os clientes mais valiosos, ou seja, cuidar desses relacionamentos.
  • As comparações feitas entre os diferentes tipos de serviço e os produtos entregáveis. Com isso, é possível alocar os recursos e realizar treinamentos que tenham um impacto positivo na empresa.
  • Relatórios de margens de lucro brutas para estabelecer as tarifas e alcançar um melhor faturamento.

Quando você sabe qual é o custo anual de cada projeto, tem uma ideia mais precisa de quanto deve cobrar por eles. O mais interessante disso tudo é que você tem informações que o ajudam a fazer isso.  Isso permite que você negocie melhor e que peça uma tarifa adequada pelo seu trabalho.

 Enquanto você tenta cobrar o valor correto pelo serviço oferecido ao cliente, poderá também alocar mais recursos para treinar os funcionários, melhorando, consequentemente, a qualidade do trabalho. A elaboração automática de relatórios financeiros é uma ferramenta fundamental para os funcionários em cargos mais altos e para os executivos de nível C, já que ela auxilia na tomada de decisões de negócios em longo prazo

Nós, do COR, estamos interessados em melhorar o estado da indústria de serviços profissionais. Convidamos você a dar um passo à frente no sentido da inteligência de negócios, para melhorar as condições de trabalho de seus funcionários, dos processos internos e da lucratividade de sua empresa. No final das contas, desenhamos esta solução com este objetivo. Solicite um teste hoje. 

Compartilhe este Artigo

Agende uma demonstração

Para uma experiência personalizada, conte-nos mais sobre você e sua agência.

Agende uma demonstração

Para uma experiência personalizada, conte-nos mais sobre você e sua agência.