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Por Que é tão Importante o Registro de Horas para uma Empresa de Serviços Profissionais?

registro de horas

Do que estamos neste artigo?

As empresas que dedicam suas atividades aos serviços profissionais possuem um  modelo de negócios bem específico, que depende de poder orçar de forma precisa o trabalho de cada cliente para ser capaz de  gerar rentabilidade. Mesmo assim, muitas empresas não podem ver a importância do registro direto das horas trabalhadas de seus empregados, em virtude de cada cliente. Isto é notório dentro da nova geração de trabalhadores independentes, que têm criado negócios online, acostumados a  trabalhar com preços estipulados por contrato e com custos por hora. Por mais que uma empresa prefira não utilizar faturamento por hora e prefira uma tarifa global para um determinado projeto, entender a quantidade de tempo empregada para cada cliente continua sendo crucial na hora de definir preços e de tomar decisões eficazes quando um novo projeto é negociado. Para entender a diferença que pode significar para qualquer tipo de empresa, devemos  analisar o registro de horas com maiores detalhes.

O que queremos dizer com Registro de Horas?

Antes de aprofundarmos sobre este tema, é importante esclarecer de que se trata exatamente o registro de horas para entender melhor como pode ser implantado nas empresas de serviços profissionais e como isso melhora a operacionalidade e a rentabilidade.

O registro horário está focado em um rastreamento para visualizar em que se emprega o  tempo no trabalho. Mediante uma ferramenta de controle de tempo, quando um funcionário está trabalhando em um projeto específico, é possível determinar rapidamente quanto tempo esse trabalho leva para ficar pronto. Aliás, hoje em dia, as horas trabalhadas são consideradas como  uma das 10 métricas empresariais chave. Por esta razão, os aplicativos  para o registro de tempo têm se tornado tão populares.

Na prática, para dar um exemplo do que isto significa, pensemos em um  trabalhador autônomo envolvido com vários clientes de forma simultânea. Dedica o dia a um projeto e começa a trabalhar. Uma ligação telefônica interrompe seu trabalho e ele passa 40 minutos com outro cliente, ajudando a definir os detalhes de outro projeto. Ao longo do dia, surgem outros dois problemas que requerem uma hora mais em outro projeto, e 20 minutos para solucionar uma questão em um quarto projeto diferente.

Se não for feito um registro das horas, é possível que o freelancer não registre essas duas  horas de trabalho dedicadas a outros clientes, que deveriam ser faturáveis. Mesmo quando se trabalha tendo como base os honorários por projeto, é vital saber que o tempo dedicado a outros projetos incide na hora de entender a rentabilidade do trabalho realizado. Esta mesma ideia é aplicável também aos empregados e aos integrantes do time, pois ser capaz de ver claramente o que eles estão fazendo com seu tempo pode ajudar não apenas para cobrar isso de seus clientes, mas também na  gestão geral da companhia, permitindo a detecção precoce de problemas.

O registro de horas é realizado mediante uma ferramenta de rastreamento do tempo, um software que permite a cada pessoa informar em que está trabalhando. Ao introduzir as novas tarefas à medida que forem  sendo executadas, o sistema poderá informar com precisão o tempo, os projetos ou as tarefas específicas aos clientes, se for o caso. Além disso, os dados proporcionados poderão ser utilizados para detalhar os itens do faturamento  e você obterá uma  análise pormenorizada de suas próprias operações.

Benefícios do Registro de Horas para os projetos  e para os empregados

Quando abordamos a questão do registro de horas para qualquer empresa, a razão óbvia é entregar um faturamento preciso aos clientes e isto é absolutamente certo para as organizações e para os  trabalhadores autônomos que prestam serviços profissionais. Dispor de dados precisos significa poder cobrar por cada parte do trabalho realizado a um  cliente, inclusive esses extras de 20 ou 30 minutos que, com freqüência, são ignorados.  Mas,  dispor desses dados fornece ainda mais vantagens, tanto para a própria empresa como para os empregados.

Para a empresa, poder cobrar  pelo volume exato do trabalho realizado é crucial para manter a rentabilidade, no entanto, o software de registro de horas proporciona uma visão mais ampla da forma em que o time e a organização, em geral,  estão funcionando. Se os dados de rastreamento mostram que vários empregados perdem muito tempo para resolver problemas de informática, por exemplo, isso indica um problema que dever ser solucionado e que,  provavelmente, de outra maneira não teria sido detectado pela liderança.

Muitos empregados se limitam a retificar esses problemas, sobretudo se forem insignificantes e, depois, retomam as tarefas atribuídas sem dizer nada. Porém, por ser tratado como uma parte normal da jornada de trabalho, duas coisas podem ocorrer. Em primeiro lugar, o tempo perdido nunca se contabiliza e o problema fica sem resolver. Em segundo lugar, esse tempo perdido repercute na produtividade da pessoa, o que pode, por sua vez, causar problemas ao empregado quanto ao seu desempenho..

A transparência no registro de horas explica estas questões e beneficia os empregados ao mostrar exatamente em que se utiliza o tempo, permitindo uma melhor análise do  desempenho. Isto protege os empregados, proporcionando uma visão clara e um concreto rastreamento de sua jornada de trabalho, mostrando tudo aquilo que estiverem fazendo,  incluindo as tarefas necessárias para permitir um trabalho faturável que de outro modo não seria possível.

Além disso, os empregados também podem aprender a partir de seus próprios dados de rastreamento, já que facilita poder visualizar em que se perde o tempo em ações evitáveis, sendo uma ferramenta de auto-superação muito útil para aperfeiçoar seu próprio rendimento durante as horas de trabalho. Também pode detectar as áreas nas quais um empregado apresenta dificuldades. Se uma determinada tarefa está levando mais tempo do que deveria, ou se alguém está demorando muito a realizá-la, está ferramenta pode dirigir o foco na direção onde uma formação adicional é necessária, dando aos empregados a oportunidade de serem proativos quanto a suas próprias carreiras mediante uma solicitação  de suporte.

Tanto para os líderes dos times, como para os gerentes e os indivíduos, a solução do registro de horas proporciona um grande volume de dados capazes de identificar tanto os aspectos positivos como os negativos da performance diária. Embora os mais críticos possam se concentrar nos aspectos negativos, na verdade, a transparência dos dados favorece uma boa tomada de decisões, ajudando todas as partes interessadas a identificar os problemas e a corrigi-los.  

Por outro lado, a capacidade de registrar cada minuto trabalhado em um projeto ou tarefa concreta, ou para um determinado cliente,  beneficia a empresa de maneira significativa do  ponto de vista financeiro. Um orçamento realizado com precisão para projetos e clientes específicos não significa apenas uma maior rentabilidade para ditos projetos, mas também  significa que a empresa será mais competitiva no mercado. Com uma menor margem de erros no processo do faturamento, qualquer empresa pode ser mais efetiva na hora de participar de licitações de projetos sem prejudicar a rentabilidade geral. Levando em conta  que a concorrência exige uma margem significativa, ao orçar custos imprecisos por um faturamento de tempo inexato, um enfoque mais acurado fornece vantagens eficazes que proporcionam benefícios de preços  para aqueles que utilizam aplicativos de registro de horas.

Com a capacidade de obter mais dinheiro por cada contrato através de um melhor  faturamento, operando com margens mais ajustados,  para ser mais  competitivos no mercado, juntamente com os benefícios tanto para os empregados como para o gerenciamento, o software de gestão do tempo pode ajudar a transformar um negócio e fornecer uma maior rentabilidade em todos os aspectos das operações  comerciais.

Motivos pelos quais você precisa de um software de gestão de tempo em empresas dedicadas a serviços profissionais

Independentemente de ser um trabalhador autônomo ou um gerente de uma empresa com funcionários trabalhando em vários projetos e/ou para vários clientes, as vantagens de um faturamento mais preciso, entre outras, constitui um argumento convincente para o registro de horas. Mas, por que devo utilizar um software de gestão de tempo para conseguir isso?

Analisar a o funcionamento da integração entre o registro de horas e a jornada de  trabalho de cada pessoa, pode ser uma tarefa que envolva em si mesma muito tempo. Registrar  manualmente cada início de trabalho para um cliente ou para um projeto concreto, anotando quando termina e  começa outra atividade, e depois ter que conferir toda a informação, implica muito trabalho. É possível que a maior parte de seu tempo seja para  preencher seus dados de rastreamento de horas.

Em compensação, o software de gestão de tempo faz por você todo o  trabalho, conferindo  automaticamente os dados, apresentando relatórios claros e fáceis de ler, proporcionando toda a informação que você precisa. Com uma solução de software específica, você será capaz de  desfrutar das vantagens do registro de horas, deixando de lado os inconvenientes de um rastreamento manual.

Para as empresas de serviços profissionais, isto é muito mais importante ainda.  Provavelmente, na maioria das empresas, uma pessoa trabalhe em  vários projetos diferentes, ou para vários clientes, ao longo de  cada dia. A flexibilidade das soluções de rastreamento de um software implica que é muito simples realizar um registro de horas preciso do tempo investido, com dados prontos para serem analisados de forma imediata.   Não há outra forma de utilizar uma coleta automatizada dos dados e, como garantir a exatidão da cobrança das horas faturáveis é crucial para o modelo de negócio, a necessidade deste tipo de soluções para todo tipo de empresas de serviços profissionais tem aumentado.

Graças à capacidade de atribuir com precisão tarefas para quem demonstra ser mais  eficiente em sua entrega, pode servir também para a gestão de projetos. Um  histórico do  rendimento detalhado permite que as estimativas dos projetos sejam mais precisas. Os custos dos projetos, partindo da seleção de pessoal, da gestão de recursos, ao rastreamento dos gastos, requerem uma previsão precisa, e os dados do registro de horas proporcionam um recurso magnífico para garantir a acurácia necessária e uma maior rentabilidade.

O software de gestão de projetos pode ser integrado perfeitamente com o  registro de horas, dentro do horário do expediente do trabalho, para fornecer uma forma perfeita de realizar o rastreamento das horas, gerenciar as estimativas e os novos trabalhos, bem como a rentabilidade dos projetos com uma maior precisão.

Como fazer para que os empregados entendam a  importância do registro de horas

Uma vez estabelecida a importância do software de gestão de tempo para sua organização, o desafio consiste em garantir que todos os empregados possam utilizar esta ferramenta para informar com precisão seu uso do tempo. Isto pode ocasionar problemas, já que alguns empregados se resistem em virtude de ideias errôneas sobre o uso desta classe de  software.

Com frequência, isto aparece porque os empregados terminam achando que a liderança  está querendo “espiar” e castigá-los por fazer intervalos de descanso, ir ao banheiro, etc. Portanto, é importante explicar a importância desta ferramenta e  também demonstrar que a iniciativa do registro de horas não está dirigida de forma pessoal aos empregados..

Ajuda muito explicar que o registro de horas é utilizado como uma forma de controle de  cada projeto desenvolvido para os clientes a fim de melhorar a precisão e garantir que o trabalho seja orçado corretamente. Assegurar que não se trata de uma medida de restrição dos almoços, etc., pode ser útil também, mas a melhor maneira de persuadir os empregados é  salientar os aspectos positivos, especialmente os benefícios que eles mesmos poderão comprovar.

Qualquer negócio traz resultados coletivos: quanto mais sucesso tiver uma empresa, melhor será para seus empregados, pois o futuro fica assegurado e o êxito financeiro pode ser compartilhado, no final das contas, por todo o time. O fato de insistir mostrando como o  registro de horas pode influir na lucratividade da empresa, assegurando que todo o  tempo faturável será contabilizado, etc., ajudará os empregados a entender que a ferramenta funciona para seu próprio benefício. À medida que a implantação do software de registro de horas for avançando, convém se certificar de que todos os empregados entendam essas vantagens:

– Um faturamento mais preciso significa uma maior rentabilidade

– O aumento da rentabilidade por projeto permite fixar preços mais competitivos e obter mais  trabalho

– Isto assegura o futuro da empresa e dos trabalhos proporcionados

-O incremento da eficiência em geral melhora a gestão e equilibra a carga de trabalho dos  empregados

Além disso, a capacidade de detectar problemas pode ser realmente vantajosa para os gerentes e para os empregados.  Se um empregado apresentar problemas com uma  tarefa específica, pode ser ajudado com uma capacitação ou com outro tipo de apoio. No entanto,  pode ser difícil para os empregados admitirem tais problemas e também difícil para a diretoria  detectá-los. O controle do tempo pode ajudar justamente nessa questão, sem julgar de forma pessoal cada funcionário, permitindo aos empregados suporte de uma maneira que não lhes faça sentir que fracassaram.

Tipos de ferramentas de gestão de tempo e como escolher a correta

O registro em tempo real das horas dos empregados proporciona muitas vantagens, mas até agora somente vimos apenas as razões mediante as quais sua empresa de serviços profissionais pode se beneficiar com o uso de um sistema deste tipo. Após tomar a decisão acertada,  encontrar a ferramenta adequada é essencial se você quiser aproveitar ao  máximo esta oportunidade.

Há um leque  de amplas opções quanto ao registro de horas, cada uma delas fornece uma combinação diferente de características, facilidade de uso e, obviamente, de custo. Os primeiros exemplos de registro de horas são as planilhas de controle, mas podem levar muito tempo e dependem dos integrantes de seu time realizar entradas de tempo precisas em tudo aquilo que for feito. 

Os sistemas de cronometragem  acrescentam a capacidade de calcular o tempo de  trabalho para uma determinada tarefa e podem funcionar através de um aplicativo. São fáceis de usar e proporcionam recontagem automatizada de tempo, mas exige que o  usuário troque de  tarefa e, se um empregado se esquecer de fazer isso, pode alterar a eficácia dos dados gerados.

O último tipo é uma solução baseada em um software que supervisa o trabalho realizado em segundo plano, integrando a plataforma de software com os sistemas existentes. Neste caso, todos os empregados devem utilizar a plataforma durante a jornada de trabalho, mas com o rastreamento automatizado, eliminando  possíveis falhas humanas de registro de horas.

A escolha  correta das ferramentas de gestão de tempo está baseada na compreensão daquilo que se necessita, exatamente, do sistema. Somente sendo possível entender realmente qual é o objetivo e como será utilizado, podemos ter uma ideia clara da melhor opção.. Para algumas empresas, uma simples solução de registro é suficiente, mas para as empresas de serviços profissionais, a capacidade de realizar um registro das tarefas individuais é essencial e, para este tipo de negócios, uma ferramenta mais profunda de registro,  que atribua automaticamente o tempo às tarefas, é a opção ideal.

Registro de Horas com Inteligência Artificial

Mesmo com um sistema de registro em segundo plano há diferenças. Alguns sistemas requerem entradas adicionais para enumerar as diferentes tarefas, etc, enquanto que as últimas soluções utilizam inteligência artificial para avaliar o trabalho realizado e para atribuir a tarefa correta. Com algoritmos de aprendizagem, uma ferramenta de registro de horas baseada em I.A. detecta as interações com a ferramenta e atribui os tempos e as tarefas em função disso.

Na prática, isto significa um rastreamento constante do tempo sem a intervenção do  usuário. Proporcionando sugestões para a desagregação do tempo que podem ser  aceitas ou ajustadas no final do dia, assegurando que os empregados se concentrem nas tarefas atribuídas, em vez de ter que gerenciar suas horas faturáveis.

As soluções  de software impulsionadas por la IA como COR permitem obter funcionalidades adicionais, podendo incluir também projeções de tempo. Tendo como base o histórico do  rendimento, o sistema é capaz de prever os requisitos de tempo para as novas  tarefas, ajudando a administração a equilibrar a carga de trabalho do time e fazendo com que a estimativa dos custos seja mais precisa e simples. Esta funcionalidade adicional também ajuda a gestão de projetos para uma programação mais precisa. Permitindo, por sua vez, melhorar o fluxo de trabalho, ajudando a liderança dos projetos a agilizar a atribuição do trabalho mediante a automatização.

Para quem se dedica à prestação de serviços profissionais, com os desafios próprios que devem ser enfrentados, o registro de horas com inteligência artificial fornece uma solução completa. Dotado de uma simples integração com os sistemas atuais, com a supervisão e o  rastreamento totalmente automatizados e com a atribuição preditiva e precisa do tempo, juntamente com uma série de funções  adicionais, beneficiam significativamente o usuário e a empresa.

O controle do tempo é uma ferramenta essencial para as empresas de serviços profissionais

Independentemente do fato de você ser um trabalhador ou criativo autônomo que presta serviços profissionais diretamente, ou uma empresa com times de empregados prestadores de  serviços profissionais em  múltiplos projetos e clientes, o registro de horas pode transformar sua rentabilidade e produtividade. Os benefícios são tão significativos que algum tipo de ferramenta de gestão de tempo é essencial para qualquer negócio deste tipo e, embora haja uma ampla gama de opções, é evidente qual é  a vencedora entre todas estas ferramentas. .

O software de registro de horas mediante inteligência artificial combina funções e conforto  em um pacote imbatível. Fornece simplicidade para os empregados sem comprometer a precisão e a qualidade dos dados, de fácil aceitação pelo seu time e muito eficaz para o  rastreamento do tempo trabalhado por projeto ou cliente.

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