Nos dias de hoje, todas as empresas utilizam software de gerenciamento de projetos com o intuito de garantir a organização na execução de projetos. Este tipo de ferramenta se tornou extremamente necessária para melhorar a colaboração entre as equipes e cumprir os prazos de entrega dos trabalhos.
Essas ferramentas evoluíram tanto que os benefícios proporcionados por elas vão além da possibilidade de planejar e executar os projetos para garantir os prazos de entregas. É possível, também, controlar os gastos dos projetos através do registro de tempo, uma característica considerada imprescindível para qualquer software deste tipo.
Neste artigo analisaremos os aspectos básicos de um software de gerenciamento de projetos e veremos quais funções são fundamentais, atualmente, para poder conseguir não somente um bom gerenciamento de projetos, mas, também, que eles também sejam lucrativos.
O que é o gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é a utilização de informações, habilidades, ferramentas técnicas e técnicas de organização com o objetivo de planejar, iniciar, executar, controlar e concluir um projeto.
O gerenciamento de projetos difere do gerenciamento comum, pois inclui os entregáveis, que dependem do fator tempo, de um orçamento e da extensão do trabalho. Existem vários tipos de técnicas ou metodologias de gerenciamento de projetos que apresentam determinada estrutura, elas podem ser do tipo tradicional, modelo Cascata, Ágil ou Lean.
O que é um software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos é, sem dúvida, uma necessidade no mundo de hoje, inclusive antes da pandemia já era. Quais são os componentes fundamentais nesse tipo de ferramenta?
O software de gerenciamento de projetos permite centralizar a organização, o planejamento de projetos, o controle dos gastos, a elaboração de orçamentos, a comunicação e colaboração em tempo real entre as equipes de um determinado projeto.
Este tipo de ferramenta ajuda a solucionar vários problemas de gerenciamento de forma simples e clara, tal como o gerenciamento de tarefas e recursos, sejam eles humanos ou financeiros. Dependendo da especificidade do software, ele pode permitir que o gerente de projetos ou o gerente de nível C possam melhorar suas habilidades de tomada de decisão. O software pode dar uma visão muito clara da situação e permitir que sejam identificados os elementos do fluxo de trabalho que não estejam funcionando bem, o motivo dessas dificuldades e, inclusive, se os preços estabelecidos para cada serviço são adequados ou não.
A tecnologia avançou muito e, obviamente, surgiram novos softwares e disciplinas, já que a demanda de mão-de-obra é maior. O trabalho se baseia mais nos serviços, os projetos complexos são os mais comuns agora, e as equipes colaboram cada vez mais. Muito tempo já passou desde o surgimento do Diagrama de Gantt, na década de 1910, e seus fundamentos continuam sendo relevantes. Os melhores softwares de diagrama de Gantt têm seus princípios vinculados a uma interface de usuário de fácil utilização e permitem o registro do tempo de cada membro da equipe, fornecendo dados sobre a capacidade produtiva de todas as pessoas em tempo real e distribuindo de forma mais estratégica a carga de trabalho.
Independentemente se o software de gerenciamento de projetos apresenta ou não diagramas de Gantt, quadros Kanban ou a metodologia Scrum, Ágil ou de Cascata, é importante que ele tenha três funções integradas.
Quais são as principais funções de um software de gerenciamento de projetos?
Os softwares de gerenciamento de projetos são utilizados em distintas indústrias e setores do mercado e existem várias opções disponíveis. Apesar das diferenças existentes entre eles e seus diferentes formatos, o principal objetivo é sempre permitir o planejamento e o controle das tarefas e dos objetivos de um determinado projeto ao mesmo tempo que se considera os acionistas e os recursos.
Contudo, atualmente os softwares de gerenciamento evoluíram tanto que eles auxiliam não somente no planejamento e execução das tarefas para garantir o cumprimento dos prazos, mas, também, para fazer o controle dos custos dos projetos e conseguir estimativas mais precisas. Essas são as três principais funções que qualquer software de gerenciamento de projetos deveria ter:
Gerenciamento de Tarefas
Para facilitar o planejamento dos projetos, um software deve permitir estabelecer os tempos, alocar tarefas e descrever como cada tarefa individual está relacionada com as demais. Essas tarefas são a determinação de prazos de entrega e relatórios de estado. Para facilitar a colaboração entre as equipes, as soluções de gerenciamento de projetos apresentam um “depósito” central de arquivos, que pode ser acessado por todas as partes interessadas, e que geralmente inclui a troca de arquivos, as mensagens e pode apresentar, também, uma espécie de quadro kanban.
Rastreamento do tempo
Pode parecer óbvio, mas o controle e o gerenciamento do tempo são necessários e representam uma parte fundamental do planejamento de um projeto. Além disso, não podemos perder de vista que um projeto deve ser lucrativo para que seja uma iniciativa frutífera. É muito importante considerar as horas de trabalho da equipe, inclusive, é ainda melhor, colocar as horas de trabalho em um sistema automático que permita que o software estabeleça os prazos estimados para cada tarefa.
Além disso, a ferramenta de gerenciamento de projetos é útil pois permite analisar a alocação dos recursos a partir da capacidade de produção de cada membro da equipe. É possível obter essa informação somente se o software permitir o registro de tempo automático e em tempo real.
Métricas de Lucratividade
As métricas sempre ajudam na tomada de decisões. As informações sobre os custos por projeto, por exemplo, é um dos elementos mais valorizados dentro do gerenciamento de projetos, pois permite entender se os projetos são ou serão lucrativos ao finalizá-los, além de cumprir os prazos e os compromissos com o cliente. Com esse tipo de informação é possível ajustar os preços dos serviços e reavaliar os serviços que já são oferecidos.
Tipos de software de gerenciamento de projetos
Dependendo do objetivo, podemos organizar os softwares de gerenciamento de projetos de acordo com a função, as indústrias, ou o tipo de ferramenta de gerenciamento. Vamos avaliar as três categorias.
Segundo o guia P3O (Escritório de portfólio, programas e projetos) da OGC (Departamento de Comércio do Reino Unido), um software de gerenciamento de projetos pode ser dividido segundo a utilidade do usuário e a relação entre eles.
Individual
Os softwares de gerenciamento de projetos individuais são utilizados por apenas um gerente de projetos e podem ter o formato de planilha ou de um aplicativo que contenha todas as ferramentas necessárias. Pode ser instalado em toda a empresa, mas as pessoas não se relacionam entre elas através dessa interface de usuário.
Colaborativo
O software colaborativo reúne as equipes, que geralmente acessam e visualizam uma única fonte de informações, a partir da qual trabalham outros membros da equipe de projeto. Normalmente esses softwares são personalizados com o objetivo de evitar a sobreposição de trabalhos. Os sistemas talvez não sejam tão tecnológicos, mas funcionam com o intuito de atender às necessidades da empresa. Os softwares não precisam ser tão chamativos para que funcionem corretamente, entretanto, essas ferramentas podem trabalhar somente com um projeto por vez, mesmo quando várias pessoas tiverem acesso a ele. Um dos grandes obstáculos desta ferramenta é não poder conectar informações de vários projetos.
Integral
O software integral é o melhor tipo de software de gerenciamento de projetos para empresas que executam vários projetos ao mesmo tempo. As informações de planos atuais e anteriores estão conectadas em um único sistema que é acessado por várias equipes de diferentes áreas. Cada membro da equipe pode ter acesso aos dados de seus projetos. Essas ferramentas de gerenciamento normalmente têm funções que integram dados e informações que permitem a visualização de vários projetos numa interface tipo painel. O aplicativo do servidor permite personalizar os acessos e, deste modo, cria entradas que se baseiam nas permissões de cada projeto ou tarefa. As responsabilidades sobre as tarefas, o controle do tempo, as mensagens no aplicativo e a organização da agenda são normalmente realizadas através do gerenciamento de portfólios. A interface do usuário é, geralmente, de fácil utilização e permite diferenciar vários tipos de projetos e, em alguns casos, inclusive possui um aplicativo móvel.
Qual é o ciclo de vida do gerenciamento de projetos e por que é importante?
Muitas vezes os projetos são complicados e difíceis de serem acompanhados. Várias áreas trabalham em diferentes áreas ao mesmo tempo, podendo ocorrer uma sobreposição de subtarefas e de entregáveis. Um projeto é uma rede de atividades composta de fases diferentes e definidas. Por isso, o ciclo de gerenciamento de um projeto é composto das seguintes etapas: criação e iniciação, planejamento, execução e controle.
Iniciação
Durante a etapa de iniciação, o gerente de projetos define os aspectos mais gerais do projeto, considerando em especial os negócios, e avalia se a proposta é interessante ou não e se pode ser colocada em prática com os recursos disponíveis. Caso seja necessário fazer um teste para saber se o projeto é viável, este teste seria realizado nesta etapa. Outro elemento importante nesta etapa são as informações coletadas através do sistema de gerenciamento de projetos que é realizado em momentos anteriores. Com essas informações e com um pouco de experiência é possível calcular a lucratividade da proposta, não é necessário que a pessoa tenha um diploma em inteligência de negócios. Além disso, é muito útil poder visualizar se uma equipe está disponível ou se já tem muitos projetos. Os acionistas também poderão opinar. Se a proposta for aprovada, elabora-se um documento de iniciação do projeto com o objetivo, as necessidades comerciais e as dos acionistas, e os recursos necessários para o projeto. Existem ferramentas de gerenciamento de projetos que contêm planilhas com esse objetivo.
Planejamento
O planejamento, que é a etapa principal, tem como objetivo criar um guia elucidativo das tarefas que devem ser realizadas pelas pessoas interessadas na atividade. É neste momento que são definidos os objetivos da equipe. Uma forma muito interessante de estabelecer objetivos é aderir-se aos princípios SMART. Os objetivos devem ser:
● Específicos (S): deve ficar claro que será responsável pela tarefa ou subtarefa.
● Mensurável (M): todos devem seguir os mesmos padrões de qualidade e sucesso.
● Alcançável(A): escolher os principais objetivos e definir as etapas para poder alcançá-los.
● Realistas (R): a abrangência do trabalho deve ser viável para todas as partes envolvidas.
● Pontuais (T): define o lapso de tempo no qual todos esses objetivos devem ser alcançados.
Planejar inclui criar uma linha de base para mensurar o rendimento utilizando os custos envolvidos e os principais objetivos, e o trabalho deve ter uma abrangência que seja realista. Isso é importante, pois funciona como se fosse um mapa, um guia para nos certificar de que o projeto esteja sendo realizado de acordo com o que foi planejado. A essa altura, as responsabilidades, os papéis a serem desempenhados e a agenda deveriam estar bem delimitados para que cada pessoa saiba quais são suas responsabilidades. É importante ter um plano de comunicação, caso haja trabalhadores freelancers e talentos que trabalhem fora da empresa. Neste plano é importante incluir possíveis dificuldades como, por exemplo, a mudança de pedidos, correções do cliente e revisões.
Execução
A execução do projeto envolve a conclusão dos entregáveis. Nesta fase são designadas as responsabilidades e tarefas e, também, os relatórios de estado, reuniões, atualizações de rendimento e de desenvolvimento como um todo. O gerente de projetos dirige e gerencia a execução do projeto e proporciona um sistema de controle. Caso as reuniões de estado com a equipe de desenvolvimento não ocorram de acordo com o planejado, talvez seja necessário atualizar os planos e objetivos do projeto.
Monitoramento/Controle
O monitoramento é uma forma de certificar-se de que os entregáveis e o rendimento estejam ocorrendo da forma adequada e que o projeto esteja avançando de acordo com o planejado. Os gerentes de projeto utilizam os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o rendimento geral do projeto. Os KPIs geralmente incluem os objetivos ou metas do projeto e ajudam garantir que o trabalho seja entregue a tempo e que o orçamento não seja superado, permitindo saber se a equipe cumprirá ou não com a data de entrega. Outro indicador fundamental é a supervisão de mudanças implementadas no projeto, os problemas existentes ou que ocorreram e como foram solucionados e o tempo que levou. Essas mudanças são controladas cuidadosamente, já que podem comprometer o rendimento do projeto.
Conclusão
Os principais objetivos ao chegar ao final do projeto seriam enviar os entregáveis ao gerente de projetos e cumprir os padrões de qualidade do cliente. Porém, antes de alcançar esta etapa, ainda há muito a ser feito: desmontar esta rede complexa que foi montada para o projeto. Isso significa pagar a equipe de talentos, finalizar com os demais trabalhadores e todos os documentos devem estar assinados e guardados. É fundamental que o gerenciamento seja de qualidade na etapa final. Se somos suficientemente inteligentes, aproveitamos ao máximo as ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis e avaliamos o projeto já concluído. Como foi o planejamento de recursos? Utilizamos a metodologia correta de trabalho? O trabalho em equipe fluiu? Os acionistas estão contentes com o resultado? Deveria ter feito algo diferente? O controle do tempo é valioso neste momento, visto que permite que o gerente de projetos possa identificar onde os esforços foram maiores. Este tipo de informação é fundamental para futuros projetos.
Quem utiliza os softwares de gerenciamento de projetos?
Na verdade, a pergunta deveria ser: quem não utiliza um software de gerenciamento de projetos? É difícil encontrar uma empresa de médio ou grande porte no mercado ou indústria atual que não utilize uma solução de gerenciamento. Empresas de serviços profissionais, tais como: agências de publicidade e marketing, desenvolvedores de páginas web, firmas de arquitetura e contabilidade, consultoras, dentre outras, têm inúmeros benefícios quando utilizam softwares de gerenciamento de projetos, pois conseguem fazer um registro do tempo e estimativas coerentes para o planejamento e cotação.
Em 2020, 78% do PIB dos Estados Unidos originou-se da indústria de serviços. A situação nos demais países do mundo é parecida e existe uma necessidade urgente de aprender a administrar melhor as horas-homem do que a forma em que é feita atualmente. O horário habitual de trabalho das 9:00 às 17:00 já não é uma regra, por tanto, deve-se considerar esse fator quando pensamos nas horas que dedicamos a um projeto.
Controlar o tempo é fundamental para saber qual é a lucratividade dos serviços oferecidos, para cuidar da equipe de talentos e do fluxo de trabalho.
Se para realizar determinada tarefa são necessárias 12 horas e se essa informação está disponível, então, o membro da equipe responsável pela tarefa e o gerente de projetos conseguem determinar uma data de entrega que seja realista.
Os gerentes de projetos não são as únicas pessoas que utilizam este tipo de software. Os aplicativos e o sistema de gerenciamento de projetos são úteis para todos os membros da equipe: para os gerentes de projeto, os criativos, os acionistas, as partes interessadas, os cargos de nível C, pessoal administrativo e, inclusive, para os clientes.
Vamos imaginar um projeto grande envolvendo um cliente importante. O gerente de projetos decide que é necessário mais trabalhadores freelancers porque são muitas horas de trabalho para a equipe do escritório. O executivo de contas revisa os entregáveis e permite que o cliente dê um feedback. Deste modo, eles conseguem ter acesso a determinadas partes ou funções da solução de gerenciamento, o que é muito positivo, porque isso muda a relação existente entre o fornecedor e o cliente, e as opiniões são um valor agregado.
Uma vez terminado o projeto, as horas trabalhadas devem ser processadas e pagas. Os executivos de nível-C podem dar uma olhada e tomar decisões mais precisas sobre a lucratividade desse tipo de produto ou serviço. Portanto, temos as seguintes funções: gerentes de projetos, equipes de talento de escritórios, freelancers, executivos de contas, contadores, diretores de nível C e clientes selecionados. É muito importante nos dias de hoje, poder ter uma visão mais geral dos projetos e ter as capacidades APIs para conectar os trabalhos e a comunicação com plataformas como Google drive ou Dropbox.
Exemplos de Software de Gerenciamento de Projetos
Para dizer que um software de gerenciamento de projetos é o melhor para uma determinada empresa, é necessário considerar seu porte e suas necessidades. Existem muitas opções disponíveis hoje em dia: vocês devem ter escutado falar do Trello, Wrike, Asana, Basecamp e outros que são muito bons para empresas mais básicas ou de pequeno porte. Porém, devem saber diferenciar o alcance que cada ferramenta tem e a compatibilidade que tem com seus processos e serviços
A principal diferença entre a COR e as demais ferramentas ou softwares de gerenciamento de projetos no mercado é que ela foca na lucratividade dos projetos.
Por isso a COR utiliza Inteligência Artificial para potencializar a função de Time Tracking e automatizar a carga de horas, através de sugestões inteligentes que os usuários aceitam. É uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes grandes e médias, principalmente para empresas que oferecem serviços profissionais e que precisam diminuir a defasagem que ocorre entre as horas estimadas e as que realmente foram utilizadas em cada projeto.
É uma ferramenta multifuncional, já que apresenta funções-chave de colaboração como o gerenciamento de tarefas e recursos, diagramas de Gantt, planilhas de projetos etc. Além disso, elabora relatórios e métricas de lucratividade em tempo real. O aspecto mais interessante deste software é a inteligência artificial, que utiliza informações registradas de projetos anteriores e faz uma projeção dos custos e estimativas da lucratividade para cada tipo de serviço, o que é fundamental para decidir quais projetos e serviços são lucrativos. A ferramenta se transforma em uma verdadeira aliada, como se fosse uma bússola na tomada de decisões de alto risco.
Como escolher um Software de Gerenciamento de Projetos
A essa altura você já deve ter decidido implementar um Software de Gerenciamento de Projetos em sua empresa ou organização. Entretanto, pedimos que considere alguns aspectos ou funções que farão a diferença, para que o gerenciamento realmente ajude a empresa a não somente organizar melhor o trabalho e proporcionar um serviço de qualidade e dentro dos prazos, mas que também possa observar, com base em dados, se cada projeto de determinado cliente é lucrativo ou não.
Atualmente, quando escolhemos um software de gerenciamento de projetos, o mais importante é saber se a plataforma proporcionará uma ideia correta dos custos variáveis, que basicamente representam as horas-homem que foram utilizadas. Sem dúvida alguma, esse é o grande desafio para se ter sucesso com relação às estimativas dos prazos de entrega, dos recursos por projeto, da distribuição do trabalho de forma estratégica e para avaliar a lucratividade.
Portanto, quando for escolher um Software de Gerenciamento de Projetos, você deverá se perguntar:
- O software tem o rastreamento de tempo / registro automático de tempo?
- Com relação à transparência, meus clientes terão acesso ao software?
- O Software consegue medir a lucratividade por projeto em tempo real?
A verdade é que a tecnologia, hoje em dia, nos oferece grandes vantagens e quem souber aproveitá-las, conseguirá controlar de forma mais eficiente os seus negócios. Então, quando for escolher um Software de Gerenciamento de Projetos para sua empresa, utilize um software que fomente a transparência, que seja rápido e eficiente, que cumpra os padrões de qualidade que a empresa representa e, também, que garanta um projeto lucrativo para sua empresa.
Se quiser saber como o COR pode auxiliá-lo no gerenciamento de seus projetos com foco na lucratividade, Agende uma Demo.
