Os projetos são o coração das companhias de serviços profissionais e a unidade de mensuração mais importante sobre o volume de trabalho realizado por uma organização. Podem funcionar como um mapa para ver onde você está posicionado em relação à rentabilidade e, o mais importante, para ver aonde ir, mas isso só é possível se você tiver acesso à informação adequada.
Como ter sucesso e ser rentável na indústria dos serviços profissionais
Ter sucesso na indústria dos serviços profissionais requer mensurar a inteligência dos negócios (Business Intelligence, ou BI, por suas siglas em inglês), necessário para se manter rentável em cada passo do desenvolvimento e crescimento. Isto implica contar com uma análise precisa das métricas de negócios, entender exatamente o impacto de cada projeto nas receitas e saber o que mudar para melhorar os resultados gerais. Os indicadores chave de desempenho (os KPIs, por suas siglas em inglês), a margem bruta e líquida de lucros e os custos operacionais são apenas o começo. A melhor forma de entender como aprimorar as estratégias de preços reside em dois grupos vitais de informação: inteligência analítica de preços e rentabilidade de projetos.
Diferenciais dos serviços profissionais
As unidades de operação da maioria das empresas de serviços profissionais podem ser mensuradas em projetos. Esta é uma forma exemplar de administrar cada elemento que permite a uma empresa realizá-lo.
Além disso, é uma forma clara de aceder às informações valiosas que determinam quais os projetos importantes e em que serviços não valem a pena investir, levando em conta o tempo e os recursos. Não saber priorizar ou aceitar projetos com uma margem reduzida de lucro afetará negativamente as receitas e o negócio como uma unidade.
Tarifas altas e um grande número de receitas a cobrar não fazem com que um negócio seja rentável: uma baixa taxa de utilização de empregados, recursos mal aproveitados, não saber calcular tarifas e o efeito do scope creep podem levar uma boa ideia de negócios à ruína.
A transparência operacional é fundamental em todas as áreas da companhia e dispor de uma visualização da gestão de recursos, da atribuição de horas de trabalho e das taxas de utilização dos empregados pode ajudar a implantar melhoras e as mudanças adequadas nos lugares corretos.
Inteligência analítica de preços
Todos os negócios verticais podem se beneficiar com a inteligência analítica de preços. Â medida que uma empresa cresce, as práticas inadequadas de gestão crescerão junto com ela, refletidas em mais horas de trabalho e mais serviços prestados em troca das mesmas receitas.
As operações que fornecem diferentes serviços com preços variados a um grupo diverso de clientes devem entender como cada projeto repercute no balanço patrimonial.
Conhecer em profundidade como os processos internos funcionam pode beneficiar as companhias destas duas formas:
- Entendendo os fatores que incrementam o valor dos serviços prestados.
- Utilizando dita informação para criar uma estratégia precisa de fixação de preços.
A visibilidade da informação é uma necessidade quando se busca aumentar a rentabilidade.
Como calcular a rentabilidade
Um cálculo normal de margens de lucros inclui as vendas menos os gastos, mas as companhias profissionais devem incluir também as horas não faturáveis, a rotatividade do pessoal e as complexidades básicas de trabalhar em um empreendimento centrado nos projetos. Um fluxo de trabalho assim inclui tarefas criativas e de solução de problemas, que podem ser difíceis de serem analisadas e que devem ser inseridas no orçamento para manter uma margem a partir dos projetos.
Análise de projetos
Todos os projetos deveriam ser analisados como um todo para adquirir uma visibilidade completa dos processos financeiros da empresa. Se você conseguir determinar o custo de cada projeto, você será capaz de cruzar essa informação com os demais KPIs e obter um conhecimento completo da companhia. Esta mesma ideia é aplicável a diferentes tipos de tarefas, de entregáveis, de serviços e campanhas.
Sabendo que tipo de serviço é o mais rentável, você poderá, então, desenvolver e escalar essa área. E, se algum serviço não for rentável, poderá avaliar o que deve ser modificado para que possa ser lucrativo: talvez seja preciso prazos de entrega mais longos, ou contratar colaboradores externos para executarem as tarefas que levem mais tempo.
Projetos por cliente
A geração de relatórios e a rentabilidade vão juntas: se você tiver uma ferramenta de software que permita analisar todos os projetos realizados para determinada companhia e compará-los com projetos únicos, será possível ver que os clientes habituais custam menos dinheiro. Esta é uma regra geral: 80% de suas receitas totais provêm de 20% de seus clientes.
Se a maior parte de suas receitas provém de um número reduzido de clientes, então você deve saber quem são para reforçar a relação com eles e avaliar qual é sua área de trabalho e especialização. Isso será útil quando você fizer previsões. A maioria de seus clientes trabalha na mesma indústria? Sendo assim, talvez sua próxima ação deva ser diversificar o grupo de clientes. Durante a pandemia da Covid-19, vimos que as empresas relacionadas com o turismo e as companhias de aviação foram as mais afetadas.
Índice de rentabilidade
Esta é uma poderosa ferramenta para saber se um projeto será rentável ou não, e pode ser calculado da seguinte forma:
Índice de rentabilidade (PI) = Valor atualizado do fluxo de capital futuro / Custo inicial do projeto
Este índice nos mostra quanto dinheiro se ganha por cada dólar (ou moeda) investido. Se o índice for maior do que 1, o projeto será rentável. Se o resultado for igual a 1, o projeto cobrirá os gastos, mas se for menor do que 1, o projeto não é viável.
Horas faturáveis
Saber o custo real e o valor de cada hora de trabalho permite obter uma representação precisa do custo de cada projeto. Você ganha de acordo com o trabalho realizado? Você possui um método para rastrear as horas faturáveis e não faturáveis em sua companhia? Como ter acesso a este tipo de informação? Isto também pode ajudar a reconhecer quais os empregados que geram mais receitas comercialmente e a determinar quais são os empregados que precisam de mais treinamento. Além disso, é possível ver quem precisa ser promovido, ver se alguém tem tido problemas ou se alguém em particular deve ser supervisado.
Você tem cobrado pela pesquisa, pelas reuniões ou pelas sessões de brainstorming? Estas fazem parte dos processos internos e nem sempre são levadas em conta. Você deve ser capaz de realizar um controle disso para saber o alcance atual de sua rentabilidade.
Controle do tempo e faturamento
As horas não faturáveis são um turbilhão de receitas perdidas, porque são horas que não podem ser incluídas nas tarifas do projeto, mas que poderiam ser encaminhadas para a produção de entregáveis. Gerir esta questão de forma inadequada pode destruir sua margem de lucro.
Esta ideia está relacionada com as taxas de realização e de utilização da empresa. A forma mais eficaz e efetiva de obter esta informação é mediante uma ferramenta automática de controle de tempo. Uma informação pormenorizada e transparente sobre as horas investidas por sua equipe é importante para saber se os recursos estão sendo investidos e utilizados da forma mais apropriada.
Existem soluções integrais aperfeiçoadas pela inteligência artificial capazes de realizar estimativas e prognósticos. Dispondo do conhecimento sobre o número de horas empregada para realizar cada tarefa, será possível estabelecer prazos claros e atribuir tarefas que se ajustem às horas de trabalho dos colaboradores. Desta forma, você cuida de seus empregados, são estabelecidos padrões realizáveis e transparentes, evitando o esgotamento habitual da indústria.
Outro benefício desta prática é o efeito positivo no vencimento. Sabendo quanto custa um projeto com exatidão, você pode estabelecer as tarifas de forma apropriada. Pode haver mudanças e modificações inesperadas, é claro, mas se você souber que um projeto levará, pelo menos, 100 horas para ser completado, terá uma melhor base para negociar tarifas e datas de entrega. Esta informação transparente permite também construir uma relação mais clara com o cliente e com os colaboradores que realizarão o projeto.
Visualizar a rentabilidade em nível de empresa e de projeto
Para obter uma análise financeira mais precisa, você precisa do apoio de uma ferramenta capaz de facilitar a visualização financeira e do fluxo de trabalho.
Os diagnósticos deveriam incluir as receitas e as despesas totais de um negócio para poder fazer o cruzamento com a informação reunida de acordo com as diversas variáveis. Os relatórios em nível de projeto são necessários para melhorar as margens de lucros.
O rastreamento financeiro do projeto introduz detalhes chave sobre as operações, permitindo tomar decisões mais claras, informadas, inteligentes e em tempo real. Se os custos, as despesas gerais, o trabalho extra e os trabalhos refeitos forem ignorados, terminarão consumindo sua margem de lucro, e talvez você nem mesmo saiba disso.
No COR, estamos orgulhosos em saber que nossa solução tem ajudado as empresas de serviços profissionais a alcançarem uma demonstração financeira mais saudável e a aplicar um fluxo de trabalho mais ágil. Queremos que as empresas reivindiquem o valor real de seu trabalho, e sabemos que visualizar a informação e estar por dentro da rentabilidade dos projetos é uma parte fundamental desta equação.
Graças a nossos relatórios automáticos em tempo real sobre cada projeto, você será capaz de calcular os custos e a rentabilidade real de cada trabalho. Além disso, terá uma vantagem ao saber se um projeto deixa de ser rentável na metade do caminho e, desse modo, você terá a informação necessária para renegociar tarifas ou prazos.
Estes são alguns dos dados proporcionados pela nossa plataforma:
- Custo dos projetos, incluindo (ou não) os custos das horas trabalhadas.
- Comparação entre os clientes para saber quais são os mais rentáveis e, dessa forma, poder cuidá-los.
- Comparação entre diferentes tipos de serviços ou de entregáveis. Isto ajudará a criar equipes mais rentáveis e alocar recursos de treinamento onde forem necessários. Pode ser também um bom ponto de início para reorganizar áreas da agência.
- Geração de relatórios de margens brutas para estabelecer tarifas.
Quando você cruza esta informação com outros relatórios gerais, poderá calcular os gastos de cada cliente e projeto e melhorar assim a margem geral de lucros. Nossa solução, impulsionada pela inteligência artificial, inclui a geração de prognósticos financeiros, a análise de custos por projeto e a estimativa de lucros para ajudar as empresas a melhorar suas margens, cuidando ao mesmo tempo do talento e das relações com os clientes. Visualize uma melhor forma de trabalhar e peça um teste hoje.
