As agências de publicidade estão começando a ver os benefícios dos softwares de gestão de projetos como COR, já que estas ferramentas permitem às agências serem mais eficazes, produtivas e, em decorrência disso, mais lucrativas. Para nos ajudar a entender por que ocorre isto, vejamos alguns dos problemas mais importantes enfrentados por esta indústria.
Os desafios para as agências em 2022
A indústria da publicidade se tornou um mercado competitivo e as agências lutam para obter novos negócios. Desse modo, este setor tem enfrentado margens de lucro mais baixas, pois estas agências costumam concorrer pelos preços.
Lucros mais baixos serão um grande problema em 2022. As empresas têm precisado investir em nova tecnologia por causa do avanço acelerado da transformação digital e, para investir, a gente precisa de dinheiro. Conforme uma pesquisa, 78% das empresas aumentarão seus investimentos na transformação digital durante os próximos três anos.
As agências de marketing estão analisando suas próprias operações para aumentar a produtividade. Uma gestão interna de projetos deficitária é uma das maiores causas de baixa rentabilidade nas agências.
Como afeta uma gestão de projetos deficitária na rentabilidade?
Uma gestão de projetos deficitária implica uma margem de lucro baixa, alta rotatividade de pessoal e clientes insatisfeitos, que combinados, causam um grande impacto na rentabilidade de uma agência de marketing. Estas são as razões:
“Scope Creep” – Requisitos imprevistos
As agências, buscando criar valor e reter clientes, costumam não cobrar o trabalho extra. Isto significa que terminam dedicando mais tempo do previsto em um projeto pelo mesmo valor, gerando uma margem operacional mais baixa. .
Suponhamos um designer gráfico ganhando $100 por hora. Calcula-se que um determinado projeto leve 10 horas e é cobrado do cliente $1000. No entanto, por causa de alguns pedidos extras do cliente, o projeto leva 13 horas para ficar pronto, e o designer gráfico termina recebendo apenas $76 por hora. Isto significa uma queda na margem de lucro de 24%.
Cálculos incorretos do tempo
De forma similar, muitas agências fixam preços baseados no cálculo do tempo necessários para terminar os projetos. A tarifa do projeto se calcula utilizando uma tarifa horária.
Tarifa horária $ x cálculo de horas para completar o projeto = tarifa
O problema é que muitas agências não sabem quanto demorará concluir os projetos porque não realizam um cálculo do tempo. De fato, uma pesquisa apontou que 80% dos trabalhadores não registraram as horas dedicadas às suas tarefas durante 2021. E, mesmo naquelas empresas que realizam um controle do tempo, é comum que a informação seja pouco fiável pelo fato de as horas serem registradas de forma manual e, portanto, são suscetíveis de apresentar erros.
Então, as agências devem prever o tempo que será investido, com base na intuição e em conjeturas, mas estes cálculos costumam ser incorretos e os projetos terminam levando mais tempo do que esperado. Isto traz como resultado margens de lucros mais baixas e clientes insatisfeitos.
Não é possível ver a rentabilidade em tempo real
Isto significa que as empresas não sabem se um determinado projeto obterá a rentabilidade esperada ou se terminará tendo um prejuízo. Por sua vez, faz com que as agências de marketing, sem se darem conta disso, busquem obter projetos com uma margem operacional mais baixa.
Não há uma visibilidade do projeto em tempo real
A inexistência de um software significa que os project managers não podem ver o progresso do projeto ou o estado dos entregáveis. Desse modo, também não podem saber se o desenvolvimento de um projeto está dentro do prazo previsto ou se levará mais tempo.
As entregas de projetos com atraso provocam clientes insatisfeitos, que poderiam optar por trabalhar com outra agência para seus projetos futuros. Como resultado, há uma menor retenção de clientes e maiores custos de aquisição, reduzindo ainda mais a margem.
Equipes saturadas
A falta de visibilidade em tempo real significa que o project manager desconhece a disponibilidade dos membros da equipe e que não pode determinar quantos colaboradores precisará para realizar um projeto. Como consequência, as equipes recebem tarefas para as quais não têm tempo, fazendo com as equipes criativas, muitas vezes, estejam saturadas e se sintam pressionadas. Isto leva a entregáveis de menor qualidade, com clientes insatisfeitos.
Quando as equipes criativas se sentem saturadas com frequência, ficarão estressadas e sobrecarregadas. Com o tempo, começarão a procurar novas oportunidades, provocando uma alta rotatividade de pessoal. De fato, a indústria da publicidade registra a segunda rotatividade mais elevada, depois do turismo. Leia aqui como a rotatividade afeta a rentabilidade..
Fluxos de trabalho ineficientes
Sem a assistência de um software, os project managers precisam determinar os fluxos de trabalho para cada projeto manualmente. Uma vez delimitados, criam uma equipe, coordenam com os colaboradores e estabelecem prazos. Os project managers devem preencher estas tarefas longas e repetitivas de forma manual para cada projeto. Isso implica menos tempo para liderar os projetos, podendo gerar clientes insatisfeitos, já que os fluxos de trabalho são lentos e são mal administrados.
Consequências e oportunidades
Se não forem abordados estes problemas de gestão, as agências enfrentarão margens de projetos ainda mais baixas, colocando em risco sua sobrevivência. Os softwares de gestão de projetos como COR ajudam as empresas a impedir estes problemas frequentes. Somente 1 em cada 4 empresas utiliza um software de gestão. Sendo assim, há uma oportunidade ideal para as agências de marketing estar um passo à frente da concorrência e serem mais lucrativas.
Como o COR resolve os problemas de gestão de projetos?
COR é uma solução de próxima geração para equipes criativas e profissionais, que utiliza a inteligência artificial para administrar projetos, recursos e finanças, tudo em um único lugar. Além disso, centraliza a comunicação, agiliza as tarefas e pode ser integrada com outros softwares de uso frequente em escritórios. Desta forma, ajuda as agências de marketing a superarem os problemas de gestão e a serem mais rentáveis.
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Previne os cálculos de tempo imprecisos ao automatizar o controle do tempo
Graças à sua função automática de controle de tempo, o COR ajuda as empresas a reunir informações sobre o tempo necessário para concluir os projetos. Desse modo, as equipes podem utilizar estes dados para determinar com precisão quanto tempo levará completar futuros projetos, eliminando o scope creep e os cálculos imprecisos. Isto significa que as agências podem cobrar por todas as horas faturáveis e evitar uma margem de lucro mais baixa. Como COR registra todas as interações dos usuários, os membros da equipe não precisam fazer isso de forma manual e, como resultado, o engajamento e o compromisso dos empregados aumentam, reduzindo o erro humano.
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Proporciona visibilidade da rentabilidade em tempo real
Pelo fato do COR centralizar a informação, os project managers têm visibilidade em tempo real das finanças e da rentabilidade dos projetos. Este software analisa as horas orçadas e previstas e as compara com as horas investidas, Por isso, com apenas um clique, os project managers podem ver se o projeto obterá ou não a margem de lucro esperada. Desta forma, os project managers podem saber se é preciso ajustar alguma coisa ou corrigir a rentabilidade de um projeto antes de dar algum prejuízo.
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Previne atrasos ao mostrar o estado dos projetos e das tarefas em tempo real
Já que todas as tarefas e fluxos de trabalho estão na mesma plataforma, o COR permite aos project managers visualizar o estado e o andamento dos projetos em tempo real, podendo, então, solucionar problemas assim que surgirem e evitar atrasos. Isto significa um maior número de projetos terminados a tempo, clientes satisfeitos e uma maior retenção. Além disso, os projetos são terminados em menos tempo, gerando mais trabalho e, por conseguinte, mais receitas e lucros.
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Evita a saturação de trabalho nas equipes mediante a visibilidade em tempo real de sua disponibilidade
Ao centralizar a gestão de tarefas e utilizar um diagrama de Gantt dinâmico, COR fornece uma visualização em tempo real da disponibilidade da equipe, que permite aos project managers ver com rapidez e exatidão qual é o colaborador com mais tempo para realizar os projetos e tarefas. Isto agiliza a gestão de projetos e evita saturar as equipes com trabalho, permitindo aos seus integrantes terminarem o trabalho a tempo e, como resultado, evitamos clientes descontentes. Então, a curto prazo, os integrantes da equipe conseguem uma tarifa horária precisa (sem trabalhar mais tempo pelo mesmo preço fixo), e, a médio e longo prazos, se reduz a rotatividade do pessoal porque os empregados não estão sobrecarregados de tarefas.
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Previne os fluxos ineficientes de trabalho mediante a criação automática de projetos
Como todos os fluxos de trabalho são gerenciados mediante a plataforma COR, as empresas podem armazenar informações sobre projetos atuais e anteriores. Estes dados podem ser utilizados para definir fluxos e datas de projetos similares no futuro. O COR também cria planilhas de projetos e de tarefas que podem ser copiadas facilmente e utilizadas com os novos clientes para economizar tempo, permitindo aos membros da equipe dedicarem mais horas em trabalho faturável. Por sua vez, agiliza os tempos de entrega dos projetos e melhora a qualidade dos entregáveis.
Por que é fácil integrar COR em sua agência?
Sendo uma ferramenta de gestão de projetos intuitiva e focada no usuário, o COR pode ser integrado facilmente em sua agência, mas como já mencionamos, apenas 1 em cada 4 empresas utiliza softwares de gestão de projetos. Por que ocorre isso? Conforme uma pesquisa, 48% de empresas não adotam softwares de gestão porque há uma resistência organizacional à mudança. Ou seja, as equipes não querem utilizar softwares de gestão porque se opõem à mudança e porque acham que seria difícil utilizá-lo.
Estas são algumas das razões por que COR é fácil de implantar e de utilizar por suas equipes:
- Interface intuitiva e profissional. Graças às metodologias de design UX e UI, COR é fácil de aprender e de utilizar, por isso não é preciso muito treinamento nem adaptação.
- Processos automatizados. COR automatiza as tarefas maçantes e repetitivas para que as equipes criativas possam investir mais tempo no trabalho que desfrutam fazer (e pelo qual são pagas).
- Integração com outras ferramentas. Como COR pode ser integrado facilmente com outros aplicativos e softwares conhecidos, as equipes podem continuar utilizando sua tecnologia favorita.
- Software baseado em nuvem. COR é um software baseado em nuvem, permitindo que as equipes possam aceder a ele a partir de qualquer computador sem precisar fazer nenhum download.
Resumo
Ao implantarem COR, as agências de marketing podem resolver problemas habituais de gestão, obtendo clientes satisfeitos, equipes felizes e uma margem de lucro mais alta. E, como apenas 1 em cada 4 empresas utiliza softwares de gestão de projetos, as agências podem dar um passo à frente da concorrência, tornando-se mais rentáveis. Solicite hoje um teste COR e comece a ver seus benefícios de imediato.
