La gestión eficiente de recursos es el eje para conducir a la rentabilidad de una consultora.
La falta de visibilidad es un problema significativo. La visibilidad operativa emerge como el principal desafío para los líderes en la industria. La optimización de la rentabilidad comienza con la visibilidad interna de proyectos y recursos. La falta de visibilidad en este aspecto puede llevar a una subutilización de los recursos y una disminución de la rentabilidad.
La visibilidad es esencial para la gestión eficaz del tiempo y recursos.
En el sector de la consultoría, el conocimiento especializado y las estrategias son fundamentales, pero igualmente crítica es la gestión interna para ser eficientes y rentables. Una gestión transparente implica tener una visibilidad completa de las operaciones, lo que permite evitar desvíos de tiempo y estimar de manera precisa las horas dedicadas a cada proyecto.
El primer paso para dejar de pensar en la visibilidad como un problema y transformarla en un beneficio es tener plasmada toda la información del proyecto en un mismo lugar y así poder planificar de forma anticipada.
La necesidad de centralizar información: La importancia de la visibilidad
La mayoría de los problemas tienen que ver con la visibilidad interna (visibilidad de recursos, visibilidad de desvíos, visibilidad de entregables, visibilidad de retrabajos, visibilidad de capacidad operativa). Si no conozco la capacidad operativa de mi equipo, no sé qué tengo disponible para ofrecer a mis clientes.
Esto resalta la necesidad de las consultoras de tener una comprensión clara y transparente de sus operaciones diarias para tomar decisiones informadas y eficaces.
Una gran parte de las consultoras señala la necesidad de tener toda la información de su operación centralizada en un solo lugar. Esto no solo facilita la gestión diaria, sino que también mejora la toma de decisiones estratégicas a largo plazo. Una de las principales ventajas de contar con una herramienta de gestión es la visibilidad total que proporciona sobre tus proyectos. En el entorno actual, donde la eficiencia es clave para el éxito, tener un panorama completo y accesible de todas las operaciones es indispensable.
COR ofrece una vista clara y detallada de cuánto tiempo se invierte en cada tarea específica y cuántos recursos humanos se involucran en cada fase del proyecto. Este nivel de detalle es crucial para optimizar el uso del tiempo y los talentos dentro de la consultora. Lamentablemente, más del 50% de las consultoras no conocen con precisión la capacidad real de su equipo. Esta falta de información puede llevar a una asignación ineficiente de tareas, donde algunos miembros del equipo están sobrecargados mientras que otros no están completamente ocupados.
Con un software de gestión como COR, puedes saber exactamente cuánto tiempo y esfuerzo se dedica a cada proyecto, lo que te permite gestionar tus recursos de manera más efectiva y eficiente. Tener una visión detallada de cada aspecto del proyecto te permite identificar rápidamente cualquier área que necesite ajuste, ya sea redistribuir tareas, ajustar plazos o reasignar recursos. Este conocimiento detallado no solo ayuda a mejorar la eficiencia operativa, sino que también permite a las consultoras anticiparse a los problemas antes de que se conviertan en obstáculos importantes.
Además, esta visibilidad completa permite a los líderes de equipo tener una mejor comprensión de las dinámicas internas y del flujo de trabajo. Al saber exactamente dónde se invierte el tiempo y los recursos, es posible hacer ajustes en tiempo real para mejorar la productividad y asegurar que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y se entreguen a tiempo. También facilita la identificación de cuellos de botella y la implementación de soluciones rápidas y efectivas para mantener el trabajo en movimiento.
Eficiencia operativa: Seguimiento del tiempo y desvíos
La industria está presentando un problema estructural en sus modelos de negocio y sugiere áreas de mejora crítica en la gestión de proyectos y la alineación con las expectativas del cliente.
La falta de seguimiento de los cambios en cada proyecto puede llevar a ineficiencias operativas y a una pérdida potencial de ingresos. La solicitud de cambios en los trabajos es de las principales razones por las que un proyecto puede sufrir cambios presupuestarios.
Se estima que una gran parte de las consultoras rara vez renegocia los presupuestos de sus proyectos con el cliente. Un porcentaje considerable de los encuestados afirma que renegocian presupuestos ocasionalmente. Esto resalta un área potencial de mejora para muchas consultoras que deberán aprovechar los datos internos para mejorar las negociaciones. Negociar y renegociar tarifas es un arte en sí mismo. La clave está en tomar decisiones informadas basadas en datos precisos en lugar de suposiciones.
El desvío entre el tiempo estimado y el real es el principal desafío para las consultoras, afectando la rentabilidad y sobrecargando al equipo. La transparencia en la gestión de proyectos permite identificar las causas de los desvíos y facilitar la renegociación de fees.
Detectar correctamente los desvíos de tiempo dedicados a retrabajos o pedidos extras en los proyectos, permite aumentar tu rentabilidad y mantener una relación transparente con los clientes a la hora de renegociar fees. Cada vez que hay un cambio en este sentido, implica que el presupuesto establecido puede quedar desactualizado y el margen de ganancia no sea como se acordó inicialmente.
Es importante hacer ajustes periódicos en el scope of work y no esperar a que pase un período largo de tiempo para tomar acciones correctivas. Junto a una comunicación clara y abierta, las revisiones periódicas del scope of work son claves. Los presupuestos se ajustan periódicamente, revisando las horas y los recursos utilizados y posibilitando con datos concretos un seguimiento preciso de los fees.
Un 42% no tiene visibilidad sobre las horas que se dedican a clientes y las horas que se dedican a asuntos internos, lo que puede tener implicaciones en la rentabilidad y en la gestión de recursos. Estos pueden ser entrenamientos, reuniones o capacitaciones que no son facturadas a los clientes. Reconocer cuántas horas son puede resultar beneficioso para la eficiencia operacional del equipo. Para rentabilizar una consultora, es fundamental incidir sobre estos indicadores: el objetivo es tener más horas disponibles para vender con el mismo número de colaboradores.
Pequeñas mejoras en la eficiencia interna pueden tener un impacto significativo en tus resultados financieros.
Para saber si un proyecto es rentable, debemos entender cómo fue cotizado. La clave está en conocer cuántos recursos tenemos disponibles y cuántas horas son necesarias para que el proyecto se lleve a cabo. Estas horas son las que llamamos horas facturables de trabajo. Al estar bien calculadas, podemos medir de manera acertada la rentabilidad de un proyecto.
La eficiencia no es solo un término; es la clave para elevar la rentabilidad de tu agencia.
La importancia de contar con una herramienta de gestión
Solo el 23% utiliza herramientas de planificación de capacidad.
Para superar los desafíos que estuvimos analizando anteriormente, es esencial adoptar soluciones innovadoras que permitan automatizar procesos, medir de manera precisa las horas trabajadas y facturadas, y optimizar la gestión de recursos.
Contar con una herramienta adecuada para la gestión de recursos puede transformar significativamente la eficiencia y productividad de cualquier proyecto o consultora. Esta herramienta permite reducir el tiempo ocioso de los equipos optimizando las horas facturables y ofrece visibilidad en tiempo real sobre el progreso de las tareas. Además, mejora la organización y aumenta la productividad al gestionar de manera intuitiva y colaborativa los cambios de prioridades diarios.
La capacidad de COR para proporcionar esta visión integral y detallada es lo que la hace una herramienta indispensable para cualquier consultora que busque mejorar su eficiencia y rentabilidad. No solo ayuda a mantener todo organizado y en un solo lugar, sino que también proporciona las herramientas necesarias para tomar decisiones informadas y estratégicas que pueden transformar la forma en que operas.
Datos Precisos y Decisiones Estratégicas
Es fundamental adoptar herramientas que proporcionen visibilidad y permitan un seguimiento en tiempo real de los proyectos, recursos y desvíos. Esto, a su vez, equipa a las consultoras con la capacidad de renegociar honorarios, ajustar el alcance del trabajo y garantizar relaciones más estables y rentables con los clientes.
En el mundo de las consultoras, anticipar la disponibilidad de los recursos y administrar su tiempo eficientemente es fundamental, especialmente en sectores donde los servicios profesionales basados en la venta de horas son críticos. Las consultoras se centran en la capacidad laboral de sus equipos, lo que las obliga a gestionar de manera precisa tanto la oferta (capacidad del equipo) como la demanda (necesidades de los proyectos).
Contar con una herramienta que permita la planificación adecuada de la capacidad, anticipando la disponibilidad de recursos y habilidades necesarias, es clave para satisfacer las demandas de proyectos futuros. Este balance entre oferta y demanda permite a las consultoras maximizar su eficiencia y productividad, evitando desvíos innecesarios y mejorando la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión
Cuando las ideas y las soluciones fluyen sin una gestión adecuada, es fácil perderse en las tareas diarias y no maximizar el potencial de cada proyecto. Aquí es donde entra en juego COR, el software de gestión diseñado para optimizar la eficiencia del equipo y potenciar la rentabilidad.
COR no solo organiza y planifica tus proyectos, sino que también te ayuda a ejecutarlos de manera más eficiente. Con COR, las consultoras pueden mejorar su rendimiento y rentabilidad al optimizar la gestión de recursos y la eficiencia del equipo. Además, permite renegociar honorarios con los clientes y maximizar las horas facturables, asegurando que cada minuto de trabajo se convierta en ingresos.
COR es más que una herramienta de gestión de proyectos; es una solución integral que ayuda a las consultoras a trabajar de manera más inteligente. Al organizar, planificar y ejecutar proyectos de forma eficiente, COR permite a las consultoras mejorar su rendimiento y rentabilidad. Si estás buscando maximizar las horas facturables, negociar honorarios más justos y gestionar tu equipo de manera más efectiva, COR es la herramienta que necesitas.
No esperes más. ¡Implementa COR en tu consultora y comienza a ver cómo mejora tu negocio!
