¿Qué es la productividad comercial?
La productividad comercial es la práctica de maximizar los ingresos de las ventas minimizando el uso de recursos. Para aumentar la rentabilidad, las empresas deberían optimizar la productividad comercial de forma continua. Esto puede referirse a cualquier cosa, como el dinero, el tiempo y la fuerza laboral. Por ejemplo, supongamos que tenemos dos equipos de ventas, el A y el B. El equipo A está compuesto por seis vendedores, y el B, por cinco. Ambos equipos obtienen $500.000 de ingresos por ventas en el cuarto trimestre, pero el equipo B es más productivo ya que llega a esta cifra con menos miembros en su equipo.
¿Cómo medirla?
La medición de la productividad varía según la organización y los objetivos comerciales. Una de las formas más usuales para medir la productividad comercial es con la tasa de utilización de los empleados, que refiere al porcentaje de la cantidad de tiempo que los empleados invierten en realizar tareas facturables. En un equipo de ventas, este porcentaje representa el tiempo que los vendedores invierten en vender comparado al tiempo que invierten realizando tareas administrativas.
Muchas empresas aún están por detrás de los niveles esperados de productividad de ventas. Un estudio reciente demostró que un representante de ventas promedio pasa tan solo un 36% de su tiempo vendiendo y que solo el 22% de ellos sigue una metodología de gestión de tiempo.
El resto del tiempo de los representantes de ventas suele utilizarse para realizar tareas administrativas, que pueden incluir responder a correos electrónicos, actualizar y trabajar en la gestión de relaciones con el cliente (o CRM, por sus siglas en inglés) y acudir a reuniones internas.
Pilares fundamentales de la productividad comercial
Para aumentar la eficacia y ser productivo y, en consecuencia, ser más rentable, los equipos de ventas deberían enfocarse en los siguientes conceptos clave:
- Consistencia. Aunque los representantes de ventas tienen distintos estilos y formas de cerrar tratos, el proceso de ventas a seguir debería ser consistente. Esto asegura una experiencia estandarizada para el cliente y el aprovechamiento de las oportunidades de venta. Los gerentes de ventas garantizan la consistencia en sus equipos al comunicar los procesos y las mejores prácticas a seguir, y los líderes senior de ventas deberían asegurar que los procesos de ventas sean consistentes en toda la organización.
- Concentración. Como existen muchas aplicaciones que compiten por la atención, concentrarse en la tarea a realizar es más difícil que nunca. Los gerentes de venta deberían garantizar que los equipos estén libres de distracciones y de tareas tediosas.
- Innovación constante. Un equipo de ventas exitoso nunca se satisface con el mero cumplimiento de objetivos. Los equipos productivos se innovan constantemente para optimizar su rendimiento. ¿El libreto de trabajo de ventas necesita actualizarse? ¿Deberían revisarse los indicadores claves de rendimiento y las métricas? Los gerentes de ventas deberían innovar para mantener las cosas frescas en los equipos.
- Reducir la presión. Los representantes de ventas se motivan por el rendimiento, por superar sus logros y vencer a sus colegas. Este enfoque competitivo crea un ambiente de mucha presión que puede ser contraproducente. La presión generada por cumplir puede desmotivar a los vendedores y causar altas tasas de rotación.
Secretos para aumentar la productividad por ventas
Los gerentes de ventas deben impulsar la productividad en sus equipos. Si se invierte menos tiempo en tareas administrativas y más tiempo en vender, entonces se logrará cerrar más tratos. ¿Pero cómo hacer para que tu equipo sea más eficaz y productivo? Estos son algunos de los consejos de eficacia comprobada que te proponemos desde COR para que aumentes la productividad por ventas en tus equipos:
1. Automatización. Al automatizar tareas repetitivas, las organizaciones de ventas permiten que los equipos pasen más tiempo vendiendo.
- Utiliza plantillas de correos electrónicos en lugar de redactar los mismos textos una y otra vez
- Graba videos con anticipación en lugar de producir uno cada vez que quieras publicar contenido
- Utiliza softwares de gestión de relaciones con el cliente, como Hubspot o Salesforce, para automatizar microtareas del proceso de ventas como seguimientos o vinculaciones en LinkedIn
- Utiliza softwares contables para automatizar la creación de facturas, el seguimiento de pagos y el pronóstico de ventas
2. Decide qué métricas de actividades comerciales seguir. Definir las métricas le facilitará a tus representantes de ventas saber qué deben hacer para alcanzar un objetivo. Las métricas variarán según la organización, y la mejor a utilizar dependerán de tus objetivos de negocios. Estas son algunas ideas de lo que los representantes de ventas pueden revisar en sus equipos:
- Alcanzabilidad. El porcentaje de nuevos leads alcanzados
- Tiempo de uso del teléfono. La cantidad de horas invertidas hablando por teléfono con potenciales prospectos
- Llamadas telefónicas. La cantidad de prospectos a los que un representante de ventas llama por día
- Tiempo de respuesta. El período de tiempo entre que se recibe y se contacta a un lead
3. Define y comunica los indicadores claves de rendimiento. Finalmente, para que los equipos de ventas sean rentables, deben establecer objetivos e indicadores claves de rendimiento (o KPIs, por sus siglas en inglés) claros, lo cual suele hacerse mensualmente. Los gerentes de ventas pueden utilizar estas tácticas para hacer responsables a los miembros de los equipos y para crear “competencias”. Estos son algunos KPI de uso frecuente:
- Ingresos totales en $
- Valor promedio de transacciones en $
- Tasa de conversión en %
¿Qué deberían hacer los CRM de ventas?
Los CRM, o como explicamos antes, softwares de gestión de relaciones con el cliente, son una herramienta esencial en cualquier equipo de ventas. Los CRM estándar permiten a los representantes de ventas registrar actividades y compartir información sobre clientes y prospectos con sus colegas. Estas son algunas funciones que tu software de CRM debería realizar:
- Automatización de listas de quehaceres. Los mejores softwares de CRM deberían ser intuitivos y crear listas de tareas automáticamente para que los representantes de ventas no pierdan tiempo haciéndolas al principio de cada día.
- Estandarizar flujos de trabajo. Como ya mencionamos, la consistencia es un pilar fundamental en la productividad comercial. Los mejores softwares de CRM estandarizan flujos de trabajo para que los equipos de ventas apliquen los mejores procesos.
- Integrarse con otras plataformas. Utiliza softwares de CRM que se vinculen con LinkedIn para automatizar los contactos y alimentar actividades.
- Realizar un seguimiento de las actividades de los leads. Los mejores softwares de CRM de ventas pueden registrar las actividades de los prospectos tales como la lectura y el envío de correos electrónicos.
Herramientas para la productividad por ventas
Además de los softwares de CRM, existe otra gran variedad de herramientas que ayudan a tu equipo de ventas a ser más eficaz. Estas incluyen las siguientes opciones:
- LinkedIn y otros canales de redes sociales para adquirir y relacionarse con contactos nuevos y existentes
- Plataformas de videollamadas como Zoom para realizar llamadas de ventas “cara a cara”
- Softwares de grabación de llamadas para volver a escucharlas y guiar a los miembros de los equipos de ventas
- Softwares de grabación de videos para brindar mensajes comerciales más personalizados
- Softwares de gestión financiera como COR para realizar un seguimiento del rendimiento comercial
Las 12 formas más eficaces de incrementar la productividad comercial
Aumentar la productividad de ventas de tu equipo llevará tiempo, ya que involucra un cambio de comportamiento. La aplicación de nuevas medidas requerirá de la aceptación de todos los representantes de ventas. Si tan solo un miembro está en desacuerdo con lo propuesto, entonces eso podría tener impactos importantes en el resto del equipo. Entonces, una fuerte gestión de cambios es esencial para el despliegue de nuevas iniciativas de ventas.
1. Hacer que los resultados y el rendimiento YTD sean transparentes
En los equipos de ventas de alto rendimiento, todas las personas conocen los objetivos individuales, de equipo y de crecimiento. Al hacer transparente esta información, los gerentes de ventas pueden hacer responsables a los miembros de su equipo. La transparencia también permite que las empresas distingan tendencias que pueden utilizarse para optimizar el rendimiento. Por ejemplo, si los representantes de ventas siempre alcanzan sus objetivos antes que el resto, deberían compartir sus métodos. Utilizar pizarras (tanto virtuales como físicas) es una forma popular de llevar un registro del rendimiento comercial de un equipo.
2. Contratar al mejor talento comercial para tu equipo
Para aumentar la productividad por ventas, cumplir con los objetivos y alcanzar la rentabilidad, necesitas al mejor talento comercial. Hay muchas cualidades que los vendedores exitosos tienen en común, y aunque la experiencia es deseable, no es fundamental para el éxito comercial. Los mejores representantes de ventas son determinados, ambiciosos y se motivan a sí mismos para alcanzar sus metas. También son resilientes y no dejan que los rechazos, la presión o los meses lentos los afecten. Tienen buenas habilidades interpersonales, son grandes oyentes y se ven motivados por el éxito. Los mejores vendedores también son muy organizados con su tiempo.
3. Generar leads de alta calidad
Si hilamos fino, esta es una estrategia de marketing, pero los leads de alta calidad son una pieza fundamental del éxito de ventas. Los gerentes de ventas o quieren que sus equipos desaprovechen el tiempo buscando leads de baja calidad que probablemente no puedan convertir. En este caso, los equipos de marketing deberían definir al público meta y tener canales fuertes de generación de leads. El uso de técnicas conversacionales de marketing, como los chatbots, podría ayudar a precalificar leads. Esta tecnología utiliza la inteligencia artificial para analizar a un prospecto antes de enviárselo al equipo de ventas, que precalifica al lead mediante una serie de preguntas automatizadas. Luego, si el lead cumple con los requisitos, se lo redirige a un representante de ventas.
4. Establecer una incorporación y un entrenamiento efectivos
Para cualquier estrategia de ventas es esencial que la incorporación y el entrenamiento sean efectivos. Los nuevos profesionales de ventas deben meterse de lleno en la incorporación ágil para aprender sobre los procesos de ventas. Es muy útil tener en cuenta casos de estudio y grabaciones que exhiban las técnicas de ventas. Los juegos de rol y las técnicas de compradores anónimos de la competencia también son actividades de entrenamiento eficaces. En cuanto a los miembros que ya forman parte del equipo, los gerentes de ventas deberían organizar actividades para mantener afiladas las habilidades comerciales.
5. Automatizar los procesos de ventas
Automatizar procesos es una de las formas más eficaces de mejorar la productividad comercial. Como ya mencionamos, la automatización libera a los representantes de ventas de hacer tareas repetitivas, lo que permite que inviertan más tiempo buscando y cerrando tratos. Las plantillas de correos electrónicos, el seguimiento automatizado y el envío de correos son ejemplos de automatización en ventas. Las empresas pueden utilizar la inteligencia artificial para realizar un análisis previo de los leads con el fin de garantizar que solo los prospectos calificados sean dirigidos al equipo de ventas. En un nivel más alto, los líderes senior de ventas deberían realizar un seguimiento de la información y monitorear los flujos de trabajo, ya que les permite identificar flujos repetitivos que puedan estar ralentizando al equipo de ventas.
6. Calificar prospectos de forma adecuada
Muchos vendedores creen que el prospecting (o la detección de clientes potenciales) es una de las partes más difíciles del ciclo de ventas, y suele deberse a la identificación incorrecta de prospectos. Para aprovechar cada oportunidad al máximo, los representantes de ventas deberían seguir los siguientes pasos:
- Entender por qué un prospecto es un prospecto y tratarlo. ¿Qué problemas tienen que tu producto podría solucionar? ¿En qué industria trabajan? ¿Quiénes son sus competidores? Entender esta información ayudará a los vendedores a accionar desde el ángulo correcto.
- Desarrollar perfiles de clientes ideales. Similar al perfil de comprador en el marketing, el perfil de prospecto es una forma eficaz de categorizar leads. Cada perfil tendrá un proceso de ventas distinto basado en cómo resolvería su problema tu producto o servicio.
- Personalizar la comunicación. Además de adaptar los procesos de venta a cada perfil, los representantes de ventas deberían personalizar su contacto con cada individuo. Encontrar algo que tengan en común o preguntar cómo estuvo su fin de semana son formas usuales de romper el hielo y construir un vínculo.
7. Mantener a tu equipo motivado para que alcance su máximo potencial
Los niveles altos de moral y de motivación son especialmente importantes para los equipos de ventas. La naturaleza del juego significa que los agentes de ventas recibirán más rechazos y ghostings que respuestas y victorias, por lo que los gerentes de ventas tendrán que mantener la moral del equipo bien alta. En caso contrario, los rechazos constantes podrían desmotivar al equipo y enviarlo hacia una espiral negativa. Los gerentes deberían premiar a los que mejor rinden por sus esfuerzos y, como consecuencia, esto motivará a que los otros logren lo mismo. También deberían llevar a cabo reuniones frecuentes con los miembros del equipo para ver cómo están.
Los líderes de ventas deberían desglosar los objetivos trimestrales y hacerlos más “pequeños” para que parezcan más alcanzables. Tener un objetivo trimestral de $100.000 parece mucho, pero es apenas más de $33.000 por mes, $8500 por mes y tan solo $1600 por día. De repente, llegar a $100.000 parece realizable. Esto también se puede aplicar a otros KPI tales como unidades vendidas y leads convertidos.
8. Monitorear y mejorar el rendimiento comercial con métricas clave
Los equipos de ventas que mejor rinde trabajan en pos de métricas y KPIs claves para realizar un control y mejorar su rendimiento de ventas. Dentro de los equipos, los representantes de ventas pueden utilizar métricas para organizar sus días. Supongamos que los miembros de un equipo deben alcanzar a 50 nuevos prospectos por semana. En este caso, el gerente de ventas podría separar una hora por día para que el equipo busque prospectos, y durante esta hora, los miembros deben conseguir diez nuevos prospectos. Al hacer que la información sea transparente, los equipos de ventas tendrán más posibilidades de alcanzar sus metas. A nivel organizacional, los líderes senior pueden utilizar estos datos para identificar a los equipos que mejores rinden y así, optimizar los esfuerzos de ventas y compartir las mejores prácticas con el resto de la organización.
9. Pasar la primera hora del día buscando prospectos
El prospecting, o la búsqueda de prospectos, es la práctica de generar leads. Los representantes de ventas suelen huirle a estas actividades y prefieren hablar con contactos nuevos antes que realizar llamados fríos. Pero el prospecting consistente y frecuente da sus frutos cuando los vendedores empiezan a ver resultados. Empezar el día con esta actividad implica sacarse de encima esta tarea poco popular desde el principio, y si tienen éxito con ella y crean oportunidades, el día comenzará con fuerza. La generación de leads no tiene que referirse únicamente a los llamados “fríos”, los representantes de ventas también pueden contactarse y nutrir a los clientes existentes.
10. Optimizar los seguimientos y automatizar lo que sea necesario
Seguimiento, seguimiento, seguimiento. Es una de las actividades más importantes de las ventas, pero también suele ser la más descuidada. ¿Por qué? A menudo los vendedores se olvidan o no creen que un lead avanzará en el proceso. Realizar un seguimiento de los clientes les demostrará que los quieres en tu negocio y que te interesa ayudarlos. Así como sucede con los correos electrónicos automatizados de seguimiento, los representantes de ventas siempre deberían finalizar las llamadas con una fecha y horario para un llamado de control. Esto los ayuda a organizarse y enviar una invitación de calendario apenas termina la llamada. Además, los representantes de ventas deben pensar bien en cuándo realizar el seguimiento para obtener los mejores resultados y cuántas veces hacerlo antes de calificar a un lead como rechazado.
11. Orientación en ventas
Los mejores vendedores nunca dejan de aprender y de adaptar sus técnicas. Además de ofrecer entrenamiento, las organizaciones deberían considerar brindar orientación en ventas para un aprendizaje más personalizado. Al fin y al cabo, cada miembro del equipo tiene sus propias fortalezas y debilidades. Algo útil es registrar todas las llamadas de ventas, ya que pueden volverse a escuchar en las sesiones de orientación. Estas sesiones deberían ser documentadas y registrar los siguientes pasos y planes de acción a seguir, que pueden revisarse al principio de cada sesión para realizar un seguimiento del progreso.
12. Gestión del tiempo
Además de las técnicas de ventas, los vendedores más exitosos cuentan con habilidades fuertes de gestión de tiempo. Ellos necesitan pasar el mayor tiempo posible generando leads y buscando y cerrando tratos. El tiempo invertido en tareas administrativas, como el data entry, hace que no aprovechen el tiempo en actividades que generen ingresos. Por eso, los líderes de ventas deberían eliminar la mayor cantidad de tareas repetitivas posible automatizándolas. Un estudio realizado por la consultora McKinsey demostró que el 30% de las tareas de ventas pueden automatizarse. Los representantes de ventas también deberían realizar un seguimiento de su propio tiempo, porque les permite ver la relación entre las ventas y otras tareas.
Conclusión
Aumentar la productividad comercial mejora el rendimiento, genera más ingresos y aumenta la rentabilidad. Las empresas deberían garantizar que sus representantes de ventas pasan el mayor tiempo posible generando leads y buscando y cerrando tratos. Automatizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo es la forma más eficaz de aumentar la productividad por ventas.
