Una empresa consultora es una entidad de negocios que ofrece servicios profesionales con habilidad a cambio de una tarifa. Las empresas consultoras son entidades de negocios dinámicas con ideas y metas que cambian constantemente para cumplir con sus objetivos y los de sus clientes. Estas empresas buscan nuevas herramientas de negocios para mejorar sus procesos y su eficacia general. Además, estas compañías buscan hacer la jugada correcta en el momento correcto, y su éxito depende mucho del uso del software de negocios correcto.
Las empresas consultoras adoptan los softwares de gestión de proyectos para ganar flexibilidad en la prestación de servicios a los clientes. Un software de gestión de proyectos es una herramienta que puede ayudar a planificar, organizar, desarrollar y manejar las herramientas y estimativos de la empresa. El software también es útil para controlar los costos de la compañía, para entregar proyectos y para tener un seguimiento de los pagos.
Una solución de gestión de proyectos cuenta con varias funciones que aplican a distintas entidades. Para las empresas consultoras, algunas de las funciones importantes son las siguientes:
- Personalización. Los project managers y administradores tienen la opción de administrar y personalizar los procesos de negocios de la empresa consultora. Esta personalización ayuda a organizar los temas de negocios y a los miembros de los equipos. Las mejoras en el margen del cliente hacia la rentabilidad es uno de los temas considerados en la personalización del software. Las empresas consultoras personalizan su software para optimizar el uso de recursos y para deleitar a sus clientes. Además, la personalización de softwares ayuda a las pequeñas empresas a agilizar sus operaciones para alcanzar sus objetivos. Administrar tareas de forma fácil se convierte en algo habitual gracias a la colaboración entre equipos.
- Atención al cliente exhaustiva. Sea cual sea la herramienta de gestión de proyectos que elijan las empresas consultoras, el software tendrá que brindar una atención al cliente integral e inclusiva. El software provee un sistema de apoyo completo mediante una variedad de canales. Las empresas consultoras pueden comunicarse con sus clientes mediante un chat en vivo, foros en línea y llamadas telefónicas. El software ayuda a automatizar algunas de estas funciones para poder brindar respuestas en tiempo real a las preguntas de los clientes. Esta automatización asegura que el trabajo fluya sin problemas entre las etapas, lo que hace que las empresas le provean a sus clientes servicios profesionales en tiempo real.
- Flexibilidad. Las empresas consultoras operan en un ambiente de negocios que no para de evolucionar. Las empresas deben adaptarse a la dinámica de la industria para mantenerse relevantes, y los softwares de gestión de proyectos ayudan a alcanzar esta meta al brindar la flexibilidad necesaria. La naturaleza personalizable del software le permite a los project managers y a los miembros del equipo ser creativos para cumplir con las necesidades de los clientes. El software también es útil para actividades y tareas como el control de tiempo, lo que asegura que todo funcione como se espera.
- Escalabilidad. Los servicios de consultorías ganan y pierden clientes con regularidad. El software que una compañía así necesita debe incluir una característica de escalabilidad, porque la cantidad de trabajo creciente implica añadir recursos al sistema. El software es clave ya que ofrece compromisos libres de contrato sujetos a cambios. El software también sirve para proveer funciones adicionales que ofrezcan servicios en distintos niveles y líneas de tiempo. Las empresas son libres de elegir los servicios para ofrecer según sus necesidades o las del cliente.
- Rapidez y visibilidad. El software es necesario para las empresas consultoras ya que permite la creación y el envío rápido de propuestas de negocios. Las plantillas prediseñadas facilitan el trabajo ya que completan los campos necesarios para acelerar la acción. La visibilidad se observa en el seguimiento de estas propuestas y en las etapas de acción del cliente. Una empresa sabe si un cliente completó su parte de la propuesta y así puede decidir la manera de proceder a tiempo.
Los beneficios de la gestión de proyectos para las empresas consultoras
Las empresas consultoras están entre las organizaciones más activas del ambiente de negocios. Tener una herramienta de ayuda es útil para ejecutar tareas, realizar un seguimiento del tiempo, asignar recursos, precios, documentación y más. El software ofrece una opción all-in-one para todas las funciones necesarias para completar una tarea. Antes, una herramienta de gestión de proyectos consistía simbólicamente de una hoja de papel, un lápiz y una metodología. Con el tiempo, la tecnología atravesó una evolución donde las soluciones y programas de software son necesarios para la planificación de proyectos. El software de gestión de proyectos es un elemento muy útil que ayuda a las pequeñas empresas a volverse competitivas, a incrementar su rentabilidad y a ser únicas. Algunos de los beneficios de un software de gestión de proyectos para las agencias consultoras incluyen:
- Planificación fácil y eficaz. Planificar proyectos es una actividad caótica y cansadora dentro del proceso de desarrollo de proyectos. El software de gestión de proyectos es ideal para la planificación eficaz de eventos, y las limitaciones incluyen el alcance de los proyectos, los calendarios y los costos. La base de la planificación y la previsión es la automatización de actividades. Esta herramienta es beneficiosa y ayuda a establecer una base firme a los principiantes y a los expertos.
- Asignación y el balance de recursos. Un buen project manager conoce varias formas de asegurar el éxito de un proyecto. El software ayuda a la gestión y cálculo eficaz de recursos mediante el control del equipo. El uso equilibrado de recursos es igual de importante, ya que establece condiciones y estándares de trabajo saludables entre los miembros de un equipo. El software de asignación de recursos tiene una gran característica, que es la de notificar el momento adecuado para mejorar o agrandar al equipo. El software aliviana el problema del trabajo excesivo a través de la gestión de recursos.
- Mejoras en el trabajo en equipo. Que todos sepan lo que pasa mejora el trabajo en equipo y la colaboración. El software de gestión de proyectos tiene un tablero kanban que ayuda a armar un equipo. Este tablero también establece y resalta las prioridades del equipo, y de esta forma, los miembros del equipo se dan cuenta con facilidad en qué elemento tienen que trabajar y cuándo. El software ayuda a alinear las tareas reduciendo el retrabajo o el trabajo excesivo entre los integrantes. La función de colaboración en equipo tiene muchas formas de gestionar tiempos, discutir tareas, sortear trabajos pendientes, presupuestos y más.
- Gestión de presupuestos. Para una empresa consultora, saber presupuestar es fundamental, ya que los proyectos necesitan fondos para empezar y progresar. Que a una agencia le vaya bien depende de qué tan bien se desenvuelva y trabaje con un presupuesto. El software de gestión de proyectos es útil para la gestión de presupuestos ya que cuenta con una función de gestión de facturación y de portfolio. Además, el software ayuda con la evaluación de fondos de principio a fin.
- Creación de informes y seguimiento de tareas. El control de negocios es uno de los componentes más críticos de una empresa consultora. Básicamente, el proceso es una forma de informar y de mostrar el flujo de trabajo y el seguimiento de proyectos. A través de un software de gestión, los clientes y los directivos pueden estimar una fecha de entrega posible para un proyecto. La mejora de un proceso se realiza mediante el elemento de informes que se ofrece en el tablero del software. Además, la herramienta ayuda a tomar decisiones ya que la información se encuentra en un solo lugar.
- Mejor comunicación. Un software de gestión de proyectos forma la base del intercambio de información tanto para la comunicación interna como externa. Para eso, se reúne a los consultores, al equipo y a los accionistas de la empresa para compartir ideas. Una solución de gestión genera transparencia, confianza y ayuda con la comunicación entre partes. Al iniciar sesión en el software, los clientes pueden ver el progreso en sus proyectos, hacer sugerencias o hacerle preguntas al equipo.
- Satisfacción del cliente. La satisfacción del cliente es uno de los varios componentes de una empresa consultora exitosa. Los proyectos terminados a tiempo dejan a los clientes satisfechos y con una sonrisa. La herramienta de gestión mejora la planificación inteligente gracias a las estrategias del software de gestión, la funcionalidad, la entrega de tareas, los índices de éxito y el cumplimiento de objetivos. Las buenas medidas llevan a la satisfacción del cliente, a recomendaciones y a futuras colaboraciones con los mismos clientes.
Funciones principales de un Software de Gestión de Proyectos para las empresas consultoras
La época de las tareas manuales y de las ejecuciones de proyectos ya pasó, ahora están surgiendo nuevos sistemas. Las empresas consultoras necesitan el mejor software de gestión de proyectos para administrar sus procesos. La funcionalidad de las herramientas de gestión de proyectos elegidas deben contar con ciertas características. A continuación hay algunas de las funciones de los softwares de los proveedores de servicios de consultorías.
- Automatización de tareas. Los procesos de las tareas son bastante complejos e involucran a varios equipos que buscan la aprobación de distintas personas en distintos niveles. El mejor software de gestión de proyectos elimina la ejecución manual de estas tareas al automatizar y centralizar las acciones y procesos. Esta función ayuda a visualizar y diseñar flujos de trabajo, a encontrar a las personas adecuadas y a automatizar procesos.
- Plantillas de proyectos. Otra función integral del software es la gestión de plantillas de reportes de tiempo. Cada miembro del equipo introduce el tiempo que invirtió en cada tarea. Las plantillas ayudan a facturarle a los clientes, a controlar el progreso del proyecto y a identificar y resolver problemas. Algunas de las soluciones del software incluyen el registro automático del tiempo al utilizar un software de plantillas de tiempo y al revisar el tiempo registrado. Otra solución es el reporte extendido. Los informes se exportan en plantillas en formatos XLS, CSV y PDF.
- Gestión de tareas. Esta característica resalta por administrar proyectos de consultoría directos y complejos. Estos proyectos se dividen en tareas, etapas y subtareas. Los tableros kanban, los calendarios y los diagramas de Gantt ayudan a visualizar los proyectos de consultoría y a hacer un seguimiento eficaz de los progresos. Establecer la correspondencia de tareas para seguir una agenda también es parte de esta función.
- Diagramas e informes. Una función necesaria de cualquier software son los informes. La planificación de proyectos y la gestión de un equipo son posibles gracias a los diagramas múltiples de informes. Los informes detallados brindan un reporte preciso del progreso del proyecto y de la administración de recursos. Algunos clientes se basan en los informes públicos de las compañías para la administración de su portfolio y sus inversiones.
- Control del tiempo. Cada hora invertida en una tarea y las horas facturables cuentan, y se necesita un control y un registro. Utilizar plantillas de tiempo y temporizadores de tarea ayudan a estar al tanto del trabajo de los miembros del equipo. Esta característica provee registros para seguir el ritmo del proyecto e identificar obstáculos a solucionar. El departamento de ventas de una compañía puede hacer un seguimiento del tiempo de los precios y facturas de los productos y servicios utilizando esta función.
- Colaboración en equipo. Esta característica le permite a los project managers estar en contacto con los miembros del equipo mediante una herramienta de colaboración en línea. Esta función utiliza varias plataformas de redes sociales a través de un sistema de gestión de relaciones con el cliente (o CRM, por sus siglas en inglés). El equipo centraliza las conversaciones sobre etapas, eventos y tareas, lo que facilita la administración de tareas.
- Seguimiento de problemas. Esta característica provee registros de errores y problemas que necesitan seguimientos y resoluciones inmediatas, y también automatiza las preocupaciones monótonas en una actualización de estado que envía alertas a las personas necesarias en el momento adecuado. Esta función también crea visualizaciones personalizadas basadas en las necesidades de la agencia. La gestión de problemas se vuelve sencilla mediante la priorización de errores que necesitan una atención urgente. Además, esta función también elabora contratos con los clientes que definen qué problemas deben resolver ellos.
- Administración de proyectos. Esta característica permite la planificación cuidadosa de proyectos. Los elementos de apoyo de esta función incluyen el uso de plantillas para gestionar proyectos que tienen estructuras similares. Además, esta función también utiliza una metodología de alcance para motivar a los miembros del equipo y ofrece una personalización para expandir los entregables.
- Aplicaciones móviles. Tal vez, la función más relevante de la época del trabajo remoto es la aplicación de gestión de proyectos para equipos móviles. Este software incluye esta característica, lo que le facilita a los empleados trabajar desde cualquier lugar. El intercambio de correos electrónicos a través de Gmail y otras plataformas también ayuda.
¿Cuál es el mejor tipo de Software de Gestión de Proyectos para empresas consultoras?
Las empresas consultoras tienen una dinámica de crecimiento y desarrollo. Diariamente se establecen herramientas de trabajo nuevas y mejoradas, cuya función es mejorar la ejecución de tareas rápidas en menor tiempo y con un presupuesto amigable al bolsillo. Las organizaciones de consultoría merecen un software excelente y funcional que pueda manejar las tareas pesadas. A veces es difícil encontrar un software que tenga todas las funciones necesarias, y los expertos buscan varios softwares que sean compatibles para poder cumplir con las características faltantes y que ayuden al rendimiento general. Los mejores softwares de gestión de proyectos cumplen con las siguientes características:
- Son fáciles de usar. El software debería ser ágil, fácil de utilizar, y controlarlo y navegar debería ser simple. Algunas herramientas tienen una configuración fácil que necesitan menos investigación, habilidades o entrenamiento.
- Son rentables. Muchas herramientas de gestión de proyectos varían en precio, rendimiento, agilidad, funcionalidad y características. Un software de alto rendimiento es costoso en comparación a otros con pocas funciones, pero algunas compañías de software ofrecen un período de prueba antes de realizar la primera compra.
iii. Relación con el cliente. Los mejores softwares de gestión de proyectos deberían permitirle a los clientes ver y acceder al software con facilidad. Esto mejora y aumenta la transparencia y la confianza entre los clientes, los directivos de la compañía y el equipo.
- Funcionalidad del software. Algunos softwares difieren en características y usabilidad. Algunas herramientas como Asana, Mavenlink, Jira y Xero cuentan con las funciones necesarias en una agencia de consultoría. Tal vez, la preferencia de programación sea diferente, pero el rendimiento y la ejecución de los proyectos es eficaz.
La capacidad del software. El primer paso de un project manager debería ser probar el software antes de ponerlo a funcionar. Este procedimiento mejora la viabilidad de la herramienta. Un software de pruebas en línea trabaja muy de cerca con los softwares modernos para rendir eficazmente. La competencia y capacidad del software promueve los comentarios, la facturación y otros procedimientos de automatización.
Eficacia del flujo de trabajo. Para mejorar la productividad del equipo, un software de gestión de proyectos debería optimizar los gastos de los proyectos, la rentabilidad y el progreso. La herramienta debería ahorrar tiempo, energía y dinero para aumentar la preferencia de los usuarios.
Colaboración en equipo. Una fuerza de trabajo fuerte garantiza resultados y una colaboración excelente. La colaboración en tiempo real es necesaria para mejorar la división del trabajo, la asignación de recursos y el rendimiento. Una solución de gestión de proyectos elimina la inactividad al realizar un seguimiento de las actividades que cada miembro del equipo está realizando. Promover la colaboración en equipo es posible utilizando aplicaciones móviles como Slack y Api, que ayudan con la comunicación y la documentación. Estas mismas aplicaciones también acercan a los encargados de ventas mediante las consultas de negocios.
Aprobación de recursos. A veces, conseguir la aprobación de los accionistas para la asignación de recursos es difícil debido a sus agendas ocupadas y su poca disponibilidad. Con una buena herramienta de gestión, los accionistas pueden marcar los pedidos como aprobados con menos tiempo y esfuerzo. La gran competitividad obliga a que las medidas estrictas estén al día con la presión. Una solución de gestión ayuda a que las pequeñas empresas superen y soporten el ambiente competitivo. Además, las soluciones de gestión de proyectos tienen plantillas prediseñadas que ahorran tiempo al evitar escribir correos electrónicos, mensajes, notas adhesivas, planillas e informes de reuniones. La nueva tecnología permite una cotización y un pago rápidos gracias a la existencia de tarjetas de crédito y otros métodos en línea.
COR es un sistema eficaz que funciona a la perfección para las empresas consultoras. La herramienta ofrece funciones para minimizar los riesgos que impactan a las agencias consultoras. La eficacia del software lo hace ideal gracias a su funcionalidad: colaborar y generar reportes, presupuestos y facturas es más fácil y rápido con COR. La comunicación entre el equipo y el cliente se automatiza mediante plantillas e información útiles.
