Uno de los desafíos más comunes y frustrantes en las agencias creativas es lidiar con los retrabajos y la sobrecarga laboral. Estas dos realidades, íntimamente conectadas, no solo afectan la productividad y el ánimo del equipo, sino que también erosionan la rentabilidad de los proyectos. La raíz del problema es clara: cuanto más tiempo se invierte en correcciones, menos margen de beneficio se obtiene.
De acuerdo con datos de la industria, un colaborador promedio dedica hasta el 25% de su tiempo a retrabajos. De ese tiempo, el 30% corresponde a ajustes internos y el 70% a cambios solicitados por el cliente. Estos números son significativos, ya que cada hora extra invertida en retrabajos es una hora que no estaba contemplada en el presupuesto original.
La carga de trabajo oculta
Este problema genera un ciclo difícil de romper. El equipo que pensaba haber terminado un proyecto se ve forzado a realizar modificaciones en lugar de avanzar con nuevas tareas para otros clientes. Así, el trabajo pendiente se acumula y la carga laboral aumenta. La sobrecarga no solo es una realidad constante, sino que lleva a los equipos al temido burnout, una situación que cada vez es más común en el mundo de las agencias.
La sobrecarga laboral no se puede ignorar. Los equipos desgastados no solo rinden menos, sino que también ven afectada su creatividad, motivación y, en última instancia, su relación con los clientes. Sin una gestión adecuada de estos factores, el ciclo de retrabajo-sobrecarga puede transformarse en un círculo vicioso.
La solución de Garnier BBDO: Datos para la toma de decisiones
En Garnier BBDO encontraron una solución que les ayudó a gestionar este desafío de manera más eficaz: COR. Esta plataforma les dio visibilidad en tiempo real sobre los retrabajos y la carga laboral del equipo, permitiendo una toma de decisiones informada y oportuna.
Mauricio, líder en la agencia, explica que antes de implementar COR, cuantificar los retrabajos era una tarea complicada. Dependía de varios departamentos, como cuentas o tráfico, lo que hacía difícil tener una visión integral del problema. Con COR, obtuvieron datos precisos sobre cada fase del proceso creativo, lo que les permitió detectar con claridad en qué puntos se generaban los retrabajos.
«Uno de los mayores beneficios fue la capacidad de detectar el retrabajo antes de que el proyecto llegara al cliente», comenta Mauricio. Esto permitió a los equipos creativos corregir problemas internos en etapas tempranas, evitando revisiones y modificaciones innecesarias más adelante. Este tipo de prevención fue clave para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.
Conversaciones basadas en datos: Un enfoque transparente con el cliente
Uno de los aspectos más poderosos de contar con datos claros y en tiempo real fue la posibilidad de sentarse con los clientes y mantener conversaciones honestas sobre el impacto de sus correcciones en los plazos y la rentabilidad del proyecto.
Presentar evidencias concretas permitió a Garnier BBDO iniciar un diálogo más constructivo. En lugar de que las solicitudes de cambios fueran una fuente de conflicto, se convirtieron en una oportunidad para negociar de manera más justa los plazos y trabajar en conjunto para mejorar la eficiencia. Los clientes valoraron mucho esta transparencia, ya que podían ver de manera directa cómo sus decisiones afectaban el desarrollo del proyecto. El resultado fue una mejor alineación de expectativas y, en muchos casos, un acuerdo para reducir correcciones innecesarias.
Este enfoque no solo ayudó a mejorar la relación cliente-agencia, sino que también permitió encontrar soluciones conjuntas sin tener que aumentar el presupuesto o el equipo. Se creó un ambiente de colaboración donde ambas partes se comprometieron a optimizar el proceso, algo que no siempre es fácil de lograr.
La sobrecarga laboral: Un problema silencioso
Además de reducir los retrabajos, COR ayudó a Garnier BBDO a identificar dónde estaban las verdaderas fuentes de sobrecarga laboral. Con una visibilidad completa sobre las horas trabajadas por cada colaborador, pudieron ver que la percepción interna sobre la carga de trabajo no siempre coincidía con la realidad.
Al tener datos precisos, lograron redistribuir mejor las tareas, evitar sobrecargar a ciertos equipos y ofrecer días de descanso a quienes más lo necesitaban. Este enfoque proactivo permitió ajustar los plazos de entrega y definir objetivos más realistas, lo que a su vez redujo el riesgo de burnout.
Mauricio menciona que otro paso fundamental fue la definición de KPIs claros. Estos indicadores permitieron establecer límites sobre las horas trabajadas por semana y se compartieron públicamente con todo el equipo directivo. Al crear un sistema donde todos podían ver si se estaba excediendo la carga laboral, se fomentó una cultura de transparencia y cuidado mutuo que resultó en un ambiente más saludable y sostenible.
Anticipar los retrabajos para evitar frustraciones
Mauricio subraya también que, además de afectar la rentabilidad y sobrecargar al equipo, un exceso de retrabajos puede poner en riesgo la relación con el cliente. Demasiados cambios suelen ser el síntoma de problemas más profundos, como falta de claridad en los objetivos o fallas en la comunicación. Si estos problemas no se abordan a tiempo, la frustración crece en ambos lados y el proyecto puede complicarse.
Por eso, la capacidad de identificar patrones de retrabajo y resolver problemas internos de manera temprana fue clave para Garnier BBDO. De esta forma, no solo lograron mejorar su eficiencia, sino que también fortalecieron la relación con sus clientes, evitando que pequeños malentendidos escalaran a problemas mayores.
