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Gestión de Recursos

Cinco Pasos a Tomar para Tener Equipos Eficaces en el Trabajo

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Los gerentes tienen uno de los trabajos más difíciles: construir equipos buenos y eficaces. Si alguna vez debiste trabajar con un grupo de personas elegido al azar, sabes lo difícil que puede ser lograr la colaboración. Como el mercado (y el mundo) son cada vez más complejos, el trabajo en equipo es esencial. Para realizar proyectos que tengan la calidad y los estándares de tiempo esperados, los equipos de alto rendimiento deben trabajar juntos como si fueran los engranajes de un reloj: deben ser eficaces, armónicos y confiables.

Debido a los cambios culturales que las nuevas generaciones están ofreciendo, es natural que la forma de nuestros equipos y sus roles también cambien. Los mejores equipos se motivan a sobresalir y a seguir trabajando, incluso cuando las metas son difíciles de alcanzar y requieren de muchas horas de trabajo. La colaboración es una de las claves del mundo corporativo, tanto de los emprendimientos pequeños e independientes y de las operaciones más grandes. El cambio hacia la cooperación en todas las esferas del mundo laboral se puede explicar con informes como las encuestas anuales de Deloitte

En dicha encuesta, podemos ver que los jóvenes millennials y la generación Z se siguen mostrando como un grupo resiliente de personas diversas, que pueden trabajar mucho en escenarios complicados. Son persistentes, ingeniosos, no temen cuestionar el status quo y exigen respeto y responsabilidad. Hacen todo esto mientras aceptan la responsabilidad de sus propias actividades. Por supuesto, esto no quiere decir que los empleados jóvenes causen estragos en las jerarquías corporativas, ¿pero por qué no aprovechamos eso para pensar en generar una cultura de compañía donde esas habilidades y características se conviertan en un bien para alcanzar un bien común?

A medida que las generaciones más jóvenes se introducen en el mundo laboral, es un gran momento para que las compañías y los negocios se tomen un respiro y revalúen cómo manejan a sus equipos. ¿Siguen usando metodologías antiguas? ¿Se presta atención a cómo se elige a los miembros del equipo? Creamos una pequeña lista para ayudarte a crear mejores equipos.

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Cinco pasos para construir un equipo eficaz

1. Define una meta y entiéndela

El primer paso para crear un gran equipo es saber por qué lo necesitas. Esto implica definir objetivos claros para que sean el propósito del equipo, establecer el resultado esperado y la forma de obtenerlo. ¿Necesitas crear, desarrollar o mejorar algo? ¡Genial! Define la meta de una forma transparente, piensa en cuántos miembros necesitarás y cuál será el propósito de cada uno de ellos.

La misión del equipo funcionará como una guía cuando aparezcan las complicaciones. Se convertirá en una inspiración y en la base de cualquier decisión difícil, además de funcionar como guía general. El trabajo en equipo exitoso no significa que no haya desafíos, sino que superarlos no paralizará a los miembros y que compartir un compromiso es una gran forma de relacionarse.

En esta fase deberás responder algunas preguntas importantes:

  • ¿Qué es lo que el equipo creará al final del proyecto? ¿Cómo ayudará a la compañía?
  • ¿Cómo se verá un resultado exitoso?
  • ¿Qué debe hacerse para completar el proyecto?
  • ¿Cómo se medirán los avances?
  • ¿Por qué este proyecto es un trabajo de equipo?
  • ¿Por qué es necesaria una contribución de un equipo?
  • ¿El equipo tiene opiniones distintas sobre cómo alcanzar las metas?

 

La definición de los objetivos del proyecto debería realizarse de forma fácil y clara. El equipo debe incorporarlos y, si no hay un consenso positivo, deben estar permeables a modificaciones. 

Soft skill: comunicación

Al analizar las necesidades del equipo y quién podría ser un buen activo para el nuevo equipo, podrías empezar por pensar en las soft skills (o habilidades blandas) que se utilizarán para alcanzar los objetivos. Establecer líneas claras de comunicación es la parte más importante de un equipo cohesivo, e involucra actualizar constantemente a los individuos y no asumir que todos cuentan con la misma información. Ser un buen comunicador también implica ser un buen oyente: al oír a los otros miembros del equipo les demuestras respeto, que es una metodología típica para crear confianza. Ofrecer motivación funciona de maravillas para obtener lo mejor de los miembros de un equipo. Colaborar y ser transparente y receptivo ante nuevas ideas es fundamental para crear un ambiente armonioso de trabajo.

 

2. Elige a los miembros y asígnales roles y responsabilidades

Este es el momento para evaluar qué individuos son los candidatos ideales para adoptar la misión y llevar a cabo el proyecto con pasión. ¿Quién puede contribuir de forma significativa y motivada? Los miembros del equipo deberían respetarse, apoyarse y confiar los unos en los otros. Esto significa pensar en cómo se complementarán las habilidades de los colaboradores de forma cohesiva.

Tener una gran variedad de puntos de vista e ideas será útil a la hora de que surjan problemas, ya que habrán distintas mentes para analizar cómo avanzar. Tener un grupo equilibrado de habilidades y personalidades (que pueden incluir distintas edades, culturas, soft skills y carreras) le permitirá al grupo trabajar en armonía y desafiarse cuando fuera necesario, sobre todo cuando el proyecto involucre distintas áreas del negocio. 

Una vez que cuentas con los candidatos apropiados, debes asignarle los roles y responsabilidades. Es muy importante que todos sepan lo que se espera de ellos para que sean responsables con el proyecto y con el resto. Las expectativas claras generan confianza y una sensación de unión.

Uno de los roles más importantes a definir es quién será el líder. Este miembro será responsable de los resultados y de las metas del proyecto, aunque también actuará como representante oficial del equipo para informarle a las partes interesadas sobre cualquier problema que surja o si se necesitaran más recursos. El papel de facilitador también es fundamental, ya que será responsable de guiar los procesos, lo que incluye gestionar calendarios y tiempos, asumir la dirección de las reuniones de equipo y asegurarse de que todo funcione bien.

Estos dos roles pueden ser de una misma persona. Aquí es donde necesitas prestarle más atención a las soft skills de los miembros y analizar quiénes se complementan. Tal vez, el proyecto necesita un líder fuerte que pueda hacerle frente a la calidad esperada. Si ese individuo debe ser estricto, quizás necesites a otro miembro que cumpla el rol de facilitador para darle al equipo más apoyo.

Soft skill: delegación y transparencia

Los equipos que trabajan bien juntos entienden las fortalezas y debilidades de cada miembro, y utilizan este conocimiento en cada etapa del desarrollo del equipo. Uno de los beneficios de un trabajo en equipo fuerte es que los líderes y los miembros saben identificar todos los aspectos de un proyecto y asignar tareas a los miembros más apropiados. Esto es fundamental en este nuevo panorama de trabajo remoto.

gestión de proyectos

3. Asigna las tareas generales

Una vez que se creó el equipo con un formato cohesivo y complementario, debes dividir el alcance del proyecto en tareas más pequeñas y realizables. Haz una lista de los objetivos del proyecto para tener una idea general de lo que debe hacerse y para qué fechas. El equipo deberá llevar a cabo el plan basándose en la asignación de tareas individuales para cada miembro y en un calendario compartido con plazos de entrega establecidos.

Asigna las tareas a cada parte del equipo y asegúrate de que todos son conscientes de sus propias responsabilidades y de cómo afectarán a la narrativa general del ciclo de vida del proyecto. Ahora también es momento de considerar qué otros recursos podrían necesitarse, como un diseñador gráfico para una tarea específica. Esto debe añadirse al presupuesto junto a las horas de trabajo, los materiales, el espacio físico, el apoyo de otras áreas de la compañía y, por supuesto, el dinero.

Este también es un buen momento para volver al inicio y definir los objetivos SMART:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Relevantes
  • A Tiempo

Un ejemplo de un objetivo SMART podría ser una reducción del 10% en los tiempos de desarrollo. Dependiendo del estado actual de los asuntos, eso puede ser algo alcanzable dentro del alcance del proyecto general y, por supuesto, como un objetivo medible.

Soft skill: las ideas importan

Cuando un equipo está cómodo entre sí, entonces todos los individuos se sienten más cómodos para ofrecer sugerencias e ideas. Esto puede ser clave para destrabar mejores ideas para resolver problemas. La creatividad es una parte importante del éxito de cualquier equipo. Un ambiente de trabajo en equipo respetuoso y confiable permitirá que los miembros piensen de forma más creativa y llevará a un aumento en la eficacia de los miembros para tomar decisiones y a mejores sesiones de brainstorming.

 

4. Establece expectativas y guías

Para que el equipo cumpla con las expectativas, deben saber qué es lo que esperas de ellos. Debes definir un flujo de trabajo estándar que trate la comunicación, la colaboración, el conflicto y la retroalimentación.

 

  • ¿Cómo se comunicará el equipo? Declara la frecuencia esperaba y cómo se llevarán a cabo esas conversaciones. ¿Las reuniones serán cortas y al punto? ¿Serán transparentes? ¿Quieres que los miembros del equipo respondan con honestidad? ¿Será el facilitador el que lidere la reunión? Házles saber para ayudarlos a establecer un ritmo cohesivo.
  • ¿Se fomentan las contribuciones? ¿De qué forma o a través de qué medio deberían compartir sus ideas los miembros del equipo? ¿Cómo se administrarán y valorarán estas contribuciones?
  • ¿Qué sucede cuando hay un punto de conflicto? ¿Cómo se llevarán a cabo los debates? ¿Cómo se garantizará al equipo que estos se resolverán de una forma apropiada?
  • Retroalimentación: ¿cómo se dará? ¿Se motiva al equipo para que brinde retroalimentación sobre las tareas de los otros miembros? ¿Con qué frecuencia? ¿De qué forma?

 

Esta es una buena oportunidad para establecer guías de comportamiento y reglas básicas. Estas no tienen el objetivo de sofocar ni de crear un ambiente de trabajo rígido, sino que se espera que funcionen como un consenso para todo el equipo y deberían nacer del mismo equipo, o al menos, que este las acepte. Las reglas pueden ser simples, por ejemplo, establecer los medios de comunicación: no habrá iMessage o Whatsapp para el trabajo, lo que establece límites claros para responder correos de trabajo. Este tipo de reglas básicas son más relevantes en estos tiempos de trabajo remoto y de formas de trabajo híbridas.

Soft skill: Eficacia

Un equipo fuerte y productivo genera sistemas que les permite colaborar de forma eficaz para completar tareas a tiempo. Mediante la experiencia de trabajar juntos, los colegas son conscientes de sus propias capacidades y de aquellas del grupo en general para organizar el trabajo de forma acorde. Esto incluye conocer las peculiaridades y métodos del resto del equipo. Los pequeños detalles pueden ayudar a saber a quién delegarle qué tarea o quién puede realizarla en menos tiempo, por ejemplo.

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5. Medir y revisar

Como siempre decimos, la información es uno de los bienes más valiosos que un equipo (o una empresa) tiene. ¿Y emparejar la información con apoyo? Eso hace imparable a un equipo.

Las revisiones regulares se pueden incorporar a lo que mencionamos antes. Se pueden alcanzar logros de rendimiento reales mediante este método, y las revisiones se pueden hacer de forma individual o en conjunto con el equipo. Estas son algunas buenas preguntas iniciales: 

  • ¿Cómo le está yendo al proyecto? ¿Está cumpliendo con tus expectativas?
  • ¿Qué alcanzaron como equipo hasta ahora?
  • ¿Aprendiste algo nuevo?
  • ¿Hay algo que se pueda mejorar? ¿Hay algo que no esté funcionando como debería?

 

Otro aspecto importante de la fase de medición es la celebración y el reconocimiento. Hacer tiempo para reconocer los logros del equipo puede ayudar a mantenerlos motivados y trabajando mucho hacia el objetivo principal y los logros medios. Piensa en formas apropiadas de demostrar apoyo y reconocimiento: un simple correo de agradecimiento con copia al gerente senior puede funcionar de maravillas. También puedes invitar al equipo a almorzar o a un café. El método es irrelevante, lo importante es recordar que el reconocimiento debería ser consistente para reforzar el apoyo por el proyecto y por el equipo.

Soft skill: Apoyo

Todas las compañías o empresas experimentan desafíos, pero tener un ambiente de equipo fuerte y con una misión clara puede funcionar como un mecanismo de apoyo para los miembros. De esta forma, pueden ayudarse a mejorar sus propios indicadores claves de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) al mismo tiempo que trabajan juntos para mejorar su desarrollo profesional. Algunas compañías le prestan mucha atención a esto y hasta crean ejercicios o seminarios sobre cultura de equipo. Crear confianza y dependencia los unos en los otros puede ser extremadamente importante a la hora de enfrentarse a un problema en particular o de lidiar con la pérdida de un miembro mientras se busca mantener la productividad.

Cuando estás empezando un negocio, o si eres un gran reclutador o creador de equipos, debes darle apoyo a tus empleados. Esto significa darles las mejores herramientas para alcanzar la excelencia. En COR creemos que la transparencia y la colaboración son “la nueva frontera”, ya que a medida que las nuevas generaciones llegan al ambiente laboral, tenemos la oportunidad de cambiar cómo trabajamos para mejor. Si quieres ofrecer el mejor ambiente de trabajo y mantener la rentabilidad y la eficacia, echa un vistazo a cómo podemos ayudarte ¡y pide una prueba!

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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