Algunas personas todavía creen que el seguimiento de horas se utiliza como una forma de monitorear y restringir a los empleados en todo momento. Aclarar esta noción es aún más importante ahora con el aumento de las metodologías de trabajo remoto e híbrido. Entendemos por qué estos temores pueden surgir dentro del grupo de talentos de una empresa, especialmente cuando han estado acostumbrados a trabajar en un tipo de oficina tradicional en cascada, por lo que queremos ser sinceros y perfectamente claros sobre qué es el seguimiento del tiempo y qué no lo es.
Nuestra misión en COR es crear un mejor ambiente de trabajo para todos los involucrados; reducir el agotamiento y la saturación de talento, con el objetivo de lograr el bienestar de los empleados holísticos. Al mismo tiempo, queremos permitirle a los proveedores de servicios profesionales obtener el beneficio que merecen por su arduo trabajo. Creemos en el valor humano y en trabajar de manera inteligente en lugar de prolongada. El seguimiento de horas es una parte esencial de esta iniciativa.
¿Qué es el seguimiento de horas?
El seguimiento de horas es una de nuestras características; es el trampolín para una serie de beneficios y capacidades que proporciona nuestra herramienta. COR es mucho más que un simple software de seguimiento de horas..
Lo que hace nuestra función de seguimiento de horas es documentar para qué se utiliza el tiempo dedicado a trabajar; en qué tareas, para ser más precisos. Cuando un empleado está trabajando en un proyecto, nuestra herramienta de seguimiento de horas impulsada por IA generará una estimación de cuánto tiempo le ha dedicado a las tareas de ese proyecto. Cuando termina la jornada laboral del empleado, solo necesita darle a la herramienta de seguimiento de tiempo el OK, y completará lo que hizo en cada tarea. Esta automatización es vital para reducir la cantidad de tiempo dedicado a tareas mundanas y que consumen mucho tiempo.
Esto significa que nuestro rastreador de tiempo genera una planilla horaria para las tareas ya asignadas a ese empleado, alimentando el banco de datos de IA y permitiendo una estimación más precisa de cuánto necesita cada tarea para completarse y cuánto trabajo (en horas) se le asigna a cada empleado en tiempo real, reduciendo así la posibilidad de saturación. Las métricas de tiempo son más importantes que nunca, es la unidad necesaria para calcular las horas facturables y la rentabilidad del proyecto.
Entonces, aclaremos un último problema antes de continuar explorando el alcance de las soluciones de seguimiento de horas. Nuestro rastreador de tiempo no es un medio para controlar todos los aspectos de la jornada laboral de un empleado. No limitará sus momentos de descanso, no registrará sus recreos de baño, no restringirá su espacio para respirar. Solo registrará los datos, necesarios para una mejor lectura sobre el negocio y cómo funcionan los costos internos.
¿Cómo funciona?
El objetivo principal para una empresa cuando utiliza una integración de seguimiento de tiempo dentro de un software de gestión de proyectos es simple: Facturación precisa. Esto es especialmente importante para los proveedores de servicios profesionales, los freelancers y para cualquier proceso de trabajo que dependa de la creatividad y la resolución de problemas. ¿Por qué es tan importante para ellos? Porque el ingrediente principal de sus entregables es se genera a través de un proceso creativo subjetivo, y esto es extremadamente difícil de cuantificar.
Con el seguimiento del tiempo, se pueden obtener los datos necesarios para planificar plazos de trabajo con precisión, en función de información confiable sobre cómo se utiliza el tiempo de un empleado para las tareas. Estos conjuntos de datos permiten a las empresas y a los trabajadores independientes cobrar por cada aspecto del proyecto que equivale a horas facturables, incluso esos pequeños fragmentos de tiempo que consumen el día. ¿Esas áreas de trabajo adicionales de 20-40 minutos? ¿Reuniones de una hora con clientes? Estas horas facturables generalmente se olvidan y son parte de las responsabilidades y del trabajo realizado para crear entregables.
Pero, ¿cómo funciona realmente?
- Nuestra solución registra el tiempo que un empleado pasa haciendo varias tareas, luego les ofrece la planilla de horas para adiciones o cambios. Estos datos se agregan a la información histórica del software. La herramienta toma, de todos los que han hecho esa tarea en el pasado, el conocimiento de cuánto tiempo se requiere para completar una tarea específica. Por lo tanto, la IA se nutre de grandes cantidades de datos para proporcionar una estimación cada vez más precisa de cuántas horas podría tomar cada tarea.
- Saber cuánto tiempo toma cada tipo de tarea individual es información vital para la planificación, la asignación de tareas y la administración de recursos. Nuestras herramientas proporcionan a los gerentes de proyectos información actualizada en tiempo real sobre cuántas horas de trabajo se asignan a cada miembro del equipo. Entonces pueden ver fácilmente si el miembro A tiene mucho trabajo para hacer, y así asignar la tarea pendiente a otro miembro del equipo.
- ¡Cada tarea es diferente! Estamos acostumbrados a pensar en unidades de tareas, y no en métricas de tiempo. Entonces, al dividir las tareas para un proyecto, es tentador considerarlas a todas como iguales, pero esto es un error común. Nuestra función de seguimiento de horas refuta este concepto con datos sólidos. La tarea A tarda alrededor de 6 horas en completarse, la tarea B tarda alrededor de 1, y así sucesivamente. Entonces, al mostrar cuánto trabajo tiene el talento, con una medición de tiempo se puede estar seguro de que el talento no se está saturando. Esto también es importante a la hora de facturar a los clientes.
- Para establecer tarifas, el seguimiento de las horas que cada miembro del equipo pasó en el proyecto es una gran herramienta de negociación, al igual que permitir que la empresa muestre cuánto valor le agregó al trabajo de sus clientes. Los retrabajos son parte de la industria de servicios creativos, pero en medio de un panorama financiero difícil, algunos clientes se aprovechan, requiriendo una cantidad debilitante de trabajo que está fuera del alcance de lo que se acordó originalmente en el contrato. Con el seguimiento de horas, se puede mostrar con total transparencia cuánto tiempo consume esto para el negocio y crear una estructura de precios para correcciones y retrabajos.
- Las herramientas de seguimiento de horas pueden señalar hacia procesos internos inadecuados o errores no detectados. Si los datos muestran que un gran número de empleados pasan demasiado tiempo lidiando con una tarea que utiliza un determinado software (software de diseño, herramientas de contabilidad o procesos de renderizado), tal vez haya un problema con el software que no haya sido detectado por el departamento de TI. Este tipo de problemas pasan desapercibidos, son pequeños períodos de tiempo que son subestimados por cada empleado. Lo cual es lógico. Pero si se lo suma, puede ser un defecto para la productividad interna a un nivel mayor. Si un PM puede ver que este es un problema recurrente y ponerse en contacto con el departamento pertinente, entonces puede resolverlo antes de que se convierta en una gran pérdida.
Seguimiento de horas y automatización con inteligencia artificial
Las soluciones de seguimiento de horas son cada vez más sofisticadas, la nueva generación viene ayudada por las integraciones de IA. De esta forma, la herramienta evalúa qué tipo de trabajo se está llevando a cabo y lo asigna a la tarea correspondiente. Nuestras capacidades de seguimiento de horas están diseñadas con algoritmos de aprendizaje, por lo que la herramienta se vuelve más precisa con el tiempo, minimizando las posibles correcciones que cualquier empleado tiene que hacer.
Tener una herramienta de seguimiento de horas que casi no requiere acción de los usuarios, elimina la necesidad de completar manualmente las planillas horarias. Esta automatización es una buena manera de que el talento simplemente se centre en lo que necesita sin perder tiempo.
Las soluciones impulsadas por IA como COR son softwares «todo en uno», que pueden satisfacer las necesidades de una empresa, desde el primer contacto con el cliente hasta la facturación y más allá. Sobre la base de los datos históricos, la herramienta puede ayudar con las estimaciones de precios y la previsión de costos a partir de la creación de un nuevo proyecto. De esta manera, la programación y el establecimiento de precios se pueden hacer sin problemas. La automatización proporcionada por una herramienta de IA puede mejorar los procesos internos de una empresa, lo que permite una asignación de trabajo más eficiente y optimizada.
¿Se beneficiarán los empleados del seguimiento de horas?
Para tener un espacio de trabajo más transparente, se debe comenzar con la administración. Pedirle al talento que use herramientas de seguimiento de horas puede ser complicado, algunos pensarán que es una forma extrema de controlar su día a día. La mejor manera de permitir que los empleados vean cómo funciona la función de seguimiento de horas es teniendo una conversación honesta y haciéndoles saber exactamente cómo funciona y las formas comprobadas en las que puede ayudar a su trabajo particularmente. Se debe explicar la importancia de la herramienta demostrando que la iniciativa de seguimiento del tiempo no está dirigida a empleados individuales, sino que obtiene datos para la mejora del negocio en su conjunto:
- Para mantener un seguimiento del cliente o proyecto en que se está trabajando para mejorar la relación.
- Para asegurarse de que su trabajo se está cargando correctamente.
- No es una forma de limitar los almuerzos y los tiempos de descanso.
- El seguimiento del tiempo beneficia a los empleados al mostrar exactamente dónde se gasta el tiempo, lo que permite un mejor análisis del rendimiento y los procedimientos internos. Esto protege a los empleados, proporcionando una imagen clara de aquello en lo que gastan su esfuerzo. De esta manera, ningún trabajo pasa desapercibido.
- Pueden ver por sí mismos lo que lleva más tiempo y dónde pueden necesitar la ayuda de otra persona del equipo.
- El seguimiento de horas presenta una oportunidad para ver dónde el talento puede necesitar más herramientas y configurar un seminario web o cursos de capacitación.
¿Se beneficiarán los empleadores del seguimiento de horas?
El seguimiento de horas puede mejorar la rentabilidad de un negocio y el flujo de trabajo de la gestión. Los aspectos financieros son bastante sencillos, pero también pueden mejorar en gran medida la planificación general para el futuro de una empresa. El seguimiento de horas puede mostrar cuáles son los clientes habituales, cuál es el servicio proporcionado más recurrente y, por supuesto, puede mejorar la precisión de la facturación. Con este tipo de información, se puede verificar si el servicio más popular es rentable, si se puede contactar al cliente para mejorar la relación comercial y mejorar el resultado final estableciendo mejores prácticas de precios:
- El seguimiento de horas mejora la precisión de la facturación. Con mejores ingresos, los empleadores pueden ser más competitivos en su mercado.
- Más ingresos se traducen en oportunidades de desarrollo e inversión en el negocio. Esto significa una mejor capacitación, acceso a los mejores talentos, así como la creación de mejores oportunidades de carrera.
- Los líderes de equipo, los gerentes, los niveles C y las partes interesadas están más informados y pueden tomar decisiones basadas en datos.
¿Cómo aumentará la rentabilidad la gestión del tiempo?
Ya hemos explicado la base de nuestra función de seguimiento de horas. Pero hemos pasado por alto uno de sus aspectos más importantes: al comprender el esfuerzo y el trabajo que se dedica a cada tarea y cada proyecto, se puede obtener la ventaja en las negociaciones y en los precios.
Al tomar nota de cada hora facturable, se puede evaluar correctamente el costo y los ingresos a nivel proyecto y analizar si los servicios ofrecidos son los adecuados para su negocio. Al utilizar nuestra función de informes automatizados, se puede acceder fácilmente a los datos históricos y examinarlos como desee: por el cliente, por un equipo, por tipo de servicio o por año. De esta manera, se puede ver fácilmente cómo cada área acepta la rentabilidad. Incluso se puede saber si un servicio que siempre ha sido ofrecido es rentable o no, o si debería cobrarse más.
La transparencia estructural obtenida por una función de seguimiento de horas puede ser invaluable, puede ser el punto de partida de un entorno de trabajo más honesto y directo. La rendición de cuentas y la responsabilidad son aspectos vitales del trabajo en equipo, y el seguimiento de horas es una gran oportunidad para mostrar el esfuerzo que hace el talento. ¿Otra gran cosa sobre los datos? No está sesgado. El seguimiento de horas puede ayudar a eliminar cualquier sesgo inconsciente que tenga cualquier empleado o empleador.
Pero no solo deberías tomar nuestra palabra. Tomá la palabra de nuestros clientes y socios:
Parte del grupo WPP, y resultado de una fusión entre Young & Rubicam y VML. Su objetivo cuando comenzaron a usar nuestro software era simplificar las operaciones y ofrecer productos más sofisticados. Y desde entonces, han mejorado la cultura de la organización, han visualizado los progresos de proyectos en tiempo real, han obtenido una mejor comprensión de las horas vendidas frente a las horas ejecutadas y han permitido una mejor visibilidad para sus clientes.
LAVALENTINA Design es una agencia colombiana independiente de branding y publicidad, que atiende a clientes en todas las industrias de América Latina. Con nosotros, han adquirido una comprensión más profunda de su negocio y han podido tomar decisiones estratégicas mejores, más inteligentes y más informadas. Han logrado aclarar la distribución del trabajo, los costos de producción por proyecto y su necesidad de incluir más talento en su operación. También han adquirido el conocimiento clave de la rentabilidad por cliente, por agencia y a nivel proyecto, así como han estandarizado sus ejecuciones internas.
Agencia HOY / Havas
HOY es la agencia creativa del Grupo Havas en Colombia. Han implementado el COR como su herramienta de gestión y han logrado mejorar la eficiencia operativa, supervisar y garantizar la calidad en los entregables y mejorar el vínculo con sus clientes. Con nosotros, lograron aumentar su transparencia a nivel de agencia, así como con las negociaciones de clientes y honorarios. Optimizaron sus procesos internos y su flujo de trabajo, impactando positivamente en la entrega de sus proyectos.
En COR, nuestro objetivo es mejorar la experiencia de trabajo de cada negocio al mismo tiempo que aumentamos su rentabilidad. ¡Da un paso en la dirección correcta y solicitá una demostración hoy!
