En el ámbito empresarial, entender y gestionar las desviaciones se convierte en un recurso esencial para dirigir una agencia hacia el éxito a largo plazo. Las desviaciones, esas diferencias entre lo previsto y lo real, son ventanas que permiten visualizar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas en tiempo real. En este artículo, exploraremos cómo las medidas correctivas, la toma de decisiones y las nuevas tecnologías pueden converger para desbloquear la rentabilidad y la eficiencia en la gestión empresarial.
El Impacto de las Desviaciones en la Toma de Decisiones
Imagina estar al mando de una agencia y enfrentar constantemente desafíos en la toma de decisiones. Las desviaciones en los proyectos y presupuestos pueden desorientar la gestión y poner en riesgo el resultado final. Desde un punto de vista estratégico, identificar las causas y abordarlas con medidas correctivas se vuelve crucial. Las desviaciones pueden ser resultado de factores externos o internos, y su detección temprana es esencial para asegurar que las decisiones sean informadas y efectivas. Se le denomina desvíos de una partida contable a la diferencia que surge entre la cantidad presupuestada y la cantidad que finalmente resulta al momento de planificar un proyecto para un cliente, como ser una campaña. Dicha desviación se puede dar en cualquier partida de ingresos y de gastos.
¿Cómo detectar desviaciones en una agencia?
Se calcula midiendo la diferencia a nivel de ingresos y de gastos totales entre el dato real y el dato presupuestado. Por ejemplo, una agencia tiene previsto un gasto total de $2.000.000 de pesos en un proyecto y el gasto real se eleva a $2.500.000 pesos. La desviación negativa es de $500.000. Las ventas previstas son de $3.000.000 y las reales de $2.800.000. Se produce una desviación negativa de $200.000 pesos.
Distinguiremos en tanto lo que estemos analizando:
- Desviación en costes variables: la desviación es un coste variable determinado. Se puede descomponer en tres:
– Efecto precio: mide la desviación que se produce por diferencia entre el coste real unitario y el coste estimado, considerando que el volumen no varía.
– Efecto volumen: mide la desviación que se produce por diferencia entre el consumo real y el consumo previsto, considerada que el precio no varía.
– Efecto mixto: mide el efecto conjunto de la diferencia del coste unitario y del consumo. - Desviaciones en costes fijos: Las desviaciones en costes fijos se deben exclusivamente a un efecto precio, ya que los costes no varían con el volumen de actividad. La desviación se produce cuando el precio real es mayor/ menor que el precio estimado.
- Desviaciones en ventas: la desviación en venta, al igual que la de costes variables, se puede también descomponer en tres conceptos:
– Efecto precio: por diferencia entre el precio unitario previsto y el precio real ( considerando que el volumen no varía.)
– Efecto volumen, por diferencia entre la cantidad real vendida y la cantidad estimada ( considerando que el precio unitario del producto no varía.)
– Efecto mixto: por el efecto conjunto de la diferencia en precio y en volumen.
En un mundo cada vez más dinámico y competitivo, las decisiones basadas en información actualizada son un activo valioso. La gestión en tiempo real, habilitada por tecnologías como COR, permite una visión constante del estado de los proyectos y las operaciones. Ya no es necesario esperar a que finalice un período de tiempo para evaluar el rendimiento. Mediante un sistema de gestión integrado, las desviaciones pueden ser monitoreadas y evaluadas en tiempo real, permitiendo la toma de medidas correctivas de manera inmediata, y teniendo visibilidad clara sobre las horas de trabajo invertidas en cada iniciativa.
El Punto de Partida para la Mejora Continua
La gestión de desviaciones no se trata solo de corregir lo que salió mal, sino de impulsar una mejora continua. Las desviaciones pueden ser indicadores de oportunidades de optimización en procesos, recursos humanos, ergonomía y ambiente de trabajo. El análisis de riesgos y la implementación de medidas correctivas se convierten en un motor para evolucionar constantemente. Las nuevas tecnologías como el análisis de datos en tiempo real y la planificación basada en el método Gantt permiten no solo corregir lo que salió mal, sino también planificar de manera más efectiva en el corto y largo plazo.
¿Qué estrategia hay que utilizar en proyectos para corregir desviaciones?
La manera de implementar las modificaciones dependerá de la magnitud de los cambios a realizar. Por ejemplo: un cambio simple puede implementarse directamente una vez decidido ( modificar la ubicación de los paneles de información a los agentes y colocarlos al lado del reloj en el cual se marca la llegada y retiro). Los cambios complejos o abarcadores de varias áreas requerirán una planificación especialmente detallada, puede ser necesario implementarlos en etapas, o primero en un área y replicar el cambio en las otras, etc.
El Papel de las Nuevas Tecnologías en la Gestión de Desviaciones
En la actualidad, las nuevas tecnologías juegan un papel crucial en la gestión de desviaciones. Los sistemas de gestión como COR proporcionan una plataforma integrada para la recopilación de datos, análisis de riesgos y planificación de acciones correctivas. Estos sistemas no solo brindan una visión holística de la operación, sino que también permiten una asignación eficiente de recursos y la generación de reportes medibles. La toma de decisiones basada en datos se convierte en un factor clave para abordar desviaciones y mantener un control efectivo.
Medidas Correctivas y Plan de Acción
Cuando se trata de desviaciones, la implementación de medidas correctivas es un paso esencial. Las medidas correctivas pueden ser el resultado de un análisis profundo que considere factores como el nivel de riesgo, la calidad de vida en el lugar de trabajo y la eficiencia operativa. Estas medidas pueden abarcar desde ajustes pequeños en la asignación de recursos hasta la reestructuración completa de un proceso de control. En todos los casos, un plan de acción sólido es la base y el primer paso para implementar estas medidas de manera efectiva.
Visión 360° para la Prevención y Solución de Desviaciones
Una visión integral de la gestión empresarial es esencial para prevenir y solucionar desviaciones. Esto implica no solo enfocarse en los resultados finales, sino también en cada fase y aspecto de un proyecto. La visualización de datos a través de diagramas de Gantt y otros recursos de COR permite un análisis profundo de los procesos y la identificación temprana de posibles desviaciones. Al adoptar una perspectiva 360°, las partes interesadas pueden tomar decisiones más informadas y mantenerse en control.
El Rol de la Evaluación de Riesgos en la Gestión de Desviaciones
La evaluación de riesgos es un componente esencial en la gestión de desviaciones. Identificar los factores de riesgo y su nivel de impacto permite una planificación proactiva y medidas preventivas. Las fuentes de información, como las tendencias de los últimos años y el análisis de riesgos, son invaluables para comprender el panorama completo. La evaluación de riesgos no solo trata de prever posibles desviaciones, sino también de prepararse para enfrentarlas y minimizar su impacto.
Impacto en Recursos Humanos y Ambiente de Trabajo
Las desviaciones no solo afectan los números, sino también el entorno de trabajo y los recursos humanos. Un análisis de desviaciones puede ayudar a identificar problemas en la gestión de recursos humanos, como falta de capacitación o distribución desigual de la carga de trabajo. La ergonomía y el bienestar de los seres humanos en el lugar de trabajo también son aspectos clave que pueden ser mejorados a través de medidas correctivas basadas en datos y análisis profundos.
Desbloqueando Rentabilidad y Eficiencia
En última instancia, la gestión de desviaciones no se trata solo de evitar pérdidas, sino de desbloquear la rentabilidad y eficiencia oculta en los procesos. La aplicación de medidas correctivas informadas por análisis detallados permite optimizar el uso de recursos, mejorar la calidad de vida en el ambiente de trabajo y avanzar hacia objetivos estratégicos. La tecnología, como COR, actúa como un aliado en este proceso, proporcionando herramientas para la toma de decisiones, el análisis de datos y de recursos necesarios, y para una planificación efectiva.
Conclusión
En un entorno competitivo en constante cambio, las desviaciones son inevitables, pero también son oportunidades para crecimiento y mejora. La gestión de desviaciones, apoyada por nuevas tecnologías como COR, permite una toma de decisiones más informada y una optimización constante de recursos y procesos. La implementación de medidas correctivas no solo resuelve problemas, sino que también allana el camino para un futuro más rentable y exitoso. La gestión 360°, impulsada por la evaluación de riesgos, el análisis de datos en tiempo real y la planificación estratégica, es el enfoque que guía a los negocios hacia la excelencia y la rentabilidad en el largo plazo.
