La rentabilidad de una agencia creativa depende de cada hora trabajada. No basta con acumular horas, lo importante es cómo se distribuyen entre las tareas facturables, que generan ingresos, y las no facturables, que, aunque necesarias, no impactan directamente en el negocio. Mantener este equilibrio es fundamental para asegurar la eficiencia operativa y, a largo plazo, aumentar la rentabilidad.
Diferencia entre horas facturables y no facturables
Las horas facturables son las que se invierten en proyectos de clientes, las que aportan directamente ingresos. Por otro lado, las horas no facturables se destinan a actividades internas como reuniones, capacitaciones o tareas administrativas. Aunque son importantes para el funcionamiento de la agencia, no generan ingresos directos.
La optimización del tiempo es crucial para la rentabilidad, ya que cualquier desvío o retrabajo puede afectar directamente los márgenes de ganancia. Por eso, es esencial contar con visibilidad clara de cómo se distribuye el tiempo entre tareas facturables y no facturables.
El desafío de las agencias: retrabajos y sobrecarga laboral
El retrabajo y la sobrecarga laboral son dos problemas frecuentes en las agencias, que suelen estar interrelacionados. Sin una buena gestión de las horas de trabajo, es fácil caer en ineficiencias que perjudican el flujo de trabajo. De hecho, el COR Report, una encuesta anual realizada a más de 600 agencias, revela que el 42% de ellas no tiene un control claro sobre la distribución de las horas facturables y no facturables.
Esta falta de visibilidad puede llevar a una asignación desmedida de recursos a tareas internas, reduciendo el tiempo disponible para proyectos de clientes, lo que impacta negativamente en la rentabilidad.
Tomar decisiones basadas en datos: la clave del éxito
Durante la pandemia, Garnier BBDO se enfrentó al reto de gestionar eficientemente el tiempo en un contexto de trabajo remoto. Implementaron COR para monitorear las horas en tiempo real y así poder tomar decisiones informadas. Al analizar los datos, descubrieron que el 60% del tiempo del equipo de diseño se destinaba a reuniones, reduciendo el tiempo dedicado a actividades creativas. En lugar de contratar más personal, optaron por reorganizar las tareas para liberar horas productivas sin aumentar costos.
Otro descubrimiento fue el exceso de tiempo destinado a proyectos pro bono, lo que afectaba la capacidad de generar ingresos. Gracias a COR, establecieron un número fijo de proyectos pro bono anuales, logrando un equilibrio entre su compromiso social y la rentabilidad.
También se compararon con benchmarks globales para medir su eficiencia. Notaron que dedicaban el 23% de su tiempo a tareas internas, mientras que el estándar de las agencias más eficientes era del 18%. Esta diferencia de 5 puntos representaba una oportunidad de 15.742 horas adicionales que podían facturarse, simplemente ajustando el tiempo asignado a tareas no facturables.
Conclusión: visibilidad para una mayor rentabilidad
Contar con visibilidad total sobre las horas trabajadas, tanto en tareas facturables como no facturables, es vital para mejorar la eficiencia operativa y detectar oportunidades de crecimiento. La experiencia de Garnier BBDO demuestra cómo una gestión estratégica del tiempo, apoyada en herramientas como COR, puede eliminar ineficiencias y aumentar la rentabilidad sin incrementar costos operativos.
